Как организовать конференцию: Как организовать IT-конференцию и не сойти с ума / Блог компании RUVDS.com / Хабр

Как организовать конференцию: Как организовать IT-конференцию и не сойти с ума / Блог компании RUVDS.com / Хабр

Как организовать IT-конференцию и не сойти с ума / Блог компании RUVDS.com / Хабр

Восьмого октября прошёл прямой эфир с Натальей Крапкиной (больше известная как Кейт или
ladynoname), одной из организаторов конференции Chaos Constructions.

Наташа создает курирует IT-сообщества в Петербурге: ITGM 14, митапы DevOps40, MonHouse, и работает как идейный вдохновитель программистских коммьюнити.

Делимся с вами расшифровкой и записью интервью

Меня зовут Наталья Крапкина. Я несколько лет занималась проведением IT-конференций, IT-фестиваля Chaos Constructions: изначально это была демо-пати, потом она превратилась в большую конференцию IT-сообществ. Давайте поговорим о том, почему Петербург – столица митапов и IT-конференций.

Сложилось так, что у нас всегда существовала линуксовка — SPB LUG (Linux User Group).

Сложилась она 20 лет назад. Мы встречаемся каждый месяц вот уже 20 лет, хотя сейчас из-за эпидемии пришлось все затормозить.

Затем стали постепенно подтягиваться другие ребята, со своими сообществами. У нас огромное количество митапов проходит в городе, самых разных: это OpenData, и PythonGroup собираются с четверговым пивом, и сообщество SRE, которые бизнес-завтракают по пятницам. У нас все нереально здорово, огромное количество информации, огромное контента генерируется и заливается на YouTube, все знакомятся, дружат. У нас в городе достаточно спокойный и размеренный ритм жизни, отличавшийся от Москвы. Людей проживает достаточно много, и все прекрасно себя чувствуют в компании друзей, собираются, митапятся. В Москве все собираются только в рамках крупных конференций – например, у Олега Бунина и у Алексея Федорова, который тоже пришел в Москву. В Петербурге у нас изначально все супер-круто. Когда постишь анонс, ребята из других городов обычно в большом восторге, и жалуются: почему у нас в городе такого нет, почему мы так круто не собираемся.

Поэтому у нас столица IT-митапов – в больших объемах, в разных форматах.

Российские IT-конференции выросли из IT-сообществ. Все между собой дружили классно, потихоньку стали собираться, и все это вышло на более профессиональный уровень. Московские IT-конференции Олега Бунина тоже очень крутые, и их огромное количество, и там есть огромный фестиваль «Российские интернет-технологии». И у Алексея Федорова на jug.ru проходит экспансия в столицу, происходят столичные события. Олег Бунин сейчас еще отлично расширяется в регионы, жители других городов теперь тоже могут посещать качественные профессиональные мероприятия, в том числе IT-митапы сообществ. Ребята это делают с большим удовольствием. Все это развивается благодаря сообществу, благодаря программистам, благодаря IT-специалистам, сисадминам, сетевикам, спасибо вам всем, ребята, что вы общаетесь, делитесь друг с другом всем самым важным.

Chaos Constructions – что это, откуда взялось, для чего делается? Это супер-крутое событие, не такое официальное, как конференция, не такое пафосное, совершенно простое. Туда приходят все желающие, возможно – даже те, кому компания не купила билет; вход бывает то бесплатным, то с символической платой. Хотелось бы всегда оставаться более открытыми, более бесплатными, более фестивальными. Когда на фестиваль приходят совершенно любые люди, которые говорят: классно, мы тоже делаем крутые штуки, у нас электромеханика, или мы взламываем замочки – это очень круто. Всегда здорово. Для участия не надо платить; просто все пришли, вместе здорово провели два дня, показали свои умения, свои способности, познакомились все. Вечером обязательно афтепати-программа. Мы на Chaos Constructions разговариваем на совершенно разные темы; то постоянно кто-то кого-то взламывает, то кто-то выискивает точки связи, доступа в закрытых городах. Такая информация, которой сложно просто взять и поделиться на какой-то профессиональной конференции по чему-либо, потому что делишься конкретными кейсами, которые могут быть чувствительными. Ну, на грани.

Порог входа к нам на фестиваль достаточно свободен. У нас нет программного комитета, который бы отбирал доклады. У нас есть сообщество, мы голосуем – хотим мы доклад или не хотим. Еще голосовали – хотим мы спонсора или не хотим. Недавно не пустили какого-то спонсора. Полная свобода и полный хаос.

Изначально это была демо-пати. Это тоже сообщество ребят, которые на всяких старых и новых платформах генерируют визуально-звуковой ряд, то есть пишут демки. Раньше это можно было увидеть в играх – были такие интро, когда все возможности видеокарт показывались. Потом это переросло в отдельную ветвь андеграундной IT-культуры. И поэтому наш андеграундный фестиваль объединил всех тех, кто не готов под запись что-то рассказывать, делать доклады, но готов просто прийти, потусоваться, отдохнуть. Фестиваль всегда проходит по выходным. В этом году его нет: в онлайне скучно, неинтересно. Рынок онлайн-эвентов сейчас перенасыщен, каждую неделю и день что-то случается, происходит.

Еще, кроме Chaos Constructions, я проводила фестиваль ITGM 14. Проводила его в компании с Виталием Левченко, за что ему огромное спасибо, и это тоже было здорово и классно. Мы собрались IT-сообществами, мы прочли доклад; было очень удобно и комфортно – для каждого сообщества было время в комфортных залах, не приходилось друг друга перебивать, как бывает обычно на ITGM. ITGM – это IT Global Meetup, там очень много сообществ – 20, 30. Обычно они собирались в одном зале, и это было очень странно: одновременно проходил доклад моего сообщества по программированию PGA, и тут же, совсем рядом – рассказ каких-то тренеров по софт скиллам про выгорание.

Почему появление тренеров по софт скиллам в хардкорной тусовке негативно влияет? Когда программа формируется, и в зале 1-2 тысячи человек, и хардкорные доклады в основном, то доклады по софт скиллам – как белые вороны. Конечно, бывает что-то интересное, что можно послушать – если сообщество само пригласит. А бывает, что на конференциях существуют платные доклады: приходит такой тренер и оплачивает себе время на сцене, является спонсором. На наших самоорганизованных сообществом слетах такого не бывает: сообщество само выбирает, кого мы хотим или не хотим слушать.

А тут нам периодически поставляют бизнес-тренеров господа, которые этим профессионально занимаются.

Это плохо, потому что внимание рассеивается от общей темы. Кроме того, когда ты за 40 минут послушал тренера и вдохновился, вдохновение быстро проходит – вместе с этими 40 минутами. А с системно возникающими проблемами надо системно бороться. Нельзя за 40 минут наглотаться каких-то тезисов из презентации и стать лучше, здоровее, веселее и бодрее. Надо отдельно выбирать время, обращаться к специалистам. Подбирать их лучше не на конференции, а по рекомендации или по рекламе в Google, как кому удобнее. Перемешивать все сразу – и эффективность, и выгорание, и все остальное – это так не работает. Надо конкретно плотно заниматься собой, определять, есть ли проблемы, обращаться к специалисту. Можно хоть сразу к психотерапевту, он сразу определит и скажет, что делать.

Также у нас тема выступления: «Как организовать IT-конференцию и не сойти с ума». Я честно скажу, что в 2019 году, когда, за 5 дней до фестиваля, генеральный спонсор отказался от участия – от нас это, конечно, не зависело – я действительно обращалась к психотерапевту. Прямо в этой классной гостиной с рыбками. Приезжала женщина, работала со мной, успокаивала – все уже случилось, чего теперь бояться.

Каждый раз, когда происходит конференция на пару тысяч человек, это бывает страшно – вдруг кто-то сломает ногу, вдруг еще что-то произойдет. Приходится брать и делать; тут уже нет времени сходить с ума. Есть четко поставленные задачи, которые решают все – организаторы, соорганизаторы, каждый – свою. Дело добровольное.
Я уже рассказывала, почему доклады о софт скиллах на этих конференциях превращаются в бесполезно потраченное время. Если мы идем техническую конференцию, делаем технический митап – значит, все техническое. Если мы хотим экспертное мнение тренеров, мы их позовем на другую конференцию.

Q: Как создать сообщество по интересам? Почему площадка – последний по важности вопрос?

Потому что площадок огромное количество. Например, в нашем сообществе DevOps 40 используется основная площадка meetups.com. Там ничего нет, совершенно.

Там можно только сделать эвент, написать комментарии и загрузить немного фотографий (потому что загрузка неудобная). И мы ею пользуемся достаточно активно. Мы всегда туда выкладываем все наши ивенты. Там такие же люди, которым действительно интересны митапы, они ждут их в виде оповещения — и приходят. Бывало, что сохраняется на митапе какое-то ядро: например, на митап приходит 200 человек, и из них ядро – только 10, остальные все новенькие. Не все время; кто-то прибивается, вливается в тусовку. Это здорово. Такие люди сами становятся классным ядром, лидерами мнений, активными пользователями, которые готовы делать доклады, делать презентации, записывать видео для сообщества. Это супер здорово. Спасибо вам, ребята, если вы активны, если вас интересно слушать – это всегда вызывает восхищение.

Как создать сообщество по интересам? Собственно, все очень просто. Это когда активный человек находит для себя интересную тему – например, самое классное сообщество, в котором я сейчас тусуюсь, это охотники за северным сиянием (мне это очень интересно, это разгружает, отвлекает от серых будней – когда ты среди ночи выезжаешь в лес, смотришь на Млечный путь, думаешь о вечном, звезды светят, здорово). Я могу рассказать на примере этого сообщества. Вот у меня такой интерес – и у меня, конечно, должны быть единомышленники, и я начинаю их искать. Я начинаю делиться своими публикациями звездного неба; какие-то друзья в соцсетях откликаются – о, здорово, я тоже хочу с тобой поехать в лес. Я говорю – классно, запрыгивай в мою уютную тачку, погнали мерзнуть в -20. И это здорово. И только так: если вам интересна конкретная тема, из которой вы хотите создавать сообщество, и вам это важно, то вы берете и открываете клёвый чат – у меня это «Церковь метрик». И появляется офигенное сообщество. Люди из разных городов приходят, начинают болтать, обсуждать свои проблемы, находить решения, смотреть вместе доклады, обмениваться статьями. Они вместе учатся и вместе развиваются. Это удобно.

В общем, если у вас есть такое желание, то вы идете и знакомитесь в людьми, потом с большим количеством людей. Может быть, про вас даже покажут репортаж по Рен-ТВ, как про «охотников на аврору». Общаясь, вы найдете активных людей. У вас появится ядро. Если вы создадите удобную платформу для общения, куда все могут подключаться – например, чат или канал, если нужно что-то срочно обсуждать. Это может быть и простая платформа meetups.com, где можно получать эвенты в ленту и регистрироваться. Площадка – абсолютно второй вопрос. Даже на meetups можно сделать сообщество: планируешь удобную дату, и все едут в лес смотреть за сиянием.

Q: Как сделать сообщество интересным?

Как и когда появляется ядро, я уже рассказала. Естественно, нужны активные люди для генерации контента. В сообществе охотников я генерировала большое количество фотографий, рассылала их везде; их периодически показывают по утренним новостям, иногда – на локальных питерских каналах, иногда – даже на федеральных. Люди смотрят, читают разные издания, интернет-издания репостят – и подключаются ко мне, подписываются на инстаграм, а потом – подключаются к нашей беседе, к нашему каналу, где мы постим красивости. И потихоньку находятся такие люди, которые начинают наиболее активно с тобой ездить в лес. Вот появился парень, Саша Спиридонов; ему говоришь – поехали в лес сегодня, а он – да, без проблем. Он готов там часами мерзнуть, он активный. Он приглашает всех своих друзей в сообщество. Вот так получается вырастить сообщество с нуля – когда мы делаем вклад в него, когда мы знакомимся и приглашаем к себе. И таким образом появляется ядро – активные участники, которые активно приходят, активно что-то делают, драйвят остальных. Недавно было круто: мы приехали ночью на маленький пляж под Приозерском – представьте, что на таком пляже гуляет десять человек, и все здороваются с тобой! Вообще нереально круто, согласитесь. И так же здорово в случае с фестивалем. Две тысячи человек за два дня посещают лекции, смотрят все, слушают музыку. И точно так же появляются молодые программисты, которые готовы писать демки. Это очень круто.

Q: почему сообщества и конференции – это не про деньги, но про власть и влияние?

Давайте вернемся к психотерапевту и спонсору. Так вышло, что в 2019 году я успокоилась, перестала наконец реветь о том, что нет денег. Я взяла кредит в «Тинькоффе». Всего не очень большая сумма, 350 тысяч, но со всеми процентные выплаты вышло около полумиллиона. На самом деле, мне очень стыдно было просить поддержки и помощи, но я месяц назад запустила кампанию по поддержке; сообщество поддержало меня, всем им нереальное спасибо, надеюсь, потихоньку все вместе погасим этот долг.

Денег, если у тебя некоммерческое мероприятие, ты не поднимешь. Не получится зарабатывать деньги на своих друзьях, которых ты пригласил. Нельзя просто взять и замонетизировать чат в телеграме, от платной рекламы все разбегутся — логично. Это очень сложно. Если нет какой-то цели полезной, а есть цель поднять бабок – лучше не делать так, ничего не выйдет. Дружба, хорошие человеческие отношения, обмен опытом – в первую очередь, а не попытки как-то заработать.

Про власть и влияние – ну, их нет, конечно. Большую часть времени на фестивале после организации приходится бегать и следить за тем, чтобы урны вовремя убирали, чтобы никто ничего не пролил на дорогой ковролин. Это не власть, тут просто следить надо всегда. За чистотой, порядком, чтобы никто не сломал ногу, за безопасность, пожарной безопасностью – все очень серьезно. Никакой власти и влияния тут нельзя получить. Несмотря на то, что я как бы владелец нескольких чатиков, меня все посылают.

Q: откуда брать деньги на конференцию и зачем ее делать?

Ну, зачем – это мы уже разобрали. Если у нас конференция IT-сообществ, то мы собираемся, чтобы делиться, узнавать новое, знакомиться. Нетворкинг. Свободная атмосфера, свободная обстановка, никаких галстуков и пиджаков. Можно спокойно валяться в толстовке или без нее и общаться. Или можно за пределами party place отойти на полянку, подышать свежим воздухом, что-то покрепче выпить – такое тоже бывает.

Деньги лучше всего брать с тех, кому интересна аудитория, если она не против. В 2019 году мы выгнали спонсора, проголосовав – уж очень они нас в 2018 достали. Собирали телефоны всех участников, звонили, все было очень навязчиво – ну, мы открыли голосование и не пустили их.
Не всякий спонсор хорош. Обычно хорошие спонсоры – это компании, в которых работают ваши активисты. В 2015-16 году я работала в компании «Метротек», за что спасибо Антону Фельдману; как раз эта компания была генеральным спонсором Chaos Constructions – до этого и после этого. Наш соорганизатор Саша Калмыков работает в «Газпромнефти», и один год нас спонсировала «Газпромнефть». А наш коллега Александр Чистяков тоже работал в какой-то компании, и эта компания тоже стала спонсором. Активисты драйвят свои компании и приводят их за ручку, такое бывает. Никаких серых схем, конечно, все предельно ясно, просто. Суммы подбираются соответствующие – 100-150 тысяч; в 2019 году генеральный спонсор дал 300.

Злополучный год, да. Но было круто же. Ковролин, удобные кресла, хорошая прекрасная площадка, большие залы, вентиляция, интернет. «Яндекс» тоже принял участие, целый музей привез из Москвы. Спонсоры – это не про деньги, это про любовь! Все в тему обязательно.

Ну, и привлекаемые спонсоры тоже. Для спонсора на тусовке должна быть целевая аудитория. Например, для Яндекса было важно видеть программистов, заинтересованных в старых «Смектрумах», «Амигах», древних телевизионных приставках – они были целевой аудиторией Яндекс-музея. Кстати, он есть и в Питере, там очень интересно. Можно ознакомиться с историей, прикоснуться к прекрасному. Открыт 7 дней в неделю, заходите.

Q: чем конференция отличается от unconference?

Конференция – это когда есть программный комитет, все на серьезных щах обсуждают: а что это у нас тут студент какой-то задумал что-то рассказывать, давайте его сейчас откоучим! Будет 25 интервью, он пришел с такой темой – а мы ее так перевернем или вообще вывернем. Это – конференция: программы, жестокий отбор. Нет проблемы отсутствия докладчика: если он не пришел, ребята просто оплатят профессионала, который придет и доложит тему.

А у нас – unconference. Мы, простые люди из зала, приходим и собираемся. Мы сами решаем, какие хотим слушать темы. Мы не собираемся под какую-то интересную программу, мы ее сами полностью делаем. Бывало, что 20-40 докладов (и мастер-классов и других форматов) идет за 2 дня, и это потрясающе. И мы можем это все пробовать, миксовать, чтобы было классно, и у нас постоянно идет обсуждение с сообществом в плотном контакте.

Если конференция – это организованное серьезное событие, для которого программу подбирают маркетологи и аналитики, то у нас – совершенный винегрет. Заходите, если мы еще соберемся ее делать.

Q: жизнеспособна ли схем съема небольшого коворкинга для проведения мелкого митапа, когда человек либо выступает бесплатно либо платит за прослушивание выступлений?

Можно снимать что угодно, коворкинги даже бывают бесплатные – например, хакспейсы. У нас есть такой, Backspace, туда помещается человек 20. Мы там проводим мастер-классы по программированию, паяем, обсуждаем хардовые темы, которые не интересны широкому кругу зрителей – не DevOps, в общем. То есть, такая тема вполне жизнеспособна. И мастер-класс можно делать, и что угодно.

Из таких площадок есть еще много корпоративного. Мы сотрудничали с Dell – у них есть своя собственная большая конференц-комната. Можно сотрудничать с Газпромнефтью – у них тоже огромные площади. Вполне можно связаться с большой компанией и организовываться у них бесплатно, и они даже сделают бонус для вас – организуют трансляцию, вопросы-ответы, все что угодно. Я считаю – это нормально. Мы кооперируемся, чтобы снять с себя головную боль: мы же на свои бабки не организуем все митапы в городе; а тут уже готовая инфраструктура, и ею можно пользоваться.

Могу рассказать, как мы организовывали стримы на DevOps. Мы запускались на Twitch, и там есть одна классная программа – OBS (Open Broadcaster Software). Через нее можно сразу брать и делать всякие заставки, менять видео с камер туда-сюда. Очень удобно, совершенно бесплатно, в Twitch можно сразу выйти, к YouTube подключиться тоже.

Q: реально ли сделать онлайн-телеконференцию на несколько сотен человек?

Реально, почему нет. Давайте подумаем. У нас есть Zoom, например, который, если корпоративный, позволяет огромное количество людей собирать. Кроме того, необязательно, чтобы все люди подключались по видео к тебе – столько твой экран не вместит. Надо заранее собирать докладчиков и по очереди подключать. Было бы желание.

Q: Онлайн – это фуфуфу, или съедобно?

Съедобно, а почему нет. Перенасыщение серьёзное, а так – если вас классная программа, спикеры в сообществе, активисты – то в онлайне тоже хорошо.

Q: планируете развивать географию Chaos Constructions, или Питер навсегда?

Я в этом году после февраля нахожусь в некоем подвешенном состоянии. Сил как-то не хватает. Надо успевать работать, сидеть на карантине, гладить котов. Я не смогла даже в Питере сделать, даже в онлайне. А так – в любом другом городе сложно делать. Все организаторы живут в Питере. Всеволод Рангуев, Саша Калмыков, Володя-оператор. Есть ли смысл делать, если уже есть демо-пати в Казани – «Кафе»; правда, там докладов нет и IT-сообществ нет, но по картинкам и видео очень много работ присылают. В Нижнем Новгороде тоже событие происходит; небольшое, локальное, но там вообще нереально круто. Ребята снимают коттедж с баней и тусуются 2 дня. Туда тоже можно поехать. Называется DiHalt Demo Party. И в других городах есть всякое. Яндекс-музей, опять же, делает конкурсы по программированию, но без современных технических докладов; попользоваться ими как площадкой тоже не вышло, хотя была идея – попросить предоставить площади и попросить саппорт для IT-сообществ. Они сказали, что не предоставляют свои площади.

Q: есть ли планы по завозу именитых заграничных IT-шников?

Это платная тема, конечно. Я звать пытаюсь всегда – и импортных IT-шников, и импортных музыкантов. Если сообщество действительно хочет – оно готово оплачивать перелет и все такое, почему нет. Просто наши докладчики Chaos Constructions-ские сами приезжают, за свой счет. И бывает такое, что кто-то говорит, например, Bobuk – о, вы же берете 1000 за вход, у вас коммерческое мероприятие. А ты взял эту тысячу, донес туда еще 200 тысяч и говоришь – ну как оно коммерческое, если некоммерческое? Но приходится же оплачивать выступления Bobukа, и поэтому нужны билеты. Обычно мы не хотим таких спикеров. Bobukа можно слушать часами, но зачем это делать за такие деньги? Можно просто на Youtube посмотреть его. Ну, а с зарубежными выступающими такая же ситуация. Мало людей, которые готовы ехать за свой счет на какую-то конференцию с докладом.

Q: в чем преимущества проведения митапов в онлайн или оффлайн? Если можно публиковать материалы в виде статей, заметок или видео на сайте сообщества с возможностью обсуждать в комментариях.

