Разработка проектной документации это услуга или работа: Разработка проектной документации это работа или услуга

Разработка проектной документации это услуга или работа: Разработка проектной документации это работа или услуга

Разработка проектной документации это работа или услуга

Гражданское право

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Разработка проектной и рабочей документации в отношении строящегося или реконструируемого объекта капитального строительства представляет собой работу, относящуюся к предмету договора подряда.

Обоснование вывода:

Предмет договора подряда определен п. 1 ст. 702 ГК РФ. В соответствии с этой нормой по договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.

Согласно п. 1 ст. 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.

Из приведенных определений следует различие в предмете договора подряда и договора возмездного оказания услуг.

Результат деятельности подрядчика имеет овеществленный характер и выражается в создании вещи по заданию заказчика или ее трансформации (реконструкции, ремонте). Предметом договора возмездного оказания услуг является именно деятельность исполнителя или определенные действия, которые могут и не приводить к материальному результату (смотрите также постановления ФАС Дальневосточного округа от 02.07.2013 N Ф03-2640/13, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.06.2014 N 11АП-7954/14, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.12.2013 N 14АП-10738/13).

Как указано в ч. 1 ст. 48 Градостроительного кодекса РФ, проектная документация представляет собой документацию, содержащую материалы в текстовой форме и в виде карт (схем) и определяющую архитектурные, функционально-технологические, конструктивные и инженерно-технические решения для обеспечения строительства, реконструкции объектов капитального строительства, их частей, капитального ремонта. В целях реализации в процессе строительства архитектурных, технических и технологических решений, содержащихся в проектной документации на объект капитального строительства, разрабатывается рабочая документация, состоящая из документов в текстовой форме, рабочих чертежей, спецификации оборудования и изделий (п.

4 Положения о составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.02.2008 N 87).

Приведенные определения понятий проектной и рабочей документации соотносятся с понятием технической документации как документации, определяющей объем и содержание работ по договору строительного подряда и другие требования, предъявляемые к этим работам (п. 1 ст. 743 ГК РФ), поскольку представляется очевидным, что архитектурные, функционально-технологические, конструктивные и инженерно-технические решения строящегося или реконструируемого объекта, в отношении которого заключен договор строительного подряда, определяют объем и содержание выполняемых подрядчиком работ.

Кроме того, из пп. 3.1.1 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 21.1001-2009 «Система проектной документации для строительства. Общие положения» (утвержден приказом Росстандарта от 31.07.2009 N 273-ст) следует, что для целей применения данного Стандарта проектная и рабочая документация рассматриваются как разновидность технической документации.

Разработка технической документации относится к предмету договора подряда на выполнение проектных и изыскательских работ (ст. 758 ГК РФ). По существу такая документация представляет собой материальный результат работы, выполняемой подрядчиком по договору этого вида.

Таким образом, договор, предметом которого является разработка проектной и рабочей документации, по своей правовой природе является разновидностью договора подряда, а такая разработка, завершающаяся передачей заказчику соответствующей документации, может быть квалифицирована как выполнение работ.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

18 августа 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Дата документа	30.01.2019
Метки	Методика

Подряд или оказание услуг? Вот в чем вопрос.

После предыдущего обсуждения про вознаграждение риелтора возник вопрос…

п. 1 Информационного письма ВАС от 29.09.1999 N 48 «… обязанности исполнителя могут включать в себя не только совершение определенных действий (деятельности), но и представление заказчику результата действий исполнителя».

Постановление ВАС от 24.01.2012 N 11563/11 «если в первом случае исполнитель гарантирует приложение максимальных усилий, то во втором — достижение определенного результата … агентство не подтвердило соответствующими доказательствами, что именно его действия (деятельность) привели к достижению результата, предусмотренного договором».

Определение ВАС от 21.11.2012 N ВАС-15102/12 «представление заказчику этих результатом (результатоВ, наверное, — прим. автора) в виде протоколов (решений) уполномоченных органов кредиторов о реструктуризации кредиторской задолженности заказчика, и, как установлено судом апелляционной инстанции, доказательств достижения таких результатов и передачи их заказчику исполнителем представлено не было».

