Организация конференции что необходимо знать: 18 отличных советов по организации конференций / Хабр

Организация конференции что необходимо знать: 18 отличных советов по организации конференций / Хабр

18 отличных советов по организации конференций / Хабр

Я очень везучий. Тому есть две причины:

Прошлым летом коллеги из Rackspace попросили мою компанию Rosenfeld Media поучаствовать в организации конференции по поведенческим особенностям пользователей в среде промышленных решений. Идея была прекрасной, Rackspace сильно помогал нам, в числе прочего предоставив место для проведения мероприятия.
Вторая причина – люди очень милы в общении со мной. Я спросил у разных людей, которые организовывали успешные конференции, советов, и их ответы были очень полезны и объёмны. Самое малое, что я могу сделать – собрать их в одном месте и передать их знания вам.

Итак, представляю самые полезные советы по организации конференций.

1: Убедитесь в необходимости вашего мероприятия

В 2015 году по мнению экспертов будет проведено порядка 6000 конференций по поведенческим особенностям пользователей. Это только на Земле. Многие будут хорошими, многие – отличными. Серьёзная конкуренция, не так ли? Собираетесь ли вы организовать мероприятие только ради мероприятия, или вы знаете, что оно действительно необходимо?

Хотел бы я знать заранее, что, какой бы захватывающей ни была моя идея, сначала нужно проверить, нуждаются ли в ней те люди, которые должны были покупать на неё билеты. Тогда бы я не тратил впустую время и силы. Всё, что нужно – подумать о том, для чего это мероприятие. Близка ли людям эта проблема? Обещает ли моя конференция помочь с ней, и захотят ли клиенты принять в ней участие?

— Джонатан Кан (#dareconf)

Организация конференций – дело более дорогое, чем вы себе представляете. Чтоб не разориться, сначала убедитесь в наличии спроса. Начать можно с недорогих разведывательных мероприятий – организовать дискуссии в социальных сетях. Вы сможете немного узнать про спрос и получите возможность обсудить с людьми ваше представление о конференции. Или, как советует Джефф Крам:

Лучшие конференции, которые я видел, фокусируются на первоначальном создании и поддержке сообщества, после чего уже организовываются мероприятия для их личных встреч. Это приводит к более энергичным конференциям, когда люди хотят поучаствовать в ней, а не просто должны там быть.

— Джефф Крам (Delight Conference)

Для конференции Enterprise UX 2015 мы уже работаем с аудиторией разными способами, в том числе организовывая ежемесячные дискуссии и консультации. Идею о проведении конференции мы вначале обсудили со многими нашими собеседниками в нескольких соцсетях, и их реакция была нечто вроде: «Ну наконец-то кто-то это делает!».

2: Определитесь с видом мероприятия

Джаред Спул выделяет пять типов мероприятий. Тип сильно влияет на разработку программы, выбор места проведения и стоимость билетов, не говоря уже об остальных вещах.

Родственные: события вроде IA Summit, UXPA и Interactions, где встречаются люди, работающие над одним проектом. Чаще всего это единственный способ встретиться с людьми, которые делают с тобой общее дело. Обычно там делятся опытом и технологиями.

Сетевые: организуются венчурными капиталистами. Программа имеет второстепенное значение после социальной деятельности, когда люди встречаются и знакомятся. Длинные перерывы и собрания более важны, чем лекции.

Торговые: передвижная ярмарка для продажи и торговли. Помещение для выставки важнее, чем лекции, которые обычно просто реклама, проплаченная спонсорами. Примеры — Macworld и CES

Образовательные: посетители желают изучить новые технологии и получить умения. Важно, кто делает доклады и на какую тему. Социальная деятельность сведена к минимуму.

Академические: предназначены для получения ссылок в публикациях. Примеры: CHI, UIST и SIGGRAPH. Работы просматриваются общественностью и публикуются, чтобы авторы могли получить необходимые для их учёных степеней упоминания.

Ошибка начинающих организаторов в том, что они не учитывают, что разные типы конференций требуют разных форматов и структур. Гибриды удаются плохо. Тип мероприятия влияет на всё, от времени на перерыв до управления программой.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

Если ваша конференция не предназначена для широкой аудитории:

Только по приглашениям, без приёма заявок со стороны, чтобы не возиться с системой заявок, если мы знаем, кого именно мы хотим пригласить.

— Дэн Сцук и Джо Вонг (UX Hong Kong)

3: Если не заботиться о деталях, о них позаботятся участники

Важна каждая деталь. На встрече дизайнеров позаботьтесь, чтобы все мелочи были выполнены как следует. Профессионалы в области поведенческих особенностей пользователей очень критично относятся ко всему этому, будут обсуждать это во время события, и это впечатление повлияет на общее впечатление о мероприятии.

— Корнелиус Рэхиру (UXcamp Ottawa)

Детали важны и в долгосрочной перспективе. Если посетители рассказывают, как хорошо всё было организовано, это положительно повлияет на их возврат в следующий раз. А также это значит, что вы хорошо справились в этот раз, и в следующий нужно будет только полировать шероховатости, а не переделывать всё с нуля.

Лучше всего пройтись по всей программе с точек зрения разных участников:

Побудьте на месте не только посетителей, но и ораторов, спонсоров, волонтёров, принимающих, прессы, безопасников, рядовых посетителей и т.д. Изучите и представьте, что им нужно до, во время и после мероприятия. Хорошо бы продумать и разные детали, но не забывайте о базовых потребностях согласно пирамиде Маслова.

— Грант Кармайкл (Midwest UX, TEDxGrandRapids)

4: Обратитесь за помощью к профессионалам

На одно-два самых первых мероприятия привлекайте специалистов, которые делают организацию мероприятий. Логистика при работе с отелями, меню, интернетом, расположением помещений, потоками, регистрациями, возвратом денег – это просто кошмар.

— Кристина Халворсон (Confab Events)

Из-за сложности события необходимо учиться у других.

5: Разделите обязанности с самого начала

Не взваливайте конференцию на слишком малое количество людей. Разделите команду на несколько групп, в каждой из которых 1-2 человека будут нести ответственность и управлять ею. Работа с докладчиками, спонсорами, дизайн, бюджет, волонтёры, содержание, пиар, производство, билеты, юридические тонкости – всем этим надо заниматься. Следите за работой групп, и пусть вся команда периодически рассказывает о своём прогрессе друг другу.

— Грант Кармайкл (Midwest UX, TEDxGrandRapids)

Мы рано осознали, что работу с документами надо начинать с самого начала:

Не надо недооценивать то время, которое уйдёт на нудные вещи типа смены регистраций, обработку счетов, ответы на емейл на вопросы, которые вы уже подробно осветили на сайте.

— Донна Спенсер (UX Australia)

Волонтёры – это прекрасно, но позаботьтесь о том, чтобы с вами работали и доверенные лица. Три-четыре человека, на которых можно положиться без опускания до микроменеджмента.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

6: Будьте примером для подражания

Характер организаторов влияет на впечатление от конференции. Меня вдохновляли личные жертвы одних и разочаровывала эгоцентричность других. Перед организацией конференции соберите команду людей, разделяющих ваши взгляды, ценности, цели.

— Брайан Салливан (Big Design)

7: Относитесь как к бизнесу

Хотите вы того или нет, но конференция – это бизнес, причём рискованный:

Люди могут забронировать билет и не оплатить, игнорировать напоминания об оплате и отменить всё в последнюю минуту. Это особенно плохо для конференций с ограниченными возможностями, так как вы потеряли и деньги и возможность продать место. Мне было бы проще жить, если б я осознала, как люди могут козлить, и была бы более настойчивой, гоняясь за оплатой и отменяя тех, кто не заплатил.

— Донна Спенсер (UX Australia)

Ваши кредиторы, скорее всего, чётко обозначат, что они хотят получить от вас. Так же и вы должны чётко обозначить участникам, что, как и когда им надо зарегистрировать (или отменить). Кстати, о билетах: Джаред Спул считает, что не надо недооценивать их:

Бесплатные мероприятия организовываются с целью продать что-либо. За ценности люди привыкли платить. Если выберите слишком низкую цену, отпугнёте всех, кто посчитает, что качество мероприятия будет ей соответствовать.

И конечно, обязательно надо покрыть все расходы. Воспользуйтесь следующей формулой:

Выйти в ноль = Фиксированные расходы / (Стоимость – Переменные расходы)

В первую очередь надо оценить переменные и постоянные расходы (фиксированные расходы – это расходы на то, чтобы разместить первого участника. Переменные – расходы на каждого последующего).

Определив расходы, выбирайте цену и смотрите на формулу. Играйте с цифрами, пока не будете уверены, что в любом случае получите прибыль. Это первое, что мы делаем для каждой конференции. Затем мы постоянно сравниваем эти цифры с реальностью. Это помогло нам научиться хорошо оценивать стоимость событий и понять, как сделать каждую конференцию прибыльной.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

8: Продавайте, но не продавайтесь спонсорам

Спонсоры важны, но важнее впечатление участников от конференции.

Дайте возможность спонсорам прорекламировать свои продукты и услуги, но не давайте вести мероприятие. Никто не любит речей от спонсоров или их рекламу. Это неуважительно по отношению к людям, заплатившим за билет.

— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)

9: Дайте людям отдохнуть (и пописать)

Хорошо, что мы поняли, что гораздо важнее сделать много перерывов, чтобы люди могли пообщаться, чем сделать много докладов

— Камерон Косцон (Brooklyn Beta)

Иногда хочется впихнуть в программу побольше – но и ритм очень важен. Посетителям надо встать, размяться, выпить кофе, проверить почту, сходить в туалет. Усвоить новые идеи, обсудить их друг с другом или подумать о них наедине.

Я видел конференции, где пытались впихнуть ценную информацию в каждую секунду, делали тематические обеды и ужины, дебаты в барах… Мне кажется, посетителям нужно время, чтобы отдохнуть и потусоваться. Дайте им хорошую еду и напитки, и всё получится само.

— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)

10: Будьте готовы заплатить или расстаться с докладчиками

Очень важно документально оформить ваши правила и придерживаться их, и публиковать их для того, чтобы докладчики имели о них подробное представление. Некоторые докладчики не согласятся выступать у вас на ваших правилах. Вам нужно быть готовыми расстаться с ними и найти другого докладчика на их место. Плохо, когда вы выбрали докладчика, а он отказывается из-за недостаточной оплаты, но это бывает.

— Кристиан Манзелла (Giant)

Найдите другие способы компенсации для докладчиков, например предложите им профессионально оформленные видео их выступлений или консультации с тренером по ораторскому искусству.

Мы начали давать нашим докладчикам базовые директивы типа размера шрифтов, и скоро попробуем предоставить им уроки ораторского искусства. Также неплохо иметь комнату для подготовки докладчика.

— Ева Каниасти (UXPA Boston)

11: Пасите докладчиков до момента выхода на трибуну

Докладчики, как и все люди, не читают писем, не знают, что вы от них хотите, не знают, как разместить в календаре дедлайн, и задают вопросы о том, что вы уже обсуждали несколько раз.

— Донна Спенсер (UX Australia)

Больше всего времени уходит на беготню за докладчиками

— Энди Бад (UX London)

Мы уже столкнулись с необходимостью постоянных пинков. Мы волнуемся, что мы уже всех достали, но докладчики знают, что это неизбежное зло.

12: Место – это основа всего

Традиционное место вроде отеля или конференц-центра – не всегда лучший выбор. Сначала продумайте требования и ограничения мероприятия, затем ищите наиболее подходящее место.

Обеспечьте место, где людям будет наиболее свободно, чтобы при этом оно не было слишком дорогим. В большинстве отелей и конференц-центров вы обязаны использовать их еду и напитки и оплачивать все накладные расходы.

— Брэд Смит (WebVisions)

Место очень сильно влияет на ощущение события, поэтому предпочтите сетевым отелям или большим конференц-центрам какие-то более интересные места. Иногда хорошо работают культурные центры.

— Энди Бадд (UX London)

Если у вас потрясающая программа, посетителям будет всё равно, где она проходит. Я бывал на отличных конференциях, проходивших в скучнейших местах.

Первое, что обеспечивает место, это концентрация посетителей на цели визита. Если это не диснейленд и не конференция по медитации, они пришли поучаствовать в программе, а не полюбоваться видами. Пусть место поддерживает мероприятие, а не конкурирует с ним.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

13: Программа – это управление и дизайн

Программа конференции – не просто кучка докладов. Их надо связать меж собой и расположить в правильном порядке.

Тяжело переоценить важность хорошей программы. График можно составить за пару минут, но на составление хорошей структуры, темпа и потока надо несколько дней. Чем больше программа, тем больше займёт её составление.

— Стив Бэйти (UX Australia/Interaction)

Попробуйте оформить программу как изложение. Удивительно, как много конференций выглядит как беспорядочная куча событий.

— Энди Бад (UX London)

Хорошая конференция – это тщательно спланированное впечатление. Не имею в виду только лишь дизайнерские изыски. Это эмоциональное и обучающее изложение. Идеальная конференция идёт как одно событие, чтобы все участники получали одно ощущение в течении всего дня или дней.
Хорошая конференция – как хороший плейлист или альбом. Каждая песня добавляет своё, а их порядок имеет значение. Пригласить известных консультантов выступить – это ерунда. Надо искать новые таланты и идеи. Надо создавать такое окружение, в котором докладчики хотели бы сидеть и слушать других докладчиков, тем самым увеличивая обучающий поток и взаимодействие идей. А для этого надо очень хорошо разбираться в вашей теме и людях, которые её развивают.

— Джеффри Зельдман (An Event Apart)

Лучшие мои конференции, которые я разрабатывал, на которых выступал или которые посещал, создавали многослойное впечатление, которое делало лёгким переходы с одного слоя на другой. Например, в последнюю минуту решив пообщаться с людьми, я должен иметь возможность сделать это без проблем.
Многоцелевые конференции предполагают, что люди будут переходить между докладами, но редко думают о том, что некоторые захотят вообще отвлечься от них. Есть ли место для обдумывания услышанного и дискуссий? Для ответа на почту? Для того, чтобы просто развлечься?

— Кевин Хоффман (IA-Summit)

14: Будьте готовы заполнить паузу

Кэмерон Косцон показал мне ценность плохих шуток. У него они были наготове для заполнения пауз, когда докладчик возился со слайдами или происходил технический сбой. Тогда в ход шли шутки для удержания аудитории.

Может, вы не готовы рассказать даже плохой анекдот, но всё равно надо подготовиться, и сказать что-то по процедурному вопросу, или по поводу следующего докладчика.