Смотрите: для того, чтобы разобраться со своей проблемой, или поделиться своей проблемой и решением с сообществом, надо контактировать с сообществом. Через видео это удобно. Или лично – мы приходим обсуждать какую-то тему, какой-то DevSecOps. Или приходим обсуждать вопросы по мониторингу – когда надо хранить огромное количество данных, и для этого есть решения. Когда возникает необходимость увидеться – собраться, встретиться, обсудить – тогда и возникают успешные митапы и сообщества. Собираемся, обсуждаем, а потом можно делать расшифровки докладов, и выложить видео. А вот когда ты стоишь, докладываешь перед публикой, когда тебе страшно, ты учишься этому, тренируешь свое мастерство болтальное; кстати, некоторые отлично натренировались так: Александра Кистякова можно с удовольствием слушать. Здорово, прикольно. Так что разговаривать надо. Надо учиться, практиковаться. Статьи тоже надо писать, и заметки, и видео на сайте сообщества.

---

Что было ранее

1. Илона Папава, Senior Software Engineer в Facebook — как попасть на стажировку, получить оффер и все о работе в компании
2. Борис Янгель, ML-инженер Яндекса — как не пополнить ряды стремных специалистов, если ты Data Scientist
3. Александр Калошин, СEO LastBackend — как запустить стартап, выйти на рынок Китая и получить 15 млн инвестиций.
4. Наталья Теплухина, Vue.js core team member, GoogleDevExpret — как пройти собеседование в GitLab, попасть в команду разработчиков Vue и стать Staff-engineer.
5. Ашот Оганесян, основатель и технический директор компании DeviceLock — кто ворует и зарабатывает на ваших персональных данных.
6. Сания Галимова, маркетолог RUVDS — как жить и работать с психиатрическим диагнозом. Часть 1. Часть 2.
7. Илья Кашлаков, руководитель фронтенд-отдела Яндекс.Денег — как стать тимлидом фронтендеров и как жить после этого.
8. Влада Рау, Senior Digital Analyst в McKinsey Digital Labs — как попасть на стажировку в Google, уйти в консалтинг и переехать в Лондон.
9. Ричард «Левелорд» Грей, создатель игр Duke Nukem 3D, SiN, Blood — про личную жизнь, любимые игры и о Москве.
10. Вячеслав Дреер, гейм-дизайнер и продюсер игр с 12-летним стажем — про игры, их жизненный цикл и монетизацию
11. Андрей, технический директор GameAcademy — как видеоигры помогают прокачивать реальные навыки и найти работу мечты.
12. Александр Высоцкий, ведущий PHP-разработчик Badoo — как создаются Highload проекты на PHP в Badoo.
13. Андрей Евсюков, заместитель CTO в Delivery Club — про найм 50 синьоров за 43 дня и о том, как оптимизировать фреймворк найма
14. Джон Ромеро, создатель игр Doom, Quake и Wolfenstein 3D — байки о том, как создавался DOOM
15. Паша Жовнер, создатель тамагочи для хакеров Flipper Zero — о своем проекте и другой деятельности
16. Татьяна Ландо, лингвист-аналитик в Google — как научить Google-ассистента человеческому поведению
17. Путь от джуна до исполнительного директора в Сбербанке. Интервью с Алексеем Левановым
18. Как Data Science продает вам рекламу? Интервью с инженером Unity
19. Как я переехал в Лондон c Revolut
20. Завтрак с легендарным геймдизайнером Американом МакГи: о новой Алисе, России и депрессии

Как организовать IT-конференцию и не сойти с ума / RUVDS.com corporate blog / Habr

Восьмого октября прошёл прямой эфир с Натальей Крапкиной (больше известная как Кейт или
ladynoname), одной из организаторов конференции Chaos Constructions.

Наташа создает курирует IT-сообщества в Петербурге: ITGM 14, митапы DevOps40, MonHouse, и работает как идейный вдохновитель программистских коммьюнити.

Делимся с вами расшифровкой и записью интервью

Меня зовут Наталья Крапкина. Я несколько лет занималась проведением IT-конференций, IT-фестиваля Chaos Constructions: изначально это была демо-пати, потом она превратилась в большую конференцию IT-сообществ. Давайте поговорим о том, почему Петербург – столица митапов и IT-конференций.

Сложилось так, что у нас всегда существовала линуксовка — SPB LUG (Linux User Group). Сложилась она 20 лет назад. Мы встречаемся каждый месяц вот уже 20 лет, хотя сейчас из-за эпидемии пришлось все затормозить.

Затем стали постепенно подтягиваться другие ребята, со своими сообществами. У нас огромное количество митапов проходит в городе, самых разных: это OpenData, и PythonGroup собираются с четверговым пивом, и сообщество SRE, которые бизнес-завтракают по пятницам. У нас все нереально здорово, огромное количество информации, огромное контента генерируется и заливается на YouTube, все знакомятся, дружат. У нас в городе достаточно спокойный и размеренный ритм жизни, отличавшийся от Москвы. Людей проживает достаточно много, и все прекрасно себя чувствуют в компании друзей, собираются, митапятся. В Москве все собираются только в рамках крупных конференций – например, у Олега Бунина и у Алексея Федорова, который тоже пришел в Москву. В Петербурге у нас изначально все супер-круто. Когда постишь анонс, ребята из других городов обычно в большом восторге, и жалуются: почему у нас в городе такого нет, почему мы так круто не собираемся. Поэтому у нас столица IT-митапов – в больших объемах, в разных форматах.

Российские IT-конференции выросли из IT-сообществ. Все между собой дружили классно, потихоньку стали собираться, и все это вышло на более профессиональный уровень. Московские IT-конференции Олега Бунина тоже очень крутые, и их огромное количество, и там есть огромный фестиваль «Российские интернет-технологии». И у Алексея Федорова на jug.ru проходит экспансия в столицу, происходят столичные события. Олег Бунин сейчас еще отлично расширяется в регионы, жители других городов теперь тоже могут посещать качественные профессиональные мероприятия, в том числе IT-митапы сообществ. Ребята это делают с большим удовольствием. Все это развивается благодаря сообществу, благодаря программистам, благодаря IT-специалистам, сисадминам, сетевикам, спасибо вам всем, ребята, что вы общаетесь, делитесь друг с другом всем самым важным.

Chaos Constructions – что это, откуда взялось, для чего делается? Это супер-крутое событие, не такое официальное, как конференция, не такое пафосное, совершенно простое. Туда приходят все желающие, возможно – даже те, кому компания не купила билет; вход бывает то бесплатным, то с символической платой. Хотелось бы всегда оставаться более открытыми, более бесплатными, более фестивальными. Когда на фестиваль приходят совершенно любые люди, которые говорят: классно, мы тоже делаем крутые штуки, у нас электромеханика, или мы взламываем замочки – это очень круто. Всегда здорово. Для участия не надо платить; просто все пришли, вместе здорово провели два дня, показали свои умения, свои способности, познакомились все. Вечером обязательно афтепати-программа. Мы на Chaos Constructions разговариваем на совершенно разные темы; то постоянно кто-то кого-то взламывает, то кто-то выискивает точки связи, доступа в закрытых городах. Такая информация, которой сложно просто взять и поделиться на какой-то профессиональной конференции по чему-либо, потому что делишься конкретными кейсами, которые могут быть чувствительными. Ну, на грани.

Порог входа к нам на фестиваль достаточно свободен. У нас нет программного комитета, который бы отбирал доклады. У нас есть сообщество, мы голосуем – хотим мы доклад или не хотим. Еще голосовали – хотим мы спонсора или не хотим. Недавно не пустили какого-то спонсора. Полная свобода и полный хаос.

Изначально это была демо-пати. Это тоже сообщество ребят, которые на всяких старых и новых платформах генерируют визуально-звуковой ряд, то есть пишут демки. Раньше это можно было увидеть в играх – были такие интро, когда все возможности видеокарт показывались. Потом это переросло в отдельную ветвь андеграундной IT-культуры. И поэтому наш андеграундный фестиваль объединил всех тех, кто не готов под запись что-то рассказывать, делать доклады, но готов просто прийти, потусоваться, отдохнуть. Фестиваль всегда проходит по выходным. В этом году его нет: в онлайне скучно, неинтересно. Рынок онлайн-эвентов сейчас перенасыщен, каждую неделю и день что-то случается, происходит.

Еще, кроме Chaos Constructions, я проводила фестиваль ITGM 14. Проводила его в компании с Виталием Левченко, за что ему огромное спасибо, и это тоже было здорово и классно. Мы собрались IT-сообществами, мы прочли доклад; было очень удобно и комфортно – для каждого сообщества было время в комфортных залах, не приходилось друг друга перебивать, как бывает обычно на ITGM. ITGM – это IT Global Meetup, там очень много сообществ – 20, 30. Обычно они собирались в одном зале, и это было очень странно: одновременно проходил доклад моего сообщества по программированию PGA, и тут же, совсем рядом – рассказ каких-то тренеров по софт скиллам про выгорание.

Почему появление тренеров по софт скиллам в хардкорной тусовке негативно влияет? Когда программа формируется, и в зале 1-2 тысячи человек, и хардкорные доклады в основном, то доклады по софт скиллам – как белые вороны. Конечно, бывает что-то интересное, что можно послушать – если сообщество само пригласит. А бывает, что на конференциях существуют платные доклады: приходит такой тренер и оплачивает себе время на сцене, является спонсором. На наших самоорганизованных сообществом слетах такого не бывает: сообщество само выбирает, кого мы хотим или не хотим слушать. А тут нам периодически поставляют бизнес-тренеров господа, которые этим профессионально занимаются.

Это плохо, потому что внимание рассеивается от общей темы. Кроме того, когда ты за 40 минут послушал тренера и вдохновился, вдохновение быстро проходит – вместе с этими 40 минутами. А с системно возникающими проблемами надо системно бороться. Нельзя за 40 минут наглотаться каких-то тезисов из презентации и стать лучше, здоровее, веселее и бодрее. Надо отдельно выбирать время, обращаться к специалистам. Подбирать их лучше не на конференции, а по рекомендации или по рекламе в Google, как кому удобнее. Перемешивать все сразу – и эффективность, и выгорание, и все остальное – это так не работает. Надо конкретно плотно заниматься собой, определять, есть ли проблемы, обращаться к специалисту. Можно хоть сразу к психотерапевту, он сразу определит и скажет, что делать.

Также у нас тема выступления: «Как организовать IT-конференцию и не сойти с ума». Я честно скажу, что в 2019 году, когда, за 5 дней до фестиваля, генеральный спонсор отказался от участия – от нас это, конечно, не зависело – я действительно обращалась к психотерапевту. Прямо в этой классной гостиной с рыбками. Приезжала женщина, работала со мной, успокаивала – все уже случилось, чего теперь бояться.

Каждый раз, когда происходит конференция на пару тысяч человек, это бывает страшно – вдруг кто-то сломает ногу, вдруг еще что-то произойдет. Приходится брать и делать; тут уже нет времени сходить с ума. Есть четко поставленные задачи, которые решают все – организаторы, соорганизаторы, каждый – свою. Дело добровольное.
Я уже рассказывала, почему доклады о софт скиллах на этих конференциях превращаются в бесполезно потраченное время. Если мы идем техническую конференцию, делаем технический митап – значит, все техническое. Если мы хотим экспертное мнение тренеров, мы их позовем на другую конференцию.

Q: Как создать сообщество по интересам? Почему площадка – последний по важности вопрос?

Потому что площадок огромное количество. Например, в нашем сообществе DevOps 40 используется основная площадка meetups.com. Там ничего нет, совершенно. Там можно только сделать эвент, написать комментарии и загрузить немного фотографий (потому что загрузка неудобная). И мы ею пользуемся достаточно активно. Мы всегда туда выкладываем все наши ивенты. Там такие же люди, которым действительно интересны митапы, они ждут их в виде оповещения — и приходят. Бывало, что сохраняется на митапе какое-то ядро: например, на митап приходит 200 человек, и из них ядро – только 10, остальные все новенькие. Не все время; кто-то прибивается, вливается в тусовку. Это здорово. Такие люди сами становятся классным ядром, лидерами мнений, активными пользователями, которые готовы делать доклады, делать презентации, записывать видео для сообщества. Это супер здорово. Спасибо вам, ребята, если вы активны, если вас интересно слушать – это всегда вызывает восхищение.

Как создать сообщество по интересам? Собственно, все очень просто. Это когда активный человек находит для себя интересную тему – например, самое классное сообщество, в котором я сейчас тусуюсь, это охотники за северным сиянием (мне это очень интересно, это разгружает, отвлекает от серых будней – когда ты среди ночи выезжаешь в лес, смотришь на Млечный путь, думаешь о вечном, звезды светят, здорово). Я могу рассказать на примере этого сообщества. Вот у меня такой интерес – и у меня, конечно, должны быть единомышленники, и я начинаю их искать. Я начинаю делиться своими публикациями звездного неба; какие-то друзья в соцсетях откликаются – о, здорово, я тоже хочу с тобой поехать в лес. Я говорю – классно, запрыгивай в мою уютную тачку, погнали мерзнуть в -20. И это здорово. И только так: если вам интересна конкретная тема, из которой вы хотите создавать сообщество, и вам это важно, то вы берете и открываете клёвый чат – у меня это «Церковь метрик». И появляется офигенное сообщество. Люди из разных городов приходят, начинают болтать, обсуждать свои проблемы, находить решения, смотреть вместе доклады, обмениваться статьями. Они вместе учатся и вместе развиваются. Это удобно.

В общем, если у вас есть такое желание, то вы идете и знакомитесь в людьми, потом с большим количеством людей. Может быть, про вас даже покажут репортаж по Рен-ТВ, как про «охотников на аврору». Общаясь, вы найдете активных людей. У вас появится ядро. Если вы создадите удобную платформу для общения, куда все могут подключаться – например, чат или канал, если нужно что-то срочно обсуждать. Это может быть и простая платформа meetups.com, где можно получать эвенты в ленту и регистрироваться. Площадка – абсолютно второй вопрос. Даже на meetups можно сделать сообщество: планируешь удобную дату, и все едут в лес смотреть за сиянием.

Q: Как сделать сообщество интересным?

Как и когда появляется ядро, я уже рассказала. Естественно, нужны активные люди для генерации контента. В сообществе охотников я генерировала большое количество фотографий, рассылала их везде; их периодически показывают по утренним новостям, иногда – на локальных питерских каналах, иногда – даже на федеральных. Люди смотрят, читают разные издания, интернет-издания репостят – и подключаются ко мне, подписываются на инстаграм, а потом – подключаются к нашей беседе, к нашему каналу, где мы постим красивости. И потихоньку находятся такие люди, которые начинают наиболее активно с тобой ездить в лес. Вот появился парень, Саша Спиридонов; ему говоришь – поехали в лес сегодня, а он – да, без проблем. Он готов там часами мерзнуть, он активный. Он приглашает всех своих друзей в сообщество. Вот так получается вырастить сообщество с нуля – когда мы делаем вклад в него, когда мы знакомимся и приглашаем к себе. И таким образом появляется ядро – активные участники, которые активно приходят, активно что-то делают, драйвят остальных. Недавно было круто: мы приехали ночью на маленький пляж под Приозерском – представьте, что на таком пляже гуляет десять человек, и все здороваются с тобой! Вообще нереально круто, согласитесь. И так же здорово в случае с фестивалем. Две тысячи человек за два дня посещают лекции, смотрят все, слушают музыку. И точно так же появляются молодые программисты, которые готовы писать демки. Это очень круто.

Q: почему сообщества и конференции – это не про деньги, но про власть и влияние?

Давайте вернемся к психотерапевту и спонсору. Так вышло, что в 2019 году я успокоилась, перестала наконец реветь о том, что нет денег. Я взяла кредит в «Тинькоффе». Всего не очень большая сумма, 350 тысяч, но со всеми процентные выплаты вышло около полумиллиона. На самом деле, мне очень стыдно было просить поддержки и помощи, но я месяц назад запустила кампанию по поддержке; сообщество поддержало меня, всем им нереальное спасибо, надеюсь, потихоньку все вместе погасим этот долг.

Денег, если у тебя некоммерческое мероприятие, ты не поднимешь. Не получится зарабатывать деньги на своих друзьях, которых ты пригласил. Нельзя просто взять и замонетизировать чат в телеграме, от платной рекламы все разбегутся — логично. Это очень сложно. Если нет какой-то цели полезной, а есть цель поднять бабок – лучше не делать так, ничего не выйдет. Дружба, хорошие человеческие отношения, обмен опытом – в первую очередь, а не попытки как-то заработать.

Про власть и влияние – ну, их нет, конечно. Большую часть времени на фестивале после организации приходится бегать и следить за тем, чтобы урны вовремя убирали, чтобы никто ничего не пролил на дорогой ковролин. Это не власть, тут просто следить надо всегда. За чистотой, порядком, чтобы никто не сломал ногу, за безопасность, пожарной безопасностью – все очень серьезно. Никакой власти и влияния тут нельзя получить. Несмотря на то, что я как бы владелец нескольких чатиков, меня все посылают.

Q: откуда брать деньги на конференцию и зачем ее делать?

Ну, зачем – это мы уже разобрали. Если у нас конференция IT-сообществ, то мы собираемся, чтобы делиться, узнавать новое, знакомиться. Нетворкинг. Свободная атмосфера, свободная обстановка, никаких галстуков и пиджаков. Можно спокойно валяться в толстовке или без нее и общаться. Или можно за пределами party place отойти на полянку, подышать свежим воздухом, что-то покрепче выпить – такое тоже бывает.

Деньги лучше всего брать с тех, кому интересна аудитория, если она не против. В 2019 году мы выгнали спонсора, проголосовав – уж очень они нас в 2018 достали. Собирали телефоны всех участников, звонили, все было очень навязчиво – ну, мы открыли голосование и не пустили их.
Не всякий спонсор хорош. Обычно хорошие спонсоры – это компании, в которых работают ваши активисты. В 2015-16 году я работала в компании «Метротек», за что спасибо Антону Фельдману; как раз эта компания была генеральным спонсором Chaos Constructions – до этого и после этого. Наш соорганизатор Саша Калмыков работает в «Газпромнефти», и один год нас спонсировала «Газпромнефть». А наш коллега Александр Чистяков тоже работал в какой-то компании, и эта компания тоже стала спонсором. Активисты драйвят свои компании и приводят их за ручку, такое бывает. Никаких серых схем, конечно, все предельно ясно, просто. Суммы подбираются соответствующие – 100-150 тысяч; в 2019 году генеральный спонсор дал 300.

Злополучный год, да. Но было круто же. Ковролин, удобные кресла, хорошая прекрасная площадка, большие залы, вентиляция, интернет. «Яндекс» тоже принял участие, целый музей привез из Москвы. Спонсоры – это не про деньги, это про любовь! Все в тему обязательно.

Ну, и привлекаемые спонсоры тоже. Для спонсора на тусовке должна быть целевая аудитория. Например, для Яндекса было важно видеть программистов, заинтересованных в старых «Смектрумах», «Амигах», древних телевизионных приставках – они были целевой аудиторией Яндекс-музея. Кстати, он есть и в Питере, там очень интересно. Можно ознакомиться с историей, прикоснуться к прекрасному. Открыт 7 дней в неделю, заходите.

Q: чем конференция отличается от unconference?

Конференция – это когда есть программный комитет, все на серьезных щах обсуждают: а что это у нас тут студент какой-то задумал что-то рассказывать, давайте его сейчас откоучим! Будет 25 интервью, он пришел с такой темой – а мы ее так перевернем или вообще вывернем. Это – конференция: программы, жестокий отбор. Нет проблемы отсутствия докладчика: если он не пришел, ребята просто оплатят профессионала, который придет и доложит тему.

А у нас – unconference. Мы, простые люди из зала, приходим и собираемся. Мы сами решаем, какие хотим слушать темы. Мы не собираемся под какую-то интересную программу, мы ее сами полностью делаем. Бывало, что 20-40 докладов (и мастер-классов и других форматов) идет за 2 дня, и это потрясающе. И мы можем это все пробовать, миксовать, чтобы было классно, и у нас постоянно идет обсуждение с сообществом в плотном контакте.

Если конференция – это организованное серьезное событие, для которого программу подбирают маркетологи и аналитики, то у нас – совершенный винегрет. Заходите, если мы еще соберемся ее делать.

Q: жизнеспособна ли схем съема небольшого коворкинга для проведения мелкого митапа, когда человек либо выступает бесплатно либо платит за прослушивание выступлений?

Можно снимать что угодно, коворкинги даже бывают бесплатные – например, хакспейсы. У нас есть такой, Backspace, туда помещается человек 20. Мы там проводим мастер-классы по программированию, паяем, обсуждаем хардовые темы, которые не интересны широкому кругу зрителей – не DevOps, в общем. То есть, такая тема вполне жизнеспособна. И мастер-класс можно делать, и что угодно.

Из таких площадок есть еще много корпоративного. Мы сотрудничали с Dell – у них есть своя собственная большая конференц-комната. Можно сотрудничать с Газпромнефтью – у них тоже огромные площади. Вполне можно связаться с большой компанией и организовываться у них бесплатно, и они даже сделают бонус для вас – организуют трансляцию, вопросы-ответы, все что угодно. Я считаю – это нормально. Мы кооперируемся, чтобы снять с себя головную боль: мы же на свои бабки не организуем все митапы в городе; а тут уже готовая инфраструктура, и ею можно пользоваться.

