Что такое ивент агентство: поиск форматов, распределение заказов, сезонность — СКБ Контур

История. В подавляющем большинстве агентства рассказывают о собственной истории — 90% — 36 из 40-ка. Популярны упоминания о годе основания — 35%, немногим больше — 42,5% — указывают не год основания, а пишут про количество лет на рынке. Отметим, что про год создания агентства пишут в основном молодые компании, те же, у которых «20-летний» опыт предпочитают сказать именно так. В третьей категории оказалось 15% компаний, которые посвятили отдельные страницы сайта, сделали презентации, чтобы рассказать о становлении своей организации «с пеленок» в хронологическом порядке по годам.

«Мы начинали с розыгрышей, „Подъёживали“ людей. Прошло много лет, розыгрышами мы уже не занимаемся…», — Подъёжики

«Агентство успешно работает на рынке более 15 лет и занимает одну из лидирующих позиций в отрасли…», — Eventum Premo

Признание. 60% рассказывают о рейтингах и премиях. 32,5% из полной выборки ивент-агентсв указывают, что входят в ТОП- лучших по результатам рейтингов, 38% компаний демонстрируют победу на определенных премиях, 22,5% — указывают на совокупное количество наград.

«Мы стали Событием года-2016», — abd: Entertainment

«Агентство — признанный лидер в индустрии более 20 профессиональных наград», — MaxMedium

Мы также сформировали фокус-группу из 25 клиентов и провели опрос среди них. Как оказалось, 19 компаний из выборки обращают внимание на рейтинги и премии. Именно поэтому мы не стали избегать этот пункт и на нашем сайте и подробно рассказали о кейсах-победителях.

Проекты. Больше половины компаний говорят о количестве реализованных проектов — 52,5%. Их мы разделили на три категории по периодам: 12,5% компаний указывают число за год, 42,5% — с момента основания, 2,5% — за месяц. (Некоторые агентства сообщают цифру и за год, и с момента основания).

«800 мероприятий было организовано за это время», — Communicator Creative Events

«Каждый год проводится свыше 100 событий», — Eventmaxpro

Сколько себя помним, в каждую презентацию мы включали информацию о количестве проектов. Однако, по мнению фокус-группы, опыт работы агентства в релевантных форматах для клиентов гораздо важнее, чем просто число проведенных мероприятий.

Лучшие и лидеры. Слово «лучшие» используют 25% и лишь 5% — «лидер».

«Признанный лидер в организации масштабных комплексных выездных событий по всему миру „под ключ“», — MaxMedium

«Всего лишь лучшее event-агентство», — Moscow event

О команде

Офис. Из 40 компаний лишь 4 говорят о своем офисе. Две из них заявляют, что офис — это место вдохновения, еще два агентства только упоминают о его наличии и прилагают фото.

«Для нас нет понятия офиса. Скорее это открытое творческое пространство, которое отражает наши взгляды, ценности и командный дух. Здесь мы проводим много времени, в комфортной атмосфере реализуя самые смелые и эффективные проекты», — Louder

«Подъёжики и креативное пространство Хлебозавод 9 — это отличная коллаборация, результатом которой становятся крутые креативные идеи. И именно они являются основой ваших мероприятий!», — Подъёжики

Профессионализм. О профессионализме заявляют 62,5% компаний. Среди них 15% используют слово «эксперты», 27,5% говорят о «команде профессионалов» и 12,5% отмечают «профессиональный подход».

«Команда IQ PRO — команда профессионалов, ставящих целью не только собственную выгоду, но и развитие индустрии и формирование развитого бизнес-сообщества», — IQ PRO

«Наш профессиональный подход и значительный опыт позволяют проводить мероприятия любой сложности на высоком уровне обслуживания», — Aero Club Tour

«…Стала одним из ведущих российских экспертов в сфере организации мероприятий», — Arlecchino

Сотрудники. Рассказывают о команде 72,5% компаний. Из 40 ивент-агентств 42,5% указывают количество работников, 22,5% рассказывают только про менеджмент. На сайтах 15% компаний есть упоминание, что команда «любит свое дело».

«Мы фанаты своей работы! Это не просто работа — это наша жизнь! Мы не спим ночами, но нам это нравится! Мы считаем себя счастливыми людьми, так как занимаемся тем, что мы больше всего в жизни любим!», — Gold Stream

«Это команда профессионалов и настоящих виртуозов индустрии, которые работают со страстью и любовью к своему делу», — RCG

Персонализация — работающий инструмент, а наши сотрудники — гордость компании. Поэтому каждый посетитель сайта Braininglab может лично познакомиться с командой, написав в социальных сетях.

Отношение с клиентом

Клиенты. 95% агентств рассказывают о клиентах. 80% из них только упоминают заказчиков в виде логотипов, 10% сообщают о постоянных клиентах, а 20% используют формулировку «нам доверяют». Несколько компаний (7,5%) заявляют о работе с ведущими/крупными/международными компаниями и 7,5% применяют индивидуальный подход. Отдельно мы заметили, что многие стремятся сказать: «мы — партнеры для клиентов» (15%).

«Наши заказчики — ведущие игроки из всех сфер бизнеса, в том числе глобальные корпорации», — RCG

«С 2007 г. DEPARTÁMENT помогает своим клиентам — ведущим международным брендам и крупным российским компаниям — завоевывать новые аудитории…», — DEPARTAMENT

Иногда ивент-агентства говорят о своем отношении к клиентам:

«Золотые наши, бриллиантовые, любименькие!», — abd: Entertainment

Небольшое количество ивент-специалистов говорит на сайтах о деньгах — 10% (4). Из них всего одна компания упоминает о прозрачном ценообразовании, еще 3 — о выгодном сотрудничестве.

«У нас прозрачное ценообразование. Event агентство Redday — „белая“ компания. Мы работаем в официальном поле и не поощряем „серых“ подрядчиков», — Redday

«Мы обеспечиваем высокий уровень сервиса, предлагая лучшее соотношение цена-качество», — ARS Communications

Отзывы. Как это ни странно, большинство компаний — 73% не используют отзывы клиентов о самих проектах. Всего 11 размещают официальные рекомендательные письма, цитаты конкретных сотрудников компаний-клиентов — 12,5%, одна компания (2,5%) указывает список компаний, в которых можно получить рекомендации.

«Рекомендации о нас можно получить в Министерстве энергетики РФ, ОАО Нарзан, ОАО РусГидро, ОАО Э. Он, Sigenia Aubi…», — Rich and Famous

Уровень. 22,5% компаний говорят о высоком уровне: организации (5%), сервиса (10%), профессионализма (7,5%).

«Для нас каждый клиент имеет статус VIP, именно поэтому вы получаете самый высокий уровень сервиса вне зависимости от стоимости вашего мероприятия», — Foxnote

«Конференции и форумы на высшем уровне», — Eventum Premo

О продукте

Партнеры. 23% компаний упоминают о партнерстве. 8% из 40 рассказывают о сотрудничестве с популярными людьми (ведущими/актерами/музыкантами…), которые участвовали в мероприятиях. 12,5% утверждают, что работают только с лучшими, проверенными подрядчиками. 2,5% сообщают о количестве подрядчиков.

«Мы работали для первых лиц государств, с артистами планетарного масштаба», — IQ-Pro

«Более 2000 прямых контрактов с поставщиками», — Aero Club Tour

Инновации и технологии. Из всех анализируемых компаний 23% рассказывают про использование инноваций и технологий (около 3% — про инновационный подход; 20% — про применение в ивентах высоких технологий).

«Мы используем лучшие творческие кадры и самые современные технологии для создания таких переживаний», — Era event

«В основе нашей работы: инновационность», — Rich and Famous

Эффективность. В описании услуг и проектов около 20% (8) компаний используют слово «эффективность».

«Событие, максимально эффективно решающее коммуникационные задачи Клиента», — Era event

Уникальность. Так характеризуют себя 9 (22,5%) компаний из 40.

«Благодаря уникальному набору специалистов мы качественно подняли свой уровень», — Sshikom

«Мы создаем уникальные бренд-впечатления», — Eventum Premo

Впечатления. В качестве результата мероприятия 10% компаний ставят получение положительных впечатлений и эмоций. Еще около 40% описывают впечатления от их мероприятий, но другими словами.

«Не ивент, а событие» — именно такую формулировку применяют 10% (4) компаний, другие 32,5% (13 агентств) говорят про то, что создают событие с пользой для бизнеса.
«Мы владеем технологиями, позволяющими превратить любое мероприятие в яркое событие, — Moscow event

«Креативные решения бизнес-задач клиента», — Debby Marketing Solutions

«Каждое событие Show&Motion организовано с целью решения конкретных бизнес-задач заказчика», — Show&Motion

Благотворительность. Наиболее редкий раздел на сайтах ивент-агентств — благотворительность. О помощи детям и сотрудничестве с фондами cказали 2 компании из 40.