15: Продумайте систему обратной связи

Одни организаторы считают важным наличие обратной связи через формы отзывов…

Обязательно должна быть возможность оставлять отзывы на бумаге в аудиториях. Люди более расположены делать отзывы сразу после доклада. Отзывы будут разниться от «лучшее мероприятие в моей жизни» до «только деньги потратил зря». Удивительно, как сильно может различаться опыт!

— Кристина Халворсон (Confab Events)

Другие же рекомендуют личные опросы.

Я предпочитаю лично получать отзывы от людей путём небольших опросов, а не отгораживаться от них бумажками.

— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)

Не забудьте опросить и докладчиков:

Мы всегда не только собираем мнения докладчиков, но и даём возможность делать анонимные отзывы. Иногда только так можно узнать про недочёты, особенно приватного характера – оплата, подготовка, и т.п.

— Арии Стайлс (Environments for Humans)

16: Планируйте тщательно

Когда-то мы не придавали значения трате усилий для поддержания своего здоровья, и теперь пытаемся исправить это. Так же и организаторы конференций срезают углы, занижая стоимость билетов или недоплачивая докладчикам. Каждый компромисс порождает шаблон, который со временем всё труднее разорвать.

— Ари Стайлс (Environments for Humans)

17: Оставьте время на посещение вашей конференции

Побудьте в шкуре посетителя своего мероприятия.

На каждой конференции я обязательно стараюсь принять участие в конференции так, будто это чужое событие. Допустим, достаю ноутбук и пытаюсь делать заметки. Поэтому я планирую работу так, чтобы осталось время на такие вещи.

— Кристофер Шмит (Environments for Humans)

18: Не забудьте поблагодарить

Не нужно недооценивать значение благодарности для всех людей, которые помогали организовать ваше событие.

— Бренда Сандерсон (Interaction)

И следуя совету Бренды, я благодарю всех, кто поделился со мной своим опытом, полученным потом и кровью.

сделать хорошую конференцию с первого раза — Маркетинг на vc.ru

Digital-агентство «Атвинта» собрало 111 нюансов, которые нужно учесть при организации бизнес-конференции.

Команда «Атвинты» за десять лет существования провела больше сотни профильных мероприятий для клиентов и digital-специалистов. Обычно при организации мы действовали по наитию, использовали опыт и энтузиазм сотрудников, которые загорались желанием провести мастер-класс или семинар. Такой подход оправдывал себя, пока мы проводили мероприятия на 30-50 человек.

В 2016 и 2017 годах мы замахнулись на полноценную digital-конференцию городского масштаба. Со второй попытки мы организовали конференцию, которой гордимся. Ещё не идеальную, но крутую по меркам Кемеровской области: мероприятие посетили более 200 гостей из соседних регионов. Также на конференцию приехали спикеры из девяти городов.

Изначально чек-лист создавался для сотрудников нашего агентства. Но мы не жадные и хотим, чтобы наш опыт был полезен другим. Поэтому делимся результатом проб, ошибок и нервов. Нам будет приятно, если вы не наступите на грабли благодаря нашему чек-листу.

0. Прежде, чем планировать мероприятие, ответьте на вопрос: для чего вы собираетесь проводить конференцию? Что вы хотите получить в результате?Если вы планируете повысить продажи, лучше не тратьте время и вложите деньги в развитие отдела продаж. Если цель — формирование экспертного образа и повышение узнаваемости в среде профессионалов, приступайте к организации конференции.

Вы решили организовать научную конференцию. C чего начать?

Вы решили организовать конференцию. Если у вас в организации уже проводились какие-нибудь конференции, то вам стоит посоветоваться и попросить помощи у людей, участвовавших в их организации. Но что делать, если такая задача ставится перед вами впервые? В таком случае не помешает любая помощь или совет, чтобы меньше пришлось «учиться на собственных ошибках». Итак, с чего начать? Как и в любом деле, сначала нужно определить цель предстоящей конференции.

1. Начнем с планирования.

Прежде всего подумайте о тематике мероприятия, определитесь, хотите ли вы рассмотреть достаточно узкий круг вопросов и провести узкопрофессиональную встречу или планируете охватить широкую область проблем с привлечением специалистов из смежных отраслей. Будет ли встреча специалистов посвящена решению конкретных вопросов или выявлению общих тенденций, поиску новых научных направлений или возможных областей использования результатов, т.е. предполагается широкий обмен мнениями. Встает вопрос о форме проведения мероприятия, будет ли то конференция, совещание, семинар или конгресс. В словарях даются следующие определения этих мероприятий:

Совещание – заседание, посвященное обсуждению и решению каких-нибудь вопросов, принятию действий, мер.

Семинар (лат. seminarium – рассадник, переносное – школа) – групповые занятия, кружок для какой-либо специальной подготовки или для повышения квалификации.

Конференция (латин. conferentia) – форма организации научной деятельности, при которой ученые (реже студенты) собираются для обсуждения вопросов, посвященных какой-либо определенной теме. По своему статусу конференция занимает промежуточное положение между семинаром и конгрессом.

Конгресс (лат. congressus – встреча – собрание) съезд, совещание, как правило, международного характера.

Продумайте, какие организации, фонды (в том числе и международные, например, INTAS) могут помочь в организации мероприятия и проанализируйте, какие условия они ставят перед организаторами (о месте и форме проведения, об участниках и публикациях материалов конференции и др.). Поинтересуйтесь, кого из традиционных партнеров или заказчиков вашей организации можно привлечь к организации или участию в мероприятии. Поищите в интернете возможные спонсорские или заинтересованные предприятия (организации), просмотрите сайты других конференций. Обратите внимание, что практически все спонсорские организации оказывают помощь на конкурсной основе, т.е. вам необходимо весьма аргументировано представить идею проведения вашего мероприятия, подчеркнув его значимость для данного спонсора, необходимость проведения именно в данное время и вашу состоятельность в организационных вопросах. Определите, какие учреждения, кроме традиционных партнеров, могут быть соорганизаторами мероприятия. Позаботьтесь о том, чтобы планируемое мероприятие вошло в годовой план организации или организаций. Для этого во многих учреждениях нужно обоснование проведения мероприятия и финансовый план. Включение в годовой план – часто необходимое условие для получения финансовой и организационной помощи от государственных учреждений.

Какую бы форму вы не выбрали для проведения мероприятия (семинар, конференция, конгресс), нужно определить несколько ключевых фигур известных авторитетных ученых в данной области, сообщения которых могут быть определяющими в данном мероприятии. Обратите внимание, что встречаются ученые с мировым именем, которые, по сути, не являются хорошими докладчиками, поэтому их доклады будут более интересны для узкоспециализированных семинаров или секций конференций, чем для пленарных выступлений. Подумайте о таком немаловажном моменте, кто из ученых согласится приехать, и во что вам это обойдется. Будут ли в это время проводиться другие крупные мероприятия по выбранной вами тематике, и не получится ли, что большинство ученых предпочтут поехать именно туда. Сможете ли вы организовать сразу большую конференцию или конгресс, или лучше сначала остановиться на небольшой конференции или семинаре. В среднем конференции планируются за 1-3 года до момента проведения. Вопросы об оказании поддержки мероприятия, участия в нем известных ученых лучше всего обговаривать, решать при личных встречах на других конференциях или переговорах, при заключении договоров или проведении совместных работ.

Итак, остановимся на конференции. Часто конференцию совмещают с выставкой, но это уже другой вопрос. Конференция может быть посвящена какому-нибудь юбилейному событию (разовые конференции) или проводиться через определенные промежутки времени, что позволяет специалистам поддерживать и расширять контакты с разными группами исследователей, быть в курсе современных разработок и быстрее получать нужную информацию. Для того, чтобы планируемая конференция узнавалась среди множества других, вместе с названием конференции разрабатывают соответствующую запоминающуюся эмблему. Для этого можно даже устроить небольшой конкурс проектов названий и эмблем.

И вот один из основных моментов. Продумав все предыдущие вопросы, оцените возможное количество участников конференции, планируемые финансовые вложения в проведение конференции, расходы и рассчитайте организационный взнос. Не будет ли он слишком большим для предполагаемых участников вашей конференции? Посоветуйтесь с бухгалтерией вашей организации, какие предполагаемые финансы на какие статьи расхода вы сможете отнести. Постарайтесь создать резервный фонд финансовых средств и продумайте, что интересного вы могли бы предложить участникам конференции. Это могут быть экскурсии, посещение концертов, театров или спортивно-оздоровительных мероприятий, если ваша конференция проходит недалеко от санатория, горнолыжных баз, морского берега и т.д.

Как видно, даже на этапе планирования не обойтись без помощи коллег- единомышленников, поэтому, согласовывая цель мероприятия, форму проведения, организаторов и атрибуты конференции, сплотите ядро будущего организационного комитета (оргкомитета). Здесь потребуется ваше умение заразить идеей, чтобы коллеги были не просто исполнителями чужой воли, а именно соратниками, тогда вам будет интереснее и легче осуществить начатое дело. Будьте восприимчивы к новым идеям, обсуждайте, спорьте – ведь только в споре рождается истина, а в совместной работе – будущие деловые отношения!

2. Итак, этап планирования пройден. Начинается организационный этап.

В любом деле – главное люди! И здесь в полной мере должен проявиться ваш организаторский талант. Постарайтесь собрать представительный программный комитет, в задачи которого входит отбор представленных докладов и формирование материалов конференции, председательство на секциях конференции, определение лучшего доклада и т.д. В программный комитет должны входить специалисты по всем представленным на конференции научным направлениям. Постарайтесь, чтобы ваш программный комитет был международным. Его представители должны принимать активное участие в организации и проведении конференции, а не просто числиться на бумаге.

Теперь пару слов об организационном комитете. Это должна быть очень динамичная рабочая группа. Не старайтесь все делать сами. Лучше всего работу по организации конференции разбить на блоки и назначить ответственных за их выполнение руководителей комиссий. Они, в свою очередь, соберут людей в свои комиссии и организуют работу. Ваша задача непосредственно подобрать людей, с которыми вы много работали, которые смогут выполнить свою работу и не подвести вас. Помните, что на практике и в литературе по менеджменту определено, что оптимальное соотношение подчиненных для гибких структур 5-7 человек. В последние месяцы перед конференцией для членов оргкомитета недопустимы отпуска или длительные стажировки. У каждого члена оргкомитета, с которым вы непосредственно работаете, должен быть представленный вам заместитель. Ваши заместители или заместитель также должны быть известны всем. Далее перечислены основные комиссии и соответствующие блоки работ, которые, в зависимости от конференции, могут быть объединены или разбиты, дополнены другими или исключены:

— Комиссия по подготовке материалов во главе с ученым секретарем конференции, одной из основных фигур в оргкомитете. С ученым секретарем обычно ведется переписка участников конференции, у него собираются данные обо всех представленных докладах, он организует работу по составлению и изданию программы конференции, внесению текущих изменений, регламентирует работу секций, подготовку к изданию сборников тезисов и материалов конференции и т.д.

— Регистрационная комиссия. В задачи этой группы людей входят подготовка раздаточных материалов и беджей, регистрация участников конференции, информирование ученого секретаря о приезде докладчиков. Работа этой комиссии создает первое впечатление об организации конференции. Обычно место регистрации – это просторное помещение, которое оформлено плакатами (стендами) конференции и где доступна вся организационная информация. От рекламы никуда не уйти, но она не должна отвлекать от основной информации: схемы залов заседаний, расписания докладов. Продумайте, чтобы на регистрации не было больших очередей, участникам не приходилось заполнять многочисленные бланки, а сам процесс регистрации не занимал много времени.

— Жилищная комиссия. Ведает расселением участников конференции. Её задача – обработка поступивших пожеланий по расселению, бронирование номеров и обеспечение мест в гостиницах в случае непредвиденных обстоятельств.

— Транспортная комиссия. Ее задача – организация необходимого транспорта для встречи участников конференции, проезда до места ее проведения, возможных поездок, доставки необходимых материалов и оборудования.

— Финансовая комиссия. Отвечает за финансовую сторону проведения конференции.

— Комиссия по организации питания, кофе-брейков, без которых не мыслится практически ни одна конференция, и традиционного ознакомительного приема.

— Комиссия по снабжению. Тесно работает со всеми другими комиссиями, особенно с финансовой.

— Комиссия по техническому обеспечению. Отвечает за работу оборудования, необходимого для представления докладов, наличие стендов и материалов для фиксации докладов на стендах.

— Комиссия по организации различных поездок, не связанных с конференцией, например, экскурсий.

К сожалению, все чаще на конференциях встречается еще одна группа людей – охрана.

В последнее время организаторы стали обращаться в агентства для проведения соответствующих работ по конференции.

3.  Теперь время для информационного этапа.

И вот информация о вашей конференции уже появилась в интернете. Она высвечивается в разделе планируемых мероприятий на сайтах учреждений – организаторов и спонсорских организаций. К этому моменту вы уже получили ответы и знаете, какие из организаций (учреждений) будут организаторами конференции, какие – спонсорами, а также суммы, которые будут вам предоставлены. Вы уже можете зафиксировать сумму оргвзноса. Теперь главное – дать больше информации о конференции, заинтересовать, создать рекламу. И чем быстрее вы сможете организовать распространение информации, тем лучше. Какую же информацию нужно подготовить к этому моменту (в среднем за год до начала конференции) и как ее представить?

В наш век просто невозможно провести какое-либо значимое мероприятие без создания его сайта. Большинство крупных международных конференций уже перешло на регистрацию заявок для участия через сайт конференции. Даже если ваш сайт полностью не готов к моменту рассылки информационного сообщения, должна быть готова страничка с самой необходимой информацией, которая отражается в информационном сообщении, а также датой, когда будут доступны другие информационные ресурсы сайта. Кроме того, желательно осветить историю или идею проведения конференции, представить краткое сообщение о целях и тематике конференции, об актуальности и необходимости проведения подобного мероприятия. И вот начинаем готовить информационное сообщение, которое будет визитной карточкой вашей конференции. Постарайтесь, чтобы оно было информативным, но не перегруженным, запоминающимся, но не вызывающим. Его можно сделать черно-белым или цветным. Если есть возможность – посоветуйтесь с дизайнером, чтобы сайт, информационное сообщение, плакат с названием и эмблемой конференции были оформлены в одном стиле, в одной цветовой гамме.

Обычно информационное сообщение – это один лист, часто сложенный вдвое или втрое, формат которого может меняться в широких пределах. Как бы ни выглядело ваше информационное сообщение, в нем обязательно должны быть указаны:

• название конференции и эмблема, дата и место проведения;
• организаторы конференции, тематические направления, контактные номера телефонов и факсов, адреса (почтовые и электронные) и адрес сайта конференции, где доступна более подробная информация;
• информация о том, где и как можно зарегистрироваться для участия в конференции, а также что и в какие сроки нужно представить;
• рабочий язык конференции, а также информация о том, где и как будут опубликованы материалы конференции.