Могу рассказать, как мы организовывали стримы на DevOps. Мы запускались на Twitch, и там есть одна классная программа – OBS (Open Broadcaster Software). Через нее можно сразу брать и делать всякие заставки, менять видео с камер туда-сюда. Очень удобно, совершенно бесплатно, в Twitch можно сразу выйти, к YouTube подключиться тоже.

Q: реально ли сделать онлайн-телеконференцию на несколько сотен человек?

Реально, почему нет. Давайте подумаем. У нас есть Zoom, например, который, если корпоративный, позволяет огромное количество людей собирать. Кроме того, необязательно, чтобы все люди подключались по видео к тебе – столько твой экран не вместит. Надо заранее собирать докладчиков и по очереди подключать. Было бы желание.

Q: Онлайн – это фуфуфу, или съедобно?

Съедобно, а почему нет. Перенасыщение серьёзное, а так – если вас классная программа, спикеры в сообществе, активисты – то в онлайне тоже хорошо.

Q: планируете развивать географию Chaos Constructions, или Питер навсегда?

Я в этом году после февраля нахожусь в некоем подвешенном состоянии. Сил как-то не хватает. Надо успевать работать, сидеть на карантине, гладить котов. Я не смогла даже в Питере сделать, даже в онлайне. А так – в любом другом городе сложно делать. Все организаторы живут в Питере. Всеволод Рангуев, Саша Калмыков, Володя-оператор. Есть ли смысл делать, если уже есть демо-пати в Казани – «Кафе»; правда, там докладов нет и IT-сообществ нет, но по картинкам и видео очень много работ присылают. В Нижнем Новгороде тоже событие происходит; небольшое, локальное, но там вообще нереально круто. Ребята снимают коттедж с баней и тусуются 2 дня. Туда тоже можно поехать. Называется DiHalt Demo Party. И в других городах есть всякое. Яндекс-музей, опять же, делает конкурсы по программированию, но без современных технических докладов; попользоваться ими как площадкой тоже не вышло, хотя была идея – попросить предоставить площади и попросить саппорт для IT-сообществ. Они сказали, что не предоставляют свои площади.

Q: есть ли планы по завозу именитых заграничных IT-шников?

Это платная тема, конечно. Я звать пытаюсь всегда – и импортных IT-шников, и импортных музыкантов. Если сообщество действительно хочет – оно готово оплачивать перелет и все такое, почему нет. Просто наши докладчики Chaos Constructions-ские сами приезжают, за свой счет. И бывает такое, что кто-то говорит, например, Bobuk – о, вы же берете 1000 за вход, у вас коммерческое мероприятие. А ты взял эту тысячу, донес туда еще 200 тысяч и говоришь – ну как оно коммерческое, если некоммерческое? Но приходится же оплачивать выступления Bobukа, и поэтому нужны билеты. Обычно мы не хотим таких спикеров. Bobukа можно слушать часами, но зачем это делать за такие деньги? Можно просто на Youtube посмотреть его. Ну, а с зарубежными выступающими такая же ситуация. Мало людей, которые готовы ехать за свой счет на какую-то конференцию с докладом.

Q: в чем преимущества проведения митапов в онлайн или оффлайн? Если можно публиковать материалы в виде статей, заметок или видео на сайте сообщества с возможностью обсуждать в комментариях.

Смотрите: для того, чтобы разобраться со своей проблемой, или поделиться своей проблемой и решением с сообществом, надо контактировать с сообществом. Через видео это удобно. Или лично – мы приходим обсуждать какую-то тему, какой-то DevSecOps. Или приходим обсуждать вопросы по мониторингу – когда надо хранить огромное количество данных, и для этого есть решения. Когда возникает необходимость увидеться – собраться, встретиться, обсудить – тогда и возникают успешные митапы и сообщества. Собираемся, обсуждаем, а потом можно делать расшифровки докладов, и выложить видео. А вот когда ты стоишь, докладываешь перед публикой, когда тебе страшно, ты учишься этому, тренируешь свое мастерство болтальное; кстати, некоторые отлично натренировались так: Александра Кистякова можно с удовольствием слушать. Здорово, прикольно. Так что разговаривать надо. Надо учиться, практиковаться. Статьи тоже надо писать, и заметки, и видео на сайте сообщества.

---

Что было ранее

1. Илона Папава, Senior Software Engineer в Facebook — как попасть на стажировку, получить оффер и все о работе в компании
2. Борис Янгель, ML-инженер Яндекса — как не пополнить ряды стремных специалистов, если ты Data Scientist
3. Александр Калошин, СEO LastBackend — как запустить стартап, выйти на рынок Китая и получить 15 млн инвестиций.
4. Наталья Теплухина, Vue.js core team member, GoogleDevExpret — как пройти собеседование в GitLab, попасть в команду разработчиков Vue и стать Staff-engineer.
5. Ашот Оганесян, основатель и технический директор компании DeviceLock — кто ворует и зарабатывает на ваших персональных данных.
6. Сания Галимова, маркетолог RUVDS — как жить и работать с психиатрическим диагнозом. Часть 1. Часть 2.
7. Илья Кашлаков, руководитель фронтенд-отдела Яндекс.Денег — как стать тимлидом фронтендеров и как жить после этого.
8. Влада Рау, Senior Digital Analyst в McKinsey Digital Labs — как попасть на стажировку в Google, уйти в консалтинг и переехать в Лондон.
9. Ричард «Левелорд» Грей, создатель игр Duke Nukem 3D, SiN, Blood — про личную жизнь, любимые игры и о Москве.
10. Вячеслав Дреер, гейм-дизайнер и продюсер игр с 12-летним стажем — про игры, их жизненный цикл и монетизацию
11. Андрей, технический директор GameAcademy — как видеоигры помогают прокачивать реальные навыки и найти работу мечты.
12. Александр Высоцкий, ведущий PHP-разработчик Badoo — как создаются Highload проекты на PHP в Badoo.
13. Андрей Евсюков, заместитель CTO в Delivery Club — про найм 50 синьоров за 43 дня и о том, как оптимизировать фреймворк найма
14. Джон Ромеро, создатель игр Doom, Quake и Wolfenstein 3D — байки о том, как создавался DOOM
15. Паша Жовнер, создатель тамагочи для хакеров Flipper Zero — о своем проекте и другой деятельности
16. Татьяна Ландо, лингвист-аналитик в Google — как научить Google-ассистента человеческому поведению
17. Путь от джуна до исполнительного директора в Сбербанке. Интервью с Алексеем Левановым
18. Как Data Science продает вам рекламу? Интервью с инженером Unity
19. Как я переехал в Лондон c Revolut
20. Завтрак с легендарным геймдизайнером Американом МакГи: о новой Алисе, России и депрессии

Как сделать сильную и вовлекающую онлайн-конференцию в IT (и где угодно)

По-честному, эту статью надо было написать два месяца назад. Техническую сторону организации онлайн-конференций мы уже тогда представляли себе неплохо, но кое-что нас останавливало: не нравилось, какими получаются конференции у всех вокруг, но не было ясности, почему. Мы наблюдали, анализировали, готовили свои мероприятия, спрашивали коллег и сравнивали их фидбек со своим ощущением. В результате поняли, что было не так — и готовы рассказать вам.

В большинстве случаев всё качественно организовано и почти нет технических накладок, но по итогу участники совершенно не получают кайфа. По сравнению с временными затратами, пользы оказывается очень мало — ты весь день сидишь у ноутбука и внимаешь, а потом выясняется, что всю полезную информацию можно было бы рассказать за 30 минут. Выходит долго, утомительно и бессмысленно. Несмотря на это, мы продолжали верить, что онлайн-мероприятия могут и должны быть вдохновляющими и способны стать полноценной альтернативой офлайну, а не грустной заменой на время карантина.

Большинство мероприятий просто стараются перенести привычный формат офлайн-события в другой канал коммуникации (онлайн), не учитывая полную смену роли участника и существенное сокращение его возможностей. В онлайне все мы становимся интернет-зрителями — с нашим клиповым мышлением, привычкой к коротким форматам, возможностью ускорить и переключить любое видео или посмотреть его по частям (как часто бывает с любимыми длинными ютуб-интервью).

Было бы слишком громко заявлять, что мы пересобрали формат деловых мероприятий (хотя в контекстной рекламе или презентации, возможно, именно так и напишем), но, проанализировав свой и чужой пользовательский опыт, сделав выводы из некоторого коли

пошаговая настройка видеоконференции — Сервисы на vc. ru

Вы уже в Zoom? Вам удобно и легко? На случай, если вдруг нет (а интерфейс там не самый прозрачный), мы собрали большой гайд, советы, лайфхаки и просто пошаговые действия для создания и ведения конференций. Посмотрите, может быть, вы упускаете что-то или делаете сложно то, что делать просто.

Обучение, тренинги, вебинары, совещания, конференции — все это успешно проводится в онлайн–режиме. Как обеспечить качественную видеосвязь со своими клиентами, слушателями или коллегами? Как запланировать видеоконференцию на несколько десятков участников и дистанционно управлять процессом? Все это возможно с Zoom.

Мы расскажем, как работать с этим сервисом — пройдем весь путь от установки программы до проведения вашей первой видеоконференции. Также поделимся полезными фишками и секретами.

Что такое Zoom и зачем он нужен

Zoom — это сервис беспроводного взаимодействия для организации видеоконференций, вебинаров, групповых чатов. Платформа позволяет общаться посредством видео- и/или аудиосвязи. Устанавливается на компьютер, планшет или смартфон.

Zoom используется в финансовых организациях, IT-компаниях, органах здравоохранения, образовательных учреждениях — везде, где нужна связь с удаленными сотрудниками, клиентами, слушателями.

Возможности Zoom

• Видео- и/или аудиосвязь. Реализуется посредством конференций или вебинаров.
• Общий доступ к экрану. Поддержка общего доступа к рабочему столу для удаленной работы исполнителей над совместными проектами.
• Коллективные чаты в группах. Обмен текстом, аудио и изображениями, сохранение данных на протяжении 10 лет.
• Комнаты для совместной работы. Zoom Rooms — программное обеспечение для конференц–зала, обеспечивающее более высокое качество связи.
• Рассылка приглашений по почте или по телефонным номерам.
• Интеграция с ОС (Windows, Mac, IOS, Android, Linux, Blackberry) и конференц-системой H.323/SIP.

Конференции и вебинары в Zoom: какие бывают и чем отличаются

С помощью Zoom можно проводить конференции и вебинары.

Конференции

Это совместные интерактивные мероприятия, в которых все участники могут просматривать экран, включать свою камеру/звук, а также просматривать список участников.

Конференции в Zoom бывают двух типов:

• Мгновенные. Подходят, когда нужно провести совещание на работе, обговорить проект с исполнителями или решить другие неотложные дела. Организатор входит в режим конференции, рассылает приглашения участникам, и они по ссылке получают доступ к мероприятию.
• Запланированные. Подходят для проведения онлайн–уроков, мастер-классов, конференций. В этом случае организатор назначает дату и время конференции, указывает тему, проводит предварительные настройки видео и аудио, рассылает приглашения участникам по почте или в Zoom.

Вебинары (веб-семинары)

Это мероприятия, на которых выступает один или несколько докладчиков. На вебинарах участники могут только смотреть и слушать, а общение и обмен информацией происходит в чате.

Отличия вебинаров от конференций:

Особенности организации конференции – этапы подготовки

Конференция позволяет собрать людей, являющимися представителями определенной группы или сообщества, для обсуждения интересующих тем, а также для обмена опытом.

Работой по организации конференции обычно занимается выделенный для этого человек или агентство, в его задачи входит профессиональная организация конференции, которая должна соответствовать необходимым требованиям и целям планируемой конференции.

Формат такого мероприятия, как конференция, не является чем-то новым в нынешнем современном мире, подобные мероприятия проводились задолго до нашей эры. Раньше, участие в подобных мероприятиях могли принять только городская знать, философы и ученые. Сейчас же любой желающий может принять участие в конференции как зритель, а также как докладчик.

Подготовка к проведению конференции

После того, как тема конференции определена и целевая аудитория известна, нужно подходить к процессу подготовки мероприятия. Данный процесс может занимать от нескольких месяцев до одного года, в зависимости от масштабности мероприятия и от сложности темы. Например, если планируется организовать научную конференцию, то нужно понимать, что докладчикам необходимо будет подготовить обширный научный материал, а возможно даже провести какие-то научные исследования, о результатах проведения которых они будут сообщать на конференции.

Профессиональная организация конференции требует от организатора опыта и отличного знания отрасли организации такого формата мероприятий, так как любая ошибка может испортить событие, а это многого стоит. Ведь на таких событиях собирается много участников и разочаровывать такое количество людей лучше не стоит, так как очень быстро репутация может быть подорванной как организатора события, так и докладчиков.

Так как же профессионально организовать конференцию?

Рассмотрим этапы организации конференции

Разработка программы конференции

В разработку программы конференции входит детальная проработка программы каждого дня конференции, а также подбор состава участников. В соответствии с темой конференции определяется состав докладчиков, определение пути налаживания коммуникации с каждым из участников и сообщение им об условиях участия в конференции. Учитывайте, что подготовка к конференции для докладчика – это затраты времени, поэтому нужно заранее продумать, какую выгоду получит докладчик от выступления на конференции. Выгода может быть, как материальной, так и другого вида. Если ваша конференция некоммерческого формата, то в таком случае нужно обеспечить максимальную информационную поддержку каждого докладчика во время подготовки к конференции, а также после проведения конференции.

Детальная проработка программы каждого дня конференции включает в себя:

• проработка расписания дней конференции – что происходит в каждый определенный период времени;

• определение времени для выступления каждого докладчика и подготовка брошюры для каждого участника конференции;

• обязательное включение перерывов на отдых, общение между участниками и перекусы. Если конференция длится в течение всего дня, то нужно позаботиться о том, чтобы обеспечить питание всех участников на конференции: кофе-брейки, обед.

Разработка плана продвижения конференции

Разработкой плана продвижения конференции должен заниматься маркетолог, в задачи которого входит информирование целевой аудитории о планируемой конференции. Если конференция масштабная, то стоит заручиться поддержкой средств массовой информации, тут можно подключить PR-менеджера со связями в СМИ.

Маркетологу необходимо продумать стратегию продвижения мероприятия таким образом, чтобы привлечь как можно больше людей целевой группы.

В продвижение конференции можно подключать как стандартные способы маркетинга – инструменты офлайн-маркетинга, так и инструменты интернет-маркетинга. При использовании инструментов интернет-маркетинга, можно гораздо точнее таргетироваться на целевую аудиторию, что может значительно сэкономить затраты на рекламу.

Если участие в конференции платное, то можно заранее продавать билеты для участия. Например, можно объявить о скидке при полной оплате участия в конференции до какой-то определенной даты. Скидками можно управлять таким образом, что чем ближе к дате мероприятия, тем скидка становиться меньше – это поможет продать большую долю билетов еще задолго до дня конференции.

Техническая организация

Техническая организация конференции является чуть ли не самой решающей точкой, так как без профессиональной технической обеспеченности мероприятия успех маловероятен.

Что же входит в неё:

• подбор площадки для проведения конференции. Здесь нужно руководствоваться планируемым количеством участников, так как это очень и очень важно. Каждому участнику на конференции должно быть удобно и комфортно сидеть, смотреть и слушать. Поэтому стоит тщательно рассчитать свои возможности;

• обеспечение питания на конференции. При планировании расписания каждого дня конференции стоит уделить повышенное внимание к перерывам на питание – кофе-брейки, обед или даже ужин. Для этого, стоит выделить специальное помещение, в котором будут заранее подготовлены столы с едой, а также представлены официанты для подачи напитков. Для организации обеда, конечно же, в здании должна быть предусмотрена столовая или кафе, где будет организовано горячее питание. Для того, чтобы каждый участник мог попасть в столовую, нужно подготовить именные талоны на питание, которые выдаются при регистрации на конференцию;

• техническое оборудование для конференции. В этом случае, стоит обратиться в специализированную компанию, которая занимается арендой оборудования для деловых мероприятий.

Какое оборудование необходимо:

— звуковое оборудование;

— световое оборудование;

— светодиодные экраны или проекторы.

В компании Rentforall вы можете заказать арендное решение для организации конференции в Москве, позволяющее обеспечить профессиональный звук и свет на мероприятии.

• раздаточный материал. Он может включать в себя брошюры с программой конференции, наглядные пособия, блокнот для записи с ручкой, папка, а также можно вложить рекламные материалы спонсоров конференции. Все раздаточные материалы должны быть хорошего качества и выполнены в едином фирменном стиле конференции.

Организация информационной поддержки после проведения конференции

В задачи организатора входит не только сама организации конференции, но и также план действий после проведения дня конференции.

Необходимо обеспечить информационную поддержку средств массовой информации с тем, чтобы было как можно больше публикаций о конференции.

Как организовать конференцию в онлайне. Пошаговый план

Шаг 1. Разработать стратегию

Начните с общего планирования. Вам нужно прописать чёткую концепцию мероприятия, лучше в отдельном документе.

Для кого проводится встреча. Кто ваша основная целевая аудитория? Вы должны буквально нарисовать несколько портретов типичных слушателей конференции. Отвечайте на вопросы:

• Профессии слушателей. Чем они занимаются? Какие должности занимают? Это будет интересно исполнителям, управленцам, бизнесменам? Например, в стратегии о том, как создать конференцию по созданию лендингов, в ЦА будут маркетологи, директора по маркетингу и собственники небольших бизнесов.
• Подумайте, что больше всего волнует представителей ЦА. Какие «боли» у них есть? Продолжая пример — для бизнесменов будет интересен поиск хороших подрядчиков, для управленцев — отслеживание KPI, для исполнителей — инструменты автоматизации.
• Где представители ЦА общаются на тему конференции. Найдите форумы, профильные группы в соцсетях, чаты в Telegram. Старайтесь охватить как можно больше каналов.

Когда у вас будут ответы на эти вопросы, вы сможете чётко сформулировать идею мероприятия и заняться раскруткой.

Больше о том, как формировать темы для онлайн-школ, мастер-классов и конференций читайте в интервью с директором по развитию ACCEL Алексеем Стрельцовым.

Шаг 2. Найти спикеров

Подготовьте приблизительный список людей, которые интересны целевой аудитории. Старайтесь найти не только известных людей, уже практикующих онлайн-выступления, но и лидеров мнений в нише. Это могут быть администраторы активных форумов, представители компаний, публикующиеся в профильных СМИ, владельцы крупных пабликов и групп во ВКонтакте и Facebook.

Составьте письмо, в котором не просто приглашаете людей выступить. Предлагайте тему их доклада, объясните, какие проблемы аудитории хотите решить их презентацией.

Дайте пользу и спикеру — поясните, сколько людей планируете привлекать на конференцию, какой планируется охват. Если ваш формат разрешает спикерам продавать свои продукты, скажите об этом в письме.

Так выглядит список спикеров на антиконференцию на Бали от ACCEL

Шаг 3. Подготовить программу

Основной позицией в программе конференции должен стать эксперт вашей онлайн-школы. Если планируется встреча на несколько дней, постарайтесь сделать его доклады ежедневными.

Громких спикеров ставьте в середину или конец встречи. Укажите, что сроки могут сдвигаться, поэтому зрителям лучше присутствовать на всех докладах.

Посмотрите короткий обзор нашей Антиконференции Бали — 2019.

Не забудьте упомянуть, что на встрече будет обратная связь от экспертов. Для тех, кто будет участвовать во всей конференции, подготовьте бонус — это может быть электронная книга, консультация, другие полезные материалы.

Если планируете продавать записи с конференции, скажите об этом в конце программы — чтобы те, кто не успевает побывать на самой встрече, могли планировать покупку.

Ваша программа должна быть конкретной и понятной любому новичку

Шаг 4. Найти партнёров

Чтобы организовать успешную онлайн-конференцию, хорошей программы и позиционирования недостаточно. Нужны партнеры из вашей нише.

Поступите с ними по аналогичной спикерам системе — составьте полный список компанией и брендов, которым вы можете предложить сотрудничество. Составьте коммерческое предложение, в котором укажите охват мероприятия, планируемые рекламные каналы, список спикеров, которые уже согласились участвовать и тех, кого вы пригласили.

Предлагайте компания конкретику, отправляйте персонализированные письма. Плохо — письмо в формате «давайте вы дадите нам что-нибудь для конференции». Хорошо – «Иван Иванович, у нас на конференции такой-то будет много потенциальных клиентов вашей компании. Мы предлагаем вам познакомить нашу аудиторию с вашим продуктом. Давайте бартер — с вас три безлимитных доступа к вашему сервису для розыгрыша, с нас организация конкурса плюс большой баннер на главной странице конференции»

Шаг 5. Подготовить техническую платформу

Вам нужно заранее определиться, на какой платформе будет проходить конференция. В отличие от обычного вебинара, придётся переключать основной канал на спикеров, поэтому ищите платформу с такими возможностями.

Если на конференции планируется участие хотя бы 30-100 человек, используйте платные сервисы — так будет больше надежности, нет риска, что аккаунт перестанет отвечать в самый нужный момент.

Мы работаем на GetCourse — кроме прямых трансляций и записи вебинаров, там интегрирована система аналитики. Есть демо-доступ — изучите возможности этой платформы или найдите подходящий аналог.