«Добрые дела FOXNOTE Каждый квартал мы отправляем в фонд детских домов материальные взносы 1/10 прибыли компании», — Foxnote

В заключение небольшая подборка цитат:

«Любое мероприятие, — как сок: бывает свежевыжатый, а бывает суррогатный. Оrange Event готовит вкусные и полезные мероприятия из натуральных компонентов. Эти мероприятия двигают бизнес клиента вперёд. Мы делаем такие мероприятия уже 12 лет», — Orange

«Наша работа начинается фразой „Слон крутой партнер“, и заканчивается ей же, только из уст клиентов — партнеров!», — SLON

«Наши проекты запоминаются надолго, так как мы не используем шаблонных решений. Каждый проект уникален. Он является реализацией творческого замысла с одной стороны, и решением практической задачи бизнеса — с другой», — Positive communications

«Мы делаем работодателя sexy», — Braininglab

Мы надеемся, что этот материал вызовет интерес у наших коллег по цеху: и у тех, кто только планирует начать свой бизнес в ивент-индустрии, и у тех, кто в нем уже давно. Дифференциация компании на постоянно изменяющемся и креативном рынке требует поиска новых форм, ведь сложно сделать акцент на своих сильных сторонах, если об этом же говорят большинство конкурентов.

Преимущества Event-агентства при организации праздников

Многие из вас, готовясь к организации мероприятия, думают о том, насколько целесообразно пользоваться помощью event-агентства. Поэтому мы решили немного прояснить для вас этот вопрос. Почему?

Потому что ивент рынок очень востребован и с каждым годом набирает обороты, становясь неотъемлемой частью многих важных событий – от свадебных торжеств до городских мероприятий.

Event-агентство изначально было создано для того, чтобы помочь заказчикам организовать мероприятие мечты, взяв на себя многие обязанности и ответственность за подготовку к празднику.

В чем же существенные преимущества агентств по организации мероприятий, давайте разберем:

• Агентства имеют полноценную базу со всеми артистами, шоу-программами, ведущими и дополнительными услугами (фотографами, видеографами, оформителями). Это во многом упрощает ваше время, так как на самостоятельные поиски уйдет намного больше времени. А у ивент-агентства уже имеются свои рекомендации и необходимые подборки артистов под любой формат праздника, что является огромным плюсом!
• Ивент-агентства полностью занимаются всеми процессами организации праздника – начиная с идеи, заканчивая контролем в процессе мероприятия. Благодаря им, заказчикам остается только наслаждаться и быть в моменте торжества, в то время, как всеми заботами и внеплановыми ситуациями, в 90% случаев, занимается агентство, а точнее – ивентор, который в данный момент присутствует на мероприятии.
• Многим может показаться, что самостоятельная организация праздника намного экономичнее, чем обращения к агентствам, но это не всегда так. Прежде всего, вы платите за качество работы и экономию времени и сил. Занимаясь самостоятельно подготовкой к мероприятию, вы можете встретиться со многими вопросами и проблемами, которые более качественно и оперативно решит ивент-агентство, в силу своего опыта.
• Ивент-агентство может предложить вам эксклюзивный сценарий праздника, который самостоятельно вам было бы сложно даже вообразить. При чем эти варианты удивят абсолютно всех ваших гостей и покорят не только насыщенностью программы, но и оригинальной подачей.

Итак, вот основные преимущества ивент-агентства, которые наиболее очевидны и понятны абсолютно всем. Теперь, прежде чем заняться организацией мероприятия вы взвесите все за и против.

Хочется добавить, что для масштабных мероприятий обязательно необходимо обращаться в ивент-агентства, так как с помощью них вы не упустите ни одной важной детали, а организованное мероприятие запомнится всем гостям!

А, если вы уже определились с тем, что нуждаетесь в профессиональной помощи, то наше ивент-агентство ANNA LEGENDA с радостью может сделать вам мероприятие любой сложности и формата!

Event агентство мероприятий в Краснодаре — EVENTO | Event агентство

Event агентство («event» — событие) – компания, которая специализируется на организации и проведении разноплановых мероприятий в соответствии с заказом своих клиентов.

Перечень таких событий разнообразен: корпоративные, профессиональные праздники, юбилеи (компании и частные), тимбилдинги, презентации, конференции, дни рождения, свадьбы и др.

Спектр услуг, которые предоставляет event-агентство, не заключается исключительно в создании концепции того или иного мероприятия. Сюда входит написание сценария, его согласование, доработка с учетом всех пожеланий заказчика, подбор подрядчиков: фото и видеостудии, дизайнеры, флористы, артисты, рестораны, прокатные компании, сдающие в аренду звуковую и световую технику и др.

Обычно мероприятия, организованные event агентством, имеют не очень большую продолжительность (1,5-2 часа, если это однодневное событие), но иногда продлеваются на 2-3 дня. Бюджет таких мероприятий строго фиксирован и финансируется клиентом.

Агентство событий EVENTO (Краснодар)

Кто мы?

Агентство событий EVENTO в event индустрии с 2008 года. Наша команда состоит только из профессионалов: продюсеры, креативщики, режиссеры, ведущие, менеджеры, звукорежиссеры, сценаристы, дизайнеры, артисты, копирайтеры, фотографы и видеографы.

Все мы объединены очень важным качеством – мы прилагаем 100% усилий для того, чтобы событие наших клиентов стало лучшим!

Стандарты качества

Наше event агентство (Краснодар) организовывает любые мероприятия под ключ, начиная с разработки креативной концепции до полной ее реализации. От заключения договора с заказчиком до финала проект проходит примерно 10 важных этапов, каждый состоит из различных процессов, в итоге их порядка 200!

А если мы возьмем в расчет, что в каждый процесс входят разнообразные этапы: подбора, согласования с заказчиком, утверждения, кропотливой работы над мелкими деталями, получается, что один проект проходит через пятьсот процедур и более до полного воплощения в жизнь.

Бывает, что на некоторых мероприятиях гостей гораздо меньше, чем обслуживающего персонала. На больших проектах может работать до четырехсот человек обслуживающего персонала: артисты, официанты, охрана, гардеробщики, уборщицы и др.

И вы в полной мере можете представить насколько будет шокирован ваш сотрудник, в штатных обязанностях которого не прописана организация мероприятий, когда ему по необходимости, по распоряжению руководства, придется координировать все процессы вашего ивента. 

Существует выражение: лучший заказчик – это тот, кто хотя бы один раз что-то сам организовывал.

Помните, что заказывая мероприятие у event агентства, вы покупаете не просто наработанные в течение долгих лет процедуры работы, но и ваш спокойный сон и не расшатанные нервы!

Структура

• Отдел по работе с клиентами — состоит из менеджеров, они необходимое звено, связывающее event агентство и клиентов.
• Отдел развития — их зона ответственности – поиск заказчиков, их привлечение, участие в тендерах клиентов.
• Творческий отдел — креативщики, которые отвечают за создание концепции события, написания сценария и др. Здесь творят копирайтеры, сценаристы, режиссеры. Во главе отдела – креативный директор.
• Производственный отдел — уголок дизайнеров, технических специалистов, занимающихся продакшном. Они помогают воплотить в жизнь идеи и задумки креативного отдела.
• Технический отдел – сюда входят звукорежиссеры, художники по свету, диджеи, которые занимаются музыкальным и световым оформлением мероприятия, отвечают за монтаж, настройку, бесперебойную работу и демонтаж всего оборудования.
• Отдел маркетинга, рекламы и PR – менеджеры по рекламе, пиарщики, маркетологи, smm, отвечают за планирование, разработку и организацию рекламных и PR компаний.

Основные услуги

• Разработка креативной концепции события

Концепция мероприятия — это его главная идея, реализуется при помощи нескольких составляющих. Концепция предполагает создание неповторимой атмосферы события.

Концепция определяет тематику и стиль программы, визуальное оформление, информационную и рекламную и поддержку и др.

• Выбор места для мероприятия, бронирование площадки

Выбору места необходимо уделить огромное внимание. Должно быть соответствие места и концепции мероприятия. Необходимо учитывать и технические характеристики. Важно! От места во многом зависит успех всего события.

• Приглашение гостей

Приглашение на праздник должно выглядеть эстетично внешне и быть доступным по содержанию. Но помните, что встречают, как говорится, по одежке. Поэтому необходимо уделять внимание и качеству бумаги, и цветовому оформлению, и соответствию концепции. Ваше приглашение – это лицо события.

• Кейтеринг (организация питания)

Фуршет, кофе-брейк, банкет, шведский стол, барбекю, кенди-бар, салат-бар, выездной бар – вариантов для кейтеринга для вашего мероприятия множество! Освободите себя от гастрономических хлопот, доверьтесь профессионалам и просто наслаждайтесь безупречными блюдами на вашем праздничном столе.

• Подбор артистов и концертных номеров

Сегодня артисты – неотъемлемая часть любого праздника. Они создают неповторимую атмосферу, показывая разнообразные номера. Это могут быть музыкальные коллективы, циркачи, актеры театра, акробаты и т.д. Развлекательная часть – бессменный элемент вашего события, поэтому важно не ошибиться в выборе артистов.

• Техническое обеспечение мероприятия

Техническое обеспечение имеет огромное значение в организации события. От него во многом зависит атмосфера, настроение гостей и их впечатления.

 Мы гарантируем самое высокое качество звукового и светового оформления, полный монтаж, настройку, бесперебойную работу и демонтаж оборудования.

• Координация, логистика и проведение мероприятий

В зависимости от уровня и масштаба мероприятия на площадке может работать, как один, так и несколько координаторов. У каждого координатора своя задача, своя зона контроля, и их профессионализм – это залог успешного торжества.