Это самое необходимое. Иногда в информационном сообщении указывают программный и организационный комитеты, известных ученых, которые дали согласие на участие в вашей конференции, сумму оргвзноса, счёт, по которому ее можно оплатить, возможность спонсорской поддержки молодых ученых, планируемые мероприятия в рамках конференции (семинары, встречи, экскурсии и т.д.). На сайте обычно доступна информация о возможных вариантах расселения участников конференции и визовой поддержке, если это необходимо.

На вопросе о месте проведения конференции стоит остановиться особо, т.к. желательно, чтобы это было легко находимое на карте города здание или учреждение за городом, куда организован транспортный маршрут (зачастую приводят схемы проезда с вокзалов, аэропортов, план части города). В противном случае вам придется организовывать транспорт для приезда и отъезда участников конференции, для приглашенных лекторов – встречу на вокзале или в аэропорту. Следует учесть при этом, что двумя маршрутами в день не обойтись, т.к. чем больше участников из других городов и (или) стран, тем более дифференцированно время приезда и отъезда участников. Кроме того, участники стараются использовать свободное время между заседаниями с интересующими докладами, чтобы, например, посетить с коллегами научные центры, посмотреть достопримечательности, что также связано с транспортом. Если конференция проводится на территории учреждения-организатора, то, с одной стороны, это проще – не нужно платить за аренду помещения, с другой стороны – многие из сотрудников учреждения-организатора не смогут участвовать в работе конференции в желаемой мере. Обратите внимание на расположение гостиниц, где вы планируете расселить гостей. Гостиницы должны быть близко расположены к месту проведения конференции, схема проезда к ним должна быть проста, а сам маршрут как можно более коротким.

Теперь постарайтесь использовать все доступные средства для распространения информации о вашей конференции: информационные ресурсы интернета, тематические журналы, другие конференции, общества, союзы. Составьте список адресов почтовой и электронной рассылки информационного сообщения по организациям и ученым, работающим в данной или смежных отраслях (сохраните этот список для будущих конференций, дополнив его в конце конференции адресами участников). Попросите своих коллег из других городов (стран) помочь распространить информацию о вашей конференции. Обязательно разместите информацию о вашей конференции на сайте https://konferencii.ru. Это значительно расширит круг участников конференции.

4.  Организационный этап – практически самый напряженный.

Вот уже поступают заявки от будущих участников конференции, задаются вопросы, появляются проблемы, разворачивается большой круг задач, которые должны быть решены к началу конференции. С каждым новым этапом в процесс подготовки конференции вовлекается все больше и больше людей. Уже определен оргкомитет, собраны комиссии, и вы проводите совещания руководителей комиссий. Помните, что в целях оптимизации работы на таких встречах решаются только общие вопросы (например, планирование закупок), четко ставятся задачи перед руководителями, которые кратко информируют об исполнении. Все текущие вопросы по работе отдельных комиссий решаются в рабочем порядке. На этом этапе председатель оргкомитета осуществляет контроль и согласование действий разных комиссий, решает вопросы, с которыми не могут справиться руководители комиссий.

Немного слов о программе конференции. Если поступило много заявок для участия и программный комитет не рекомендует их исключать, то необходимо организовать параллельную работу разных по тематике секций конференции. Какое бы количество секций не было у вас представлено и как бы ни был загружен график работы, открытие конференции должно быть пленарным. Вступительное слово предоставляется самому известному ученому или высокому должностному лицу от принимающей стороны. Далее идут несколько пленарных докладов ученых с мировым именем, в которых освещаются тенденции развития актуального направления науки, демонстрируются результаты использования научных достижений, анализируются возможности их дальнейшего внедрения. Помните, что пленарных докладов или сообщений в пределах секции не должно быть слишком много, иначе просто не запомнятся. Не перегружайте секцию, лучше разбейте ее кофе-брейком на два-три этапа. В пределах секции близкие по тематике доклады стоит ставить рядом, чтобы участникам легче было сравнить и оценить преимущества результатов, представленных в них. Лучше всего запоминается, в основном, первое и последнее выступление, поэтому начинаться и заканчиваться секция должна самыми интересными и значимыми сообщениями.

Когда программа конференции готова, рассылайте приглашения участникам с информацией о форме представления доклада (пленарный, устный, стендовый) и оборудовании, которое будет предоставлено, дате и времени доклада, его продолжительности, начале регистрации, схеме проезда к месторасположению конференции и другие, необходимые с Вашей точки зрения, сведения.

Невозможно предвидеть все ситуации, с которыми можно столкнуться в процессе организации и проведения конференции, но нужно быть готовым ко всему. Чем тщательнее Вы с оргкомитетом продумаете все возможные вопросы, тем меньше неожиданных, непредвиденных ситуаций возникнет. Понимая в общих чертах какую-нибудь процедуру, стоит еще раз расспросить людей, которые непосредственно занимаются данными вопросами, ибо может получиться совсем не так, как предполагаешь. Например, когда за день до начала конференции узнаете о плановом отключении электроэнергии в квартале или о необходимости заказывать бланки приходных кассовых ордеров в налоговой инспекции, которые готовятся обычно в течение нескольких недель. Но, как известно, не ошибается только тот, кто ничего не делает. А ошибками признается только то, что невозможно исправить!

5.  И наконец – сама конференция, тот момент, ради которого работали организаторы. Успех! Вы так старались, значит, другого быть не может!

Запомните, на первом месте для вас должны быть люди. Участники конференции, организаторы и спонсоры – никто не должен быть забыт.

Конференция закончена. Разъехались участники, убраны опустевшие залы, но складывать руки еще рано. Нужно подвести итоги, подготовить отчеты о проведении конференции и другие материалы, сдача которых предусматривалась законами, договорами и правилами, проанализировать научный уровень представленных докладов, значимость проведенной конференции, поместить итоговую информацию на сайт конференции и, по возможности, опубликовать пресс-релиз в тематическом журнале. Для себя отметить и проанализировать все неудачи, если такие были, рассчитать и, самое главное, поблагодарить оргкомитет за отличную работу, перебрать и выкинуть все ненужные материалы (печатные и электронные), и… запланировать год проведения следующей конференции!

Конечно, в статье не охватить все моменты, связанные с организацией и проведением конференции, но надеемся, что представленные здесь советы будут полезны.

С уважением и специально для konferencii.ru,

Светлана Михневич, кандидат физико-математических наук.

 

Данная информация не подлежит дальнейшему воспроизведению без размещения активной ссылки на ресурс konferencii.ru или письменного разрешения администратора сайта «Конференции.ru».

5 шагов на пути к успеху

1 Декабря 2017

Форумы, симпозиумы, круглые столы, конференции — все это формы поддержания диалога в деловом мире. Возможно, поэтому актуальность бизнес-конференций с каждым годом только растет. Компании при этом могут преследовать разные цели: для кого-то это способ продемонстрировать свой статус, кто-то отдает дань традициям. Есть и те, для кого организация профильных конференций — просто работа. В любом случае, лица, ответственные за проведение бизнес-мероприятия, стремятся сделать его максимально успешным, таким, которое впоследствии приведет к увеличению числа клиентов, будет формировать положительную репутацию компании и, в конечном счете, — способствовать приросту прибыли. Однако, в чем секрет успеха?

Разработка программы

Первый этап подготовки — это разработка программы. Но еще до него нужно определить тему конференции, цель ее проведения и ожидаемый результат. На этапе разработки очень важно учесть специфику аудитории. Например, если конференция проводится для руководителей разных предприятий, то ее формат должен иметь четкий регламент, поскольку обычно у таких людей все расписано по минутам, и сбои в программе просто недопустимы. А вот если конференция запланирована только в рамках одной компании, то можно увеличить перерывы между выступлениями и дать людям возможность пообщаться между собой, обсудить доклады.

Грамотную программу бизнес-конференции желательно строить по нескольким базовым принципам:

• четкое планирование;
• от теории и общих вопросов — к кейсам;
• от проблем отрасли — к проблемам ее участников;
• от жесткого сценария — к обсуждениям.

При составлении программы нужно учитывать особенности человеческого восприятия. Оптимально, если на выступления спикеров будет отводиться в среднем по 30 минут. В противном случае, как показывает практика, аудитория теряет интерес к сообщению, каким бы важным оно ни было. Продолжительность рабочих сессий между перерывами не должна превышать полутора часов, если же это время превышено, то люди устают, а их внимание рассеивается.

На этом же этапе необходимо определить состав самих спикеров, темы и форму их выступлений.

Привлечение спикеров и участников

Успех бизнес-конференции определяется, по большей части, именно составом спикеров. Кстати, многие организаторы грешат тем, что приглашают выступать «звезд», лекции которых иногда не совсем подходят к общей теме мероприятия. Но любое выступление на конференции должно быть частью общей концепции, а не отвлеченными рассуждениями на отвлеченную же тему.

Не стоит приглашать и спикеров-теоретиков. Практик всегда может рассказать больше, интереснее и полезнее. «Эксперты» с институтским знаниями и минимальным практическим опытом не могут дать другим участникам конференции того, чего они от нее ждут. Хорошие спикеры — это всегда хорошие практики, в их портфолио обычно имеется несколько выдающихся кейсов, опытом создания которых они готовы поделиться с аудиторией.

А вот как привлечь таких спикеров? Пожалуй, 50% успеха конференции приходится на правильный лендинг. Загадочный англицизм Landing page («лендинг пейдж») обозначает «посадочную страницу» или «страницу захвата лидов», что ненамного понятнее. Говоря проще, речь идет о сайте, содержащем одну страницу, на которую попадает человек, кликнув по ссылке, выданной поисковиком. Главная задача такого сайта — превратить посетителя в потенциального клиента. Чтобы это стало возможным, лендинг удерживает внимание посетителей только на одном сообщении и стимулирует желание выполнить определенное целевое действие, например, заполнить заявку на участие в конференции. Прекрасным примером удачного лендинга можно считать сайт проходящего ежегодно международного экономического форума в Санкт-Петербурге — ПМЭФ-2017.

По сути, первое, что видит потенциальный участник конференции — это лендинг, так что с ним стоит тщательно поработать.

Еще один оригинальный метод привлечения спикеров — создание роликов, в которых рассказывается о конференции, а также о том, почему организаторы хотят пригласить именно этого спикера. Как показывает практика, это срабатывает лучше, чем обычный пресс-релиз или формальное безликое приглашение.

Выбор и подготовка площадки

На этом этапе выбирается место проведения и проводится его подготовка к конференции. Выбор площадки зависит от количества участников. Чаще всего бизнес-конференция — это достаточно масштабное мероприятие, так что зал должен быть вместительным. Кроме того, необходимо продумать места для проведения круглых столов, чилаута и кофе-брейков. Если конференция длится больше одного дня, необходимо позаботиться о гостинице для размещения участников.

Очень важно, чтобы помещение, в котором проводится конференция было соответствующим образом оформлено — просто снять зал недостаточно. Каждое мероприятие, прямо и косвенно, направлено на усиление лояльности к компании и улучшение ее имиджа. Поэтому имеет смысл использовать все возможности продвижения бренда и укрепления положительных ассоциаций, с ним связанных. А чтобы подчеркнуть значимость и особенность самой конференции, желательно провести и ее собственное брендирование: разработать логотип, оформить площадки проведения, подготовить информационные стойки, выставочные стенды, баннеры с символикой.

Для успешной организации конференции желательно сочетать сразу два вида брендирования: один использовать на этапе лендинга, второй — в рамках дизайна полиграфической продукции. Тогда вероятность получить быструю отдачу от мероприятия в плане роста продаж и получения прибыли максимально велика, поскольку целый ряд факторов сработает на захват лидов, узнаваемость бренда, улучшение репутации компании и формирование положительного имиджа.

Кроме того, помещение, в котором проводится конференция, должно быть полностью оснащенным технически: микрофоны, проекторы, компьютеры, ноутбуки — все в исправном состоянии и все находится под рукой.

Формирование раздаточного материала

Участники бизнес-конференции в ходе мероприятия получают большой объем важной для них информации, из которой записать или запомнить они смогут только небольшую часть. Чтобы повысить эффективность конференции, рекомендуется сформировать раздаточные материалы. Это могут быть краткие или расширенные тезисы выступления спикеров, пресс-релизы, факт-листы, справки, кейсы, рекламные материалы, блокноты, буклеты, бейджи, визитки основных компаний-участников.

Можно сформировать специальные инфо-пакеты для каждого участника конференции. Желательно, чтобы все раздаточные материалы был оформлены в едином фирменном стиле компании, разработанном с учетом специфики мероприятия.

Для повышения эффективности раздаточных материалов можно применить несколько особых приемов. Прежде всего, они должны идентифицироваться с мероприятием, на котором они были получены. Например, желательно разместить на них логотип конференции или выполнить их в той цветовой гамме, которая были использована для ее оформления. Еще один психологический прием, повышающий ценность материалов в глазах участников, — наличие свободного поля для их собственных пометок и записей. По утверждениям психологов, люди трепетно относятся к тому, что они записали собственноручно, и придают такой информации большое значение. А значит, и тот предмет — буклет или визитка — на котором эти записи были сделаны, будет бережно сохранен. Правильная полиграфия в сочетании с продающим дизайном — один из факторов успеха конференции.

Регистрация участников на самом мероприятии

Предварительная регистрация участников обычно проходит онлайн в течение нескольких месяцев со дня объявления даты проведения. Желательно держать процесс регистрации под постоянным контролем, чтобы знать итоговое количество участников, их квалификацию и другие важные аспекты.

В день открытия конференции участники обязательно должны пройти процедуру регистрации уже по прибытии на место. Очень важно, чтобы она проходила быстро, без задержек. Например, если каждый участник в ходе регистрации получает определенное место, то необходимо четко и сразу информировать его об этом. Недопустимо, чтобы гости стояли в очереди к регистрационному столу — это испортит впечатление от мероприятия еще до его начала. Чтобы этого не произошло, желательно сформировать команду, которая будет заниматься именно этими вопросами. Обычно место регистрации — это просторный зал, фойе или холл, тематический оформленный, в котором представлена вся необходимая информация по конференции.

При соблюдении этих несложных правил, успех бизнес-конференции не заставит себя ждать. Однако есть еще одно, последнее, но не менее важное правило. По окончании мероприятия не забудьте поблагодарить всех тех, кто принял в нем участие, и тех, кто помогал в его подготовке.