Так выглядит интерфейс передачи слова другому спикеру в GetCourse – всё просто и интуитивно

Шаг 6. Сделать рекламные материалы

Продвигайте онлайн-конференцию по всем каналам, где можно коснуться представителей вашей целевой аудитории:

• Сделайте анонс в блоге;
• Подготовьте рассылку для ваших подписчиков — достаточно 3-4 писем с анонсом, рассказом о программе, подробной информацией о спикерах и партнерах. Если есть такая возможность, поделитесь заранее полезными материалами — так целевая аудитория получит подтверждение полезности конференции;
• Создайте видеоролик с приглашением, разместите его на Youtube;
• Сделайте встречу-мероприятия в соцсетях, напишите несколько постов с анонсами и приглашениями;
• Соберите лендинг. Подойдёт и бесплатный конструктор, например, Tilda.

Если решили работать с платформой для проведения конференций, загружайте рекламные материалы туда — автоматически подключится аналитика, будет проще вычислять цену подписчика и слушателя конференции.

Тренд на онлайн-конференции набирает обороты – на встречу собираются десятки тысяч людей одновременно

Шаг 7. Запустить продвижение

Конференция практически готова. Теперь вам нужно найти самое важное — слушателей. Лучше, если вы берёте пусть символическую, но плату за участие. Люди не воспринимают всерьёз большие мероприятия, которые проводятся бесплатно.

Попробуйте привычную для онлайн-школы схему монетизации — основные материалы продаются, но есть «демо-доступ». Сделайте бесплатный вебинар на тему конференции за неделю до старта встречи. Покажите пользу вашего эксперта, объясните, какая трансформация ждёт участников полного мероприятия.

Основная стратегия продвижения — контекстная и таргетированная реклама, почтовая рассылка и анонсы у лидеров мнений. Почитайте подробную инструкцию о том, как продвигать бесплатный мастер-класс.

Шаг 8. Провести конференцию

Перед конференцией напомните о мероприятии всем участникам почтовой рассылкой. Сделайте анонсы за день до встречи во всех соцсетях. Попросите спикеров и партнеров продублировать вашу запись на всех площадках.

Во время конференции ведите прямой эфир в соцсетях — рассказывайте интересные тезисы, пишите цитаты участников, размещайте полезные материалы. Люди должны понять, что пропускают нечто важное и интересное.

Бонус: Что делать после конференции

Когда встреча закончилась, ваша работа продолжается. Соберите все записи вебинаров, часть из них используйте как рекламные материалы для вашей онлайн-школы.

Сделайте записи во всех каналах с предложением приобрести вебинары. Не забудьте написать к каждому выступлению подводку — краткий рассказ о том, что важного сказал спикер.

Соберите обратную связь. Создайте анкету в Google Forms, попросите участников оценить общую организацию конференции и отдельно каждого спикера. Взамен пообещайте небольшую скидку на следующую встречу.

Если хотите стать продюсером мероприятий, получить систематические знания в продвижении и поддержку большого сообщества профессионалов, приходите на бесплатный вебинар в ACCEL. Мы обожаем помогать запускать прибыльные онлайн-школы — за таким образованием будущее.

Дмитрий Кузьмин

Автор

Как организовать конференцию

Организация конференций

В 1982 году мы с мужем начали работать в Findhorn Foundation, некоммерческом образовательном центре в Шотландии, основанном в начале 1970-х годов. В те годы, когда я там работал, в 1980-х и 1990-х годах, в организации работало более 100 сотрудников, и она обслуживала несколько тысяч посетителей в год. Как правило, в период с мая по сентябрь центр был полностью забронирован 150-200 посетителями, большинство из которых оставались на одну или две недели.

В 1970-х и 1980-х годах Фонд Финдхорна завоевал репутацию в Великобритании и за ее пределами как место инновационного мышления и экспериментальной деятельности в области экологии, альтернативной экономики, органического земледелия, новых научных открытий, социальных изменений и духовно ориентированных исследований. К 1990-м годам ежегодно приезжали несколько тысяч человек из Европы, США, Канады, Австралии, Японии и многих других стран.

Мне нравилось не только работать руководителем семинара, но и быть частью команд, которые организовывали конференции.Здесь я расскажу, как мы организовали и провели эти мероприятия. Я говорю в прошедшем времени, потому что я там больше не работаю; однако Фонд Финдхорна и сегодня продолжает организовывать исключительные собрания. Прочтите эту статью и почувствуйте острые ощущения, которые мы испытали, когда руководили этими мероприятиями. Возможно, вы захотите использовать эти идеи в своей деятельности. Наслаждайтесь выборкой:

• Общие навыки, задействованные в организации конференции
• Понимание первоначальной разработки цели и содержания конференции
• Задача привлечения спикеров
• Как создать команду организаторов конференций
• Как управлять логистикой конференций
• Искусство регистрации делегатов

Конференции и курсы рекламировались в брошюрах, которые регулярно рассылались по возрастающему списку адресов предыдущих и потенциальных посетителей.Таким образом, продвижение конференций было довольно простым делом и происходило в основном через брошюры и из уст в уста. Кроме того, журналы, теле- и радиопрограммы по всей Европе регулярно публиковали репортажи о методах органического земледелия, которые в то время рассматривались как часть движения за естественное выращивание продуктов питания.

Интерес СМИ вылился в большую бесплатную рекламу, что вызвало ожидания среди общественности, особенно в Европе. Управление образования Фонда Финдхорна прислушалось к отзывам посетителей и отреагировало на них созданием программ, которые оправдали ожидания времени.

Таким образом, мой опыт показывает, что организация международной конференции — выполнимая задача для организации с установленной целью и сферой интересов. Организация должна иметь достаточно большое количество последователей, чтобы поддержать запланированное мероприятие.

Первая конференция, которую я помог организовать в 1984 году, называлась «Новая экономическая повестка дня». Через пару лет последовали «От организации к организму», а в 1990 году — «Интуитивное лидерство». В Новой экономической повестке дня приняли участие около 20 докладчиков, в основном из Великобритании, Европы, США и Канады.Он собрал около 350 участников, что означает, что он был полностью забронирован, так как это было максимальное количество мест, которое могло вместить наше место встречи, Универсальный зал. Участники прибыли из многих стран мира, в основном из стран, представляющих западную культуру. Моя роль в команде организаторов, состоящей из примерно десяти человек, заключалась в том, чтобы помогать основным организаторам в общей логистической работе и внутренней коммуникации.

В моем втором проекте, конференции «От организации к организму», я работал в аналогичном качестве в команде организаторов.На этот раз я также помогал с приемом спикеров и детальной логистикой семинара. Конференция вызвала огромный интерес и была забронирована заранее.

То, что я узнал из этих двух проектов конференции, пригодилось мне, когда я стал главным организатором логистики третьего проекта, конференции «Интуитивное лидерство», состоявшейся в октябре 1990 года.

Организация конференции — концепция

Шведский консультант по вопросам управления Ян Бакелин, советник крупных шведских банков и шведской государственной телефонной компании, посетил нашу конференцию «От организации к организму.В мероприятии также участвовал его друг, советник ассоциаций сельского и лесного хозяйства Швеции. Конференция вдохновила этих двух консультантов вернуться в Стокгольм, Швеция, и основать бизнес-ассоциацию, пропагандирующую преимущества наполнения повседневной деловой работы любовью, радостью и сотрудничеством. За несколько лет ассоциация разрослась и насчитывала более тысячи деловых людей.

Один из двух основателей, Ян Бакелин, предложил идею о том, что Фонд Финдхорна должен провести недельную конференцию на тему интуитивного лидерства.План был одобрен руководством Фонда Финдхорна. Яна пригласили выступить в качестве организатора и спланировать содержание вместе с Роджером Бенсоном, в то время членом управленческой группы в Findhorn Foundation. Я принял приглашение стать главным организатором логистики. Команда обычно начинает, по крайней мере, за год до организации конференции, поскольку для ее успеха требуется широкий спектр действий.

Я начал работать на конференции «Интуитивное лидерство» в сентябре 1989 г., чуть более чем за год до ее проведения.Я сообщил об этом директору образовательного комитета Фонда Финдхорна Эрику Францискусу.

Разработка цели и содержания конференции

Что нужно, чтобы организовать конференцию с сотней и более человек? Кропотливая работа на протяжении многих месяцев включает в себя планирование презентаций докладчиков, дискуссий и семинаров, регистрацию делегатов, организацию питания, размещение, транспортировку между объектами и многое другое. Однако наиболее важные усилия предпринимаются на начальном этапе, когда определяются основная цель и цель собрания.На самом раннем этапе организаторам нужно задать себе самые глубокие вопросы: почему? Зачем нам организовывать эту конференцию? Чего мы хотим достичь, организовав это? Прежде чем обсуждать какие-либо другие детали, эти вопросы необходимо тщательно продумать. Мы можем назвать это технико-экономическим обоснованием. Люди, у которых есть первоначальная идея организовать конференцию, должны найти время, чтобы исследовать предложенную тему со всех сторон.

Можно задать следующие вопросы:

• Эта идея новая, или другие организации уже исчерпали эту тему?
• Относится ли эта тема к последним открытиям в этой области?
• Кто хочет или нуждается в этом обсуждении и этой информации?
• Чего именно мы хотим достичь, создав это событие?

Что касается темы «Интуитивное лидерство», Ян Бакелин и Роджер Бенсон, и в некоторой степени я, начали с того, что обратились к некоторым людям с солидным опытом в области лидерства, чтобы выяснить, действительно ли существует интерес и как нам следует представить содержание и приглашение к участию.Мы связались с консультантами по менеджменту и лидерству. Мы поговорили с учеными, которые занимались исследованием возможностей человеческого мозга и разума. Мы обращались за советом к людям, которые работали с развитием интуиции. Наше исследование показало, что в то время наблюдался растущий интерес к использованию интуиции в управлении и лидерстве, что было связано с тем фактом, что общество, бизнес и финансовые учреждения подвергались все более быстрым изменениям; темп, который сделал менее безопасным полагаться на прошлый опыт и проверенные традиционные методы при решении проблем и расширении бизнеса или какой-либо другой коллективной деятельности.

Для нас было ясно, что конференция на тему интуитивного лидерства должна содержать новейшее «передовое» мышление, а также ряд мероприятий по преобразованию, чтобы привлечь участников. Мы начали разработку плана, назвав ключевых спикеров и связавшись с ними. В их число входили Питер Рассел, британский профессор физики и автор научно-популярных книг, и другие аналогичные авторитеты по последним научным открытиям; Уиллис Харман, долгосрочный директор Международного Института Ноэтических Наук; Кэролайн Мисс, известная интуитивная медицина; и Хуанита Браун и Дэвид Айзекс, соучредители The World Café.Мы также связались с различными профессиональными ассоциациями в области менеджмента и лидерства. Институт ноэтических наук был идеальным контактом, так как он был создан для проведения исследований и обсуждения новых научных открытий и того, как наука дает информацию о духовных поисках, которые не связаны и не ограничиваются теориями организованных религий.

Защита ключевых динамиков

После того, как несколько ключевых спикеров были выбраны и даты были установлены, эти спикеры помогли с предложением дополнительных тем и спикеров, постепенно выстраивая план содержания и презентаций на неделю.Чтобы привлечь нескольких известных, уважаемых общественных деятелей, таких как опубликованные авторы и докладчики, необходимо провести мероприятие примерно за год, потому что у таких людей обычно плотный график, устанавливаемый заранее. Без их твердой приверженности конференция могла бы не привлечь новых значимых докладчиков. Невозможно переоценить ценность поддержки и искреннего энтузиазма со стороны нескольких хорошо известных ораторов на начальном этапе. Этим ключевым людям нужно загореться азартом и согласиться вложить всю свою энергию в развитие мероприятия.Естественно, строятся симбиотические отношения. Выступающие понимают, что это шанс для них создать отличную платформу, где они могут представить свои идеи и усилить поддержку этих идей; и публично делиться своими мечтами и надеждами, с увеличением шансов опубликовать свои идеи и продвигать их среди еще более широкой аудитории. Если они опубликовали книги, конференция предлагает им возможность сделать свои книги более известными и продать их копии.

Ключевые спикеры должны быть на той стадии, когда они достаточно хорошо зарекомендовали себя, чтобы быть ничьей, привлекательной, и в то же время они должны быть, так сказать, на пути к вершине.Им необходимо по-прежнему жаждать внимания и рекламы своей работы и идей, чтобы у них была мотивация тратить время и силы на продвижение мероприятия.

После того, как основной контент и докладчики будут защищены, команде необходимо заняться резервированием других докладчиков, чтобы создать пакет, который будет очень привлекательным для участников. Мы, организаторы, знали, что, как только мы получим известные имена, других выступающих будет легче убедить присоединиться. Выполнение этих обязательств было трудоемкой задачей, требующей таланта, чтобы объяснить видение и зажечь энтузиазм и энтузиазм потенциальных ораторов.

За пару месяцев мы связались примерно с 20 докладчиками, которые согласились принять участие в нашей конференции.

Разработка презентаций спикеров

Наша политика заключалась в том, чтобы поощрять живое обсуждение и исследование тем с приглашением докладчиков и участников к сотрудничеству, чтобы углубить понимание тем и стремиться к новым выводам и идеям. Мы хотели пригласить как докладчиков, так и участников высказать свои собственные идеи, дав им понять, что у них будет достаточно возможностей обсудить и подвергнуть сомнению существующие, устоявшиеся представления и понимания; и расширять темы с целью сделать новые открытия и охватить новые области.Мы активно отговаривали наших докладчиков приходить с готовыми научными работами с фиксированными выводами или результатами. Вместо этого мы предложили им прийти, чтобы представить свои выводы и идеи с открытым подходом, который побудил бы других докладчиков и участников продолжить обсуждение и изучить проблемы. Такой подход был важной частью философии и практики нашей организации.

Общение с докладчиками по поводу их презентаций включало изучение их планов, чтобы гарантировать, что их презентации не будут перекрываться, а будут дополнять друг друга и добавлять содержание; также тщательно организуйте порядок презентаций, чтобы логично выстроить содержание в течение недельного мероприятия.Спикерам было предложено провести презентацию, а затем провести семинар в тот же или на следующий день. На семинаре тема докладчика будет изучена более глубоко. Мы запланировали несколько панельных дискуссий в течение недели, во время которых отдельные спикеры или все спикеры будут доступны для вопросов и ответов, вовлекая всех спикеров и всю аудиторию. Эти собрания стали важными моментами, когда каждый мог почувствовать всю группу и ее пульс, так сказать; и они позволили докладчикам и участникам изучить тему за пределами того места, где презентации закончились.Таким образом, мы стремились облегчить новые открытия.

Реклама и продвижение

Конференцию нужно активно и последовательно продвигать. За год до этого мы опубликовали хедз-ап приглашение в общей осенней брошюре Findhorn Foundation. В приглашении цитируется пара основных докладчиков и излагается цель конференции. Следующая общая брошюра содержала вкладыш — полноцветную брошюру конференции, плюс более короткое приглашение в самой брошюре.

Брошюра конференции должна быть тщательно разработана и написана. Мы — Ян, Роджер и я — поручили эту задачу сотруднику Ли Олдершоу, у которого был опыт профессионального графического дизайнера, работающего с рекламой. Брошюра должна содержать основные цели собрания, имена основных выступающих и пару абзацев, в которых излагаются надежды и ожидания от собрания. Потенциальные участники должны понять, что они могут сыграть роль в итогах и выводах конференции посредством дискуссий и семинаров.По предложению Ли наша команда конференции выбрала изображение олимпийского огня в качестве логотипа, и эта идея оказалась успешной. Некоторые участники конференции позже прокомментировали, как это изображение вдохновило их прочитать брошюру и в конечном итоге принять решение зарегистрироваться для участия в мероприятии.

Брошюра должна содержать подробную информацию о месте и датах проведения мероприятия, а также реквизиты для регистрации. Связь с организацией за информацией и регистрация должны быть максимально упрощены для потенциальных участников.Чтобы упростить задачу, в брошюре потенциальным участникам предлагалось зарегистрироваться по телефону, электронной или обычной почте, а оплату можно было произвести несколькими способами — кредитной картой по телефону или отправив чек по почте. Варианты включали внесение депозита или полную оплату при регистрации.

Полноцветная брошюра конференции была разослана вместе с общей брошюрой Фонда Финдхорна, почти за год до мероприятия, а затем еще раз за полгода до мероприятия.

Нам повезло, что британский консультант по менеджменту с энтузиазмом воспринял это мероприятие и сообщил о конференции широкой сети британских консультантов по менеджменту.Мы также связались с ассоциациями руководителей и лидеров в других странах, и некоторые из них опубликовали информацию о мероприятии через свои сети.

Более того, с каждым докладчиком лично связались и попросили распространить брошюру конференции среди их конкретной аудитории, студентов или последователей. Таким образом, распространением слова занялись двадцать ораторов. Некоторые из них были профессорами университетов. Они разослали информацию о конференции и своей предстоящей презентации своим сетям профессоров и студентов в различных университетах своей страны и за ее пределами.Некоторые ораторы принадлежали к профессиональным ассоциациям и рассылали информацию всем этим членам. В каждом случае наша команда активно поддерживала спикеров информацией, печатными материалами и помогала в составлении рекламных материалов. Все эти действия требуют времени. Несмотря на то, что Ян и Роджер придумали множество идей и стратегий, мне выпало выполнять эти задачи. Вскоре я понял, что моя работа в качестве организатора — это постоянная работа уже за полгода до мероприятия.

Составление бюджета

Бюджет конференции должен содержать список основных расходов и рассчитываться с учетом примерного количества докладчиков и участников, в нашем случае 20 докладчиков и 350 участников.

Расходы обычно включают:

• Разработка и печать брошюры для конференции
• Распространение брошюры конференции и других рекламных материалов
• Авиабилеты и сборы для докладчиков
• Питание докладчиков и участников
• Размещение докладчиков и участников
• Затраты на основное место проведения встреч и дополнительные помещения для семинаров
• Перевозка участников между местом проживания, питания и местами проведения заседаний
• Расходы на развлечения, такие как музыка, искусство, танцы
• Офисные и административные расходы — отопление, телефон, принтер, оформление документов и т. Д.

Излишне говорить, что работа организатора состоит в том, чтобы контролировать расходы и планировать их таким образом, чтобы они оставались в установленных пределах. Я обнаружил, что наличие бюджета помогает мне отказываться от предложений. Я просто сказал, что это не входит в наш бюджет.

Однажды я вышел за рамки своих бюджетных ограничений. Примерно за месяц до мероприятия вышла команда, которая должна была предоставлять музыку в течение недели. Эта команда состояла из сотрудников Фонда Финдхорна, что являлось недорогим решением.Расспрашивая как внутри нашей организации, так и за ее пределами, на местном уровне, я нашел трех местных музыкантов, не связанных с Findhorn Foundation, у которых была группа и которые имели опыт управления музыкальными системами — громкоговорителями, микрофонами, усилителями и так далее. Я поговорил с ними и пришел к выводу, что они сделают для нас большую работу. Я нанял их на неделю. Стоимость была намного выше нашего бюджета на музыку и развлечения. Нанять внешнюю команду означало заплатить цену коммерческого уровня. К этому времени конференция была полностью забронирована с длинным списком ожидания, поэтому я знал, что у нас будет большой доход, который сделает дополнительные расходы незначительным увеличением.Когда об этом узнал мой начальник Эрик, он пожаловался на меня за превышение бюджета. Я просто прямо сказал ему, что, поскольку остался всего один месяц, он должен быть чрезвычайно благодарен за то, что я быстро разрешил ситуацию и предотвратил катастрофу — неделю без качественной музыки! Эрик понял сообщение и понял, что я хорошо поработал.

Создание конференц-команды

В нашей организации первые 7-8 месяцев я был единственным человеком, который работал полный рабочий день над организацией мероприятия.Другими членами команды были в основном Ян Бакелин, который прилетел из Швеции в нашу организацию в Шотландии для проведения трех встреч перед мероприятием; и Роджер Бенсон, который работал полный рабочий день менеджером в Findhorn Foundation, был занят другой работой и посвящал лишь несколько часов в неделю вопросам, имеющим отношение к конференции. Примерно за 3-4 месяца до мероприятия я начал собирать команду. В команду входили сотрудники, у которых были другие обязанности, которые они постепенно передавали другим, поскольку они стали более активно участвовать в подготовке конференции ближе к мероприятию.

Состав команды:

• Человек, распоряжающийся бюджетом
• Человек для разработки и разработки информационного пакета для участников
• Лицо, ответственное за планирование и контроль общественного питания
• Сотрудник по планированию и надзору за транспортировкой
• Лицо, ответственное за регистрацию участников
• Человек, контролирующий всю логистику мастерской в ​​течение недели
• Лицо для организации встреч «малых групп» в течение недели
• Лицо, ответственное за организацию проживания и присмотр за ним
• Лицо, ответственное за организацию приема докладчиков — по одному ведущему на каждого докладчика
• Ведущие докладчиков
• Режиссер
• Связь между организаторами и основным местом проведения встреч
• Лицо, ответственное за планирование и наблюдение за вечерними развлечениями
• «Человек в панике», который справляется с неожиданными логистическими проблемами
• Резервный персонал

Взлеты и падения в команде волонтеров

Построение команды прошло удачно.В Фонде Финдхорна было более 100 сотрудников с разным профессиональным опытом, из которых можно было извлечь пользу. Наградой для членов команды как изнутри, так и за пределами Фонда Финдхорна было то, что они могли бесплатно посещать конференции, насколько позволяла их работа. Несколько членов команды были людьми извне. Все должности были временными, длились всего несколько месяцев, плюс работали на волонтерской основе, что облегчало людям увольнение, если им не весело. В глубине души я знал, что единственный способ обеспечить стабильную рабочую команду — это , чтобы поддерживать команду . У меня не было денег, чтобы помахать им, чтобы они продолжали выполнять задание. Ирландец Джон Брайерли, живущий по месту жительства, с опытом работы в качестве бизнес-менеджера, хотел присоединиться к команде. На добровольных началах он взял на себя задачу спланировать, распечатать и собрать все материалы для информационного пакета, который будет вручен участникам по прибытии. Местная владелица отеля Джудит Мейнелл, у которой был большой опыт работы в сети, вызвалась помочь с продвижением. Через несколько месяцев после мероприятия она также составила отчет о конференции.