• Подготовка фото и видеоотчетов

Хорошее мероприятие невозможно представить без завершающего штриха – отличного фото и видеоотчета. В нашей команде работают только профессиональные, опытные фотографы и видеографы, которые готовы предоставить вам в любое время свои портфолио.

Опыт и огромный багаж знаний

Безусловно, подготовка ивента – процесс универсальный и требовательно-системный, но, несмотря на это, каждое отдельное мероприятие уникально.

За долгие годы работы в event-индустрии мы приобрели бесценные знания и колоссальный опыт.

1.  9 городов, более восьмисот организованных мероприятий в год.
2.  1200 – максимальное количество гостей в одном банкетном зале.
3.  Более семидесяти преданных партнеров.
4.  16 часов – самая большая продолжительность одного мероприятия без остановок.

Сотрудники агентства событий EVENTO каждый год участвуют в различных форумах, семинарах и конгрессах, учатся, учатся и еще раз учатся, набираясь опыта.

Мы в курсе новейших тенденций и мировых технологий ивент-индустрии и, конечно же, внедряем их в свою работу.

Основные форматы мероприятий

• Корпоративные, профессиональные, календарные праздники
• Юбилеи компании
• Концерты, фестивали
• Тимбилдинги
• Корпоративный Новый год
• Конференции (в том числе выездные), форумы, семинары
• Промо-мероприятия
• Тест-драйвы
• Различные презентации
• Инсентив-туры
• Пресс-мероприятия
• Частные праздники (свадьбы, выездные регистрации, юбилеи, дни рождения)
• Детские праздники

Отличия от других агентств

Наше event агентство мероприятий — это более тридцати профессионалов event-индустрии. Мы любим свою работу, внимательны к деталям и разбираемся на 100% в своем деле. Наши клиенты ВСЕГДА остаются довольны событием, которое мы организовали.

Больше всего мы дорожим своей репутацией. Порядочность и честность всегда и во всем. Мы заботимся, слушаем, делаем все, чтобы наши партнеры и заказчики чувствовали себя комфортно.

• Пообещали – сделали

Мы выполняем все свои обязательства, всегда. Достигаем поставленных целей. Несем ответственность за все свои действия.

• Постоянное развитие

Мы общаемся, не стоим на месте, постоянно учимся у профессионалов, растем.

В нашей команде каждый безупречно делает свою работу, благодаря этому, мы реализовываем потрясающие проекты. Мы вместе – одно целое.

Мы работаем, вдохновляя друг друга, раскрывая весь творческий потенциал. Постоянно придумывая что-то новое, мы развиваемся и не стоим на месте.

• Мечтательные созидатели

Поддерживая мечты каждого из нас, мы помогаем в их достижении. Не только работа, но и личная жизнь. Этот баланс очень важен. Мы заботимся о благополучии сотрудников.

• Работа до результата

Мы много работаем, пока не достигаем своей цели. Мы работаем до тех пор, пока ваше событие не становится лучшим!

Если вам нужен праздник, организованный и проведенный на самом высоком уровне, то event агентство мероприятий в Краснодаре «EVENTO» – самый правильный выбор!

Работа с (виртуальным) ивент-агентством – когда, зачем, как

Давайте сначала объявим: да, мы агентство, которое работает с мероприятиями (среди прочего). Нет, мы не думаем, что вы всегда должны работать с ивент-агентством, потому что это деньги для нас/них. Да, мы отказывали клиентам, когда считали, что не можем обеспечить достаточную добавленную стоимость.

Я занимаюсь событийным маркетингом уже 10 лет, 4 из которых провел на стороне клиента, так что я понимаю обе стороны. Иногда мне бы хотелось получить помощь в том, что мы делали, тогда как в других случаях нам не требовалось никакого внешнего участия.И о, эти надоедливые холодные обращения LinkedIn действительно должны прекратиться, особенно те, которые так неправильно нацелены — «Спасибо, что приняли наше приглашение, мы можем помочь с…». Нет , удалить соединение.

Хорошо, теперь, когда мы знаем свою позицию, давайте взглянем на мельчайшие детали: когда, почему и как работать с агентством по организации мероприятий, чтобы получить наилучшие результаты.

Мероприятия как маркетинговый канал для вашего бизнеса

Во-первых, предположим, что вы все еще рассматриваете возможность проведения мероприятия, является ли это хорошей идеей. Биззабо обнаружил, что почти все (91%) маркетологи считают, что личных мероприятий оказывают значительное влияние на достижение бизнес-результатов . Тем не менее, очные мероприятия по-прежнему сложно организовать во многих областях. Сравнительное исследование состояния формирования спроса в отчете Demand Gen Report за 2020 г. показало, что только 19% респондентов увеличивают бюджеты, чтобы расставить приоритеты в маркетинге событий. Большинство бюджетов смещается в сторону ABM, контент-маркетинга и персонализации.

Тем не менее, Bizzabo обнаружил, что 93% специалистов по маркетингу событий хотят инвестировать в виртуальные мероприятия в будущем.В заключение, будь то очные или виртуальные мероприятия, это отличный инструмент лидогенерации, взращивания и закрытия, который должен быть у вас за поясом.

Ознакомьтесь с дополнительной статистикой виртуальных событий здесь

Если вам кажется, что проведение собственного мероприятия — это хорошая идея, не спешите сразу начинать. Вы все равно захотите проверить, как это вписывается в вашу общую маркетинговую стратегию и бюджет. Вот статья, которую мы написали о первых шагах при рассмотрении вопроса о проведении мероприятия.

Агентство мероприятий может покрыть все, что вам нужно: идеи мероприятий, планирование, логистика, маркетинг, производство, продажи. Что они будут делать для вас и когда вы решите работать с ними, зависит от стадии, на которой находится ваша компания, поэтому мы рассмотрели это на основе ваших потребностей и опыта в проведении мероприятий.

Нет опыта — веду мероприятие впервые

Независимо от того, предлагает ли ваша компания товары или услуги, вы больше всего вероятно, есть специальный маркетинговый член или команда.Они позаботятся о обеспечение того, чтобы ваше предложение было известно вашей целевой аудитории благодаря сочетанию маркетинговые каналы. События, однако, имеют тенденцию быть другим зверем.

Несмотря на то, что это маркетинговый инструмент, мероприятия требуют участия большего количества функций, таких как логистика, производство (если задействована повестка дня), управление проектами, продажи (если задействованы выставочные или спонсорские пакеты). Это выходит за рамки маркетинговой функции, но вы можете обнаружить, что навыки (или дополнительные навыки) присутствуют в других функциях вашего бизнеса.

Если ваша команда никогда раньше не проводила мероприятия, у них не будет необходимого ноу-хау. Логистика компании отличается от логистики мероприятия, где нужно учитывать поток посетителей, процесс регистрации, бронирование мест и прочее . Это похоже на маркетинг, для событийного маркетинга будут использоваться другие тактики по сравнению с маркетингом продуктов или услуг и продажами.

Компания по проведению мероприятий также может помочь с идеями для мероприятия структуру, основанную на ваших целях, они имеют постоянные отношения с поставщики услуг по проведению мероприятий (и могут даже получить некоторые оптовые скидки, которые вы не можете доступ, так как вы только начинаете работать с ними) и может сэкономить время на обучение новые навыки и потоки, которые у них уже есть.

Когда?

Вовлеките их в этапы планирования. Представьте цели, которые вы хотите достичь с помощью своего мероприятия, и получите их вклад в ключевые показатели эффективности, которые вам следует искать.

Обсудите варианты бюджета и сравните их с рентабельностью инвестиций, которую вы оцениваете на основе потенциальных клиентов и продаж, полученных в результате мероприятия. Это очень важный шаг. Если вы проводите мероприятие впервые, ваши знания о бюджетах и ​​ожидаемой рентабельности инвестиций могут оказаться неверными. Обсудите с агентством и включите их мнение в свой окончательный бриф.

Включите план последующих действий после мероприятия, чтобы интегрировать его в общую стратегию.

Как?

Во-первых, назначьте руководителя проекта из вашей команды, который будет контактным лицом агентства. Просмотрите мероприятия конкурентов, чтобы понять, какие у них показатели и сколько участников? Какие типы спонсоров у них есть, если они есть? Сколько экспонентов? Какой тип динамиков? Составьте список идей, которые вы считаете интересными, и обсудите их с вашим агентством. Работайте вместе над созданием брифа, набором ключевых показателей эффективности и отслеживанием кампании, которым вы оба будете следовать.

Затем установите, как часто вы будете наверстывать упущенное и отчеты о производительности. Поймите структуру команды, которая будет управлять вашим мероприятие и просмотрите их календарь мероприятий. Выберите рабочий процесс, который дает как вашей команде, так и их команде постоянный взгляд на результаты, к которым вы собираетесь имеют.

Обеспечьте ясность в отношении обратной связи – кто обеспечивает обратную связь, кто принимает окончательные решения по различным областям (логистика, спикеры, повестка дня, маркетинг), сколько времени потребуется, чтобы предложить ее.Например, вам может потребоваться 1 день, чтобы рассмотреть дизайн выдвижного баннера, но вам потребуется 5 дней, чтобы рассмотреть и выбрать варианты места проведения.