Вопрос: а зачем вообще ВАС продвигает эти мысли о результатах в оказании услуг? Подряд — это «выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и

сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его» (п. 1 ст. 702 ГК). При чем «договор подряда заключается на изготовление или переработку (обработку) вещи либо на выполнение другой работы с передачей ее результата заказчику» (п. 1 ст. 703 ГК).

Смотрю в толковый словарь Ожегова, работа — это «2. Занятие, труд, деятельность».

Вот и не понимаю… По таким договорам оказания услуг (которые выше указаны в судебных актах и письме) обязанности включают в себя деятельность и передачу результата деятельности. А чем тогда отличается подряд на разработку проектной документации на дом от оказания правовых услуг по составлению искового заявления? И там, и там будет деятельность, которая приведет к результату — оформленный надлежащим образом документ с требуемыми данными.

Можно и другие примеры привести.

Очень хотелось бы услышать ваше мнение.

1) Что мешает использовать подряд, когда речь идет о желаемом результате? 

2) Как суд, буквально толкуя договор в соответствии со ст. 431 ГК, определяет где подряд, а где оказание услуг? Как это вообще сейчас можно определить, за исключением анализа заголовка договора?

3) Почему нельзя рассматривать смешанные варианты: оказание тех или иных услуг + немного иной деятельности уже с конкретным результатом (подряд)?

4) Кто-нибудь может свое мнение о целесообразности такой «результативности услуг» высказать?

Кто-нибудь согласен со мной, что законодатель, наверное, не просто так в п. 2 ст. 779 ГК указал «правила настоящей главы применяются к договорам оказания услуг связи, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию»? Результат услуг очень специфичен и не всегда соотносится с представлениями заказчика.

Здесь больше гудвилл исполнителя, уверенность, что он хороший гид или врач, а не экспертиза после оказанных услуг результата туристического обслуживания. Поэтому и гл. 39 ГК весьма маленькая. А все общие положения о подряде применяются к оказанию услуг. Но подряд должен иметь результат, а оказание услуг — нет.

Иначе получается, что есть оказание услуг + общие положения по ГК из подряда + результат. Чем такие услуги отличаются тогда уже от подряда?

Спасибо, заранее.

Разработка проектной документации, подготовка и оформление

Наличие в штате компании более 50 профессиональных инженеров различного профиля позволяет выполнять комплексное проектирование.

 

Проектно-строительная компания «Эверест» предоставляет услуги по разработке проектной документации на всех стадиях проекта, а именно:

• «Технико-экономическое обоснование» включает в себя вариантные предложение предпроектных решений со сравнительной оценкой инвестиционных затрат на реализацию объекта
• «Проектная документация» включает в себя разделы проекта, необходимые для получения положительного заключения органов экспертиз
• «Рабочая документация» включает в себя все разделы проектно-сметной документации, необходимые для получения разрешения на строительство, а также производства строительно-монтажных работ
• «Авторский надзор за строительством» производится в целях контроля соответствия выполняемых строительно-монтажных работ, утвержденной проектной документации

Основной приоритет отдается:

• Технологичности и эффективности принятых проектных решений
• Качеству, проектной документации
• Выполнению документации в обозначенные сроки

 

Сделайте заказ на разработку проектной документации позвонив на многоканальный телефон: +7 (343) 342-02-10
или отправьте Ваш запрос на e-mail: everest@pskeverest. ru

 

Подготовка и разработка разрешительной документации

 Оформление исходно разрешительной документации – очень важный этап в самом процессе строительства. Невозможно построить объект, обойдя все бюрократические процедуры, львиную долю которых составляют оформление разрешительной документации.

 

Так же важным элементом качественно построенного объекта является его проект. Если Вы решили инвестировать деньги, или же имеете грандиозные идеи в сфере строительства, которые, по Вашему мнению, способны привлечь эти инвестиции, разработка проектной документации должна быть произведена на высшем уровне.