Работа с кризисом лидерства

Однако были и подводные камни, и неожиданные кризисы. Два члена команды, я назову их Аннет и Линда, пришли ко мне, чтобы предложить Линде взять на себя мою работу в качестве общего организатора. Поскольку количество зарегистрированных участников быстро росло, они думали, что это мероприятие будет для меня слишком трудным. Они сказали, что не верят, что у меня есть все, что нужно для организации мероприятия. Я был потрясен. Мы поговорили. Я сказал, что совершенно уверен в том, что смогу выполнить хорошую работу, и у меня хорошие рабочие отношения с Яном Бакелином, который был организатором и директором.Но они настояли. Я сказал, что мы можем передать это Эрику, нашему начальнику.

Мы сделали. Эрик взял интервью у Линды о причинах, по которым она предложила себя в качестве общего организатора, и выслушал ее опасения по поводу меня. Потом он взял у меня интервью. Я сказал Эрику, что меня меньше беспокоит мое собственное положение, у меня была только одна цель: убедиться, что мероприятие пройдет с большим успехом.

Эрик решил, что лучший курс для меня — продолжить работу в качестве главного организатора. Я почувствовал облегчение, но был потрясен.Линда, Аннет и я попросили одного из сотрудников организовать встречу, на которой мы прояснили некоторые заблуждения между нами и проложили путь для продолжения совместной работы.

Когда я оглянулся на то, что произошло, я увидел символическую синхронность: у группы, организующей конференцию на тему лидерства, возник конфликт лидерства. На самом деле, довольно забавно!

Проблемы командной работы

Затем возникла еще одна проблема с командной работой. Один из членов команды, назовем ее Энн, влюбился в другого сотрудника Фонда Финдхорна, назовем его Карлом.На раннем этапе Энн предложила мне взять с собой Карла на борт. Я взял интервью у Карла и пригласил его в нашу команду, наняв для выполнения некоторых логистических задач. Он оказался отличным членом команды, и я поблагодарил Анну за предложение. Примерно через месяц Энн и Карл расстались. Энн пришла ко мне и сказала, что хочет, чтобы я исключил Карла из нашей команды, потому что она не хотела сталкиваться с ним на наших — теперь уже ежедневных — встречах команды. Поскольку ее работа имела решающее значение для успеха конференции, она подумала, что Карлу следует покинуть команду.На мой взгляд, это была манипуляция. Я отказался, сказав, что Карл отлично справляется и нет никаких причин увольнять его из команды. С моей стороны это было бы неэтично. Я не видел другого способа справиться с ситуацией, хотя было верно, что вклад Анны имел решающее значение для нашего успеха. Я должен был рискнуть найти замену, если она решила уйти. Энн кипела от гнева. Я сказал, что каждый должен сосредоточиться на том, чтобы делать хорошую работу, у нас здесь огромная ответственность; и попросил ее продолжать работу, которую она взяла на себя.После некоторого раздражения и пыхтения Энн согласилась продолжить работу в команде, и я говорю ей, что она работала на удивление хорошо, несмотря на потрясения.

Из этого инцидента я научился тому, что он помогает избежать соблазна пойти неэтичным путем — уволить Карла, несмотря на его хороший вклад, чтобы сохранить умелую, казалось бы, незаменимую Анну, — но действовать честно и верить в то, что результат будет будь позитивным.

Внутреннее продвижение

Из более ранней работы над конференциями я знал, что решающим элементом в организации мероприятия было создание поддержки мероприятия внутри нашей собственной организации.Зачем? Я знал, что, если наши сотрудники не будут в восторге от предстоящего мероприятия, они не будут рядом со мной в трудную минуту. Точно так же, как ораторы, люди, которые будут усердно работать, чтобы мероприятие продолжалось, — повара, уборщики, водители автобусов и смотрители — должны развить понимание темы и быть воодушевленными.

Один из моих талантов — писать информационные бюллетени. Я начал писать регулярные внутренние сводки новостей. Уже за год до этого я начал публиковать краткие заметки в нашем штатном журнале «Радужный мост.»Примечание может состоять всего из нескольких предложений, например:

Уважаемые сотрудники,

Угадайте что! Мы рады сообщить, что всемирно известный спикер и писатель Питер Рассел согласился выступить в качестве ключевого спикера на нашем предстоящем мероприятии — конференции по интуитивному лидерству. Роджер Бенсон говорил с Питером по телефону несколько дней назад, и Питер сказал, что с нетерпением ждет возможности провести здесь неделю со всеми нами.

На следующей неделе я бы добавил еще одну заметку в «Радужный мост», на этот раз о другом спикере.Иногда я цитировал докладчика или рассказывал нашим сотрудникам что-то смешное или необычное о нем. Я хотел бы прояснить, что во время мероприятия у сотрудников будет возможность присутствовать на как можно большем количестве переговоров. Одной из наград за работу в Findhorn Foundation действительно была возможность присутствовать на публичных выступлениях, которые стоили бы небольшого состояния, если бы они проводились в престижном месте в Лондоне, Париже, Торонто или Нью-Йорке. Я позаботился о том, чтобы сотрудники знали об этом, и призвал их записаться на работу, которая приблизит их к разворачивающимся событиям конференции.

Многие из наших сотрудников были волонтерами, которые решили провести год или пару лет в Фонде Финдхорна, а затем покинули нас и вернулись в свои родные города. Этих людей нужно было полностью проинформировать о возможности посещать лекции и семинары на наших конференциях, а также побудить их подписаться на такую ​​возможность. Например, для выступающего из Бразилии мы искали человека из Бразилии или знакомого с Бразилией, который выступил бы в качестве ведущего.

Местное продвижение

Фонд Финдхорна расположен в сельской местности, где местные жители с меньшей вероятностью будут привлечены к такого рода международным собраниям.Тем не менее, я разослал пресс-релизы в местные газеты и соответствующие журналы, чтобы местные жители знали о нашей деятельности. На мой взгляд, важно поддерживать хорошие отношения с местными жителями.

Регистрации

Регистрация участников конференции — это особая функция. Когда человек делает первоначальный запрос, регистратор записывает в компьютер все детали, включая характер разговора и тип сделанного запроса.Запрашивающий мог задавать вопросы относительно проживания в одноместном номере, проживания на первом этаже из-за инвалидности, возможности оплаты в рассрочку, наличия вегетарианских блюд и т. Д. Все детали заносятся в протокол, чтобы можно было удовлетворить особые потребности участника. Регистратору необходимо свериться с предыдущими записями, чтобы узнать, посещал ли запрашивающий центр раньше, и если да, то что в записи. Возможно, во время предыдущего визита была задержка оплаты.Тогда регистратор попросит человека оплатить полную стоимость при регистрации. Возможно, запись показывает, что человеку предложили отдельную комнату, потому что он / она громко храпит. В редких случаях посещавшие их люди могли иметь психо-эмоциональные проблемы, и их следует отговаривать от посещения большой конференции, на которой собрались сотни людей. Этому человеку может быть предложено записаться на небольшое, более интимное мероприятие, семинар на аналогичную тему.

Иногда люди спрашивают о совместных поездках из определенного города.У нас была особая процедура для организации совместного общения между потенциальными участниками. Иногда люди хотят зарегистрироваться и на другой семинар, который состоится непосредственно перед или после недели конференции. В частности, приезжающие из-за границы посетители любят совмещать два мероприятия, поэтому их посещение стоит долгого путешествия. Таким образом, регистратор должен быть знаком с тем, что доступно в течение недель до и после конференции, и делать хорошие предложения тем, кто спрашивает.

Регистратор должен быть знаком со всеми вариантами размещения — комнатами в нескольких минутах ходьбы от места проведения встречи, комнатами в местной деревне с доступом к магазинам, комнатами с ванной и так далее, и тонко уравновешивать потребности участников с тем, что есть в наличии.

Для полностью забронированной конференции мы обычно размещали тех, кто зарегистрировался позже, в ночлег и завтрак в окрестностях. Размещение в отеле типа «постель и завтрак» улучшило наши отношения с местными жителями. Мы вели список местных отелей типа «постель и завтрак» с примечаниями о качестве завтрака, отопления, санузла и т. Д., Чтобы обеспечить хорошее обслуживание наших посетителей.

За несколько месяцев до события мы достигли своего лимита.Мероприятие было полностью забронировано. Заявки продолжали поступать, и мы создали длинный список ожидания. Бывало, что люди хотели выйти из очереди. Человек из Норвегии позвонил мне лично и заявил, что его профессиональный опыт делает для него важным участие в нашей конференции и что ему следует отдать предпочтение. Мы с Яном договорились не делать исключений. Если бы один человек мог выйти из очереди, это могло вызвать возмущение среди тех, кто не был одобрен. Кто самый главный? Так получилось, что заявитель из Норвегии был в ярости из-за того, что его поместили в конец списка ожидания.В итоге наш лист ожидания насчитывал более сотни человек. После мероприятия мы написали каждому небольшой информационный бюллетень, уведомив их о том, что сожалеем о том, что не смогли их принять, поделившись некоторыми выводами конференции и призвав их заранее зарегистрироваться для участия в следующем мероприятии, которое привлекло их внимание.

Открытие недели

Эрик сказал мне: «Если вы хороший организатор конференции, утром в первый день конференции вам нечего делать.«Я последовал его совету и убедился, что делегирую все задачи. Конечно, мудрость в том, что я буду готов ответить на вопросы сотрудников логистики и решить любые неожиданные проблемы. В субботу утром — в день приезда — делать было нечего. У меня было время постоять в зале прибытия и поприветствовать прибывающих выступающих, поболтать с ними и убедиться, что о них хорошо позаботились. Индивидуальные ведущие выступающих были обучены соответствовать всем потребностям каждого выступающего. Большая команда позаботилась о том, чтобы поприветствовать несколько сотен участников, прибывших наводнением, в наш зал прибытия, где они прошли очередь регистрации, оплаты, получения своей информационной папки и демонстрации хозяев, как найти свои комнаты.

В тот вечер мы с Яном с гордостью открыли конференцию и произнесли для всех короткую приветственную речь. После года планирования это был приятный момент для нас. Место встречи, Универсальный зал, было до краев заполнено участниками, а также сотрудниками, выстроившимися у задних стен, и все слушали выступающих, произносящих краткие вступительные речи, а затем наслаждались музыкой и танцевальными представлениями.

Сопровождение недели

Каждый день на конференции утром было две или три основных презентации.Мы с Яном заранее выстроили по одному человеку, чтобы представить каждого выступающего. Каждый день участники посещали различные семинары, проводимые спикерами. Кроме того, каждый участник конференции был распределен в «небольшую группу» примерно из 20 человек. Небольшие группы сформировались на второй день и оставались вместе в течение недели. Они регулярно встречались, и это был форум, на котором участники могли поделиться своими собственными взглядами и выразить свое согласие или несогласие с содержанием выступления.

Как я сказал ранее, я делегировал абсолютно все задачи, и поэтому моя работа заключалась только в устранении неожиданных препятствий или проблем. Я рад сообщить, что их было очень мало, и их легко разрешить, потому что благодаря моим регулярным внутренним новостям сотрудники в целом были очень взволнованы конференцией и были готовы изо всех сил, чтобы все работало. Еда была отличной. Общественные места, комнаты и ванные комнаты содержались в чистоте и красиво выглядели с композициями из свежих цветов.О динамиках позаботились хорошо. Тема интуиции и ее использования в управлении и лидерстве вызвала интерес у многих наших сотрудников, что помогло мотивировать всех делать все возможное.

Мой товарищ Ян, казалось, наслаждался каждым моментом. Ян часто инициировал сеанс конференции и обращался к публике ночью, подводя итоги дневных событий и идей. В конце концов, по запросу я руководил многими открытыми мероприятиями каждый день. Каждый день мы начинали с «минуты молчания», которая в течение многих лет успешно практиковалась в Фонде Финдхорна на мероприятиях и рабочих сессиях.Используя микрофон, я выходил вперед и ждал, пока не утихнет ропот 350 человек, разговаривающих друг с другом. Затем я бы сказал несколько слов примерно в этом роде: «Давайте минутку молчим. Давайте сделаем глубокий вдох и настроимся на присутствие себя как группы … и осознаем дух в наших сердцах. Мы осознаем нашу взаимосвязь со всем в тишине, когда начинаем этот день вместе ».

Мониторинг прогресса

Шли дни, а мы с Джен и Роджером следили за происходящими обсуждениями.Мы встречались каждый день и говорили о том, как развиваются темы, а Ян и Роджер разговаривали с ведущим дня и доводили до его или ее осведомленности любые идеи, которые необходимо принять во внимание, любые коллективные ага-моменты, которые следует признать презентации следующей сессии. Таким образом, мы помогли создать ощущение прогресса от одного дня к другому. Каждый день мы давали всей группе время, чтобы поделиться своими мыслями о собраниях малых групп. Они встроены в прогресс и информированные докладчики, помогая им соответствующим образом подавать свои презентации.

В пятницу, в последний день конференции, мы завершили неделю сессией в стиле открытого форума, где докладчики и участники могли встать и поделиться тем, что для них значила неделя, и какие идеи они могли бы взять с собой, когда вернутся в их рабочие места и организации. Люди делились новыми идеями, которые хотели реализовать в своей работе, иногда со слезами и смехом. Неделя определенно произвела глубокое впечатление на участников, а также на докладчиков.

Я рад сообщить, что неделя прошла успешно, и что множество участников выразили искреннюю признательность на заключительном заседании.

Выводы

Мой совет всем, кто планирует конференцию: первые шаги в планировании особенно важны для обеспечения успеха. С самого начала делайте всю домашнюю работу. Лучше изменить курс на начальном этапе, чем менять что-то на полпути в процессе подготовки. Найдите время, чтобы посоветоваться с другими, спросите мнения и советы у соответствующих людей и групп. Проведите необходимое исследование и не принимайте ничего как должное. Хорошо подготовьтесь. Готовьтесь ко всем возможностям.Лучше слишком подготовиться, чем недоделать. И помните, с юмором все становится проще, и люди веселее проводят время.

Вам понравилось читать эту статью? Пожалуйста, поделитесь своими комментариями!

Брита Адкинсон Март 2012 г.

Нравится:

Нравится Загрузка …

Как организовать успешные международные конференции и семинары

Организация успешной конференции требует планирования, опыта, подготовки и выделенных ресурсов.

Шаги по организации конференции

1. Определите цель и формат

В качестве организатора конференции важно определить цель мероприятия. Форматирование макета шаг за шагом первый этап проведения конференции

• Концепт
• Сроки и продолжительность
• Распределение ролей в команде
• Планировка зала
• Кейтеринг и звук

2. Уделять достаточно внимания планированию конференций

При подготовке к конференции важно все спланировать, иметь творческие идеи конференции, которые сделают конференцию уникальной. План должен состоять из логистики, содержания и рекламы мероприятия. Сделайте документ, доступный для всей команды, где каждый участник сможет видеть задачи других. Сначала подготовьте список важных задач, а затем расположите его в порядке их приоритета.В плане важно указать временные рамки. Для успешной конференции важно соблюдать временные рамки

.

3. Выберите правильную дату и место для конференции

Выбор даты может быть сложной задачей, поэтому перед выбором даты следует помнить несколько вещей

• Убедитесь, что выбранная вами дата не пересекается с фестивалями или другими крупными событиями, так как участникам будет сложно путешествовать в этот период.
• Никогда не планируйте конференцию или семинар на каникулы (летом и зимой). Люди хотят проводить это время с семьей, а не на конференции.
• Постарайтесь проводить мероприятие в конце недели, так как людям не нужно брать отпуск, чтобы посетить ваше мероприятие.
• Выберите место, где люди могут легко добираться на работу, и, если возможно, выберите хороший город, в котором легко доступны все возможности для перевозки других вещей.

4. Составьте проект бюджета

Это ключ к планированию конференции, он помогает вам узнать, сколько вы хотите заплатить за свою конференцию.

• Место проведения
• Жилье
• Транспорт
• Кейтеринг
• Гонорары докладчиков
• Деятельность
• Маркетинг

5. Забронируйте место для конференции

Выберите место, которое соответствует всем вашим требованиям, необходимым для вашего семинара или конференции. Проверьте место проведения перед бронированием, посмотрите все удобства, которые они предоставляют, такие как размер зала, расположение, доступность для инвалидных колясок, технические характеристики и парковка

6.Создайте команду и распределите обязанности

Создайте большую команду, которая поможет вам выполнять все остальные обязанности. Распределите обязанности по областям. Например, кто-то отвечает за зону регистрации на конференцию, кто-то другой за прием выступающих, другой человек за оборудование, за питание, общение с прессой и т. Д. У каждого человека должно быть свое место, которое он или она должен быть у власти на протяжении всей конференции. Раздайте каждому члену команды документ с назначенными обязанностями, чтобы каждый знал, к кому обращаться по любому конкретному вопросу.

7. Знай своих динамиков

Спикеры играют роль катализатора на вашей конференции, они привлекают множество людей. Убедитесь, что у вас есть профессиональный оратор. Кто-то, кто известен своей работой и пользуется большим уважением, это повысит эффективность вашей конференции и привлечет больше людей

8. Регистрация на конференцию

Регистрация — важная часть вашего мероприятия, поэтому убедитесь, что люди принимают участие в вашей конференции, таких сайтов, как www, мало.allconferencealert.net , которые помогают людям узнать обо всей международной конференции 2020 года. И помогают людям зарегистрироваться на этой конференции.

9. Маркетинг вашей конференции

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип мероприятия, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет — все это определяет вашу маркетинговую тактику. Выбирая партнеров из СМИ, сосредоточьтесь на тех, кто будет ориентироваться на вашу аудиторию.Лучше иметь несколько единомышленников, но целевых. Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Продвигайте свою конференцию

10. Обратите внимание на сервис

Будьте дружелюбны к участникам, докладчикам и коллегам. Попробуйте озвучить их проблемы или вопросы и оправдать их ожидания, даже если вы чувствуете усталость и не все идет по плану. В конце концов, люди будут помнить только то, как с ними обращались.

11. Провести последнюю проверку за день до мероприятия

Убедитесь, что вы проинформировали участников о том, как добраться до места, пригласили всех важных людей и подготовили печатные материалы, аудио и видео контент. Проверьте, все ли понимают свои задачи и обязанности и организовано ли пространство.

12. Оставить отзыв

Попросите участников заполнить распечатанную форму обратной связи в конце мероприятия или онлайн-форму, когда они вернутся домой.Попросите их оценить различные аспекты мероприятия, такие как логистика, докладчики, места проведения и работа организаторов. Эта информация поможет вам избежать ошибок в будущем и повысит качество ваших мероприятий.

Как организовать конференцию

Организация конференции может быть очень полезным опытом. Сидеть без дела несколько дней, обсуждая с кучей ученых и экспертов, может быть не только очень интеллектуально стимулирующим, но и конференции — это шанс получить новые, преимущественно мягкие, навыки, а также будут полезны для вашей карьеры.

Однако организовать конференцию — дело непростое. Чтобы собрать вместе столько людей, нужно много обдумывания и тщательного планирования, и не только с тематической точки зрения — есть также продвижение, социальные сети и логистические детали, такие как отопление и обед.

Чтобы помочь вам организовать вашу первую успешную конференцию, мы составили список вещей, о которых стоит подумать, начиная от поиска подходящей темы и места и заканчивая тем, как привлечь к вам уважаемых докладчиков.

Если вы ищете свою следующую конференцию, ознакомьтесь с нашим списком конференций , которые состоятся позже в этом году.

Скачать Справочник обезьян для конференций — Список конференций на 6 месяцев

В этой статье:

Организация конференции: основы

Как и все остальное, есть некоторые основы, которые заслуживают повторения. Некоторые из них могут показаться очевидными, но на конференцию уходит столько работы, что легко забыть основы.

Поиск темы и финансирование научной конференции

Первое, что нужно решить — это тема вашей конференции. Есть ли конкретный вопрос, который вас интересует и который, по вашему мнению, не широко обсуждается в вашей сфере? Были ли в последнее время в вашей области теоретические или эмпирические разработки, которые стоит обсудить в дальнейшем? Есть ли у вас способ собрать вместе исследователей из разных дисциплин или профессий для обсуждения сложной темы? Как только у вас появится идея, спросите своих коллег и друзей, будут ли они заинтересованы в участии в конференции по вашей теме и будут ли они заинтересованы в ее совместной с вами организации.Конечно, полезно иметь других людей в вашем организационном комитете, чтобы разделить рабочую нагрузку между вами, но помните, что слишком большое количество организаторов может привести к большему обсуждению, чем к действиям!