Как организовать конференцию: рекомендации по проведению ивентов

Об особенностях корпоративных мероприятий на территории Москва-Сити специально для портала Executive.ru рассказала Светлана Шмыкова, заместитель директора отдела продаж и маркетинга Novotel Moscow City.

Executive.ru: Что в первую очередь спрашивают клиенты, когда делают запрос на проведение мероприятия в отеле?

С.Ш.: Часто клиенты приходят к нам с утвержденными идеями мероприятия. И порой очень смелыми. Бывают и показы мод, и съемки телешоу, и креативные презентации с участием звезд, моделей и даже животных. Несмотря на строгую деловую концепцию отеля, мы находим возможности для реализации ярких и эффектных мероприятий. Заказчиков практически всегда интересуют возможности кейтеринга, цены и наличие программы лояльности для корпоративных клиентов. Как правило, расположение отеля тоже играет важную роль: предоставление парковки, удаленность от центра города, от метро и от офиса заказчика. 

Executive.ru: А что вы подразумеваете под программой лояльности для корпоративных клиентов?

С.Ш.: Наша программа лояльности подразумевает накопление баллов за каждое проведенное мероприятие. Эти баллы можно использовать в качестве оплаты за будущие мероприятия, корпоративы, а также за проживание в отелях сети Accor по всему миру.

Не менее важна репутация отеля. К нам приходят по рекомендациям других компаний, либо имеют опыт участия в каком-либо событии в отеле. Только хорошая локация или только наличие удобного конференц-зала не могут быть определяющим фактором. Важны и хороший зал, и грамотный персонал, и прекрасный кейтеринг в комплексе. Только так гости будут довольны, и мероприятие пройдет успешно.

В чем специфика деловых мероприятий

Executive.ru: Но ведь у разных отелей – разная специфика? Например, как ваш отель позиционирует себя на рынке?

С.Ш.: Novotel Moscow City располагает широкими возможностями для организации деловых мероприятий. Чаще всего к нам обращаются клиенты с запросами на конференции, семинары, тренинги, а также тематические выставки, в частности в сфере IT, медицины и фармацевтики. Многие клиенты, оценив преимущества нашей площадки после деловых событий, заказывают праздничные банкеты и новогодние корпоративы для своих сотрудников.

Executive.ru: Почему вы сделали упор именно на деловые мероприятия?

С.Ш.: Многие отели под брендом Novotel ассоциируются с местом пребывания деловых путешественников. К тому же мы находимся в Москва-сити – эпицентре деловой активности города, где проводить конференции и комфортно, и престижно.

Executive.ru: Чем отличается оснащение гостиницы, которая проводит в основном деловые мероприятия и корпоративы, от отелей, делающих упор, например, на свадьбы?

С.Ш.: Прежде всего, наличием нескольких залов разного размера со встроенным оборудованием. У нас десять залов с различным оснащением, и все они на первом этаже, что позволяет удобно проводить большое корпоративное мероприятие сразу в нескольких залах. Например, конференцию с разделением на тематические блоки или несколько тренингов в одно время. Огромным преимуществом являются залы-трансформеры – это просторные площадки, которые можно оперативно поделить на несколько небольших. Это удобно и для корпоративов.

Разумеется, для многодневных мероприятий важную роль играет проживание на территории конференц-центра. У нас 361 номер разных категорий, что позволяет разместить гостей всех мероприятий, проходящих в отеле. 

Executive.ru: Часто ли при заказе деловых мероприятий клиенты размещают своих сотрудников в отеле? 

С.Ш.: Каждый второй-третий запрос связан с размещением гостей из других городов.

Executive.ru: И у вас есть какие-то определенные условия для клиентов, которые заказывают мероприятия с размещением гостей в отеле? 

С.Ш.: Если это группа от 10 номеров, то цена рассчитывается как специальная групповая. Важно понимать, что цены в отелях обычно нефиксированные. Смета всегда рассчитывается индивидуально и зависит не только от планируемого мероприятия, но и от загрузки отеля, сезонности, активности в городе, которая потенциально может привлечь большое количество гостей. В совокупности все эти факторы определяют ценовую политику любого отеля.

Как провести большое деловое мероприятие в отеле

Executive.ru: На сколько человек максимально можно провести, скажем, конференцию в вашем отеле? 

С.Ш.: Площадь нашего самого большого конференц-зала – 320 кв. м. Он вмещает до 300 человек при театральной рассадке. Также есть дополнительные небольшие площадки, которые параллельно могут разместить еще до 200 человек. Кроме того, некоторые наши залы являются трансформерами, и их можно быстро разделить на части для проведения рабочих сессий.

Executive.ru: Вы уже не первый раз упоминаете залы-трансформеры. Как часто именно такие залы имеют спрос?

С.Ш.: Очень часто, это определяющий фактор. Тем более если требуется менять формат мероприятия прямо в процессе. Здесь играет большую роль оперативность сотрудников. Насколько быстро персонал отеля может разделить зал мобильными перегородками или наоборот убрать их. У нас это, как правило, занимает всего 20-30 минут. Обычно это нужно на конференциях, когда требуется собрать сначала всех сотрудников вместе, а потом поделить на отдельные группы. Или наоборот, когда после раздельных тренингов или сессий в этом же зале планируется банкет для всех участников.

Executive.ru: Есть ли постоянное меню для кофе-брейков?

С.Ш.: Конечно, есть несколько вариантов постоянного меню, в том числе и оригинальное. Один из наших фирменных кофе-брейков – «зеленый», состоящий исключительно из полезных закусок (смузи, йогурты, коктейли, муссы) на основе фруктов, ягод, орехов. Если хочется удивить гостей чем-то особенным, то мы организуем «летающий» кофе-брейк, в основе которого подача десертов на воздушных шарах. Также по запросам мы готовы предоставить приставки Xbox для активного отдыха во время кофе-брейков.

Мы всегда учитываем индивидуальные пожелания каждого заказчика и можем разработать специальное меню. В любом случае рекомендуем всегда заранее рассказывать о пожеланиях по питанию: можно сделать меню максимально сытным или, наоборот, очень легким и диетическим, добавить закуски для вегетарианцев.

Для продолжительных мероприятий советуем рассматривать комплексные кейтеринг-пакеты, которые включают обед или ужин.

Executive.ru: И часто заказчики выбирают именно комплексный пакет?

С.Ш.: Заказ питания всегда зависит от бюджета. Крупные корпорации часто заказывают максимальный кейтеринг-пакет, ведь многочасовые конференции требуют обеспечить участников полноценным питанием. Если же это лекции или презентации, то можно выбрать один стандартный или оригинальный кофе-брейк. 

Executive.ru: А бывает, что клиенты после мероприятия едут обедать или ужинать в какой-то другой ресторан, а не остаются в отеле? 

С.Ш.: Чаще бывает, что хотят разнообразить мероприятие прогулкой на корабле или экскурсией на смотровую площадку Москва-Сити. В этом случае при желании можно заказать даже выездное питание. Но чтобы по максимуму использовать время на деловую программу, обед или ужин в ресторане на территории отеля – оптимальный выбор, позволяющий накормить всех сытно, вкусно, красиво, а также быстро.

Самые популярные виды деловых мероприятий

Executive.ru: К ресторанам вернемся чуть позже, а пока хочу задать еще несколько вопросов о мероприятиях. Какие сейчас тренды в организации деловых мероприятий? Что чаще всего сейчас проводят?

С.Ш.: Один из трендов – выбор бизнес-завтрака или бизнес-обеда для проведения презентаций и переговоров. И в зависимости от уровня мероприятия и количества приглашенных гостей, мы предлагаем отдельный конференц-зал или приватную зону в ресторане.

Executive.ru: То есть бизнесмены продолжают проводить деловые встречи в ресторанах?

С.Ш.: Да, по крайней мере, в наш отель такие запросы приходят достаточно часто.

Executive.ru: А что насчет модного сейчас тимбилдинга?

С.Ш.: Это очень востребованный тренд как формат корпоратива. Мы предлагаем популярный формат тимбилдинга для небольших групп до 12 человек – это кулинарные мастер-классы на профессиональной кухне в нашем ресторане MC Traders. Каждому участнику предоставляется рабочее место для приготовления 3-х блюд из меню ресторана. Шеф-повар ведет мастер-классы, развлекая и обучая гостей. По окончании мастер-класса в приватной зоне ресторана все участники получают именные дипломы, памятные подарки и дегустируют приготовленные блюда в праздничной атмосфере.

Executive.ru: Многие клиенты говорят, что им нужна именно Москва-сити? 

С.Ш.: Да, в Москва-Сити деловая атмосфера, которая настраивает на продуктивную работу. К тому же район очень фотогеничный.

Executive.ru: А какие еще форматы мероприятий сейчас в тренде деловой активности?

С.Ш.: Сейчас часто совмещают формат конференции и видео-конференции либо семинары с дополнительной онлайн-трансляцией. Многое зависит от специфики индустрии: для сферы моды характерны показы коллекций и необходим подиум, для фармацевтических компаний – презентации и обучающие тренинги со сценой и большими экранами. Мы организуем монтаж площадок согласно идеям заказчиков.

Как бренд отеля влияет на интерес клиентов

Executive.ru: Насколько важен бренд в выборе отеля? 

С.Ш.: Бренд действительно играет важную роль. Он гарантирует обеспечение единого, ожидаемо высокого качества: элегантный дизайн залов, качественная мебель, оперативность работы сотрудников и опытный персональный менеджер. Это тот фактор, который отличает сетевой отель от несетевых. Если заказчик в любой стране слышит слово Novotel, то он понимает, что в этой гостинице есть удобные конференц-залы, точно есть штат сотрудников, в том числе англоговорящих, который профессионально может организовать и провести мероприятие, плюс программа лояльности.

Executive.ru: То что Novotel является международной сетью больше привлекает иностранных клиентов?

С.Ш.: Да, как правило, они более лояльны именно к известным сетевым отелям. С большой вероятностью они обращались к услугам этих отелей где-то за границей и уже знают, какое качество они получат, знают, чего ждать от этого отеля.

Как организовать питание на бизнес-встречах

Executive.ru: Вернемся к ресторанам. Вы сказали, что клиенты часто проводят переговоры в ресторанах. Каким должен быть ресторан чтобы, в нем было удобно проводить бизнес-встречи? 

С.Ш.: Ресторан, в котором качественная еда, внимательный сервис и приятная атмосфера, всегда популярен среди деловых гостей. Например, наш ресторан MC Traders удобно зонирован для комфортных переговоров. Есть центральная зона, которая больше подходит для гостей, желающих вкусно поесть и провести время вместе. И есть отдельные ниши, которые позволяют собрать небольшую компанию людей и отделить их от основной зоны. Есть отдельное пространство, которое рассчитано на 20-25 человек и часто пользуется спросом под закрытые мероприятия.

Executive.ru: Какой кухне клиенты отдают предпочтение при заказе делового мероприятия?

С.Ш.: Запросы разные, поэтому кухня нашего отеля интернациональная и позволяет удовлетворить запросы каждого гостя. Есть популярные блюда как русской, так и европейской кухни, а также востребованные азиатские блюда.

Executive.ru: А если полностью индивидуальный заказ? 

С.Ш.: У нас есть прекрасная возможность составить индивидуальное меню для определенных групп гостей. К тому же у нас есть дополнительная фишка, которая нравится многим компаниям: мы можем брендировать еду! Клиент заказывает, например, закуски с символикой своей компании. Причем мы можем брендировать как небольшие порции, так и огромный торт на 100 человек. Заказать такое можно и не проводя конференцию в нашем отеле, так как у нас активно развивается направление выездного кейтеринга.

В чем особенности организации выездного кейтеринга

Executive.ru: Почему вы решили заняться выездным кейтерингом? Вам пришел запрос, не хотите ли свою кухню отправить к нам?

С.Ш.: В какой-то момент мы заметили, что многие заказчики стали проводить даже масштабные мероприятия в своих офисах и интересовались, можно ли у нас заказать питание с доставкой. Поэтому, чтобы сохранить и разнообразить спектр наших услуг и предоставить клиенту то, что для него актуально, мы решили заняться организацией выездного кейтеринга. 

Первая идея, которая у нас появилась — Novobox. Это кейс для фуршета, который сервируется порциями блюд для необходимого количества гостей. Данную услугу мы предоставляем с доставкой в офисы, чтобы легко отметить день рождения, любой корпоративный повод и просто на офисные переговоры. Novobox – облегченный вариант кофе-брейка и фуршета. Один Novobox рассчитан на 20-40 гостей.

Удобство в том, что все позиции сервируются в отдельных контейнерах. Не нужна дополнительная посуда. Достаточно просто открыть Novobox и сервировка стола уже готова, можно начать праздновать.

Помимо Novobox, сегодня мы обслуживаем очень крупные выездные мероприятия. Если площадки в Москве, где вы проводите мероприятия, не предоставляют свое питание, то мы организуем полноценные фуршеты, банкеты, обеды, ланчи, ориентированные на несколько сотен человек.

Executive.ru: А что важно, когда организуется этот выездной кейтеринг, если говорить про еду, например?

С.Ш.: Для заказчиков Novobox будут важны удобные небольшие порции, которые не нужно делить. Если же требуется полноценное питание на другой площадке, то клиенту всегда важно, чтобы блюда и выглядели, и по вкусу были такими же, как в ресторане отеля.

Executive.ru: То есть вы делаете даже полноценное блюдо из меню отеля?

С.Ш.: Если это обед, то предполагается полноценное блюдо и банкетная сервировка. Качество точно такое же высокое, как и в отеле. Именно поэтому нам доверяют и обращаются с заказом выездного кейтеринга. Они знают, что будет так же вкусно и качественно, как если бы они отмечали событие в отеле.

Чек-бокс «На что нужно обратить внимание при выборе площадки для мероприятий»

	Novotel Moscow City	Гостиница 2	Гостиница 3
1.       Наличие бренда	+
2.       Выгодное местоположение	+
3.       Наличие конференц-залов со встроенным оборудованием	+
4.       Наличие парковки	+
5.       Наличие комплексного меню для обедов и кофе-брейков	+
6.       Возможности кейтеринга	+
7.       Наличие залов-трансформеров	+
8.       Наличие собственного ресторана	+
9.       Выгодные предложения по цене	+
10.   Лояльность к корпоративным клиентам	+

Планируете провести корпоративное мероприятие? Оставьте заявку на сайте novotel-events.ru

Фото Светланы Шмыковой: Анна Дюрик

Партнерский материал

Как сделать хорошую конференцию | Альянс Свободных Предпринимателей

Саморазвитие играет огромную роль в жизни современных людей. Ежедневно проводятся мастер-классы, семинары, тематические конференции. В огромном потоке предложений люди часто записываются на многие мероприятия, а решение, куда пойти, принимают позже.