Ограниченный опыт участия в мероприятиях

Если ваша команда уже планировала и организовывала мероприятия раньше, то у вас есть для этого внутренние возможности. Есть 2 вопроса, на которые нужно ответить, прежде чем решить, стоит ли работать с агентством: хорошо ли выступила ваша команда и есть ли у них время, чтобы сделать это снова?

Кроме того, вы можете подумать, отличается ли ваше мероприятие.Если ваша команда организовала небольшие веб-семинары, а сейчас вы планируете конференцию, возможно, вы захотите вернуться к предыдущему разделу, потому что вашей команде может потребоваться дополнение внешними выводами.

Хорошо ли выступила ваша команда? Как упоминалось ранее, ваши мероприятия — это маркетинговый инструмент, поэтому у вас будут определенные цели, которые они помогут достичь, например, лиды для вашего отдела продаж, узнаваемость бренда и/или новый доход. Вот что отслеживают маркетологи событий:

Узнайте больше о ключевых показателях эффективности событийного маркетинга здесь

Проверьте внутренний документ после события, чтобы получить информацию от предыдущее событие, которое вы можете включить в кампанию следующего.

Если вы довольны результатом или чувствуете, что знаете, что можно сделать для улучшения результатов и что вы на правильном пути, вам, вероятно, не нужно работать с агентство мероприятий. Если ваше мероприятие прошло не очень хорошо, и вы не знаете, что случилось, вы можете просмотреть , работающий с консультант по стратегии, которую затем может реализовать ваша команда.

Консультант также может быть агентством по проведению мероприятий, которое рассматривает кампания и результаты предыдущего события и придумывает новую структуру, позиционирование, место проведения, сроки, маркетинговая стратегия, последующие действия после мероприятия и т. д., что гарантирует, что вы добьетесь лучших результатов на этот раз.

В качестве альтернативы, если вы определить область, в которой ваше предыдущее мероприятие могло быть лучше — , как неэффективная система регистрации, не самые интересные спикеры, не продано достаточно спонсорских пакетов, вас вы можете получить помощь от агентства конкретно в тех областях, которые вам нужны .

Есть ли в вашей команде достаточно времени и пропускной способности для проведения другого мероприятия? По количеству событий вы управляете или любые другие обязанности, которые могут быть у вашей команды мероприятия, это может быть на случай, если у вашей команды слишком много дел.

Независимо от того, выбираете ли вы агентство по проведению мероприятий или фрилансеров, чтобы помочь с конкретными областями вашего планирования, вы должны попытаться дополнить свой внутренние возможности. Вы можете работать с агентством по организации мероприятий или искать конкретные — например, агентства, занимающиеся наймом площадок, агентства, которые заботятся о логистики, найма спикеров, лидогенерации для вашей команды продаж или маркетинг.

Когда?

В идеале, вовлеките агентство, как только вы начнете планировать мероприятие.В ходе кампании вы также можете понять, что у вас нет хорошего решения для какой-либо области, и на этом этапе привлечь агентство, но имейте в виду, что более короткие сроки выполнения уменьшат влияние, которое они могут оказать. Например, разработка новой системы регистрации после того, как половина участников уже зарегистрировалась, может быть сложной или даже невозможной. Изменение того, как они регистрируются на месте, все еще может быть вариантом.

Как?

Сообщите агентству всю имеющуюся у вас информацию, включая результаты предыдущих подобных событий.Убедитесь, что они понимают вашу рабочие процессы, предпочтения и ограничения, чтобы их можно было легко интегрировать с ними. Например, если вы набираете спикеров только со стороны клиента, если вы хотите иметь местные варианты питания, потому что вы хотите поддержать местная бизнес-среда или если вы отправляете информационные бюллетени только раз в месяц, ваш Агентству необходимо это знать.

Назначьте руководителя проекта, который будет контактным лицом для агентства, но представьте всю вашу команду мероприятия и их индивидуальные обязанности.Четко объясните, на какое время вы работаете, договоритесь об обязанностях (например, кто принимает решение о месте проведения, вариантах питания, технологии мероприятия, расходовании маркетингового бюджета), когда и как часто вы даете друг другу обратную связь.

Большой опыт и специалист/команда по внутренним событиям

У компаний, которые обычно проводят мероприятия, есть бюджет, (женщина)человеческая сила и ноу-хау. Их календари часто составляются заранее, поэтому они могут распределять ресурсы по мере необходимости.Конечно, и здесь случаются такие вещи, как планирование новых мероприятий с более короткими сроками выполнения, чтобы воспользоваться рыночным контекстом, когда члены команды уходят временно или навсегда.

Чаще всего, когда компании, которые периодически проводят мероприятия, понимают, что им нужны новые ресурсы, они их нанимают, но бывают случаи, когда они нужны только на небольшой период времени или когда они еще тестируются. Например, вы можете захотеть внедрить в свое мероприятие новую технологию проведения мероприятий, но до того, как выделенная техническая группа будет работать над ней внутри компании, вы можете использовать внешних поставщиков, чтобы получить преимущество.

Использовать агентство по организации мероприятий? Возможно, но вяжите осторожно.

Если ваша команда перегружена работой и вы привлекаете агентство, чтобы помочь, убедитесь, что вы четко представляете это как временную помощь, чтобы снять нагрузку. Работники могут защищаться, когда им нужна помощь, если об этом не сообщают должным образом, считая, что это означает, что они работают недостаточно хорошо, и станут недоброжелателями, поэтому отношения пострадают.

Также у агентств есть свои методы и приемы.Делать они синхронизируются с тем, что вы делаете? Является ли агентство достаточно гибким, чтобы приспособиться к тому, что вы используете, или вы достаточно гибки, чтобы позволить им попробовать новые вещи?

Затем, чтобы правильно оценить, насколько эффективно агентство, вам нужно будет отделить внутреннюю кампанию от кампании агентства, то есть понять, как вы разделяете цели. Агентство будет работать исключительно на одном мероприятии, а ваша команда на остальных? Будут ли они сосредоточены только на одной части, например, на аренде места или рекламе PPC для всех мероприятий? Будет ли агентство активировать новые сегменты рынка, которые ваша команда сейчас не использует? Будут ли они использовать разные целевые страницы и процессы регистрации?

Судя по ответам на приведенные выше вопросы, иногда лучше нанять фрилансера или подрядчика, поскольку они обычно лучше координируют свои действия с вашей внутренней командой. Если вы выбираете агентство, проверьте, делали ли они подобные проекты и какие у них были результаты. Как они обеспечили интеграцию с командой мероприятия? Как им удалось сохранить тот же уровень качества, что и у компании-организатора?

Когда?

На самом деле это происходит, когда команда уже перегружена работой и, вероятно, отстает от работы, потому что не успевает. Это означает, что агентство может быстро решить проблему. Вам нужно будет понять, с какими сроками они могут работать и какие ресурсы они могут выделить для вашего проекта .

В идеале вы хотели бы заранее планировать и планировать рабочую нагрузку на каждого отдела. Попросите менеджеров вашего отдела понять, могут ли они справиться с рабочая нагрузка или если они могут использовать дополнительную помощь.

Как?

После того, как вы решили, чем может помочь агентство, вы определите, как вместе с ними и командой/отделом, которым они будут предоставлять информацию. Ваша цель — сделать интеграцию с вашей компанией гладкой, простой и свести к минимуму трения. Кроме того, поскольку вы будете работать с агентством, которое дополняет ваши существующие усилия, вы должны сначала четко обозначить вопросы конфиденциальности.

Определите их ключевые показатели эффективности и способ их отслеживания, чтобы они не пересекаются с усилиями вашей внутренней команды. Установить обязанности и кто берет на себя окончательное решение по различным аспектам – есть ли у них установленный бюджет и нужно ли работать над этим, как бы они ни решили, или они должны одобрить каждую часть с вами? Вы предоставляете им бриф, и они доводят его до конца, или вы проверяете прогресс на еженедельной/ежемесячной основе?

Для ваших клиентов, будь то участники мероприятия или спонсоры, это не имеет значения, кто организует мероприятие, если их опыт работы с вашим бренд остается прежним, поэтому агентство, с которым вы работаете, должно соответствовать вашим стандартам качество, тон голоса и используйте свои дизайнерские активы так же, как вы бы это делали сами.

Независимо от того, решите ли вы работать с агентством по проведению мероприятий или нет, работа над ним еще не завершена, поэтому приготовьтесь учиться и адаптироваться на ходу. Есть ли у вас истории успеха (или менее успешные) работы с ивент-компаниями? Дайте нам знать об этом в комментариях!

Получить следующее видео и/или статью в свой почтовый ящик. Подпишитесь на рассылку:

Об авторе:

Я Ралука Апостол, основатель и директор по работе с клиентами в eMarketing Stars, и за последние 9 лет я продавал более 60 мероприятий с числом участников от 100 до 13 000, в малых и больших командах, в B2B и B2C, на 3 континентах и помог получить доход до 4 000 000 фунтов стерлингов.

Я увлекаюсь мероприятиями, лидогенерацией и монетизацией. Если вы хотите связаться со мной, вы можете найти меня в LinkedIn здесь.

Чем занимается организатор мероприятий?