Вам понадобится финансирование для конференции, оплата проезда и проживания докладчиков, бронирование комнат для проведения конференции и легкие закуски во время перерывов. Часто отделы университетов имеют бюджет на организацию конференций, или вы можете получить финансирование от своего научного руководителя, руководителя группы или аспирантуры.Когда вы запрашиваете или подаете заявку на финансирование, вы должны иметь возможность дать название своей конференции, план обсуждаемых тем и предложения докладчиков, которых вы хотите пригласить.

В поисках идеального места

Если вы хотите, чтобы на вашу конференцию пришли люди, вам нужно провести ее в таком месте, куда легко добраться. Обычно это означает большой город с развитым транспортным сообщением. Если вы ожидаете гостей из других стран, вам нужно убедиться, что до вашего местоположения легко добраться из ближайшего аэропорта.Вы должны учитывать стоимость транспорта в вашем районе, так как если транспорт будет дешевле, больше людей смогут уложить поездку на вашу конференцию в свой бюджет.

Еще один вопрос, который следует учитывать при выборе города для проведения конференции, — это удобства, которые город предлагает. Вашим посетителям нужно будет где-нибудь остановиться, поэтому требуются отели и хостелы по разным ценам. Вы также можете принять гостей в городе, который предлагает несколько интересных культурных поездок и впечатлений, чтобы посетители могли развлечься в свободное от работы время.Наконец, не стоит недооценивать важность хороших мест, где можно поужинать и выпить вечером — такие неурочные социальные мероприятия могут стать одними из самых запоминающихся и приятных частей конференции.

Многие из ваших участников могут посещать ваш город впервые, поэтому облегчите им жизнь, раздайте всем карту местности с четко обозначенным местом проведения конференции. Вы можете поместить копии карты в программы конференции, чтобы убедиться, что все получат их.

Еще одна проблема, о которой следует подумать новичкам в вашем регионе, — это информация о транспорте. Очень полезно составить лист, содержащий информацию о доступных вариантах общественного транспорта, а также о том, какие линии или остановки необходимы, чтобы добраться до места проведения конференции. Не забудьте упомянуть о способах добраться до ближайших аэропортов или вокзалов для людей, которые едут из других мест.

Конференции обычно проводятся в университетских зданиях, преимущество которых заключается в том, что они дешевы или бесплатны для проведения внутренних мероприятий, и обычно имеют много комнат, в которых вы можете расположиться.Убедитесь, что вы выбрали место с подходящим размером комнаты для количества людей, посещающих вашу конференцию. Слишком много людей, зажатых в слишком маленькой комнате, вызывает стресс и подавляет, в то время как всего несколько человек в огромной комнате вызывает дискомфорт.

Не забывайте о требованиях к предметам первой необходимости, таким как ванные комнаты, места для чая или кофе, а также наличие небольших помещений для семинаров или небольших групп. Если вы не планируете организовывать кейтеринг для конференции, вам нужно проверить, есть ли поблизости еда на обед.Помните, что вы будете принимать гостей из других городов, которые не знают этого района, поэтому порекомендуйте близлежащие кафе и рестораны и предложите людям показать дорогу, если им это нужно.

Не забудьте технические требования

Следует помнить о практических требованиях конференц-центра. Одна вещь, которую следует учитывать, — это температура как снаружи, так и внутри. Есть ли в вашем помещении отопление и / или кондиционер? Слишком холодно или слишком жарко во время конференции может отвлекать и неприятно.

Вам также необходимо подумать о технических требованиях, например о том, есть ли в выбранной вами комнате проектор и экран, который можно использовать для презентаций. Есть ли где-нибудь для подключения ноутбуков — и докладчика, и аудитории? Если ваша конференция предназначена для более чем небольшой группы людей, вам понадобится какая-то звуковая система, чтобы ораторов можно было слышать по всей комнате.

Учитывайте также потребности посетителей с ограниченными возможностями. Убедитесь, что ваше заведение оборудовано для инвалидов-колясочников, и учтите потребности посетителей с ограниченным зрением или слухом.Приспособление для инвалидов сделает вашу конференцию более гостеприимной и инклюзивной.

Учет посетителей

Вам необходимо иметь какую-либо форму регистрации, чтобы вы могли оценить, сколько людей посетит ваше мероприятие, и убедиться, что у вас достаточно места для всех. Помните, что некоторые люди могут прибыть в тот же день без регистрации, а некоторые люди, которые зарегистрировались, могут не прийти в конце концов, поэтому используйте свои регистрационные номера в качестве ориентира, а не абсолютного.

Полезно предоставить контактные данные одного человека, который может ответить или переслать запросы участников. Это должен быть кто-то из вашего учебного заведения — возможно, студент, который сможет ответить на вопросы о местонахождении, транспорте и т. Д.

Предоставление еды для вашей академической конференции

Чай и кофе — важнейшие составляющие академической конференции. Никто никогда не должен вставать между академиком и его запасом кофеина. Чаепитие и кофе (и печенье, если вы чувствуете себя щедрым) утром и днем ​​будут иметь большое значение для осчастливления ваших посетителей.

Если у вас есть финансирование и / или желание, вы можете даже предоставить хороший обед — даже если это всего лишь бутерброды и стакан апельсинового сока. Если вы собираетесь подавать еду, будь то легкие закуски или полноценный обед, попробуйте включить такие варианты, как вегетарианские, кошерные, халяльные или безглютеновые. Помните об общих аллергенах, таких как орехи, и не забудьте соответствующим образом маркировать пищу, особенно если она подается в виде шведского стола.

Готовьтесь к худшему

Вроде бы особенность каждой конференции: будет хоть один раз, когда отключается микрофон или не работает проектор.Будьте готовы к этому, имея в наличии множество запасных ноутбуков, а также любые адаптеры, которые могут потребоваться. Если возможно, посмотрите, сможете ли вы получить доступ к специалисту по ИТ-поддержке в течение дня для решения любых технических проблем по мере их возникновения. Более того, в начале каждого дня быстро обойдите большие комнаты и убедитесь, что микрофоны установлены и работают нормально. Это избавит вас от лишних хлопот в будущем, если возникнут проблемы.

Но это не только ИТ-проблемы. Убедитесь, что в вашем расписании есть место для маневра.Старайтесь не планировать мероприятия или переговоры строго один за другим. Помните, что людям необходимо переезжать из одного места в другое и что иногда переговоры или обсуждения затягиваются позже, чем ожидалось. По возможности делайте 5-10-минутные перерывы в расписании, чтобы учесть это.

Приглашение докладчиков на научную конференцию

Когда вы организуете научную конференцию, вы знаете, что хотите, чтобы ее посетили лучшие докладчики из вашей области. Но как увеличить шансы, что они примут ваше приглашение?

Когда у вас появится источник финансирования, вы можете приглашать докладчиков.Не бойтесь проявить амбициозность! Часто у старших академиков или известных деятелей очень плотный график, и у них может не быть времени на посещение вашей конференции. Однако люди обычно счастливы, когда их приглашают, и даже если они не могут присутствовать, они могут предложить других коллег, которые могут быть заинтересованы в участии. Чем раньше вы начнете приглашать людей, тем выше вероятность, что они смогут присутствовать, поэтому начинайте раньше.

Используйте вашу сеть

У вас будет больше успеха в том, чтобы убедить старших докладчиков посетить вашу конференцию, если вы сможете использовать свою сеть.Вы знаете кого-нибудь, кто работает в их отделе или в их учреждении? Если это так, обратитесь к ним, когда вы впервые разошлите приглашения выступающим. Сообщите своей сети о планах на конференцию и попросите их замолвить за вас словечко. Это может помочь, потому что ведущие спикеры получат так много приглашений, что они могут забыть о вашем или не успеть полностью его рассмотреть. Если коллега порекомендует вас и вашу конференцию в своих интересах, он с большей вероятностью рассмотрит ваше приглашение и примет.

Одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать для увеличения шансов, что докладчик посетит вашу конференцию, — это спросить его заранее. У старших преподавателей плотный график, а у ведущих докладчиков еще больше, и их календари будут быстро заполняться. Если вы хотите, чтобы они выступили на вашей конференции, особенно если они живут далеко, вы должны заранее предупредить их. Шесть месяцев — это хороший минимум, но на самом деле вам, возможно, придется отказаться от уведомления за год, чтобы найти время в календаре руководителей вашего поля.

Предложение по оплате проезда и проживания

Если вы приглашаете докладчиков на конференцию, обычно предполагается, что ваше учреждение покроет расходы докладчиков на проезд и проживание. Некоторые конференции будут предлагать гонорары в размере до нескольких сотен евро, но насколько часто это происходит в разных областях. Если вам нужно финансирование, проверьте, есть ли у вашего учреждения или отдела бюджет конференции, который вы могли бы использовать. Когда вы отправляете электронное письмо с приглашением выступить на конференции, четко укажите, где находится конференция, и что вы покроете его расходы на проезд и проживание.Возможность бесплатной поездки в интересное место нравится всем!

Упомяните других ораторов, которых вы приглашаете

Когда вы пишете, чтобы пригласить выступающих, сообщите им, каких еще выступающих вы тоже будете приглашать. Многие высокопоставленные ученые в специализированных областях хорошо знают друг друга, и если они узнают, что на вашу конференцию также приглашены некоторые из их друзей и коллег, это сделает ее более привлекательной для них. Возможно, вы захотите пригласить еще несколько выступающих, чем вы планируете, — скажем, если у вас есть время для 4 основных выступлений, вы можете пригласить 6 выступающих — на том основании, что некоторые из них вам откажут.Но не рассылайте спам-приглашения всем, кого вы думаете, иначе вы создадите впечатление, что вы не уважаете время докладчиков и конкретные знания, которые они могут принести на вашу конференцию.

Спрашивайте у докладчиков по конкретным темам

Может показаться, что было бы более привлекательно предложить бессрочное приглашение: такое, которое гласит: «Пожалуйста, посетите наше мероприятие и расскажите о том, что вам нравится!» Но на самом деле такая неопределенность не способствует организации хорошей конференции.Во-первых, создается впечатление, что у вас нет четких планов относительно того, чем будет заниматься конференция, а во-вторых, это возлагает бремя выбора соответствующей темы на докладчика. Возможно, вам повезет, если вы попросите ораторов представить конкретную тему, например, концепцию или идею из их последней книги или статьи. Конечно, вы также можете пригласить докладчиков выступить на другую тему, если они того пожелают, но полезно дать им представление о том, какой аспект их работы вас больше всего интересует.

Одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать, чтобы убедить кого-то выступить на вашей конференции, — это показать, насколько конференция будет актуальной и интересной для них.Расскажите им о том, какой явки вы ожидаете и какой круг тем вы хотите охватить. Кроме того, сообщите им, если ваше учреждение или отдел имеет особый опыт в соответствующей теме.

Продвижение вашей конференции

Теперь, когда вы разобрались с основными организационными частями и пригласили нескольких замечательных докладчиков, чтобы удивить ваших посетителей, пора заняться продвижением вашей конференции, чтобы на самом деле появились вышеупомянутые участники. Есть способы добиться успеха как с огромным бюджетом, так и без него вообще.

Изготовление плаката конференции

Наверное, самый старый и простой способ рекламировать свою конференцию — это сесть за компьютер и. Не волнуйтесь, если у вас нет большого опыта в графическом дизайне — простой плакат, который передает необходимую информацию, подойдет вам, и вам не нужно заниматься сложной графикой. Рекомендуется напечатать свой плакат в двух размерах: один большой полноразмерный плакат для вывешивания в университетах и ​​исследовательских учреждениях и один маленький флаер, который люди могут забрать домой, если им интересно.

Использование социальных сетей для продвижения вашей конференции

Любите это или ненавидите, повсеместное распространение Facebook нельзя отрицать. Так что воспользуйтесь этим и используйте Facebook в своих рекламных акциях. Создайте группу Facebook для своей темы, а также событие Facebook для своей конференции, а затем пригласите всех, кого вы знаете в этой области, присоединиться к ним. Кроме того, если вы являетесь членом каких-либо других профессиональных групп или сетей выпускников на Facebook, опубликуйте в этих группах сообщение о конференции, чтобы люди знали.Наконец, не забудьте также публиковать сообщения о конференции со своей личной страницы в Facebook, так как у вас, вероятно, есть много друзей и коллег, которым будет интересно узнать о вашей конференции.

Еще одна очень популярная социальная сеть, которую вы можете использовать для продвижения своего мероприятия, — это Twitter. Создать учетную запись Twitter для вашей конференции быстро и легко, и вы можете размещать информацию о конференции в Твиттере, используя хэштеги. Кстати, создайте хэштег для своего мероприятия и побудите людей использовать этот хэштег до, во время и после конференции, чтобы поделиться своими мыслями и идеями с другими участниками конференции.

И не забывайте про Instagram. Instagram не только может быть полезен для продвижения вашего мероприятия до его проведения, но и является отличным способом держать людей, которые не смогли его, в курсе событий конференции. Вы можете фотографировать во время организации, чтобы создать шумиху вокруг мероприятия, и это отличный способ заставить людей вернуться в следующем году, если вы решите повторить это.

Вы также можете создать блог для конференции, используя такой веб-сайт, как Medium. Если у вас есть комитет, работающий над организацией, вы можете попросить каждого члена написать короткое сообщение в блоге на тему, связанную с темой конференции.Даже всего несколько записей в блоге помогут людям понять, чему будет посвящена ваша конференция, и вдохновят их на вашу тему и ваше мероприятие. Спикеры или участники также могут писать гостевые посты для блога, чтобы создать шум вокруг своих выступлений перед мероприятием.

Создание веб-сайта конференции и использование списков адресов электронной почты

У вас должен быть веб-сайт для вашей конференции, но не волнуйтесь, если вы не слишком разбираетесь в технических вопросах — ваш веб-сайт не обязательно должен быть красивым.Вы можете использовать готовый шаблон, например, из WordPress или Blogger, чтобы создать простой сайт. Все, что для этого нужно, — это передать некоторую базовую информацию: дату и место проведения конференции, тему и / или ключевые темы, которые будут освещены, кто будет выступать, информацию о том, как зарегистрироваться, и контактный адрес для запросов.

Если вы хотите добавить больше контента, также полезно разместить такую ​​информацию, как предварительное расписание, информацию о городе, в котором проводится конференция, информацию о поездках в город и вокруг него, а также о том, где найти жилье.Это помогает участникам спланировать свое путешествие и помогает решить, могут ли они позволить себе посетить вашу конференцию.

Если вы являетесь участником каких-либо профессиональных списков рассылки, не забывайте использовать их для продвижения вашего мероприятия. Вы можете отправить электронное письмо, когда вы впервые задумали конференцию, и напомнить людям о важных предстоящих датах, таких как ваш призыв к докладам. Можно отправить несколько напоминаний, но не спамьте списки рассылки, отправляя слишком много писем, иначе получатели будут недовольны!

Или вы можете использовать Conference Monkey…

Существует ряд веб-сайтов, рекламирующих конференции, в том числе нас, и наши дочерние сайты, рекламирующие вакансии и конференции, посвященные конкретным дисциплинам. (Например, INOMICS продвигает экономику, а NewEngineer — инженерное дело.) Эти сайты, как правило, охватывают широкую аудиторию со всего мира, которая иначе не услышала бы о вашем мероприятии через свою сеть. Так что перейдите на страницу событий за вдохновением.

Скачать Справочник обезьян для конференций — Список конференций на 6 месяцев

---

Лучшие записи в блоге для чтения:

В чем разница между конференцией, семинаром, практикумом и симпозиумом?

8 преимуществ посещения конференций

Что должны носить женщины на академических конференциях?

Что следует надеть мужчинам на академические конференции?

Справочник по правильным вопросам на конференциях

Как улучшить вашу публичную речь

Как попасть на научную конференцию

Самые неприятные моменты на конференциях

10 лучших анекдотов, услышанных на конференциях

Как организовать научную конференцию

Есть много причин, по которым вы хотели бы организовать научную конференцию: вы можете сыграть ключевую роль в развитии или пролить свет на выбранную вами область, вы можете читать доклады, выбирать докладчиков и утвердиться среди своих сверстников.

Однако многие ученые будут совершенно не знакомы с тем, как решать административную сторону конференции и что на самом деле нужно для успешной организации таких мероприятий. Перспектива попытки сделать это, вероятно, вызовет у вас ужас. Однако вы будете иметь хорошее представление о том, какие статьи действительно расширяют границы и кто проводит новаторские исследования.

Это руководство призвано пролить свет на ключевые практические аспекты планирования и проведения научных конференций для начинающих организаторов.Даже если вы решите получить профессиональную помощь и нанять планировщика конференций, очень полезно понимать ключевые компоненты планирования академической конференции.

Основные положения — содержание

ПЛАНИРОВАНИЕ

Аудитория

Тема

Сроки

Составление бюджета

Финансирование

Конференц-группа

Формат

Регистрация

ДИНАМИКИ

Тезисы

ПРЕЗЕНТАЦИИ

Технологии

Академические плакаты

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ АКАДЕМИЧЕСКОЙ КОНФЕРЕНЦИИ

Объекты

Кейтеринг

Сеть

АКЦИЯ

Сайт

Социальные сети

ПОСЛЕ КОНФЕРЕНЦИИ

Планирование научной конференции

Планирование и проведение академической конференции — тяжелая работа.Это требует от вас вложить много времени и усилий. Тем не менее, это чрезвычайно полезное упражнение, которое впечатляюще выглядит в вашем академическом резюме, может помочь вам еще больше утвердиться в вашей конкретной области, а также предоставить доступ к вашим сверстникам.

Кто ваша аудитория?

Ключ к успешной конференции — это счастливый делегат. Это означает, что вам нужно поставить их на первое место при планировании. Это сложно сделать, если вы не знаете, кто ваша аудитория и чего она хочет.Первое упражнение при планировании научной конференции — это исследование аудитории. Кто ваша целевая аудитория? Какие темы их интересуют? Что они видели раньше? Что вы можете сделать иначе, чтобы обеспечить подлинную ценность? Какие спикеры бы их заинтересовали? Куда они готовы поехать, чтобы посетить вашу конференцию?

Вы, вероятно, захотите провести свою конференцию с учеными и исследователями, но подумайте, если ваша основная задача — привлечь аспирантов или ученых.

Выбор темы конференции

Когда дело доходит до выбора темы для конференции, перед вами стоит сложная задача найти правильный баланс между массовой привлекательностью и нишевой ориентацией. Вы хотите привлечь как можно больше делегатов, но вам также необходимо, чтобы ваша конференция имела четкую и последовательную направленность. Вы также захотите выбрать тему из области, которая вас действительно интересует. Помимо поиска темы, которая обеспечивает правильный баланс, вам также необходимо найти оригинальный взгляд на нее, чтобы ваша конференция была разнообразной и увлекательной.

Составление бюджета академической конференции

Удержание бюджета, избежание убытков и начисление правильной суммы — все это очень важные элементы, и их трудно понять.

Заряжать или не заряжать, вот в чем вопрос. Будет ли ваше мероприятие бесплатным или вы будете взимать плату с делегатов? Если да, то сколько? Хорошо организованное мероприятие с участием нескольких высокопоставленных спикеров стоит денег. Вы также обнаружите, что у вас есть много расходных материалов, которые вам необходимо покрыть.

Научная конференция связана с рядом расходов.Помимо аренды места проведения и кейтеринга, вы должны учитывать расходы, связанные с привлечением выступающих. Д-р Надин Мюллер предлагает полезный обзор затрат на научные конференции.

Каким бы заманчивым ни было выступление основных докладчиков со всего мира, всегда помните о связанных с этим расходах. По-прежнему можно найти качественные колонки поближе к дому и остаться в рамках бюджета.

Финансирование научных конференций

С самого начала вам необходимо продумать, как вы будете финансировать мероприятие.Вам доступны несколько вариантов финансирования — от профессиональных организаций в вашей сфере до издателей и грантов AHRC. Многие университеты также выделяют средства для инициатив, возглавляемых исследователями. Возможно, это даже вариант поиска подходящего спонсора — компании, тесно связанной с вашей областью исследований.

Сроки проведения академической конференции

Никогда не следует недооценивать, сколько времени требуется на планирование и проведение академической конференции. Поэтому рекомендуется начинать планирование как можно раньше.Учитывая, что вам нужно подать заявку на получение академических рефератов, а затем просмотреть их, рекомендуется начать планирование за 6–12 месяцев до того, как вы планируете провести конференцию.

Ниже приводится обзор основных этапов, которые необходимо выполнить в преддверии конференции:

• Определитесь со своей темой
• Подать заявку на финансирование
• Комплект бюджетный
• Запустите веб-сайт конференции с выделенным адресом электронной почты конференции (ни при каких обстоятельствах не используйте свой обычный адрес электронной почты)
• Заказать доклады / тезисы
• Просмотрите аннотации и выберите динамики
• Подтвердите выступающих, включая всех основных докладчиков (совет от Кэти Барнетт — «разошлите электронные письма с подтверждением перед отклонением»).
• Подтвердите дату конференции
• Книжная площадка
• Запустите регистрацию на конференцию — рекламируйте свою конференцию, разошлите рассылки — см. Раздел «Продвижение конференции»
• Составьте примерную программу презентаций, панельных дискуссий, перерывов и сетевых сессий
• Забронируйте питание — это будет основано на приблизительных цифрах — вам нужно будет подтвердить цифры и диетические требования ближе ко дню конференции
• Убедитесь, что участники имеют всю необходимую информацию о конференции
• Опубликовать и поделиться программой конференции с подробным описанием всех сессий

Установка даты

При назначении даты вашей академической конференции необходимо убедиться, что нет конфликтов с другими конференциями или мероприятиями.Затем вы захотите проверить наличие ваших основных докладчиков. Если у вас есть свидание, вам нужно найти подходящее место, где есть свободные места.