В результате организаторы видят пустые залы. Почему так происходит? Большое количество мероприятий позволяет людям сравнивать и выбирать. Так как сделать хорошую конференцию, на которую точно придут посетители? Читайте об этом в нашей статье.

Как организовать конференцию?

1. Поставить цель. Каким бы очевидным ни был этот этап, зачастую организаторы забывают задать себе главный вопрос: для чего я делаю конференцию? Именно от этой ключевой цели нужно отталкиваться на всех этапах организации.

Вот несколько вариантов:

• для привлечения клиентов;
• для удержания старых, поддержания их лояльности к компании;
• для анонсирования нового продукта;
• для заработка.

Важно помнить, что второй вашей целью всегда должно быть обучение участников.

2. Рассчитать бюджет. Поставленная цель поможет вам определиться с форматом. Для привлечения новых клиентов чаще всего делают бесплатные конференции. Чтобы понять, стоит ли игра свеч, попробуйте спрогнозировать эффект от проведения мероприятия.

Чтобы заработать на конференции, придется особенно постараться и хорошо все просчитать. Сможете провести мероприятие в модном месте, с популярными спикерами и высоким уровнем организации? Тогда дерзайте! Для аншлага нужно, чтобы люди хотели быть на вашей площадке и покупали билеты задолго до события.

3. Определить время и место проведения. Если конференция будет только для местных жителей, то лучше назначать ее на будний день. Если приедут иногородние или иностранные гости, удобнее выбрать выходной. Опытные организаторы не советуют начинать конференцию до 10-11 часов утра.

Нужно учитывать интересы слушателей и спикеров: одни могут не проснуться или не успеть добраться к первому выступлению в 9.00, вторые могут сильно расстроиться из-за пустого зала. Особенно это касается крупных городов. К выбору места нужно подходить с учетом специфики темы конференции.

Мероприятие для мам можно провести в детском центре, конференцию по йоге — на открытом воздухе, а встречу предпринимателей — в конференц-зале солидного отеля. При выборе локации сразу оцените, как до нее будут добираться люди. Заранее продумайте все детали: кофе-брейк, кейтеринг, техническую оснащенность помещения.

Создать свой доходный онлайн-бизнес — мечта многих. Но 95% предпринимателей никогда не дойдут до своей цели, потому что попадут в «ловушку» и не смогут оттуда выбраться…

Чтобы этого не случилось, приходите на бесплатный онлайн-мастер класс «Система стабильных интернет-продаж знаний и услуг, которая принесла уже более 0,5 млрд. выручки» и узнайте как получать максимум клиентов и продаж, не сливая бюджет на рекламу.

4. Подогревать интерес. Вам нужно, чтобы люди хотели посетить вашу конференцию, чтобы дата ее проведения была помечена красным в их ежедневниках. Сделайте так, чтобы еще до старта конференция была на слуху у максимального числа людей.

Для продвижения хорошо подходят социальные сети: создайте страницу мероприятия, публикуйте анонсы, представляйте спикеров, дарите подарки от партнеров или билеты за репост.

Быть на виду можно и с помощью других инструментов:

• рассылка о конференции по электронной почте;
• реклама;
• промоакции с подарками от партнеров;
• обзвон вашей базы клиентов.

5. Правильно рассчитать время программы и не перегружать слушателей. Конференция должна быть динамичной, информативной, а главное – не скучной. Рекомендуется каждую секцию делать по 1,5-2 часа, а выступления спикеров не длиннее 40 минут с учетом вопросов. На этапе планирования ставьте себя на место посетителей, учитывайте их интересы.

Помните о том, что людям нужна разгрузка: обсудить услышанное, выпить кофе, познакомиться друг с другом. Сделайте из вашего мероприятия праздник для посетителей – это точно приведет вас к успеху.

6. Тщательно отбирать контент. Совсем не обязательно спикерами на вашей конференции должны быть только звездные эксперты. Вполне достаточно пригласить одного-двух известных ораторов и дополнить программу людьми, которые знакомы с темой изнутри.

Гораздо важнее проработать сами доклады, заранее запросить материал у спикеров и ознакомиться с ним. Лучшие конференции проходят по единому сценарию, когда один доклад как бы продолжает другой, у посетителей создается впечатление прочитанной книги.

7. Быть везде. Ваша задача – держать под контролем все этапы организации конференции. Чтобы ничего не упустить, лучше разделить задачи среди членов команды. Следить необходимо не только за тем, чтобы посетители узнали о мероприятии и пришли на него, но и за спикерами. Необходимо, чтобы весь материал и все технические моменты были продуманы заранее.

8. Выбирать в команду единомышленников. Как провести конференцию, если у вас нет сплоченной команды? Никак! Потому что это мероприятие напрямую зависит от людей, которые его делают. Цель конференции должна быть единой для всех.

Нужно, чтобы каждый этап был продолжением другого, чтобы все элементы работали как один. Вы должны быть уверены, что Петя ответит на все вопросы посетителей и партнеров через электронную почту, даже если вся эта информация есть на сайте.

Перед тем, как придумать конференцию, оцените актуальность ключевой темы. Если она отвечает на интересующий аудиторию вопрос — приступайте к организации. Если нет — корректируйте тему. Популярность всевозможных образовательных встреч только растет, поэтому у вас есть главный козырь – интерес людей к ним. Тщательная организация и креативность обязательно приведут вас к отличному результату.

За последние годы высокую популярность набрали конференции, посвященные сфере интернета и высоких технологий. Это связано с огромной скоростью развития этих областей и желанием аудитории быть в курсе последних тенденций. Digital-конференция – отличный способ заявить о своей компании. Читайте в нашей статье о том, как продать билеты на такое мероприятие!

Как организовать научную конференцию — Троицкий вариант — Наука

Вам необходимо организовать научную конференцию, но абсолютно непонятно, с чего начать. Чтобы вы не упустили ни одной детали и успели к дедлайну, мы составили почти идеальный план действий, с которым вы избежите 90% ошибок.

Определитесь с целью

Традиционно, инструкции по организации мероприятий начинаются с планирования. Однако не стоит забывать о целеполагании. Когда вы организуете научное мероприятие с нуля, обязательно сформулируйте, зачем вы это делаете. Периодически сверяйтесь с целью, чтобы не сбиться с курса.

Если в организации конференции участвует несколько человек или целый отдел, позаботьтесь о том, чтобы все «синхронизировались»

Если в организации конференции участвует несколько человек или целый отдел, позаботьтесь о том, чтобы все «синхронизировались». Обязательно проговорите с руководителем и всеми участниками процесса, чего вы хотите добиться, организуя мероприятие, и какие задачи перед собой ставите.

Спланируйте все

Когда вы точно определили цель мероприятия, приступайте к планированию. Вот основные моменты, которые необходимо продумать:

Целевая аудитория. Сформулируйте, для кого вы организуете конференцию. Скорее всего, у вас будет несколько категорий участников: слушатели, докладчики/спикеры, иностранные гости, СМИ. Сделайте так, чтобы все чувствовали себя комфортно: подготовьте разные формы регистрации, сформируйте отдельные группы для рассылки новостей.

Место. Выбирая место, ориентируйтесь прежде всего на его доступность. Хорошо, если участники смогут добраться пешком или общественным транспортом, если нет – позаботьтесь о трансфере. Советуем подобрать помещение с кондиционером и исправным отоплением. Освещение должно быть ярким. Если вы хотите показывать презентации, на окнах обязательно должны быть плотные занавески или жалюзи.

Время. К выбору даты подойдите ответственно, проверьте, не планируется ли проведение аналогичных мероприятий, на которые может уйти ваша целевая аудитория.

Команда. Важно «на берегу» договориться, кто входит в оргкомитет и кто за что отвечает (транспорт, проживание, еда/вода, техническое обеспечение, безопасность). Также стоит сразу обозначить регулярность общих встреч оргкомитета – например, раз в неделю.

Бюджет. Как правило, начальный бюджет на мероприятие выделяет организатор, остальные средства формируются за счет спонсорских пакетов и оргвзносов. Посмотрите архивы, если подобные мероприятия проводятся не в первый раз, у вас уже наверняка были партнеры и спонсоры. Пообщайтесь с коллегами, их опыт поможет сформулировать адекватную стоимость за спонсорские пакеты и определить размер оргвзноса.

Сформируйте программу

Кроме оргкомитета, который возьмет на себя все организационные моменты, вам понадобится программный комитет, который сформирует достойную программу. В программный комитет обычно приглашают авторитетных специалистов и экспертов, однако, не стоит гнаться за статусом. Часто оказывается, что у «звездных» экспертов не хватает времени отсмотреть все заявки и дать обратную связь.

Сбор заявок стоит начать за пару месяцев до мероприятия, чтобы успеть выбрать лучшие работы и сформировать программу

Сбор заявок стоит начать за пару месяцев до мероприятия, чтобы успеть выбрать лучшие работы и сформировать программу. На сайте мероприятия продумайте раздел, где вы укажете требования к работам и сроки. Чтобы не собирать сотни разнородных заявок на почту, используйте онлайн-сервисы по организации научных мероприятий, которые избавят вас от ручной работы (недавно такой сервис появился на площадке для ученых и предпринимателей «4science»).

Позаботьтесь о том, чтобы программный комитет просматривал заявки по мере их поступления, не оставляйте все на последний день. Не забудьте давать обратную связь авторам работ. Вероятно, эксперты попросят некоторых авторов внести изменения. Обязательно сообщите всем о принятом решении: одобрена заявка или отклонена.

Позовите гостей

Расскажите о своем мероприятии. Для этого напишите небольшой пресс-релиз и разошлите его по всем подходящим отраслевым СМИ. Контакты редакции всегда указывают на сайте издания в открытом доступе (обычно в подвале). Расскажите о мероприятии коллегам, приглашайте людей лично, поделитесь новостью в соцсетях, сделайте рассылку.

Если у вас есть бюджет на продвижение – сделайте пару интервью для профильных изданий со своими спикерами, запустите таргетинг в сетях или повесьте баннер на тематических сайтах

Если у вас есть бюджет на продвижение – сделайте пару интервью для профильных изданий со своими спикерами, запустите таргетинг в сетях или повесьте баннер на тематических сайтах. Еще один хороший способ привлечения профессионального сообщества – общение на специализированных форумах. Напишите там о своем мероприятии, расскажите о сложностях, с которыми столкнулись или поделитесь успешным опытом. Не будьте навязчивыми, чтобы модераторы не забанили вас за рекламу.

Не забудьте позвать представителей СМИ. Укажите на сайте мероприятия, к кому следует обращаться за аккредитацией, и обязательно создайте раздел, где журналисты смогут скачать ваш логотип, пресс- и пост-релизы, фото- и видеоматериалы.

За пару дней до

За несколько дней до мероприятия следует написать всем письмо с напоминанием места и времени. Обзвоните спикеров и самых важных гостей, получите подтверждения от журналистов и СМИ.

Утвердив список спикеров, спросите представителей аккредитованных СМИ, с кем они хотят пообщаться лично

Утвердив список спикеров, спросите представителей аккредитованных СМИ, с кем они хотят пообщаться лично. Будет правильно запланировать интервью заранее и предупредить докладчиков.

Подготовьте программу для всех участников и пресс-пакеты для СМИ. Многие приходят на научные мероприятия, чтобы познакомиться с коллегами. Будет здорово рядом с именем спикера и темой доклада разместить фото, тогда люди легко найдут тех, кто им нужен.

После мероприятия

Обязательно соберите все фото- и видеоматериалы, презентации спикеров и разместите в открытом доступе на сайте мероприятия. Хорошим тоном будет разослать участникам финальный сборник тезисов и материалы деловой программы. Если вы пользовались онлайн-сервисом для регистрации участников и сбора заявок, выгрузить контакты и сформировать сборник тезисов не составит труда. На «4science» можно даже сформировать онлайн-каталог тезисов с удобной навигацией за пару кликов. Поверьте, спикеры всегда с удовольствием находят свои доклады в сборниках и делятся ими с коллегами и друзьями, а это хороший пиар.

Напишите информативный пост-релиз и разошлите по профильным СМИ и партнерам. Не забудьте поблагодарить всех участников.

Обязательно проанализируйте, достигли ли вы своей цели. Все ли прошло так, как было задумано? Учтите свои ошибки и успехи, соберите мнения участников, возможно, они дадут вам ценные советы.

И главное, помните, ничего и никогда не идет строго по плану. Такое бывает только в сказках.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

14 ключевых шагов к успеху

Итак, вы решили организовать конференцию. Непростая задача!

Вы должны начать планировать конференцию как минимум за шесть месяцев до даты. (В случае более крупной конференции планирование может начинаться за год.) Вы будете отслеживать множество движущихся частей.

У тебя, должно быть, миллион вопросов.С чего начать? Как найти подходящих спикеров для приглашения? Какое место лучше всего соответствует вашим потребностям?

Не волнуйтесь.

По правде говоря, даже несмотря на то, что организация конференции требует больших усилий, вы не первый, кто с ней сталкивается. Нет необходимости изобретать велосипед. Все дело в выполнении нескольких конкретных шагов.

Мы подготовили это руководство высшего уровня по организации конференции.Он проведет вас через основные этапы и свяжет вас с ценными инструментами и статьями, которые сделают вашу работу намного проще. Эти шаги не являются строго хронологическими — вы можете начать связываться с потенциальными выступающими до того, как выберете место встречи, — но они дают вам приблизительное представление о том, на чем сосредоточиться в первую очередь.

Готовы начать конференцию?

Шаг 1. Определитесь с темой

Каждой великой конференции нужна тема.Какое объединяющее послание донесут ваши спикеры и что станет основным выводом для участников конференции?

Лучшие темы броские, интересные и вызывают эмоциональный отклик. Вы хотите, чтобы конференция вдохновляла и стимулировала разговор. Ваша тема должна позволять это.

Например, «Сильнее как команда», вероятно, лучше, чем «Повышение эффективности за счет расширения межфункционального сотрудничества.”

Тема — больше, чем сплоченный клич для всех участников; он также будет направлять ваш брендинг и продвижение, от разработки логотипа до создания хэштегов для социальных сетей и печати ваших плакатов, брошюр и других материалов.

Дополнительная литература и инструменты

Шаг 2. Соберите команду A

Скорее всего, вы не будете организовывать целую конференцию в одиночку.(На самом деле, мы были бы шокированы, если бы это было так.)