Первое, что должен знать каждый, кто рассматривает возможность этой карьеры, это то, что планирование мероприятий неизменно входит в десятку самых стрессовых профессий. В то время как профессия может включать в себя поездки в интересные места и возможность остановиться в часто элитных отелях и пообедать в эксклюзивных ресторанах, работа сопряжена с жесткими сроками и стрессовыми ситуациями, которые требуют быстрого мышления и решения.

Нет ничего необычного в том, что организаторов мероприятий просят создать спокойствие среди потенциального хаоса и неуклонно выглядеть так, как будто хаос никогда не был даже возможен. Чтобы преуспеть — фактически, чтобы выжить — в поле эта способность к самообладанию и устранению неполадок необходима. Это, конечно, не единственный ключевой навык, который компетентные организаторы мероприятий привносят в игру. Роль также требует всех следующих умений:

Организационные навыки
Управление логистикой, касающейся совещаний, транспорта, мероприятий и других аспектов мероприятий, требует исключительных организационных навыков.

Креативность
Придумывать вдохновляющие идеи и решения — в консультации с нужными поставщиками, такими как поставщики аудио- и видеотехники, управляющие компании, поставщики мебели и цветов — требует творческого подхода.

Навыки тайм-менеджмента
Организаторы мероприятий должны уметь расставлять приоритеты и перераспределять многочисленные обязанности в течение длительных периодов времени. Срок работы ограничен,

Способность управлять командой и строить отношения
Координация работы сотрудников, приглашенных ораторов, артистов и участников мероприятий является неотъемлемой частью работы.

Отличные устные и письменные коммуникативные навыки
Организаторы мероприятий являются связующим звеном между несколькими сторонами, от клиентов до мест проведения мероприятий и местных поставщиков. Это означает, что они должны быть в состоянии реагировать на различные запросы потребностей.

Особое внимание к деталям
Даже планирование — это детальное планирование. Выявление потенциальных проблем или проблем до их возникновения является важной частью работы планировщика мероприятий.

Деловая хватка
Планирование мероприятий включает в себя получение предложений от мест проведения мероприятий, обеспечение качества продуктов и услуг, ведение переговоров и проверку контрактов на обслуживание, рассмотрение счетов за мероприятия, утверждение платежей и другие связанные задачи.

Компьютерная грамотность
Свободное владение программным обеспечением для управления проектами, электронными таблицами и базами данных имеет важное значение для организаторов мероприятий.

Готовность к командировкам
Многие события происходят вдали от родного города планировщика. Кроме того, значительная часть работы — это поиск мест и встречи с поставщиками. Поэтому необходимость путешествовать не вызывает сомнений.

Гибкость
В планировании мероприятий изменения относительно постоянны.Задержка рейсов означает задержку участников. Клиент меняет свое мнение на месте. Погода требует, чтобы мероприятие на открытом воздухе было перенесено в помещение. На каком-то уровне работа организатора мероприятий состоит в том, чтобы предвидеть непредвиденное и быть готовым справиться с ним.

В заключение, если вы ищете работу с 9 до 17, планирование мероприятий не для вас. В должностные обязанности может входить 18-часовой рабочий день (как в дни, предшествующие мероприятию, так и во время самого мероприятия), ложиться спать в 2 часа ночи после наблюдения за ужином в честь награждения или вставать в 5 часов утра. м. помочь организовать конференцию или выставку.

Эта профессия предназначена для тех, кто готов работать не покладая рук. И хотя работа может заставить организаторов мероприятий летать по всему миру, они знают, что иногда единственное, что они увидят, будет внутри отеля. В конце концов, их обязанность заключается в организации безупречных мероприятий для других в соответствии с видением и целями их клиентов.

Что такое управление событиями?

Во всех сферах бизнеса есть некоторые термины, определение которых никогда не бывает уверенным.Однако, когда дело доходит до управления событиями, определение простое. По своей сути управление событиями — это процесс планирования события. Это любой тип мероприятия, будь то личное, виртуальное или гибридное. Это синоним планирования мероприятий и планирования встреч. Как и в случае с другими терминами, объем каждого проекта и мельчайшие детали варьируются в зависимости от отрасли, размера компании и многого другого. Итак, что такое управление событиями?

Управление событиями — это планирование событий

Планирование мероприятий имеет много разных названий.Некоторых организаторов мероприятий называют помощниками по административным вопросам, некоторых — координаторами мероприятий, а третьих — технологами мероприятий. Что объединяет все эти названия? Люди имеют некоторую руку в планировании события. Независимо от того, являются ли события внутренними или внешними, большими или маленькими, личными или виртуальными, все они должны быть спланированы.

Управление виртуальными событиями

В сегодняшних новых условиях нам пришлось научиться управлять не только нашими личными мероприятиями, но и нашими виртуальными программами.Управление виртуальным мероприятием требует тех же шагов, что и управление вашим личным мероприятием, но с дополнительной задачей убедиться, что ваш контент в два раза более увлекательный. В то время как личные мероприятия имеют дополнительный бонус в виде путешествий, общения и бесплатной еды, виртуальное мероприятие в значительной степени зависит от своего контента, чтобы поддерживать вовлеченность участников. При управлении виртуальным мероприятием убедитесь, что ваши докладчики готовы представить свой контент виртуально, а ваш контент интересен и лаконичен.

Гибридное управление событиями

В то время как индустрия привыкает к виртуальным мероприятиям, мы видим, что новый тип мероприятий становится популярным: гибридные мероприятия.Гибридные мероприятия представляют собой комбинацию виртуальных и личных мероприятий. Он предлагает все преимущества обоих, но также сопряжен с уникальным набором проблем. При проведении гибридного мероприятия вы управляете двумя аудиториями — виртуальной и личной — и должны решить, какой контент и программа мероприятия будут доступны для каждой аудитории. Если вы управляете гибридным мероприятием, убедитесь, что вы рассматриваете событие со всех сторон при построении стратегии гибридного мероприятия.

Различные аспекты управления событиями

Создание идеального мероприятия

Запускается просто.Тема. План. Цель. У вашего мероприятия с самого начала есть цель, которая будет управлять контентом, спикерами и местом проведения. Далее пришло время настроить основы. Вы должны создать фирменный веб-сайт мероприятия, который будет привлекать посетителей на ваше мероприятие. В настоящее время проще, чем когда-либо, создать красиво оформленный веб-сайт, просто поняв Основы веб-сайта для мероприятий. Затем вам понадобится безопасная обработка платежей, чтобы посетители могли легко оплачивать мероприятия.

Продвижение по каналам с помощью автоматизации

Если никто не знает о вашем мероприятии, как они зарегистрируются? Вот почему продвижение так важно.Ознакомьтесь с лучшими способами продвижения вашего мероприятия для вдохновения. Таргетированный электронный маркетинг — отличный способ продвижения ваших мероприятий, когда у вас есть обширная база данных. Другие способы продвижения? Социальные сети продолжают оставаться одним из лучших бесплатных рекламных каналов.

Управление информацией и связью с посетителями

Целью мероприятия всегда является установление связей. Управление мероприятиями включает не только выбор постельного белья или подходящего поставщика виртуальных технологий, но и управление контактами, насколько это возможно.Во время мероприятия вы соберете потенциальных клиентов, которые пойдут на продажи. Эти лиды будут иметь решающее значение, когда дело доходит до подтверждения рентабельности вашего мероприятия.

Измерение вашего успеха для подтверждения окупаемости инвестиций

Управление событиями не заканчивается вместе с событием. В течение всего мероприятия важно доказывать успех и определять области для улучшения. Данные, полученные на протяжении всего процесса, помогут вам в этом. Опрос в прямом эфире — отличный способ узнать, как участники относятся к мероприятию.

Для этого есть технология

Управление мероприятиями — это объединение невероятного опыта, облегчение связей, добавление потенциальных клиентов в воронку продаж и достижение успеха.Это сложная работа, которая включает в себя вращение бесконечного количества тарелок и круглосуточную работу, чтобы создать незабываемый момент для посетителей. И это можно сделать немного проще, воспользовавшись технологиями, особенно когда вы хотите спланировать виртуальное мероприятие или гибридное мероприятие. В то время как многие планировщики полагаются на стикеры и электронные таблицы, существуют технологии, которые сэкономят часы и выведут мероприятия на новый уровень. Узнайте, какие технологии для проведения мероприятий могут помочь вам добиться успеха в статье «Как выбрать правильную технологию управления мероприятиями».

10 основных различий между организаторами мероприятий и организаторами мероприятий

Вы организатор мероприятий ИЛИ организатор мероприятий? Многие профессионалы используют их взаимозаменяемо.

В индустрии мероприятий нет недостатка в похожих по звучанию должностях, и независимо от вашего пребывания в должности должность коллеги может не рассказать вам обо всем, что влечет за собой ее роль. Это может создать проблемы при общении между компаниями и даже между вашей собственной командой!

Недопонимание происходит из-за большого совпадения обязанностей многих специалистов по организации мероприятий. Для клиента попытка понять, какая роль ему нужна и какие обязанности назначить, может привести к путанице.

Как и в любой команде, чем больше она становится, тем сложнее становятся титулы и роли. Хотя мы не будем повторять длинный список профессий, о которых вы, возможно, слышали, давайте рассмотрим роли и обязанности двух наиболее распространенных профессий в отрасли: менеджера по организации мероприятий и организатора мероприятий.