Когда сезон академических конференций?

Академические конференции проводятся круглый год как во время семестра, так и в праздничные дни. Убедитесь, что дата назначена заранее, и начните продвижение как можно скорее.

Сборка команды

Если вы собираетесь организовать и провести конференцию самостоятельно, вам понадобится специальная команда, которая поможет вам.Это будет сочетание коллег, которые помогут вам просмотреть тезисы, а также ряд людей, которые поддержат вас в организации, администрировании и финансовых аспектах мероприятия. Важно, чтобы каждому были даны четко определенные роли. Это также должно упростить делегирование задач. Убедитесь, что кто-то отвечает за финансовые вопросы и составление бюджета. Вам также понадобятся дружелюбные люди для работы на стойке регистрации в день мероприятия.

Формат научной конференции

На первых нескольких научных конференциях имеет смысл придерживаться меньшего масштаба.Сделайте конференцию однодневным мероприятием с полдюжиной докладчиков на одной нити. В будущем вы можете увеличить количество докладчиков, проводить параллельные занятия и даже распределить их на два дня.

Однако даже в рамках однодневной конференции есть большой потенциал для предоставления разнообразного и увлекательного графика с использованием различных форматов. Вам необходимо решить, сколько времени у вас будет в день и сколько сессий это будет равняться — это должно включать 20-минутные презентации и групповые обсуждения.

Помимо двадцатиминутных презентаций докладчиков с предоставлением времени для вопросов и ответов / обсуждения после, вы также можете реализовать другие форматы, такие как панельные дискуссии, а также, при необходимости, отдельные круглые столы и семинары.

Когда дело доходит до расписания академической конференции, важно оставить достаточно времени для общения. Подробнее об этом позже, но настоятельно рекомендуется регулярно делать перерывы на кофе и чай и поболтать.

Формат панели

Помимо того, что один докладчик проводит презентацию, а затем проводит обсуждение, вы также можете использовать панели, где вы собираете больше докладчиков для обсуждения тем.Вам понадобится председательствовать, чтобы обеспечить соблюдение формата сеанса. Есть разные способы создания панелей, включая пленарные, когда на сцене одновременно выступают несколько выступающих.

Д-р Надин Мюллер в своей серии «Путеводители по академическим кругам» подробно описывает различные форматы, которые могут принимать академические конференции. Она предлагает иметь формат панелей: «Например: 5 панельных сессий с 3 параллельными панелями по 3 доклада». Важно помнить, что председателем панелей должен быть подходящий человек и что, проводя параллельные заседания, вы рискуете разочаровать людей, которые не смогут присутствовать на обоих.

Регистрация на научную конференцию

Независимо от того, является ли ваша конференция бесплатной или платной, вы все равно должны убедить людей зарегистрироваться на мероприятие. Мы подробно рассмотрели все аспекты регистрации на мероприятия в нашем посте о платформах для продажи билетов на мероприятия, но в целом вам нужна простая в использовании, доступная и универсальная платформа и процесс регистрации. Вы должны включить раздел о любых диетических требованиях в регистрационную форму на научную конференцию, чтобы вы могли спланировать свое питание.

В день конференции вам потребуется зона регистрации, которую можно использовать для предоставления делегатам именных бейджей, пакетов конференций и любой дополнительной информации, которая им потребуется.

Выбор докладчиков для конференции

Когда дело доходит до организации научной конференции, докладчики являются наиболее важным аспектом. Большинство докладчиков будут найдены через открытый конкурс докладов и из вашего института, однако вы также можете выбрать основных докладчиков.Крайне важно, чтобы вы выбрали спикеров, способных привлечь внимание аудитории с оригинальным и интересным контентом, представленным в увлекательной манере.

Организатору конференции нужны доказательства того, что докладчик может провести увлекательную презентацию. Постарайтесь узнать как можно больше об их предметной области и уровне опыта.

Мы исследуем некоторые инструменты, которые вы можете использовать, чтобы найти докладчиков, чтобы сделать вашу научную конференцию успешной.

Разнообразие и разнообразие

Как организатор конференции ваша цель — создать как можно более интересное и стимулирующее мероприятие.Как мы уже упоминали, качество динамиков имеет ключевое значение, но также важно разнообразие. Не выбирайте слишком много выступлений из одной и той же области исследования. Подумайте, каких докладчиков и презентаций вы хотите. Может быть полезно иметь сочетание старших преподавателей, основных докладчиков с более широкой привлекательностью, а также некоторых молодых исследователей, только начинающих свою карьеру.

Основные докладчики

Правильный основной докладчик, обычно выдающийся ученый в своей области, поможет привлечь делегатов и задать тон вашей исследовательской конференции.Если позволяет бюджет, вы можете выбрать международного основного докладчика для своей конференции. С иностранными спикерами вы можете обнаружить, что вам нужно помочь им с их заявлением на визу в Великобританию, предоставив соответствующие документы. Помните — вы оплачиваете дорожные расходы.

Кафедра академической конференции

Наличие председателя для вашей конференции очень важно — они помогают отслеживать заседания и могут проводить групповые обсуждения. Они также могут представить спикеров.

Подтверждение с помощью спикеров

После того, как вы выбрали динамики, вам нужно будет подтвердить их в письменной форме.Вам также нужно будет запросить дополнительную информацию о содержании их презентаций, а также биографию. Убедитесь, что все основные докладчики также подтвердили.

Помните: имейте список резервных докладчиков на случай отмены

Тезисы докладов научной конференции

Часть процесса поиска высококлассных докладчиков — это объявление о приеме работ или рефератов по выбранной вами теме. Вам нужно будет установить крайний срок, даже если он фиктивный, чтобы начать работу.Затем вы можете продлить этот срок, если не видите количество или качество рефератов, которых вы ожидали. Убедитесь, что после последнего приёма докладов у вас останется достаточно времени для программирования конференции.

Запрос статей

При подаче заявки на доклады вы должны четко обозначить необходимые темы в соответствии с вашим видением конференции. Он должен включать крайний срок и план, когда вы подтвердите принятые документы, докладчиков и объявите программу.

Полезно включать некоторые указатели, чтобы получать отрывки, которые легко оценить.Вы можете указать ограничение на количество слов и попросить их осветить контекст своего исследования, методологию и то, как они могут представить свой проект. Вам нужно будет подтвердить у них, что вы получили реферат.

Рецензирование статей

Скорее всего, вы получите больше рефератов, чем у вас есть слоты для презентаций — это означает, что вы должны быть избирательными и выбирать те, которые имеют наибольшие шансы на проведение увлекательных сессий. Возможно, вам потребуется привлечь коллег и коллег для помощи в процессе проверки, если вы получите большое количество рефератов.

Вы уже сможете судить о качестве тезисов с точки зрения их академической ценности, но вам следует обратить серьезное внимание на то, способен ли докладчик выступить с привлекательной презентацией на конференции.

Несмотря на то, что это только короткие документы, тезисы конференции должны сразу же заинтересовать вас и побудить вас прочитать статью — обратите внимание на хорошо написанные, интересные и увлекательные. Чем лучше аннотация, тем более мощным маркетинговым инструментом он может помочь вызвать интерес к вашей конференции и привлечь делегатов.

Попросите, чтобы в тезисах также содержалась подробная информация о том, что будет включено в их презентацию и как они будут представлять какие-либо данные. Аудиовизуальные элементы — отличный способ заинтересовать аудиторию — ищите слайды презентации и видеоконтент. Если детали их презентации не указаны в резюме, отправьте им электронное письмо и получите дополнительную информацию. Вы ищете доказательства того, что исследователь или академик может построить и представить по-настоящему увлекательную презентацию.

Брифинг Спикеры

Вы должны предоставить всем выступающим информацию о том, как добраться до места проведения, подробности их проживания, а также информацию о порядке дня, в том числе о том, кто еще будет выступать и по каким темам.Также рекомендуется сообщить им, какие именно расходы вы покроете и будут ли уплачены какие-либо сборы.

Также важно сообщить следующую информацию об их презентации:

• Продолжительность и формат их сеанса, включая отведенное время для вопросов.
• Услуги, в частности, техника и аудио / видео, которые предоставляет место проведения и, следовательно, доступны для них.

Что вам нужно от динамика

Перед конференцией вам потребуется следующая информация от докладчика:

• Содержание своих выступлений — в идеале они передадут содержание своей презентации до мероприятия
• Технические требования — Mac или ноутбук? они планируют показывать видео? им нужен доступ в Интернет? у них есть требования к аудио / видео?
• Любые диетические требования

Доклады научных конференций

Академические доклады имеют плохую репутацию.Если вы когда-нибудь сидели, когда ученый читал прямо из его статьи, не поднимая глаз, — вы слишком хорошо знаете, насколько это может быть скучно. Но это меняется, и уровень академических презентаций должен быть высоким.

Есть несколько проблем, о которых вы должны знать, когда просите ученых выступить. Это действительно помогает поработать с ними заранее и предложить некоторые рекомендации и советы по презентациям на академической конференции.

Когда дело доходит до презентации академической статьи, многие докладчики склонны читать прямо из своей статьи.Вы должны убедиться, что этого не происходит, и что они действительно пишут презентацию, используя простой разговорный английский, где это возможно. Главное, чтобы произвести впечатление, это то, что им нужно подумать о том, как лучше всего привлечь аудиторию. Это может включать использование технологий для улучшения их разговоров, а также выполнение некоторых общих советов по публичным выступлениям.

В журнале Times Higher Education Фара Мендлесон, профессор истории литературы в Университете Англия Раскин, даже предлагает ученым во время презентации указывать на аномалии в своих исследованиях, чтобы поощрять вопросы: «Многие молодые ученые не получают вопросов, потому что они слишком хорошо — их разговоры слишком тонкие и гладкие … В ваших выводах всегда есть аномалия, поэтому, если вы сами признаете это, люди будут доверять вам больше, и это оставляет место для очевидного вопроса.”

Также важно, чтобы презентация содержала только одну теоретическую идею — у нее недостаточно времени, чтобы осветить больше и при этом сохранить четкую направленность.

Технологии

Когда дело доходит до презентаций на академической конференции, имеет смысл использовать все доступные технологии, чтобы помочь аудитории заинтересоваться. Использование слайдов, визуализации данных и даже видео действительно может помочь.

Существует также множество онлайн-платформ, которые дают участникам возможность взаимодействовать с презентациями, получать доступ к слайдам, вспомогательным ресурсам, задавать вопросы докладчику, взаимодействовать с другими в аудитории и делать заметки.Используя технологии таким образом, вы увеличиваете вовлеченность в конференцию и улучшаете впечатление участников. Sli.do и Lintelus во всем этом виде услуг.

Важно: Когда вы используете какую-либо технологию, важно получить поддержку, если что-то пойдет не так. Всегда есть вероятность, что что-то не сработает, файл пропадет или возникнут другие сбои. Приготовься.

Афиша научной конференции

Плакаты научных конференций

широко используются в академическом сообществе для обобщения исследовательских проектов и результатов в простой, понятной и наглядной форме.Их можно использовать в презентациях докладчиками или после них для облегчения обсуждения темы их исследования. Эти плакаты также можно использовать для повышения осведомленности о вашей конференции, показывая детали регистрации и пробуждая интерес к презентации докладчика перед мероприятием.

Шаблон академического плаката

на http://guides.nyu.edu/posters

Плакаты обычно включают в себя отрывок из недавней статьи докладчика, визуальные представления некоторых их данных, а также некоторые другие изображения.Многие исследовательские плакаты имеют схожий формат, часто с использованием шаблона, и похожи по размеру — A1 или A2. Это хорошее онлайн-руководство, которое расскажет вам обо всех аспектах дизайна, включая шаблон плаката и советы о том, что включить.

Формат академических презентаций

Академические презентации должны длиться не более двадцати минут. Исследователи, увлеченные своим предметом, имеют тенденцию к отступлению. В этот день вам понадобится кто-то, чья работа заключается в том, чтобы помогать выступающим уложиться в отведенное время и закончить в срок.

Выбор места проведения научной конференции

Еще один очень важный аспект — это поиск подходящего места проведения академической конференции для вашего мероприятия. Многие организаторы предпочитают проводить свою конференцию в академическом месте рядом с рядом академических институтов.

Расположение

Местоположение так важно. Вы хотите, чтобы до места было легко добраться на общественном транспорте и оно было расположено в центре города. Также полезно, если поблизости есть жилье, бары и рестораны, чтобы привлечь делегатов.Когда дело доходит до лондонских академических конференций, вы должны быть уверены, что он находится рядом с крупными железнодорожными станциями и станциями метро.

Учебные помещения

Audio-Visual — В идеале вам понадобится все аудио / видео оборудование без дополнительных затрат.

Сцена — Вам понадобится профессионально настроенная и привлекательная сцена для ваших динамиков.

Комфортные сиденья с хорошим обзором — Никто не любит оцепенелую задницу, и поддержание взаимодействия с аудиторией является ключевым моментом, поэтому убедитесь, что сиденья удобны.Также важно, чтобы с каждого сиденья был хороший обзор сцены. Такие залы, как наш Логан Холл, работают хорошо, обеспечивая прекрасный вид на сцену для всех делегатов.

Зеленые комнаты для выступающих — Важно, чтобы вы заботились о своих выступающих и помогали им как можно больше расслабиться перед выступлением. Выделенная зеленая комната — хороший способ дать им место для подготовки.

Прямая трансляция и запись презентаций — Ключевым моментом является вопрос о том, хотите ли вы снимать презентации, чтобы можно было сделать сеансы доступными онлайн после завершения мероприятия.Кроме того, вы можете захотеть провести прямую трансляцию мероприятия, чтобы виртуальные посетители со всего мира могли смотреть. Есть много доступных услуг, которые могут помочь в этом процессе, но имейте в виду, что это будет стоить дополнительно.

Нетворкинг — Одна из основных причин, по которой делегаты посещают научные конференции, — это общение с другими исследователями, обмен идеями и обсуждение вопросов со своими коллегами. Поэтому жизненно важно при любой возможности способствовать созданию сетей.

Убедитесь, что в вашем помещении есть подходящие места для встреч, и обязательно выделите несколько перерывов на протяжении всей конференции.Всегда есть соблазн провести больше презентаций в ущерб сетевым сессиям — избегайте этого любой ценой. Убедитесь, что все места для обсуждения подходят для непринужденной беседы, и если вы заметите кого-то, кто один или не занят, войдите и представьте его людям, которых вы знаете.

Организация питания на научных конференциях

Как мы уже упоминали, нетворкинг очень важен, как и еда и напитки. Многие заведения предпочитают поставщиков кейтеринга, поэтому узнайте при бронировании, как обстоят дела с кейтерингом.Вы хотите, чтобы меню было впечатляющим и качественным, но им могло бы наслаждаться как можно больше людей, поэтому избегайте чего-либо слишком экзотического. Когда дело доходит до напитков, обязательно нужно выпить чай и кофе, но не забывайте также пить много воды и безалкогольных напитков.

Вам необходимо заранее узнать подробности любых особых диетических требований от делегатов — это должно быть частью процесса регистрации. Расточительность может быть серьезной проблемой, поэтому убедитесь, что вы заблокировали свои номера заранее и подтвердите их ближе к дню мероприятия.

Недостаточно тщательно спланировать конференцию и ожидать, что на нее придут люди. Вам все равно нужно хорошо подумать о том, как привлечь нужных людей, чтобы они узнали о деталях вашей конференции, и это включает как маркетинг, так и рекламу. Некоторые люди узнают о конференции, когда вы подадите заявку на участие, но вам также понадобится второй согласованный толчок, чтобы увеличить количество регистраций. Вы можете включить подробную информацию о спикерах и теме их презентации, чтобы вызвать интерес.

Вот некоторые из мест, где вам следует подумать о продвижении своей академической конференции:

• Личные контакты — используйте существующую сеть коллег и т. Д. И используйте их для распространения информации.
• Веб-сайты (включая ваши собственные) — составьте список всех веб-сайтов, имеющих отношение к вашей сфере деятельности, и свяжитесь с ними — он должен включать органы, учреждения, общества, встречи.
• Каналы социальных сетей
• Электронные списки рассылки — эти службы рассылают оповещения, когда поступают новые запросы статей и организуются новые конференции.
• Списки рассылки
• Списки рассылки
• Учебные кафедры — обращайтесь к руководителям академических кафедр или их администраторам.Во многих отделах есть доска объявлений или общая комната, где можно легко найти такую ​​рекламу.
• Информационные бюллетени университета
• Электронная почта отдела
• Интернет-журналы и офлайн-журналы — реклама в офлайновых журналах
• Афиша научной конференции

Во многих университетах есть внутренние рекламные места, которые вы можете использовать — это могут быть телевизионные экраны, а также специальные страницы со списком мероприятий на их веб-сайтах. Важно как можно раньше вовлечь университеты и другие учреждения в вашу конференцию, чтобы они могли использовать свои сети для продвижения вашего мероприятия.Электронные сообщения отдела также могут быть отправлены.

Многие исследователи активно ищут конференции и подписываются на электронные списки рассылки, такие как H-Net, где публикуются подробные сведения о гуманитарных конференциях по всему миру. Сделайте себя видимым там, где ваша аудитория будет искать научные конференции.

После того, как вы продвигаете конференцию, вы должны держать зарегистрированных делегатов в курсе последних событий с информацией о мероприятии. Сюда может входить практическая информация о том, как добраться до места проведения, транспорт, парковка и варианты питания, а также повестка дня, расписание конференции и контактные данные, если у них возникнут какие-либо вопросы.

Веб-сайт научной конференции

Вы можете создать простой веб-сайт конференции с помощью WordPress. Вы можете использовать это, чтобы поделиться информацией с докладчиками и делегатами. Вам также следует настроить учетные записи в социальных сетях для конференции и регулярно заполнять их на протяжении всего жизненного цикла конференции.

Социальные сети

Социальные сети — отличный способ продвигать вашу конференцию, а также взаимодействовать с академическим сообществом. Выберите каналы, наиболее подходящие для вашей аудитории.Регулярно обновляйте информацию о конференции, но не забывайте делиться разнообразным актуальным контентом из других источников. Поощряйте своих спикеров рекламировать конференцию через свои социальные сети, чтобы охватить их аудиторию. Также воспользуйтесь возможностью поделиться их контентом и пообщаться с ними в социальных сетях. Социальные сети действительно могут помочь создать шум вокруг конференции, и ими нельзя пренебрегать.

После конференции

Даже когда конференция закончилась, ваша работа еще не окончена.Вы захотите разослать последующее электронное письмо всем докладчикам и председателям с благодарностью за их вклад. Вы также должны разослать участникам общее письмо с благодарностью за участие. Это электронное письмо также является хорошей возможностью получить отзыв, поэтому настройте его и добавьте ссылку на небольшой опрос. Обратная связь очень полезна для определения того, где вы можете улучшить свою конференцию, если вы решите провести еще одну в будущем.

И вот, наконец, вы можете сделать заслуженный перерыв.

Место проведения академической конференции, Лондон

Если вы ищете доступное место для проведения академической конференции в Лондоне, то вам подойдет 20 Bedford Way.Как академическая площадка, мы имеем большой опыт проведения научных конференций. Наш Логан Холл идеально подходит для размещения 910 человек, но у нас также есть несколько небольших помещений со всеми необходимыми удобствами, а также множество мест для отдыха, чтобы облегчить общение между делегатами. У нас также есть специалисты по аудио / видео, чтобы убедиться, что все идет без сучка и задоринки.

Если вы заинтересованы в проведении академической конференции в Лондоне, свяжитесь с нами по телефону 020 7612 6143 или напишите нам по адресу sitehire @ ioe.ac.uk.

Дополнительная литература

Брайан Люси о том, как организовать научную конференцию

Д-р Надин Мюллер об организации научных конференций

Доктор Кэтрин Армстронг дает советы по проведению академических конференций

по

Как организовать техническую конференцию

Проведение конференции — это тяжелая работа, и в ней нужно объединить множество вещей. только правильный способ сделать это незабываемым событием для всех.Это сообщение в блоге сборник самых важных вещей, которые, как я видел, получают организаторы конференций неправильно (из лучших побуждений). Это не исчерпывающий отчет, но я надеюсь, Помогите указать заинтересованным людям «низко висящие плоды». Надеюсь, ты будешь в результате удалось избежать некоторых ошибок.

Знай свою аудиторию

Я организовал свою первую техническую конференцию в 2008 году, и у меня получилось не очень хорошо. я сосредоточился почти исключительно на опыте участников, и я не понять более широкую картину.К счастью, другие помогли, и это не было стихийное бедствие. Я многому у них научился.

На конференции несколько аудиторий, а не одна.

• Посетители обычно говорят, что они приходят за отличным контентом, развлечениями, общением и вдохновение.
• Выступающие обычно говорят от имени своих интересов, компании или альтруистично.
• Продавцы или спонсоры обычно хотят привлечь соответствующих потенциальных покупателей.
• Организаторы часто заинтересованы в привлечении участников и спонсоров все вместе.Это может быть компания, которая делает бизнес за счет конференции, как с O’Reilly; или это может быть группа людей, заинтересованных в продвижение сообщества или технологий, как в случае с Gophercon и языком Go.