Вам понадобится специальная команда людей, которая возьмет на себя ответственность за различные аспекты планирования, переговоров и продвижения. Ваша основная команда, вероятно, будет включать:

1. Группа планирования : Место проведения конференции, размещение, мероприятия, питание.
2. Административная группа : Составление бюджета, регистрация участников, продажа билетов.Эта команда / человек также будет основным контактным лицом по вопросам, связанным с конференцией.
3. Команда маркетинга : Связь со СМИ, создание рекламных материалов, управление вашим веб-сайтом, блогом и деятельностью в социальных сетях.
4. Команда спонсоров : отвечает за поиск спонсоров, подачу заявок на гранты и сбор средств. (Актуально только для конференций, полагающихся на внешние источники финансирования.Очевидно)
5. Волонтеры : Помощь во всех мероприятиях на месте в день конференции: управление дверьми, сканирование билетов, ведение списка гостей, обслуживание гардероба, сопровождение людей и т. Д.

Ваша основная работа будет заключаться в координации команды, расстановке приоритетов и делегировании задач.

Шаг 3. Составьте бюджет и бизнес-план

Независимо от того, финансируется ли ваша конференция спонсорами или нет, вам необходимо составить бюджет.Вам необходимо знать, где зарабатываются и тратятся ваши деньги.

Наличие бюджета также поможет вам установить цену для участия в конференции. Вот наиболее распространенные статьи, на которые вы хотите выделить:

• Место проведения
• Размещение
• Транспорт
• Кейтеринг
• Гонорары докладчиков
• Деятельность
• Маркетинг
• Члены команды

Составление бюджета с реалистичными оценками также пригодится при поиске мест и переговорах по контрактам.

Дополнительная литература и инструменты

Шаг 4. Найдите спонсоров и гранты [необязательно]

Если вы финансируете конференцию самостоятельно и не ищете внешних источников дохода, вы можете пропустить этот шаг.

Если нет, то вам нужно искать спонсоров или устраивать сбор средств.Главное, что нужно помнить, — это то, что спонсоры и их ценности должны соответствовать теме вашей конференции. (Хотели бы вы, чтобы McDonald’s спонсировал вашу конференцию «Давай собираемся»?)

Начните с поиска спонсоров, которые финансируют подобные мероприятия или обычно связаны с основными темами вашей конференции.

Решите, сколько спонсоров должно быть сказано о проведении конференции.Разрешите ли вы разместить их бренд и логотип на каждом оборудовании? Смогут ли они привезти собственные колонки?

Помните: это прекрасный баланс между получением финансирования и принесением в жертву целостности вашей конференции. Вы сами решаете, где провести эту черту.

Дополнительная литература и инструменты

Шаг 5. Расчет на дату

Пришло время решить, когда состоится конференция.Как уже говорилось, эта дата должна быть на срок от шести месяцев до года.

Также необходимо узнать, как долго продлится конференция. Согласно отраслевому консенсусу, конференция с участием около 300 человек займет два полных дня. Более крупные и углубленные конференции могут растянуться еще дольше.

Вот несколько важных практических правил, о которых следует помнить:

1. Выберите дату, которая не противоречит другим крупным мероприятиям, например фестивалям.Общегородские мероприятия удорожают бронирование рейсов и, как правило, затрудняют транспортировку на конференцию и обратно. Кроме того, вы не хотите, чтобы ваша конференция конкурировала за внимание с крупными мероприятиями.
2. Избегайте летних и зимних отпусков, когда люди обычно уезжают в отпуск. Лучше всего нацеливаться на дату между серединой марта и концом июня или с начала сентября до конца ноября.
3. Никогда не планируйте конференцию на выходные.Для большинства участников посещение конференции — часть их работы, поэтому планируйте ее на рабочую неделю.
4. Постарайтесь нацелиться на конец недели, чтобы у путешествующих посетителей была возможность остаться и осмотреть достопримечательности в свободное от работы время. Лучшие дни для конференции — четверг и пятница.

Установка даты даст вам фиксированную точку для обратного отсчета, чтобы лучше спланировать свои приготовления.

Шаг 6: Забронируйте место проведения

Как только вы узнаете дату, вы можете начать искать доступные места, которые соответствуют вашим требованиям.

В целом заведения можно разделить на три категории:

1. Университетские городки : они лучше всего подходят для небольших академических мероприятий и относительно дешевы в аренде.
2. Гостиницы : Обычно в них есть специальные конференц-залы и собственное питание. Это лучший универсальный выбор, так как они предлагают как жилые помещения, так и конференц-залы.Они также, как правило, являются самым дорогим вариантом.
3. Независимые площадки : Эта категория включает все другие типы площадок, в которых можно проводить конференции. Многие из них специализируются на мероприятиях определенного типа.

Но стоимость заведения — лишь часть головоломки. Вот еще несколько факторов, которые следует учитывать при выборе подходящего места:

• Размер : Бронирование слишком маленького места, где каждый должен втиснуться в крошечную комнату, явно плохая идея.Точно так же обеспечение гигантского места для относительно скромной толпы не только повредит вашему кошельку, но и заставит конференцию чувствовать себя пустой и малолюдной.
• Место : лучше выбрать несколько уединенное место, чтобы участники могли лучше сосредоточиться на самой конференции. Еще лучше, если в этом месте есть успокаивающие и живописные окрестности, помогающие людям расслабиться.
• Атмосфера : Очень важно, чтобы атмосфера заведения соответствовала вашей целевой аудитории и тематике.Например, вы не хотите проводить бизнес-конференцию в огромном тренажерном зале.
• Помещения : Имеется ли в помещении правильная планировка и подходящий стиль конференц-зала для ваших нужд? Есть ли в нем необходимые удобства, например, комнаты меньшего размера для групповых сессий?
• Размещение : Предлагает ли место место проживания или поблизости есть отели?
• Кейтеринг : Включено ли кейтеринг или внешние предприятия общественного питания могут легко добраться до места проведения мероприятия и поработать там? Если нет, то есть ли поблизости подходящие рестораны и кафе? (Помните о любых особых диетических требованиях: веганский, кошерный, без орехов и т. Д.)
• Транспорт : Насколько легко участникам добраться до места проведения мероприятия на общественном транспорте? Достаточно ли парковочных мест для водителей?
• Технические аспекты : Имеется ли на площадке необходимое ИТ-, аудио- и видеооборудование? Вам понадобятся проекционные экраны, микрофоны, множество мест для зарядки участников и, конечно же, надежный доступ к Wi-Fi.

При переговорах с потенциальными площадками постарайтесь организовать ранний доступ к месту, чтобы вы могли провести «пробный запуск» или прохождение со своей командой до конференции.Вы должны быть в состоянии убедиться, что все детали на месте до важного дня.

Подсказка: если вы найдете отличное место, которое выходит за рамки вашего бюджета, посмотрите, сможете ли вы договориться о более низкой цене в обмен на многолетний контракт (при условии, что вы организуете повторяющуюся конференцию). Если вы думаете, что найти подходящее место слишком сложно, подумайте о том, чтобы найти место для поиска, которое позаботится об этом за вас.

Дополнительная литература и инструменты

Шаг 7: Организуйте кейтеринг и других поставщиков [необязательно]

Как правило, в специально отведенном месте для проведения конференций также предоставляется питание на месте.Если это не так, вам необходимо привлечь внешних поставщиков.

Решите, какие напитки вы хотите предложить и сколько будет перерывов на еду. Зарезервируйте до часа на обед и несколько 15-20-минутных перерывов на кофе и закуски. Помните: если в вашем бюджете есть возможность, на обед всегда лучше выбирать горячие блюда, а не бутерброды.

Вы хотите быть уверены, что кейтеринговая компания сможет взять на себя логистику в день мероприятия.Лучше всего найти местную компанию рядом с местом проведения конференции, чтобы избежать возможных проблем и задержек, связанных с дорожным движением.

Не забудьте проверить, насколько заблаговременно поставщику провизии необходимо знать окончательную численность персонала, меню и любые особые диетические требования. Таким образом, вы также будете знать, до какой даты «RSVP до» поставить приглашение на конференцию.

Подумайте о любых других внешних поставщиках, которые могут вам понадобиться, например о компании по декорированию или поставщиках специального ИТ-оборудования.

Дополнительная литература и инструменты

---

Спланируйте конференцию с Billetto. Создайте страницу конференции, чтобы продавать билеты, регистрировать RSVP и собирать информацию о ваших делегатах.

Планируйте мою конференцию

---

Шаг 8. Выровняйте динамики

Это может быть самый важный шаг из всех.Ваши спикеры — звезды вашей конференции. Вам нужен солидный состав, чтобы привлекать посетителей и гарантировать профессиональный опыт.

Один из надежных способов добиться успеха — сначала заручиться поддержкой одного громкоговорителя. Кто-то, кто очень известен и уважаем в своей области. Это повысит ваш авторитет в глазах других потенциальных ораторов и повысит вероятность их подписания.

Начните искать лидеров мнений, которые сосредоточены на тех же темах, что и ваша конференция.Составьте приоритетный список потенциальных докладчиков, которых вы хотите пригласить. Затем начните звонить и писать электронные письма.

Вот несколько вещей, которые нужно решить:

• Компенсация : Требуют ли они гонорара докладчика или других форм компенсации для участия?
• Вспомогательное оборудование : Основывается ли их презентация на конкретном ИТ-оборудовании или других элементах?
• Особые требования : Есть ли у них особые диетические предпочтения? Потребуется ли им транспорт и жилье?

Работайте со своим списком, постепенно заполняя отведенные промежутки времени качественными ораторами.

Но не выбрасывайте пока этот список! Вы хотите иметь много запасных ораторов на тот случай, если некоторые из ваших первоочередных выступят не будут. У вас всегда должен быть план Б.

Вы также можете рассмотреть возможность набора местных ораторов. Вы сэкономите на транспорте и придадите конференции аутентичность.

Дополнительная литература и инструменты

Шаг 9: Составьте повестку дня

Теперь, когда ключевые элементы составлены, пора оформить их в виде подробной повестки дня.В идеале вы хотите, чтобы ваша повестка дня была составлена ​​как минимум за четыре месяца до начала конференции.

Помните, что главная цель конференции — вдохновлять людей и расширять их кругозор. Вы не можете сделать это без понимания ваших посетителей.

Попытайтесь проникнуть в сознание типичного посетителя и ответить на несколько ключевых вопросов: Каковы их ожидания? Какие знания у них уже есть и о чем они хотели бы узнать больше? Какие виды занятий (презентации, мастер-классы и т. Д.) может лучше всего помочь им усвоить обсуждаемые идеи?

Вооружившись этой информацией, вы можете приступить к составлению повестки дня. Повестка дня конференции самого высокого уровня может выглядеть примерно так:

• День 1:
  • Основной доклад, определяющий тему, влиятельного оратора
  • Презентации спикеров
  • Общий ужин
• День 2 и далее:
  • Более короткие практические занятия и семинары
  • Нетворкинг и тимбилдинг
• Последний день:
  • Мотивационный выступающий, чтобы закончить на высокой ноте

Когда дело доходит до более коротких сессий, есть из чего выбрать: лекции в небольших группах, семинары, интерактивные сессии, сессии вопросов и ответов и многое другое (см. Связанную статью ниже).

Обычно продолжительность составляет от 1 до 2 часов и зависит от темы конференции. Вам также нужно будет решить, будут ли участвовать все во всех сессиях или несколько из них будут проводиться параллельно, и позволить людям выбрать предпочтительные темы.

Дополнительная литература и инструменты

Шаг 10: Начните регистрацию участников

Наконец-то пришло время, пожалуй, самой захватывающей части: убедить людей подписаться на вашу конференцию!

Ваш лучший выбор — создать профессиональный сайт для конференции.Как минимум, это должно включать:

• Соответствующий домен (например, www.myconferencename.com)
• Что необходимо знать о конференции (где, когда, кто, что, почему)
• Календарь конференций / программа для просмотра
• Регистрационная форма, где люди могут зарегистрироваться или купить билеты

В будущем вы будете добавлять веб-сайт конференции во все маркетинговые и информационные материалы.

Нет ресурсов для создания специализированного веб-сайта? Другой вариант — это сторонний сайт продажи билетов, например Billetto. Здесь вы можете легко создать страницу мероприятия для своей конференции со всеми ключевыми деталями.

В дополнение к этому, сайты продажи билетов заботятся об обработке платежей и выдаче билетов от вашего имени, что избавляет вас от головной боли, связанной с дополнительными административными задачами.

Дополнительная литература и инструменты

Шаг 11. Продвигайте свою конференцию

Теперь у вас есть место проведения, ключевые докладчики, четкая программа конференции и веб-сайт (или страница мероприятия), на которые можно направлять людей.С этого момента ваша основная цель — продвижение конференции по всем доступным каналам.

Если посещение вашей конференции не является бесплатным, вам нужно выбрать правильную цену. С одной стороны, плата за конференцию должна помочь покрыть ваши расходы. С другой стороны, вы не хотите выставлять цену заинтересованным участникам и в итоге получить наполовину забронированную конференцию. Вы можете рассмотреть возможность использования скользящей шкалы заработной платы в зависимости от карьерного статуса человека (например,г. студенты платят меньшую плату).

Продвигаете конференцию в автономном режиме? Вы хотите сделать качественный буклет с повесткой дня конференции и видимой ссылкой на ваш сайт или сайт продажи билетов.

Online, у вас есть множество способов продвигать свою конференцию с относительно небольшим бюджетом:

• Сайты социальных сетей (Facebook, LinkedIn, Twitter — все зависит от вашей аудитории)
• Соответствующие форумы, на которых могут тусоваться потенциальные участники (например,г. сообщество инженеров, где вы можете продвигать свою техническую конференцию)
• Собственные блоги и пресс-релизы

Если ваше продвижение в значительной степени зависит от социальных сетей, подумайте о броском хэштеге, который вы можете использовать всякий раз, когда публикуете сообщения о предстоящей конференции.

Не забывайте поощрять своих докладчиков продвигать конференцию среди своей аудитории на их собственных каналах.Они заинтересованы в этом и могут открыть конференцию людям, которые, скорее всего, будут заинтересованы (в конце концов, им уже нравятся ваши спикеры, верно?).

Пригласите журналистов из выбранной вами ниши для освещения — и, возможно, даже для участия — в конференции. Обращаясь к средствам массовой информации, лучше всего, чтобы ваша презентация была простой и короткой (до одной страницы), сосредотачиваясь в основном на 5W (кто, что, когда, где и почему).

Дополнительная литература и инструменты

Шаг 12: Позаботьтесь о планировании на месте

На этом этапе вы перейдете к мельчайшим деталям, чтобы понять, как посетители будут физически перемещаться по месту проведения в течение дня. Вот лишь некоторые из вопросов, на которые вы хотите ответить:

• Будет ли шкаф?
• Кто будет открывать двери и сканировать билеты?
• Какой регион будет использоваться для основного мероприятия?
• Какие комнаты следует зарезервировать для секционных заседаний?
• Где будут подавать закуски?
• Будет ли у вас выставочная площадка, где спонсоры и продавцы смогут разместить свой стенд?