Итак, прежде чем перейти на Jooble, давайте разберемся, что вы ищете!

10 ключевых различий между организаторами мероприятий и организаторами мероприятий

Если вы можете думать о клиенте (или стратеге событий) как о создании видения того, чего должно достичь событие, организатор события решает, какую форму примет событие — он решает, кто, что, когда, где и Как.

Как следует из названия должности, организатор мероприятий выполняет большую часть всех задач, предшествующих событию, а это означает принятие решений по ключевым элементам события, которые формируют общую картину.

Эта роль тесно сотрудничает с клиентом, чтобы разработать мероприятие, соответствующее его целям и задачам. Кроме того, они работают с менеджером мероприятий, чтобы убедиться, что план выполним.

В обязанности организатора мероприятий почти всегда входят:

• Выбор центральной темы
• Составление бюджета мероприятия
• Выбор места проведения
• Заключение контрактов
• Идентификация и поиск поставщиков
• Создание меню и найм поставщика провизии
• Определение докладчиков и согласование контента с темой
• Выбор декора
• Управление приглашениями и сообщениями
• Выбор развлечения для мероприятия

Что интересно между организаторами мероприятий и менеджерами, так это то, что планировщики тратят месяцы, а может быть, и годы, на организацию мероприятия, которое их коллеги-менеджеры затем проводят всего за несколько дней.

Исходя из этого, вы можете подумать, что организаторам мероприятий по сравнению с ними проще, но это далеко не так. Акцент для этой роли делается на том, чтобы фактически наблюдать за событием и тушить любые пожары на месте.

Это также означает, что эта роль является локальной и обращена к клиенту. Ивент-менеджер должен быть профессиональным, опытным и способным решать любые вопросы на месте.

Из-за строгих требований к опыту, вообще говоря, менеджеры мероприятий более опытны, чем планировщики.

Как правило, у них есть опыт планирования за плечами, поэтому они знакомы с беготней, связанной с мероприятием, и это дает им преимущество в управлении движущимися частями на месте — в этом и заключается управление безупречным мероприятием.

Вот некоторые ключевые обязанности, которые вы ожидаете от менеджера мероприятий:

• Прибытие перед выставкой и управление логистикой, пока все не уйдут
• Управление и координация кадрового агентства, продавцов, поставщиков и докладчиков
• Разработка плана парковки с местом проведения
• Создание плана охраны труда и техники безопасности в соответствии с законами любой компании, места проведения или местного правительства
• Мониторинг фактического события
• Тушение любых пожаров на месте
• Интерфейс клиента

Многие специалисты по организации мероприятий, вероятно, могут взглянуть на свое расписание за последние 12 месяцев и понять, что во многих случаях обязанности не так уж черно-белые. В зависимости от типа мероприятия и того, насколько занята ваша команда, у планировщика или менеджера может оказаться более длинный, чем обычно, список обязанностей.

Ключ — связь. Постоянные приливы и отливы любого события в вашем календаре потребуют от специалиста по организации мероприятий быть коммуникабельным, быстрым и, самое главное, готовым работать в команде.

Таким образом, несмотря на то, что управление мероприятиями и планирование мероприятий часто используются взаимозаменяемо, на самом деле существуют различия, о которых вы должны знать, взаимодействуя с другими командами мероприятий!

Что такое управление событиями? Определение, руководство и более 6 примеров

Что такое управление событиями?

Краткое определение

Отдел организации мероприятий занимается созданием, продвижением, организацией и надлежащим управлением мероприятиями.Они могут быть самого разного характера. Будь то культурное мероприятие, спортивное совещание, политическая встреча или даже личное мероприятие, каждое из этих мероприятий основано на теме. Кроме того, мероприятия могут быть нацелены на компании, частных лиц или, в более общем плане, на широкую публику. Наконец, большое количество профессий имеют право голоса в обеспечении бесперебойной работы мероприятия.

Мероприятия компаний и для компаний

Внутренние мероприятия служат прежде всего для информирования, мотивации и удержания персонала компании. Позже мы увидим различные типы рассматриваемых событий.

Внешние мероприятия предназначены для стимулирования деятельности компании. Встреча с клиентами, работа над своим имиджем или презентация новых продуктов – все это мотивы для организации массовых мероприятий для профессионалов. Например, конференция, день открытых дверей, конгресс или торговая ярмарка, в которых принимают участие от десяти до тысяч человек и которые иногда проводятся по регистрации или приглашению: эти мероприятия B2B или B2C также могут иметь важное значение в вашей коммуникационной стратегии.

Мероприятия для отдельных лиц

Несмотря на то, что они не всегда проводятся под наблюдением профессионалов, мероприятия для отдельных лиц иногда требуют определенных навыков. Для некоторых мероприятий может быть целесообразно использовать профессионального организатора. Например, свадебный организатор обладает всеми навыками, чтобы помочь вам организовать свадьбу, в том числе предоставить вам наилучший выбор поставщиков услуг после сравнения нескольких предложений.

Публичные мероприятия

Различные типы мероприятий, открытых для широкой публики, существуют в самых разных областях, таких как культура, спорт, профилактика, солидарность и т. д. Эти мероприятия включают все мероприятия, открытые для публики без каких-либо особых ограничений, такие как поминки, фестивали, карнавалы, не забывая о ярмарках и спортивных соревнованиях.

Что такое событийный маркетинг?

Определение в нескольких словах

Маркетинг событий состоит из набора приемов, направленных на привлечение внимания различных целей путем организации мероприятия, во время которого можно привлечь престижных гостей и предложить выдающиеся мероприятия.

Цели

Эмоции лежат в основе событийного маркетинга. Речь идет о создании незабываемых впечатлений, открытии дверей для обмена и объединении публики.Вот почему цели этого сектора следующие:

• Продемонстрировать своих клиентов, свою продукцию или услуги,
• Привлечь внимание конечного потребителя,
• Пробудить интерес влиятельных СМИ, которые будут освещать событие ,
• Повышение лояльности клиентов,
• Работа над имиджем бренда компании.

Характер мероприятия зависит от темы. В этой статье мы сосредоточимся на профессиональной сфере. Таким образом, эти цели соответствуют логике событийного маркетинга, но некоторые из них неуместны в контексте частного мероприятия.

Доступные средства

Доступные средства могут сильно различаться в зависимости от вашего бюджета, ценностей вашей компании, поставщиков услуг, доступных на рынке, и типа мероприятия.

Первый случай касается компаний, близких к сфере культуры. Они хотят иметь подходящее место для организации своего мероприятия так, как они хотят. С этой точки зрения место должно быть подходящим для реализации запланированных мероприятий и развертывания идей, которые были продуманы заранее.Мероприятие — это хорошая возможность рассказать о ценностях компании. Это также дает возможность выделить инновацию, способную удивить аудиторию.

Другие компании выбирают уличный маркетинг. Улица и общественные места становятся территорией неожиданного события. Это может быть перформанс, акция вокруг инновационного устройства или показ определенного рекламного сообщения или изображения. Эти мероприятия, призванные прежде всего привлечь внимание публики, должны произвести на нее сильное впечатление.

Какова роль событий в стратегии компании?

Работа над имиджем вашего бренда

Коммуникационная стратегия компании больше не ограничивается публикациями, рекламой и сообщениями в социальных сетях. Самое главное, он не ограничивается веб-браузером, даже в эпоху цифровых технологий. Это более глобальный коммуникационный подход, который должен быть последовательным для всех средств массовой информации и целей. Поэтому организация мероприятия может быть частью работы над имиджем вашего бренда и улучшением ваших продуктов и услуг.

Мероприятие предоставляет профессионалам привилегированное место для встречи со своей целевой аудиторией с целью привести их в свою область, чтобы они могли испытать то, что они для них придумали. Таким образом, маркетинг состоит в том, чтобы сделать себя заметным в повседневной жизни потребителя, привлекая его внимание. Здесь потребитель полностью захвачен вашим вниманием, потому что он будет присутствовать на мероприятии, которое вы для него организовали.

Повышение лояльности клиентов

Ваши действия по информированию о мероприятии принесут плоды только в том случае, если ваши клиенты посетят организованное вами мероприятие.Таким образом, ваша цель состоит в том, чтобы потребители захотели посетить ваше мероприятие. Для этого вы должны заранее общаться в социальных сетях, а также в традиционных СМИ. Когда ваши клиенты будут присутствовать, вы сможете предоставить им наилучшие условия для наслаждения мероприятием.

Таким образом, само мероприятие будет способствовать повышению лояльности клиентов. Предлагая им мероприятия, предварительную информацию, все удобства качественного приема и безупречный сервис, вы позволяете им ассоциировать вашу компанию и ваши продукты с этим моментом качества.Ваш клиент будет верен вам, потому что он почувствует, что он чем-то поделился с вашей компанией: моментом, который вы хотели бы ему предложить.

Зачем нужно общение по событиям?

Сообщите цели о том, что происходит событие

Перед событием вам необходимо сообщить об этом, чтобы подготовить почву. Вы можете рассказать о некоторых закулисных работах, связанных с подготовкой к мероприятию, но вы также можете вовлечь свою цель, например, спросив их, что они хотят увидеть, когда доберутся туда.Это позволяет сформировать диалог между потребителем и компанией. Затем у вас будет обзор ожидаемого количества участников, а также того, что нужно сделать вашим командам, чтобы удовлетворить их.