Это кажется очевидным, но организаторы конференций так часто игнорировать потребности одной из аудиторий. Не забывайте также, что есть другие, например, местное сообщество (например, рестораны и отели поблизости).

Сбалансированная конференция — это осознанный выбор, сочетающий интересы и потребности всех зрителей в максимально возможной степени.

Еда и напитки

Хорошая еда и напитки (кофе, алкогольные напитки) на конференции чрезвычайно важный. Без этого конференция будет разрушена и созвана заново. несколько раз в день. Люди должны уйти и попытаться найти немного еды, подождите линии, ходить под дождем, заблудиться, вернуться поздно и пропустить переговоры, которые они хотел увидеть (тем самым прерывая переговоры, когда они вступают поздно)…

Накормите посетителей, если вы не находитесь в самом центре кулинарного рая.Вы получите награду, и они тоже. Обратитесь к спонсорам за помощью, и это будет добродетельный круг.

То, что вы их кормите, тоже очень важно. Я чувствительна к глютену и не могу сказать вы, сколько раз я проходил мимо буфета и буквально ничего не видел Я могу есть. В меню есть хлеб, паста, бутерброды, салат кускус и пицца. Не шучу — глютен (и много углеводов / крахмалов) в каждом блюде. А также как насчет людей с распространенной аллергией на орехи? Салаты с орехами в них, или сыром, вместо того, чтобы быть в отдельной посуде … Эти вещи не трудно исправить.Легко удовлетворить потребности большинства людей. Просто попросите помощи у кто-то, чья диета не похожа на вашу; найти чувствительного к глютену вегетарианца для пример. Их много.

Предварительное планирование

Многие конференции не планируют заранее. Не планирует и не объявляет вещи приводят к множеству проблем. Опять же, вы должны учитывать свою аудиторию:

• Спонсоры принимают участие в других мероприятиях, и их календари пополняются.
• Динамики тоже есть!
• Все участники, спонсоры и спикеры не только принимают участие в других вещи, но могут возникнуть проблемы с покрытием потребностей семьи (няня помощь, пока они в отъезде), бронирование поездок по разумным ценам и т. д.

Если вы ждете дольше, чем другие шоу, чтобы открыть и объявить о своем призыве к предложения, в частности, вы не получите предложений, потому что другие шоу уже приняли нужные ораторы. Обычно это означает не менее 6 месяцев, часто 8 месяцев. Вернитесь к расписанию и посмотрите, где вам нужно спланировать; Это варьируется в зависимости от типа мероприятия, но вам нужно достаточно времени, чтобы продавать билеты (и если вам предстоит поездка, вам нужно сделать это ранее), время на прохождение различных цен на билеты увеличивается например, ранняя пташка и скидка; время для комитета и сообщества продвигать выбранная вами повестка дня; время комитету выбирать спикеров и переговоры; время подачи переговоров; пора сказать слово — опять же, для большинства мероприятий вам понадобится минимум 6 месяцев.

Мне пришлось пропустить много отличных конференций, потому что организаторы не планировали и объявить заранее.

CfP особенно важен. Это необходимо объявить и опубликовать несколько раз. Это большие усилия. Это также должно быть хорошо видно на сайт конференции. Я видел конференции с непреднамеренно доступными CfP только по ссылкам в электронных письмах и твитах, а не напрямую с сайта. С течением времени веб-сайт должен продвигать то, что подходит для этапа: CfP, регистрация, а затем расписание / повестка дня.

Многие конференции, которые, как я знаю, не работают достаточно хорошо, спрашивая прошлогодних докладчиков чтобы снова выступить на будущих мероприятиях. Я получил электронные письма с вопросом, почему я не предложить доклады для шоу, в котором я выступал в предыдущие годы, подразумевая, что Я избегал конференции, когда на самом деле конференция игнорировала меня . я ничего не слышал о конференции или CfP до обвинительного письма. Этот не должно быть сложно; используйте MailChimp или аналогичный, чтобы просто создать простой список адресов электронной почты.

Очень важной частью объявления и продвижения является использование гарантированного формат доставки, такой как электронная почта, а не канал в социальных сетях, который может вас заинтересовать.я известны конференции, которые полагаются на Twitter. Они не понимали, что значительная часть их аудитории не смотрела их аккаунт в Twitter. Oни предположили, что их говорящие, в частности, пристально наблюдают за ними — когда на самом деле ораторы жили, занимаясь другими делами. У меня пусто иногда смотрит на меня, когда я замечаю, что именно по этой причине я что-то пропустил. Электронное письмо это ключ. Твиттер — вспомогательный. Опять же, создайте списки адресов электронной почты в MailChimp и сохраните записи в электронных таблицах, не делайте это по отдельности.Иначе вы пропустите важные дела и важных людей, и результатом будет обида и сожгли мосты.

Если можете, объявляйте дату и место проведения следующего года во время каждого выступления. Многие людям и компаниям действительно нужно планировать на год вперед.

Выбор, прием и объявление докладчика

К ораторам нужно относиться уважительно. Если вы не были на их месте, это легко это сильно испортить. Вот пример того, как конференции непреднамеренно плохо отнеслись ко мне как к оратору:

• Обременительные процессы, которые заставляют меня прыгать через обручи
• Принимать решение слишком долго
• Отсутствие подтверждения принятия или отклонения со мной
• Публикация и продвижение моего выступления до получения моего согласия
• Принимая мое выступление публично, e.грамм. в Twitter, а не в частном порядке

Наихудший грех, который может совершить организатор в отношении выступающих, на мой взгляд, это продвигать меня как оратора, не спрашивая меня заранее. У меня было это несколько раз времена, когда у меня уже были противоречивые планы, потому что конференция не спланировать и объявить достаточно рано. Тогда похоже, что я придурок за поддержку вне. Не круто.

Кстати, выбор, платить ли докладчикам (или просто возмещать им расходы) есть сильно зависит от многих факторов, поэтому я не думаю, что универсальная политика подходит для меня, чтобы рекомендовать.

Формат конференции

Я большой поклонник однополярных конференций. Примеры: Monitorama и Гоферкон. Соблазн втиснуть больше контента с помощью мульти-трекинга велик. и я понимаю давление. Организаторы, которые сопротивляются этому, в конечном итоге получают конференции высочайшего качества, в которых я когда-либо участвовал.

Я понимаю, что большие выставки — это другое дело, и я организовал те тоже. Ничего страшного, это необходимо. Но если вы хотите уважать ораторов и участников и действительно достигли цели построения сообщества и образования, однопутный — это способ сделать это.Есть способ задействовать спонсорство в этом, кстати, хотя естественно такая конференция меньше ориентирована на спонсоров. Monitorama отлично с этим справляется.

Разнообразие и безопасность

Имейте заявление о миссии. Все меняется, когда вы это делаете. Это не должно быть общественность. Просто знайте, почему вы делаете то, что делаете.

Вы должны иметь кодекс поведения и соблюдать его. Не придумывайте, просто скопируйте с конференции, которая делает это хорошо и предлагает свои для повторного использования.Если вы этого не сделаете знаете, о чем я говорю, вам действительно нужно провести дополнительные исследования по этому поводу сами. Это выходит за рамки этой публикации.

Помимо этого, наличие разнообразного комитета сделает конференцию намного лучше. Вы избежите всевозможных проблем, связанных с монокультурой (например, меню только с глютеном). Этих проблем легко избежать; это действительно простая вещь просто внести разнообразие в комитет.

Заявление о миссии и разнообразный комитет должны позаботиться обо всех остальных вещи, которые вам будут небезразличны для вашего конкретного мероприятия (например, охват и включение разнообразной аудитории и списка спикеров).

Спонсоры / поставщики / экспоненты не хотят испортить вашу конференцию, они хотят Улучши это. Если вы им не были, вы могли бы не понимать их потребности, и опять же, вы можете совершить простые ошибки, которые буквально различают они получают свои деньги, или вы потеряете репутацию спонсора в следующем году. Вот несколько простых ошибок, которые я видел, разрушая спонсоров:

• Невозможность напечатать на бейджах крупным шрифтом имя и принадлежность (компанию).Спонсоры на стенде очень заняты и хотят сэкономить время своих сотрудников, так как хорошо относиться к посетителям стенда. Имя и компания должны быть видны в нескольких шагах. Вы удивитесь, сколько людей придет на конференцию с явной целью совершить круиз по выставочному залу и попытаться добыть спонсоры (например, пытаясь продать им облачный хостинг). Это мешает для чего нужны спонсоры. Именные значки решают многие проблемы: спросите людей, чтобы вы могли проводить время с нужными людьми.
• Отсутствие печати QR или другого сканируемого кода на бейдже для спонсоров эффективно вести запись, которая необходима. Это не зло. Это эффективность времени. Люди, которые не заинтересованы в сканировании, не будут присутствовать свои бейджи для сканирования. Сообразительные спонсоры сканируют только значки когда есть хороший разговор, который все равно приводит к дополнительному запросу.
• Не включая спонсоров в шоу. Классическая ошибка — проведение приема или открытый бар за пределами будки.Показывает, что площадь будки так что потоки обедов, кофе и стойки регистрации заставляют всех Услуга. Многие посетители также хотят осмотреть выставочный зал, но не могут, если они у меня противоречивые потребности (мне нужно пойти за кофе и вернуться к другому сессии, у меня нет времени, чтобы изо всех сил стараться на выставку!)
• Помешать разговорам в будке. На выставке нет громкой музыки зал! Если у вас есть музыка или диджей, оставьте его фон .Спонсоры не хотят приходиться наклоняться к людям и кричать, чтобы их услышали. На недавнем конференции Я буквально вытирал плевок с лица, пока люди у будки попросили меня продемонстрировать VividCortex и неоднократно просили отключить его не пользовались уважением в течение нескольких дней. Это личное злиться на меня, как могут подтвердить люди, которые меня знают.

О конференциях, организованных участниками выставки, обычно легко узнать из тех, которые были организованы людьми, которые выступали / присутствовали.Если спонсоры а выставочные площадки — это второстепенная задача, это пустая трата времени и денег для спонсоров. Опять же, включение разнообразия точек зрения на комитет помогает избежать простых такие ошибки.

Чтобы вы поняли, насколько это важно, я проверяю рекомендации по каждому единую конференцию мы решили спонсировать на VividCortex. Я посмотрю напоследок мероприятия года и узнайте, кто спонсировал, а затем позвоните или напишите им и спросите, есть ли у них хороший опыт. Я также регулярно даю отзывы другим компаниям, поэтому я не единственный, кто это делает.Множество конференций, получивших восторженные отзывы от участники (лучшая техническая конференция, которую я видел за последние годы!) — пустая трата времени на спонсоры.

Хороший совет — подумайте, как отложить переговоры на одной стороне, выставочный зал в посередине, а еда и питье либо смешанные, либо по другую сторону выставочный зал. Обычно это можно сделать. Мало что может расстроить сильнее спонсор, чем перелет через океан, установка будки и сидение в одна будка для вечернего приема / вечеринки, пока все выпивают и разговаривают происходит через две комнаты.

В зависимости от типа конференции может оказаться целесообразным способствовать распространению участие спонсора. Это может быть так же просто, как написать в Твиттере о спонсоре. (или спонсируемые переговоры), включение в информационные бюллетени, пресс-релизы, вплоть до на специальные рекламные кампании. Однако с этим определенно можно перестараться. Одно облачное событие не похоже ни на что, что я когда-либо видел. Очевидно, они нанимают армии учетные записи спама в социальных сетях, потому что были тысячи твитов, подобных следующее (отредактировано, чтобы не называть имен):

Это определенно не способ сделать это.

Будьте добры к организаторам

Организация конференции — тяжелая работа. Есть столько выбоин, что ты можешь вмешайтесь. Некоторые из них имеют серьезные последствия, например использование PayPal для приема платежей. и замораживание всех ваших средств. Подобные вещи могут разрушить событие (или даже личные финансы организатора). И многое еще предстоит сделать сиденье штанов или в последнюю минуту, если вы не профессионал и к набору контрольных списков.

Таким образом, если вы спонсор, участник или оратор, пожалуйста, постарайтесь быть вежливым с организаторы.Они делают все возможное. Это намного сложнее, чем вы думаете провести конференцию. (К тому же это намного дороже.)

Много других вещей

Есть масса других вещей, которые могут пойти не так.

• Плохой Wi-Fi
• Плохое аудио / видео
• Проблемы с поставщиками, профсоюзами и логистикой
• И так далее

Однако большинство организаторов конференций знают об этом, по моему опыту. Они могут делать свою работу хорошо или нет, но они не игнорируют ее.В этом посте я попытался сосредоточиться на вещах, в которых, похоже, возникают ошибки. неоднократно, потому что это неочевидные ошибки.

Обратная связь приветствуется!

Как организовать огромные и масштабируемые мероприятия с помощью вебинаров

Видение организации масштабной конференции вызывает у вас головную боль? Аренда дорогостоящего заведения, бронирование авиабилетов, согласование проживания и питания; не говоря уже о том, как собрать сотни посетителей со всего мира в одном городе.Что ж, этого не должно быть! Ваше большое событие может происходить полностью онлайн!

«Вздор! Мы хотим сделать что-то действительно сложное, слишком сложное, чтобы представить это в Интернете. Платформы для вебинаров с этим не справятся. Кроме того, у нас нет времени и ресурсов, чтобы изучать новое программное обеспечение с нуля ».

Подождите, сек:

С помощью комнаты для веб-конференций вы можете легко перенести требующие большого обслуживания и масштабные мероприятия в цифровой мир. Это ближе, чем вы думаете.

Это в вашем браузере!

Все больше и больше компаний решают проводить свои крупные мероприятия в Интернете.Основная причина проста: они хотят сэкономить время и деньги , которые им пришлось бы потратить на поездки и проживание, если бы они попытались организовать традиционную встречу.

Как это сделать? Есть ли шанс добиться этого с помощью нестандартного подхода ?

Из этой статьи вы узнаете, как наши клиенты справились с этой проблемой. Читайте дальше, чтобы узнать, как они планировали свои отличные вебинары и как наша команда помогла им в достижении их целей.

Помочь клиентам организовать большой вебинар? Вызов принят!

Трое наших клиентов планировали организовать масштабные мероприятия для международной аудитории.Их потребности выходили далеко за рамки стандартов:

• 1000-2000 участников, расположенных в разных частях земного шара
• несколько десятков докладчиков, также разбросанных по всему миру
• в одном случае — мероприятие продолжительностью несколько часов, которое должно было быть проводились без перерывов

Для каждой из этих компаний было непросто организовать, спланировать и провести онлайн-мероприятие такого масштаба. Либо у них было , никогда не пробовали вебинары , либо их потребности были уникальными, и было сложно реализовать (если они хотели проводить их самостоятельно).

Им нужна была настоящая группа поддержки и специальный менеджер по работе с клиентами — кто-то, кто бы занимался техническими вопросами. Кто-то, кто протянет руку помощи и обучит своих сотрудников и научит своих докладчиков работе с платформой. Кто-то, кто посоветует им все, что можно и чего нельзя делать в мире вебинаров.

Клиенты спрашивали нас, могут ли они рассчитывать на нас и получить помощь. Для ClickMeeting это было похоже на знак Бэтмена в небе. Хотя для этого требовался новый способ сотрудничества между командой и клиентом, мы за него отстояли!

Мы взяли это на свои плечи, оказали нашим клиентам полную поддержку и взяли на себя следующие задачи:

• планирование и организация всего мероприятия от имени клиента
• проведение обучения нескольких десятков докладчиков
• обеспечение того, чтобы все прошло по плану
• удаленная и выездная поддержка наших людей во время мероприятия

# 1.Демонстрация программного продукта для 1500 участников

Наш клиент, работающий на рынке Северной Америки, хотел провести онлайн-семинар с демонстрацией продукта, чтобы продемонстрировать новое облачное решение своим клиентам из Канады и США. Менеджеры по продажам компании предполагали, что в выставке примут участие более тысячи человек.

Однако была одна проблема:

Они никогда не проводили вебинары до , и этот должен был быть впечатляющим. Для нас в таком случае было только одно возможное решение — мы спланируем и проведем для них вебинар!

На начальном этапе подготовки все, что нужно было сделать клиенту, — это создать учетную запись и предоставить нам материалы.На их основе мы составили сценарий мероприятия и повестку дня; подготовили презентацию и итоговый опрос.

Затем мы позаботились о брендинге вебинара в соответствии с визуальной идентичностью клиента. Мы разработали макет страницы регистрации, зала ожидания, комнаты вебинара и страницы благодарности.

Репетируйте и вперед!

Когда были готовы технические и содержательные аспекты вебинара, настало время для репетиции.Мы пригласили их менеджеров по продажам на серию так называемых пробных прогонов, во время которых мы провели веб-семинар и отрепетировали его шаг за шагом .

Вместе с заказчиком мы определились, какой ведущий возьмет на себя управление и когда. Мы сказали им, что делать, если что-то пойдет не по плану. Мы протестировали наш план Б — набор дополнительных слайдов, которые докладчики будут показывать, если у них возникнут проблемы с совместным использованием экрана или воспроизведением видео с YouTube. Обо всем нужно было позаботиться до Нулевого часа.

В знаменательный день 1,5 тысячи посетителей вошли в комнату для вебинаров и приняли участие в более чем часовом онлайн-мероприятии. Два члена команды ClickMeeting поддерживали клиента на месте, а два разработчика были доступны онлайн, готовые вмешаться в случае необходимости. Однако нам не пришлось их беспокоить. Во время мероприятия не произошло ничего плохого или неожиданного.

На этом вебинар наша работа не закончилась. После мероприятия мы предоставили клиенту пакет bungle со всей статистикой и записью чата.Благодаря этому они могли хорошо позаботиться о своих новых потенциальных клиентах.

№ 2. Захватывающая трансконтинентальная образовательная конференция

9-часовая конференция для 2 тысяч участников, 29 докладчиков, расположенных на трех континентах и один модератор — можно ли провести такое мероприятие полностью онлайн ? Наш клиент принял вызов и добился успеха.

В конференции, посвященной новым методам преподавания английского языка, приняли участие всемирно известные эксперты ELT.

Самой большой проблемой в этом случае был тот факт, что лекции должны были проводиться в 3 отдельных блоках одновременно , как на традиционной конференции. В зависимости от билета участник может переключаться между блоками или быть назначен только одному из них.

Мы создали субаккаунты в учетной записи клиента, чтобы каждый докладчик мог «выйти на сцену» независимо и выступить с речью. Мы также позаботились о том, чтобы были доступны параллельные сеансы — функция, которая позволяет проводить несколько вебинаров одновременно .

Изучение новой платформы — как перепрыгнуть через нее?

Вскоре нас ждала еще одна задача. Спикеры совершенно не были знакомы с технологией вебинаров . Мы позаботились об этом, потому что хотели, чтобы докладчики сосредоточились на лекциях, а не боролись с технологиями. Нам пришлось провести комплексное обучение для группы из 29 преподавателей, расположенных на 3 континентах . Во время встречи каждый из них получил подробный план выступления и намеки на то, что они должны были делать.

Мы подчеркнули тот факт, что в случае такого события мы должны были убедиться, что серверы не перегружены. Вот почему мы заранее предупредили их, что они получат доступ за 5 минут до своего временного интервала. Они должны были присоединиться после того, как предыдущий оратор покинул «сцену».

Как у них дела? Превосходно! Все докладчики выступили без каких-либо проблем и препятствий. Клиент получил очень положительные отзывы от участников и рассматривает возможность проведения в будущем еще одной конференции, полностью онлайн.

№ 3. Внутренняя ратуша / собрание AMA

Крупное мероприятие вебинара не обязательно должно быть предназначено исключительно для внешней аудитории. Компания может использовать платформу для вебинаров для проведения внутренней онлайн-встречи для своей команды. Это отличная идея, когда у организации есть обширная сеть по всей стране, а объединение всех ее сотрудников в одном конференц-зале может быть дорогостоящим и трудоемким.

Наш клиент, крупная розничная компания, продающая продукцию на международных рынках, внимательно следила за тем, чтобы сотрудников собрали сотрудников из 22 филиалов , разбросанных по всей стране. Генеральный директор хотел встретиться со всей командой , чтобы сообщить несколько новостей, рассказать о планах будущего развития и представить новые идеи для процесса оценки сотрудников.

Одно четкое сообщение, доставленное всем членам команды за один раз.

Эта встреча в ратуше была очень важной, и они хотели, чтобы она стала отличным опытом как для генерального директора, так и для участников. В этом случае мы решили, что единственный способ для клиента почувствовать себя в безопасности и получить надлежащую поддержку — это присутствие наших сотрудников на месте, готовых протянуть руку помощи всякий раз, когда это необходимо.Два члена команды ClickMeeting отправились в штаб-квартиру клиента, чтобы убедиться, что обо всем позаботились и хорошо подготовили.

На этом мероприятии безопасность данных была критической проблемой . Во время презентации генерального директора должны были быть представлены конфиденциальные данные. Только сотрудники могли иметь к ним доступ, поэтому мы должны были убедиться, что только члены команды могут зарегистрироваться, войти в комнату вебинаров и принять участие в презентации. Вот почему каждый человек получил символическое приглашение присоединиться к встрече онлайн.

Вебинар прошел с большим успехом.