Лучший способ сделать это — пройтись по повестке дня и поставить себя на место участников.Попробуйте представить, как они будут действовать в этот день и в чем могут быть нужды.

Как мы уже упоминали, лучше всего получить ранний доступ к месту проведения, чтобы вы могли заранее изучить пространство и подготовить подробный план. Если у вас есть внешние кейтеринги или другие поставщики, запланируйте пошаговое руководство, чтобы они также ознакомились с планировкой, расположением кухни и т. Д.

Проверив все лично, вы гораздо лучше подготовитесь к решению любых проблем, которые могут возникнуть в день конференции.Говоря о которых…

Шаг 13: Проведите конференцию

Великий день, наконец, наступил!

При условии, что вы выполнили все вышеперечисленные шаги и у вас есть команда добровольцев, отвечающих за повседневные мероприятия, вам не о чем беспокоиться.

Вот несколько ситуаций, которые могут потребовать вашего внимания:

• Вызов запасных докладчиков в случае отмены в последний момент
• Лично представляю конференцию и основных докладчиков
• Убедитесь, что презентация не превышает отведенное время
• Участие в нетворкинге и содействие разговору
• Собираем личные отзывы участников в ходе конференции
• Общение с журналистами и другими участниками конференции

Сегодня вы пожнете плоды своего тяжелого труда и получите удовольствие от (надеюсь) вдохновляющей конференции.

Дополнительная литература и инструменты

Шаг 14: Дальнейшие действия после конференции

После того, как все закончится, вам еще предстоит немного поработать.

Вы должны связаться со всеми вовлеченными людьми: вашей командой, спикерами, волонтерами, поставщиками и, конечно же, участниками.Вы хотите следить по двум основным причинам:

1. Скажите «Спасибо» : Вы должны поблагодарить всех за участие и усилия. Это не только обычная вежливость, но и оставит положительное впечатление. Скорее всего, это не последняя ваша конференция, поэтому вы хотите поддерживать любые связи, которые вы установили.
2. Соберите отзывы : Это прекрасная возможность узнать, что люди думают о конференции и что можно было бы сделать лучше в будущем.

Самый простой способ собрать информацию — отправить всем по электронной почте ссылку на онлайн-опрос. Сделайте его относительно коротким и сосредоточьтесь на нескольких основных темах: Что им больше всего понравилось в конференции? Как бы они оценили различные элементы (презентации, напитки, проживание и т. Д.)? Что бы они изменили или улучшили?

Постарайтесь продолжить работу максимум через несколько дней, пока конференция еще свежа в памяти.У людей плотный график и ограниченный объем внимания, поэтому не ждите слишком долго, чтобы связаться.

Дополнительная литература и инструменты

Удачи на конференции!

Теперь вы гораздо лучше понимаете, как организовать конференцию и какие ключевые этапы необходимо выполнить.

Пора привести колеса в движение. Мы знаем, что вы справитесь!

---

Планируете конференцию? Billetto — это платформа для продажи билетов на мероприятия, которая позволяет любому создать страницу конференции за считанные минуты.С легкостью вставляйте видео, добавляйте изображения и оформляйте страницу по своему усмотрению. Каждая страница мероприятия на Billetto разработана так, чтобы отлично смотреться на всех устройствах — мобильных, планшетных или компьютерных.

С Billetto вы можете продавать оплаченные билеты, регистрировать гостей, принимать пожертвования или предлагать товары и ваучеры на еду. Заинтересованы? Начните работу ниже или узнайте больше о возможностях Billetto.

.

10 вещей, которые нужно знать при организации конференции

Это гостевой пост от Сюзанны Шаттак, менеджера по контент-маркетингу по телефону Prezi ( @Prezi) , которая помогает докладчикам создавать презентации, которые запомнятся людям. Чтобы услышать лучшие советы от профессионалов отрасли, посетите форум EventTribe.

Организация конференции — непростая задача.

Между организацией конференц-зала, управлением отношениями с корпоративными спонсорами и проверкой того, что вы продаете достаточное количество билетов, есть много вещей, над которыми нужно передвигаться перед большим мероприятием.

Одна из самых важных частей процесса планирования — это привлечение докладчиков для участия в вашей конференции. Однако со всей остальной логистикой, которой вам нужно управлять, может быть легко применить более свободный подход к презентациям ваших докладчиков, если вы зафиксируете тот факт, что они действительно произойдут.

В то время как большинство докладчиков конференций ценят творческую свободу и более непринужденный подход со стороны организаторов, когда дело доходит до планирования их контента, они ценят это, когда организатор конференции регулярно проверяет и проявляет больше активности перед мероприятием.

Никто не хочет чувствовать себя обделенным и неуверенным в том, что может произойти на сцене.

Кроме того, небольшие предварительные вложения могут иметь большое значение, когда дело доходит до отличного контента для конференций. Ваши докладчики вкладывают много энергии в создание презентаций, которые будут привлекать и развлекать ваших посетителей.

Когда вы вкладываете одинаковое количество энергии, чтобы убедиться, что все работают на одной странице и все работает без сбоев, и докладчики, и аудитория смогут лучше провести время на вашем мероприятии.

1. Организуйте свое мероприятие с учетом интересов аудитории

Прежде чем даже обратиться к каким-либо ораторам для участия в вашем мероприятии, вы должны убедиться, что у вас есть четкое представление о том, что вашей целевой аудитории будет интересно услышать.

Это значительно упростит вам определение того, кого вы должны попросить выступить на конференции. Кроме того, если вы сможете четко сформулировать людям, которых вы просите выступить, кто будет аудитория и что им интересно услышать, вам будет намного легче убедить выступающих принять участие.

Вместо того, чтобы просто преследовать «брендовых» спикеров, вам следует искать людей, которые подходят для вашего мероприятия и вашей аудитории. Это порадует вашу аудиторию и, по всей вероятности, снизит гонорары выступающим.

2. Предоставьте динамикам руководство

Как только вы составили полный список выступающих, вам нужно начать говорить с ними о том, что вам от них нужно. Самый простой способ сделать это — составить руководство для выступающих, которое вы сможете раздать всем задолго до мероприятия.

Некоторые вещи, которые следует включить в справочник, включают краткое изложение конференции с демографической информацией о целевой аудитории; описание места проведения, в котором четко указаны все технические требования или ограничения, с которыми могут столкнуться выступающие; список биографий докладчиков и общие темы презентации (если точные названия еще не установлены), чтобы каждый докладчик мог видеть, кто еще посещает мероприятие; а также любую другую информацию о поездках или гостиницах, которую они могут захотеть узнать заранее.

3. Заезд рано и часто

Одна из худших вещей, которую вы можете сделать как организатор конференции, — это ждать до последней минуты, чтобы убедиться, что у ваших докладчиков есть все необходимое для успеха.

Скорее всего, ваши докладчики — если они интересны и достаточно умны, чтобы выступить на вашей конференции — будут занятыми людьми. Они могут выступать на нескольких мероприятиях и, кроме того, руководить карьерой высокого уровня. Не ждите, что они будут задумываться о деталях; это ваша работа, а не их.

За пару месяцев до конференции обратитесь к ним, чтобы убедиться, что они готовы к поездке и проживанию — последнее, что вам нужно, — это чтобы ваш ведущий оратор остался на полпути через город, потому что весь отель комнаты возле места проведения забиты.

За пару недель до мероприятия узнайте у каждого из выступающих об их презентациях. Убедитесь, что у каждого из них есть своя тема или ракурс. Нет ничего хуже для оратора, чем осознание того, что человек, выступающий перед вами, крадет все ваши основные моменты!

4.Не контролируйте контент

С другой стороны, вы также хотите дать вашим динамикам достаточно места для разработки собственного контента.

Не стесняйтесь оставлять отзывы о названиях презентаций и аннотациях, но не играйте роль креативного директора, когда дело касается их колоды. Скорее всего, ваши спикеры уже давали какую-то версию своей презентации. Доверьте им правильную доставку своего сообщения.

5. Установите ожидания

За пару недель до мероприятия рекомендуется сообщить спикерам, чего ожидать с точки зрения размера аудитории.Вы распродали все свои билеты и ожидаете ли вы, что каждое место для выступлений достигнет вместимости только стоя? Или, может быть, вы заказали более уютное место, и каждый выступающий будет сталкиваться с более близкой толпой из пары десятков участников.

В любой ситуации предупреждение ваших ораторов в долгосрочной перспективе принесет пользу всем. Они не попадут в ситуацию, ожидая чего-то иного, и, следовательно, у них гораздо меньше шансов быть ошеломленными или разочарованными. Они также смогут подготовить презентацию, соответствующую размеру аудитории.

Это также значительно упростит вашу жизнь как организатору — вам не придется вести неловкие разговоры с недовольными докладчиками.

6. Внести время перехода в расписание

Это то, что и ваши ораторы, и ваша аудитория оценят, если вы сделаете это хорошо. Никто не любит ходить на конференцию, которая так забита панелями, докладами и сетевыми сессиями, что нет даже времени на то, чтобы пописать, не говоря уже о том, чтобы взять бутылку воды или перекусить.

Когда вы настраиваете расписание выступлений, убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы все присутствующие на конференции позаботились о любых потребностях в перерывах между сессиями. Также примите во внимание тот факт, что одной аудитории потребуется время — от десяти до пятнадцати минут, в зависимости от размера помещения, — чтобы одна аудитория покинула пространство, а другая заняла ее место.

Если вы загружаете свой график слишком большим количеством повторяющихся мероприятий, у вас гораздо больше шансов сбиться с графика с точки зрения времени.Ораторы в конце дня, которым приходится втиснуть свои выступления в более короткий промежуток времени или которые в конечном итоге выступают в пустой комнате, потому что вся аудитория должна была уйти, чтобы успеть на самолеты и поезда, не будут довольны. Избегайте такой ситуации, оставляя в своем графике достаточно времени для переходов между переговорами.

7. Разместите динамики рядом с местом проведения

Это восходит к пункту номер три — сделайте все возможное, чтобы свести к минимуму логистику, с которой должны справляться ваши динамики.В день мероприятия вы не хотите, чтобы им приходилось беспокоиться о том, как вовремя добраться из отеля через весь город до места проведения мероприятия; гораздо важнее, чтобы они могли потратить эту энергию на подготовку к выходу на сцену.

Если ваша конференция проходит в отеле, идеальной ситуацией было бы предоставить вашим докладчикам комнаты в этом отеле. Если нет, то найдите время и потратьте деньги, чтобы убедиться, что они расположены в месте, легко доступном из места проведения.

8.Обеспечение технической поддержки на месте

Когда дело доходит до презентаций, достаточно одного небольшого технического сбоя, чтобы испортить шоу. Независимо от того, перестает ли работать кликер или не работает свет проектора, когда вы стоите на сцене и что-то идет не так, это может казаться катастрофическим. Хорошие ораторы знают, как справиться с техническими сбоями в последнюю минуту, но даже лучшие докладчики могут найти их отвлекающими и нервными.

Во избежание любых потенциальных проблем убедитесь, что у вас есть техническая поддержка на протяжении всей конференции, чтобы помочь вашим докладчикам правильно настроить.

Перед началом мероприятия сделайте пробный запуск, чтобы убедиться, что все ваше оборудование работает должным образом, и попросите докладчиков прийти пораньше, подготовив свои презентационные материалы.

Независимо от того, представляют ли они презентацию Prezi на USB-накопителе или набор слайдов, которые им необходимо загрузить из онлайн-файла, убедитесь, что у вас есть все необходимое, чтобы удовлетворить их потребности.

Намного лучше узнать, что вам нужно дополнительное оборудование, за несколько часов до начала разговора, чем за несколько минут до него.

9. Поделитесь любовью в социальных сетях

В наши дни так много общения и обмена идеями, которые делают конференции великими, происходит онлайн. Посетители будут писать в Твиттере о вашем мероприятии независимо от того, участвуете ли вы в разговоре или нет, так что вы также можете заставить онлайн-обсуждение работать в ваших интересах.

Заранее предоставьте докладчикам и аудитории хэштег для мероприятия. Опытные спикеры будут использовать этот хэштег в своих презентациях, что, в свою очередь, будет способствовать вовлечению аудитории в онлайн.

Вы также должны обильно упомянуть твиттер-дескрипторы ваших докладчиков перед их выступлением — они оценят признание, и ваша аудитория с большей вероятностью будет взаимодействовать с ними впоследствии, если у них будет их контактная информация в социальных сетях.

В конце концов, разве не в этом суть великих конференций?

10. Последующие действия с обратной связью

Уф, ваше мероприятие окончено, и оно прошло с большим успехом! После всей тяжелой работы, которую вы вложили в планирование такого мероприятия, может возникнуть соблазн выбросить компьютер в окно и отправиться в трехнедельный отпуск на какой-нибудь тропический остров.

Перед тем как это сделать, не забудьте разослать заметки всем выступающим, чтобы сообщить им, что мероприятие прошло успешно, и поблагодарить их за участие.

Если есть что-то конкретное, что они сделали или что вы слышали, как говорят зрители, на что вы хотите привлечь их внимание, не стесняйтесь. Независимо от того, означает ли это похвалить их за отличную сессию вопросов и ответов или сообщить, что аудитория хотела бы, чтобы их колода была размещена в Интернете, отзывы всегда приветствуются.

Плюс, поддержание открытой линии связи со спикерами после мероприятия поможет вам поддерживать отношения, которые могут пригодиться в следующий раз, когда вы решите организовать конференцию.

• Стоила ли эта статья потраченного времени?
• Да Нет

.

Научная конференция — RationalWiki

Научная конференция — это собрание ученых в определенной области исследований, предназначенное для того, чтобы собрать их вместе, чтобы узнать о последних разработках, представить друг другу новые данные и обсудить их критически, а также пообщаться и получить узнать новых коллег. Эти встречи носят несколько названий в зависимости от их размера и масштаба. ^[1] Регулярное участие в конференциях считается жизненно важным для профессионального ученого, а быть приглашенным докладчиком на собраниях — это важное признание влияния своей работы.Достаточно известный пример — конференция Solvay, на которой природа физики разрабатывалась в течение 20 ^-го -го века.

Важным преимуществом представления данных на конференции по сравнению с публикацией их в журнальной статье является то, что обратная связь и критическая оценка могут быть даны немедленно. Результатом большинства конференций является публикация сборника трудов конференций, в котором перечислены аннотации (резюме) представленных исследовательских проектов, а некоторые — даже публикация специального тома научного журнала, в котором представлены полные оригинальные статьи, имеющие отношение к теме конференции. собраны.