Эта информация также является отличным способом заставить людей говорить о вас, если ваш подход стал вирусным. Сочетание организации мероприятия с активной коммуникацией сделает вас более заметным и привлекательным даже для тех, кто не смог посетить ваше мероприятие или тех, кто не думал, что примет участие.Стимулируйте интерес и желание сделать ваше мероприятие горячей темой для обсуждения.

Собрать данные после события

Когда событие завершится, в ваших же интересах продолжить общение. Даже если встреча состоялась, вам предстоит еще много аналитической работы, чтобы оценить эффективность и полезность вашего подхода. В этом процессе ваши участники могут оставить отзыв о том, что они думают о ваших мероприятиях. Вам решать, попросить их снова через несколько недель и предложить вам связаться с ними снова, если какие-либо другие подобные преимущества должны иметь место.

Сделав этот шаг назад, вы подходите к пост-событию конструктивно. Все, что вы сможете изучить и использовать позже, сэкономит вам время и деньги. Вашим участникам наверняка есть, что вам рассказать. Анализируя их отзывы, вы можете быть удивлены их восприятием некоторых вещей, которые не обязательно соответствовали вашему первоначальному видению.

Какие бывают корпоративные мероприятия?

Есть много видов корпоративных мероприятий. Однако не все из них подойдут для каждой ситуации.Здесь мы обсудим самые распространенные виды корпоративных мероприятий.

Тимбилдинг

Это корпоративное мероприятие помогает укрепить командную сплоченность. Это анимация вокруг момента веселья, такого как еда, день физической активности или командная прогулка в культурном месте. Все, что может способствовать сотрудничеству и обмену, укрепляя командный дух и оставляя в стороне иерархические отношения, хорошо браться.

Конференция

Конференция — это большая презентация, на которой компания выступает, чтобы предоставить информацию аудитории.Это может быть пресс-конференция, анонс новых продуктов или услуг, презентация результатов или важных решений. Это форма общения сверху вниз, при которой аудитория не говорит и не задает вопросы во время выступления, а в сеансе вопросов и ответов сразу после окончания выступления.

Вечеринка в честь запуска

Вечеринка в честь запуска используется для празднования доступности продукта или услуги. Этот вечер является формой вознаграждения для сотрудников, которые работали над темой запуска, а также для потребителей, которые, возможно, предварительно заказали продукт или услугу и хотят поделиться своим энтузиазмом по поводу идеи наконец-то получить к ним доступ.

Работа после работы

Несмотря на то, что после работы становится очень распространенным явлением во многих профессиях, работа после работы является привилегированным моментом, который в определенной степени способствует сплочению команды. Здесь не организована конкретная деятельность, так как это момент обмена и сплочения команды после рабочего дня за напитком. Работа после работы обычно начинается около 19:00. и дает возможность за счет компании отдохнуть с коллегами.

Зал

Должны ли мы по-прежнему проводить выставки и ярмарки? Это места встречи B2B или B2C, где одна или несколько компаний организуют мероприятие по заданной теме.Выставки объединяют стенды, каждый из которых предлагает опыт или демонстрацию для участия. Они часто дают возможность познакомить профессионалов из определенного сектора друг с другом.

Какие есть профессии в ивент-индустрии?

Менеджер проекта по событию

Менеджер проекта должен управлять временем и бюджетом проекта. Он или она действует как мост к клиенту и распределяет работу между различными командами. Если ему не хватает навыка, он должен пойти и найти его у поставщиков услуг по лучшей цене и в соответствии с графиком проекта.Он несет ответственность перед клиентом за бесперебойную работу проекта. Его роль координатора требует прекрасного чувства организации и знаний во многих различных областях.

Офицер по связям с общественностью

Отвечает за планирование коммуникационных операций. Его особенно часто можно встретить за фестивалями, конгрессами и спортивными мероприятиями. Он проводит много времени в полевых условиях и должен присутствовать на месте события, чтобы иметь возможность освещать его в прямом эфире, а также иметь изображения и информацию, необходимые ему для создания средства массовой информации, которое будет сообщать о его ходе.Среди необходимых качеств — креативность и умение произвести впечатление.

Организатор

Организатор мероприятия — физическое лицо в этой области. Он или она координирует операции на месте, независимо от того, проводятся ли они собственными силами или поставщиками услуг, и должен гарантировать, что каждая деталь действительна в отношении заказа клиента. В зависимости от характера мероприятия организатору придется иметь дело с различными ограничениями: техническими, логистическими, безопасностью и т. д. Тем не менее, требуемые качества всегда одни и те же: креативность, большая самостоятельность, отличные навыки межличностного общения и внимание к деталям.

Куратор выставки

На выставке куратор выбирает место, тему и работы для демонстрации. Он не только отвечает за организацию, но и следит за финансовой состоятельностью проекта и за тем, чтобы гости остались довольны на открытии. Куратор одновременно является руководителем и организатором проекта и обладает глубоким знанием предмета.

Как выбрать свое event-агентство?

Подготовка вашего заявления

Прежде чем нанять агентство, важно подумать о типе мероприятия, которое вы хотите организовать.Важное событие нужно предусмотреть и обдумать заранее, иначе поставщик услуг, которого вы направите, не сможет полностью удовлетворить вас. Для этого вы можете задать себе следующие вопросы:

• Мероприятие какого типа вы хотите организовать?
• В каком формате должно проходить мероприятие?
• Каковы ваши цели в этом мероприятии?
• В какой день это должно произойти?
• Какова целевая аудитория вашего мероприятия?
• Каков ваш общий бюджет?

Остается только структурировать ответы на все эти вопросы в документе, который вы можете представить агентствам, с которыми вы встречаетесь. У них наверняка будут вопросы, чтобы задать вам, чтобы предложить предложение, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

Обратите внимание на важные аспекты

Агентство, появившееся из ниоткуда, не может оправдать свою компетентность и уж тем более не заслуживает вашего внимания. Прежде чем проверять предложение агентства и вводить его в эксплуатацию, желательно узнать о проектах, которые оно уже смогло реализовать, об удовлетворенности своих клиентов и даже о методах его работы. Организация вашего проекта потребует времени и крайне важно, чтобы он был качественным.Агентство, которому трудно поддерживать хорошие отношения со своими клиентами, рискует работать вместе с вами, не доставляя вам удовлетворения. Прежде чем принять предложение, загляните на веб-сайт агентства, которое вы планируете выбрать, и не стесняйтесь обращаться к его бывшим клиентам, чтобы получить отзывы об их услугах, если это возможно.

Какова роль агентства по проведению мероприятий?

Обеспечение сопровождения

Агентство должно помочь вам помимо организационных аспектов, сопровождая вас и создавая условия, способствующие сотрудничеству. Таким образом, при вводе в эксплуатацию агентства вы должны иметь представление о следующих элементах:

• График проекта,
• Цели, которые необходимо достичь,
• Действия, которые необходимо предпринять,
• Выбор поставщиков услуг,
• бюджет не должен быть превышен.

Вам следует воспользоваться опытом агентства по этим различным вопросам. Но не забывайте, что только вы принимаете решения. Для того, чтобы выполнять свою роль в наилучших возможных условиях, вам нужно агентство, которое даст вам все ключи к пониманию вашего проекта.

Предоставление ноу-хау

Возможно, у вас уже есть все организационные навыки и навыки планирования, необходимые для успеха ваших мероприятий. Однако, когда дело доходит до создания визуальных материалов, онлайн-общения или показа структуры на месте, вам потребуются знания или время, которых у вас может не быть. Агентство по проведению мероприятий также должно предоставить вам материально-техническую, творческую и организационную поддержку через свой собственный персонал и поставщиков услуг, которые оно нанимает.

Таким образом, поиск агентства означает не потерю контроля над вашим проектом, а получение помощи.Эта существенная поддержка может иметь решающее значение, предоставляя вам некоторый готовый вклад до мероприятия, а также в сам день.

Заключение

Сектор мероприятий требует самых разных навыков и профессий. Такое разнообразие профилей позволяет воплотить ваши идеи в жизнь, либо руководя всем внутри вашей компании, либо доверив весь или часть вашего проекта агентству. В любом случае, проекты должны быть проработаны выше по течению и достаточно подробно, чтобы получить ожидаемые результаты.

5 аспектов организации мероприятий, о которых должен знать каждый

Организация мероприятий — одна из самых захватывающих профессий. Обычный организатор мероприятий – это занятой человек, отвечающий за создание приятного впечатления для посетителей.

Вы когда-нибудь думали о том, чтобы заняться организацией мероприятий?

Это захватывающий выбор карьеры, но он также может быть пугающим. Вы должны убедиться, что знаете, что делаете, если хотите добиться успеха в управлении мероприятиями.

Для этого вам необходимо знать 5 принципов организации мероприятий .

Если у вас есть творческий подход и желание заниматься управлением мероприятиями, то у вас много работы.

Но многое еще предстоит узнать, чтобы провести успешное мероприятие.

Эти дополнительные советы известны как 5 C, и они следующие:

1. Концепция

Первым шагом для планирования успешного мероприятия является концепция мероприятия. Подумайте, для чего будет проводиться мероприятие. Один из лучших способов — подумать о величайших концертах, которые когда-либо проводились.Даже если ваше мероприятие не является концертом, это дает вам представление о том, как вы хотите, чтобы ваше мероприятие вызывало у посетителей чувства.

Обязательно должно быть событие, которое вы посетили и которое оставило в вашей памяти вечные воспоминания. Это то, что вы хотите сделать с вашим мероприятием.

Подумайте почему вы планируете это мероприятие. Какова цель мероприятия?

Вы можете организовать мероприятие, чтобы развлечь других. Возможно, мероприятие является сбором средств на благотворительность.Или, может быть, это семинар для обучения определенному предмету.

После того, как вы выяснили, почему, вам нужно выяснить, на кого нацелено событие. Вы хотите найти свою целевую аудиторию, которая получит от вашего мероприятия максимальную пользу и удовольствие. Это поможет вам определить «что» события. Это значит, что вы сами сможете определить, из чего должно состоять мероприятие – спикеры, перфомансы, активности, кейтеринг и т. д.

Наконец, вы должны определить, когда состоится событие и какое место лучше всего подходит для него.

2. Координация

Надеемся, вы знаете, как правильно планировать расписание. Следующим шагом после того, как вы придумали концепцию своего мероприятия, является его координация.

Это будет включать в себя придумывание темы или общей идеи для мероприятия. Как только вы найдете тему, у вас будет лучшее представление о месте проведения, декорациях (при необходимости) и любых дополнительных потребностях для мероприятия — будь то найм докладчика, использование аудио-/визуального оборудования и т. д.

Вам необходимо заранее забронировать дату и место проведения.Убедитесь, что у вас есть гибкость в выборе даты и места проведения, если вы не можете найти идеальное время и место поначалу. Как только они будут подтверждены, вы можете начать рекламировать мероприятие своим потенциальным посетителям.

Это также шаг, когда вы делегируете задачи членам вашей команды. В число этих задач будет входить обращение к спикерам/исполнителям. Другие задачи будут включать покупку или аренду необходимой техники и оборудования. Вы можете попросить членов вашей команды координировать транспортировку, питание и маркетинг.

Вы также хотите обсудить с бухгалтером/бухгалтером бюджет мероприятия. Обязательно уточните у бухгалтера/бухгалтера, что никто не превышает свой бюджет.

3. Контроль

Это один из самых упускаемых из виду и часто игнорируемых этапов организации мероприятий. С этим лучше всего справиться, если вы сделаете прогон события.

Вы хотите убедиться, что все идет по плану. Приходите на место и посмотрите, хватит ли места для всех подтвержденных участников.Вы также должны посмотреть, достаточно ли места для кейтеринговой компании, чтобы выложить еду.

Вы тоже хотите быть в курсе всего и планировать возможные изменения. Например, если выступающий должен был отменить выступление, есть ли у вас запасной выступающий? Если у поставщиков общественного питания есть проблема, подготовили ли вы список других вариантов?

Думали ли вы, что делать, если бюджет на исходе? Всегда учитывайте наихудший сценарий, чтобы всегда быть в курсе событий.

4. Кульминация

Это, так сказать, «День Д». Это когда происходит событие. В этот день вы и ваша команда должны быть на высоте.

Вы хотите разработать маршрут для всех участников события. Вы хотите убедиться, что у команды есть доступ к месту проведения до начала мероприятия, чтобы вы могли настроить и, возможно, «отрепетировать» мероприятие до его начала.

По мере продвижения события вы должны следить за тем, чтобы маршрут постоянно соблюдался.Если говорит один спикер, вы должны убедиться, что второй спикер готов к своей речи.

Пока на стойке регистрации регистрируются гости, вы должны убедиться, что официанты готовят еду и что она будет готова в назначенное время. Короче говоря, вы всегда должны быть начеку во время мероприятия.

5. Закрытие

После того, как событие успешно завершится, предстоит еще работа. Вы хотите убедиться, что все платежи и расторжение контрактов с поставщиками, кейтеринговыми компаниями, спикерами и т.завершены.

Вы также хотите оставить отзыв своей команде. Если они проделали большую работу, дайте им знать. Если возникли какие-либо проблемы, убедитесь, что они устранены сразу же, чтобы они могли лучше работать для вашего следующего мероприятия. Убедитесь, что вы также попросите их оставить отзыв о том, как вы добились успеха в качестве менеджера мероприятий.

Наконец, убедитесь, что вы связались со спикерами/исполнителями, продавцами и поставщиками провизии. Спросите их, понравилось ли им мероприятие и что можно было бы сделать лучше. Вы также должны обратиться к своим посетителям и попросить их оставить отзыв о мероприятии.

5 принципов организации мероприятий: увидимся

Теперь, когда вы знаете 5 принципов управления мероприятиями, вы готовы планировать свое следующее грандиозное мероприятие. Пока вы будете следовать этим 5 правилам, вы всегда запланируете незабываемое мероприятие.

А если вы хотите провести мероприятие в Мидлотианском конференц-центре, почему бы не обратиться к нам?

5 причин, почему вы должны нанять компанию по организации мероприятий

Мы все планировали какие-то события в нашей личной жизни или, возможно, даже координировали встречу или две в офисе. Эти задачи и проекты обычно ложатся на тех, чья основная работа никак не связана с организацией мероприятий. Мы смотрим на вас, отдел маркетинга. И, конечно же, хотя маркетинг и мероприятия идут рука об руку, это не обязательно означает, что ваши гуру маркетинга готовы принять вызов крупномасштабного корпоративного мероприятия или конференции. Мы определенно советуем оставить это на усмотрение профессионалов, то есть профессионалов событий. Вот 5 причин, по которым вам следует нанять компанию по организации мероприятий для проведения вашего следующего мероприятия или вечеринки.

1. Оставьте логистику нам

Знаете, как говорят, что планирование мероприятий — одна из самых стрессовых профессий? Это потому, что это так. Назовите нас сумасшедшими за то, что мы это делаем, иногда мы действительно так себя чувствуем. Будь то координация логистики при установке декора или программирование. расписание развлечений во время мероприятия, всегда что-то придумывается. Вы можете планировать до тех пор, пока ваше сердце не угомонится, и все равно что-то пойдет не так. Это не прогноз, это факт.Не говоря уже о том, насколько ошеломляющим может быть тот, кто не знает, как думать на цыпочках, или кто не продумал каждый сценарий и не придумал запасной план.

Часто во время установки вы имеете дело с несколькими поставками, сборкой проектов, телефонными звонками и миллионом вопросов одновременно. Стрессовые вещи. Так что же делать сотруднику? Оставьте это нам! Бесчисленные годы проб и ошибок, а также общий опыт решения именно этих задач делают компанию по организации мероприятий наиболее квалифицированной, чтобы гарантировать, что ваше мероприятие пройдет максимально гладко.

2. Мы действительно очень хорошие коммуникаторы

Итак, вы придумали удивительную концепцию, и вам нужен кто-то, кто воплотит ее в жизнь. Вы пришли в нужное место! Шаг первый: координатор мероприятия должен понять вашу концепцию и представить свои собственные творческие идеи, которые поразят ваших посетителей. После того, как они зафиксировали идеи, пришло время привести эти планы в действие, закупив товары и связавшись с поставщиками. Здесь ключевое значение имеет общение.

Работа с поставщиками и одновременная коммуникация с площадкой, чтобы убедиться, что элементы будут работать правильно, — это отдельная работа. Крайне важно, чтобы ваш организатор мероприятий был не только чрезвычайно общителен с вами и вашей командой, но также подробно объяснял концепции и идеи всем поставщикам, которые будут работать над выполнением этих задач или проектов. От понимания того, как будет изготовлена ​​​​нестандартная опора, до того, чтобы ваш фотограф был должным образом одет в день вашего мероприятия, все в деталях.

3. У нас есть связь

Одним из лучших стимулов для работы с компанией по организации мероприятий является доступ к одним из лучших тарифов в отрасли. У вашего планировщика будет виртуальная картотека контактов, которая не только будет выполнять ваши самые причудливые запросы (поверьте, мы все это видели и слышали), но и будет иметь доступ к специальным тарифам для регулярной работы с этими контактами. Цены, которые вы не смогли бы получить, если бы обратились в компанию самостоятельно.При соблюдении строгого бюджета компании это определенно пригодится.

4. Тратьте на это, а не на то!

Легко придумывать идеи, которые могут прекрасно звучать в теории, но не воплощаются в жизнь во время мероприятия. В этой ситуации ваш координатор мероприятия должен выступать в качестве вашего гида. Их работа — сообщать вам, на какие активации стоит потратиться, а какие — пропустить. Вы хотите убедиться, что ваши самые большие инвестиции в мероприятие окупятся и окажут максимально возможное влияние на ваших посетителей.Это может быть впечатляющая активация декора или активация, направленная на сбор ценных данных от ваших посетителей, чтобы продолжать общаться с ними после мероприятия. Поверьте нам в этом.

Последняя и последняя причина, по которой вам следует нанять компанию по организации мероприятий? Бюджет, бюджет, бюджет. В процессе планирования мероприятия многие идеи будут меняться, и могут появиться другие элементы, требующие вложения большего количества денег в определенные компоненты.