Тем не менее, все важные результаты позже публикуются в бумажной форме, формально рецензируются и рецензируются в журнальных статьях, поскольку материалы конференции могут быть предварительными. СМИ часто могут неверно сообщать о научных выводах, основанных на материалах конференций, из-за отсутствия обзора того, что говорят ученые. Так было в случае спора о вакцине MMR, когда статья Эндрю Уэйкфилда (позже отозванная) Lancet не получила поддержки в прессе, но его более открытое заявление о вакцине, вызывающей аутизм, на конференции, два года спустя, распространило историю по всему миру.

Организация научных конференций [править]

Сольвейская конференция 1927 года. У одних на стенах плакаты с футбольными командами, у других …

Многие конференции являются ежегодными собраниями научных обществ, даже если они не являются членами той же области исследований. Техническая организация обычно находится в руках принимающего института, который меняется из года в год. В некоторых случаях заинтересованных исследователей также можно пригласить на разовую конференцию по очень конкретной актуальной теме.Эти встречи или симпозиумы обычно намного меньше по размеру. Финансирование конференций поступает от агентств по финансированию исследований, от университета принимающего института, посредством спонсорства, особенно от компаний, надеющихся рекламировать лабораторное оборудование или учебники, а также посредством членских взносов и взносов за участие в конференциях.

Типовой состав конференции [править]

Вклады [править]

Доклады и презентации [править]

Исследователи представляют свои результаты двумя разными способами.Первый — это 10-25-минутный доклад, за которым следуют 2-5-минутные открытые вопросы аудитории и обсуждение. Приглашенные основные докладчики могут выступать с докладами продолжительностью до 45 минут, за которыми следует 15 минут обсуждения, обычно по одному на каждую подтему. Сегодня презентации PowerPoint стали стандартом для разговоров.

Потенциальные участники представляют свои предложения по вкладу за несколько недель или даже месяцев вперед. Затем оргкомитет выбирает лучшие доклады.

Плакаты [править]

«» Лучший общий совет, который я могу дать начинающему конструктору плаката, — это описать обстоятельства, в которых плакат будет в конечном итоге просматриваться: жаркая, переполненная комната, заполненная людьми, которые находятся здесь в первую очередь для общения, а не для посмотрите на плакаты.Поскольку стендовые доклады часто проводятся одновременно с миксером «вино и пиво», хаос еще больше усиливается из-за того, что сотни раскованных аспирантов, шатаясь, наталкиваются друг на друга. Это не очень красивое зрелище.

—Колин Пёррингтон на стендовых докладах [2]

Вторая возможность внести свой вклад в научную встречу — это представить плакат, часто размером ок. 119 х 84 см (A0). Формат и стиль довольно хорошо проработаны, но некоторым нужно приложить немного больше усилий.

Если заявка отклонена, потенциальные докладчики часто могут вместо этого представить свои результаты в виде плаката. Количество плакатов, как правило, гораздо меньше, но возможно, что от каждого первого автора будет допущен только один вклад. Конференции предоставляют время для стендовых сессий, когда участники стоят возле своих плакатов и к ним можно задать вопросы.

График

[править]

Конференции длятся от двух дней до недели. Часто они начинаются с неформального приема.На следующий день произносятся несколько приветственных обращений, а остальное время целиком состоит из бесед, прерываемых только перерывами на кофе или обед, а также стендовыми докладами. На очень больших собраниях может быть несколько параллельных симпозиумов, поэтому участники должны решить, какие выступления они считают более актуальными или интересными. В некоторых областях исследований, особенно в биологии организмов или географии, они могут сочетаться с необязательной поездкой на конференцию или экскурсией в конце, посвященной аспектам окружающей среды принимающего института.Почти все встречи включают необязательный конференц-ужин где-то в середине, специально предназначенный для общения.

ссать [править]

Почти без сомнения, конференция закончится старомодной дурой в баре отеля и конференц-зале. Состоятельные участники из индустрии (в отличие от их коллег из академических вузов) могут даже брать все это в счет. Между тем аспирантов, впервые посещающих конференцию, застрявших в чужой стране и платящих за напитки не слишком знакомой валютой, можно обнаружить в холле около 3 часов ночи без сознания.Посещаемость любой конференции или лекции может быть увеличена вдвое или втрое с добавлением слов «бесплатное вино». В конце концов, ученые — люди.

Переход к следующему этапу социализации [править]

Примерный эквивалент «пивных очков» — довольно распространенное явление на конференциях, так как приближается полночь, а скучные люди все еще обсуждают рентгеновскую кристаллографию. Женщины могут оказаться приглашенными продолжить эрудированную дискуссию в чьей-то еще комнате, что они, конечно, могут принять или отклонить.См. Ворота лифта.

Ссылки [править]

.

12 причин, по которым вы должны посещать конференции

В наши дни есть так много отличных способов учиться и оттачивать свои навыки: вы можете читать блоги, слушать подкасты, смотреть обучающие видеоролики на YouTube и посещать вебинары, и это лишь некоторые из них. Зачем тратить время и деньги на личную конференцию или семинар?

Если вы так считаете, то, возможно, вы упускаете одну из лучших возможностей вывести свою игру на новый уровень.Живые мероприятия — конференции, семинары, обеды и учеба — предоставляют уникальные возможности для обучения и построения карьеры, которых вы просто не найдете больше нигде.

Ниже вы найдете 12 причин, по которым вам следует посещать живые мероприятия, а также подумать об отправке сотрудников на конференции.

Заточите пилу

Идея в том, что иногда вам нужно сделать перерыв в работе, чтобы отточить свои навыки. Тупой топор не будет рубить дерево так же эффективно, как острый.

Я Всегда возвращаюсь с конференции с новыми идеями и подходами, которые делают меня более эффективным и действенным в работе.

Не будьте дровосеком, рубящим дерево тупым топором, в то время как ваши соперники рубят его в два раза быстрее острым топором.

Или использует бензопилу, которую она видела, продемонстрированную на конференции.

Встречи лицом к лицу с экспертами и влиятельными лицами

Хотя не все конференции предлагают вам возможность встретиться со своими бизнес-кумирами, ваши шансы значительно увеличиваются, когда вы делите одно и то же пространство.

Иногда речь идет о том, чтобы сделать селфи с кем-то, кто повлиял на вас, или поделиться бизнес-идеей с тем, кем вы восхищаетесь, или установить связь, которая может привести к поиску вашего следующего наставника.

Этого не могло случиться на саммите успеха онлайн.

Сетевые возможности

Социальные сети позволяют мне общаться с моими сверстниками, как местными, так и «далекими». Однако ничто не заменит встречу с кем-то в реале (в реальной жизни).

Хорошие конференции дают участникам возможность общаться и общаться, формировать новые отношения и укреплять существующие. За кофе, обедом или коктейлем вы можете установить связь с идеальным поставщиком или потенциальным клиентом. Во время сеанса обсуждения вы можете оказаться рядом со своим следующим клиентом или наставником.

Или, если вы не пойдете, возможно, ваш самый сильный конкурент будет сидеть на вашем месте.

Новые инструменты

Независимо от того, есть ли там выставочный зал или всего несколько столиков рядом с кафе и маффинами, у компаний часто есть инструменты для демонстрации, которых мы еще не видели.Приложения, которые делают нас быстрее, менее подвержены дорогостоящим ошибкам или дают нам другое преимущество.

Хотя эти продукты, несомненно, можно найти на их веб-сайтах, было бы здорово получить практическую демонстрацию или возможность задать вопросы, относящиеся к проблемам вашего бизнеса, от самой компании.

Обучение в новом пространстве

Помните ту сцену из «Общества мертвых поэтов», когда Робин Уильямс заставлял своих учеников стоять на столе, чтобы увидеть свежий взгляд?

Или подумайте, почему так много компаний проводят встречи за пределами офиса.Потому что легко попасть в колею. Сидение в одном кресле, в одном офисе (или кабинке) или в одной кофейне может удерживать нас от свежих мыслей и новых идей.

Выход из офиса, сидение в новом помещении (даже если это старый усталый конференц-зал Holiday Inn) может побудить нас к новым подходам, которые будут способствовать развитию нашего бизнеса.

Выйди из зоны комфорта

Идя рука об руку с предыдущей причиной, прямые трансляции вынуждают вас вырваться из зоны комфорта.

Легко прочитать сообщение в блоге, не выходя из личного кабинета. Вы не будете вспотевать, слушая подкаст (если только вы не на беговой дорожке). Вам не нужно вести светскую беседу, пока загружается ваше видео на YouTube.

Хотя среди нас есть те, кто прирожденные сетевики, для многих из нас живые мероприятия и другие люди могут стать проблемой. Но выход из нашей зоны комфорта — это просто , тип действия, который нам нужно предпринять, чтобы вырваться из старых способов мышления, которые привели нас в колею в нашем бизнесе.

Если вас абсолютно пугает идея пойти на конференцию, возьмите с собой ведомого (или ведомую), чтобы вы не чувствовали себя полностью одинокими.

Новые советы и тактики

Проблема Интернета в том, что мы считаем, что все под рукой. А может быть, так оно и есть. Но это огромное количество данных, которые мы часто не можем взломать или не позволяют нам использовать самый лучший материал. Хорошо организованная конференция поможет выработать новые идеи, которые помогут нам улучшить наш подход.

Я помню, как на сеансе я видел, как кто-то создает приложение Facebook прямо передо мной, чтобы показать, что возможно. Я помню, как впервые услышал о карточках YouTube из презентации Стива Дотто и объяснил, как они навсегда изменят онлайн-видео.

Я уверен, что информация уже была где-то в Интернете, но конференция помогла преодолеть беспорядок и предоставить мне лучший контент.

Большой фокус

Обратной стороной обучения новому является повторное изучение классических методов. Несколько лет назад на конференции Agents of Change Джон Ли Дюма говорил о важности создания аватара для вашего бизнеса и о том, как это оптимизирует его мышление. (Вы можете послушать здесь интервью, которое я дал с Джоном несколько недель спустя, в котором мы углубились в эту тему.)

Или, на последнем выпуске журнала «Мир маркетинга в социальных сетях», мы узнали, насколько важна группа вдохновителей для успеха Пэта Флинна и как ее создать. (С тех пор я начал свой собственный вдохновитель и совсем недавно присоединился к другому.Наполеон Хилл писал о вдохновителях в Think and Grow Rich , но эта концепция существовала вечно.

Однако только после серии мероприятий, кульминацией которых стала презентация Пэта Флинна, я понял, что они могут помочь мне вывести мой бизнес на новый уровень.

Энергия единомышленников

Нет ничего лучше, чем находиться в комнате единомышленников. Другие люди, которые готовы проводить время вне офиса, чтобы узнать что-то новое.Другие люди, которые хотят «стать лучше».

Когда вы сидите в классе или аудитории, вы обнаруживаете, что не только вы хотите улучшить свои навыки и вернуть что-то в свой офис или организацию.

Этой энергии не хватает всем каналам онлайн-обучения, независимо от того, сколько разговоров вокруг хэштега.

Случайный опыт мастерской

Некоторые из лучших семинаров и презентаций, которые я видел, были тем, о которых я понятия не имел до конференции.

В SXSW я посетил семинар по улучшению вашей памяти. (Не прошло, но я все равно нашел это увлекательным.) В BlogWorld я посетил сеанс на YouTube только потому, что был виноват в этом. (На мой взгляд, YouTube был предназначен для видеороликов о кошках.) Не будет преувеличением сказать, что он изменил способ продвижения моего бизнеса.

Фактически, я сделал свою собственную презентацию по маркетингу на YouTube в следующем году на конференции Social Media FTW , которую я проводил перед Agents of Change.

Я бы никогда не стал искать эти возможности обучения в Интернете… их нужно было открывать через интуитивную прозорливость живого события.

Инвестируйте в себя

Возможно, это само собой разумеющееся. Или, возможно, мы уже рассмотрели это полностью или частично выше. Но уйти из офиса и «заточить пилу» — значит инвестировать в себя.

Признаюсь, вы того стоите. Признаюсь, что тебе еще есть чему поучиться. Что ты можешь поправиться.

Это инвестиция в себя, свою карьеру и даже в свою компанию. Когда вы покупаете билет на конференцию и подходите к стойке регистрации, вы говорите, что инвестируете в собственный рост.

Удачи!

Я не уверен, что это наиболее важная из всех этих одиннадцати причин, но я не хотел исключать ее из списка. Конференции — это весело! Живые мероприятия с другими людьми — это весело! (Интроверты, читающие это, могут прямо сейчас закатить глаза или отправиться в свои счастливые места.)

Я не мастер нетворкинга. Мне трудно найти правильный способ завязать разговор с людьми, которых я не знаю. Но я поправлялся, посещая конференции. Сидеть за обеденным столом с людьми, которых я (пока) не знаю. Я приобрел потрясающие связи и приобрел еще больше замечательных друзей, посещая концерты.

Не упустите эти возможности.

Еда на вынос

Понятно. Конференции могут быть дорогими. От билета на конференцию до билета на самолет, от еды до вкладки бара.И это даже не включает время вне офиса, где вы могли бы заниматься «работой».

Тем не менее, конференции обеспечивают уникальное сочетание нетворкинга, обучения и развлечений в одном пакете. Хорошая конференция заставляет вас расти и бросать вызов самому себе.

И если вы начальник, то разрешите своим сотрудникам уйти из офиса, обрести уверенность в своих силах и привнести свежие идеи в бизнес — это просто инвестиции в вашу собственную компанию.

Следующие шаги

Обо всем этом я много думал в последнее время, когда мы готовимся к нашей 5-й ежегодной конференции по цифровому маркетингу Agents of Change в пятницу, 9.15.2017.

Конечно, я надеюсь, что если вы хотите улучшить свой поисковый, социальный или мобильный маркетинг, вам стоит попробовать AOC. Но даже если наша конференция не подходит, поставьте перед собой задачу найти конференцию, которая поможет вам и вашей компании расти в этом году.

Дата: Пятница, 15.09.2017
Место: Abromson Center, 88 Bedford St., Portland, ME + Online
Время: 7:30 — 17:00
Стоимость: 175 — 299 долларов в зависимости от того, когда вы купить билеты!

Узнать больше и зарегистрироваться в AOC сейчас >>

Какие еще есть причины для посещения конференций? Какие конференции из ваших посещений оставили неизгладимое впечатление? Оставляйте свои ответы в комментариях ниже… мы читаем каждого!

Рич Брукс
Директор агентства

.