 

К счастью, в современном мире существуют множество проектных организаций, которые предлагают эти услуги в комплексе. То есть, весь процесс строительства будет сопровождаться поддержкой сотрудников этих организаций, которым подготовка разрешительной документации и работы по подготовке проектной документации не доставят особого труда. Именно они будут заниматься всеми необходимыми процедурами для того, чтобы Ваш проект выглядел наилучшим образом и привлек внимание инвестора, а сам процесс строительства не затягивался по причине не согласования формальных деталей с органами государственной власти.

 

Почему оформление разрешительной документации на строительство и подготовка проектной документации должны проводиться специалистами?

• Во-первых, заказчикам или же застройщикам, которые хотят сэкономить на специализированной организации, нужно понимать, что невозможно быть специалистом во всем. Если Вы отлично разбираетесь в самом строительстве, то в документации и формализации процесса разбираться придется долго и нудно. Подготовка исходно разрешительной документации – это процесс, который подразумевает тщательный анализ нормативной базы, состоящей из законов, кодексов и подзаконных актов. К тому же, Вам придется неоднократно обращаться в соответствующие органы власти с целью оформления проектной документации. Специалисты, ответственные за сбор ИРД смогут сделать это намного качественнее и быстрее.
• Во-вторых, состав исходно разрешительной документации – это огромное количество документов, которые необходимо получить для начала самого процесса строительства. Для того, чтобы тот или иной орган государственной власти выразил свое согласие на Ваше строительство, необходимо отстоять немалые очереди и заполнить огромное количество бланков и формуляров. Собирая десятки документов, Вы потратите времени ровно в два, а то и в три раза больше, чем опытный представитель проектной организации.
• В-третьих, если Вы обращаетесь к специалисту за составлением проекта объекта, Вы гарантируете себе отсутствие проблем с последующим оформлением ИРД. Проектирование капитальных сооружений – это тоже довольно сложная и формализованная процедура. Проект здания должен соответствовать не только установленным нормам и стандартам, но и учитывать состав проектной документации, закрепленный нормативно. Этот состав включает в себя 12 разделов, каждый из которых должен быть тщательно выполнен и проработан.
• В-четвертых, стоимость проектной документации, оформленной специализированными агентствами, далеко не заоблачная. Проект Вашего здания – это его основа, это залог того, что оно найдет нужных инвесторов и будет введено в эксплуатацию без особых проблем. На проектировании капитального строения экономить не стоит: специалист за умеренную плату учтет все требования технологических норм и нормативных актов для того, чтобы в дальнейшем процессе строительства у заказчика и застройщика не возникало никаких проблем.

Вы должны помнить, что в состав разрешительной документации на строительство входят десятки документов, включающих в себя различные согласования, разрешения, утверждения, технические условия и так далее. Все они необходимы для законного строительства и введения капитального сооружения в эксплуатацию. Лучше заранее воспользоваться услугами проектной организации, которая осуществит сбор документов вместо Вас и избавит от неприятных бюрократических сюрпризов, которые могут возникнуть в случае не полностью собранного пакета документов.

Договор на изготовление проектной документации и проведение ее экспертизы

В Украине сформировалась практика заключения договоров на изготовление проектной документации путем подписания договоров подряда, регулирующих правоотношения сторон в процессе выполнения работ.

Некоторые нормы украинского законодательства (ЗУ «Об архитектурной деятельности» та ЗУ «О регулировании градостроительной деятельности») предусматривают, что начала строительства должно предшествовать изготовлению проектной документации. Свое действие они распространяют на такие случаи строительства как новое строительство, реконструкция, техническое переоснащение, реставрация и капитальный ремонт объектов строительства.

Качественно составленная проектная документация является одной из гарантий надлежащего выполнения строительных работ в будущем и достижения всех поставленных целей, в частности комплексной энергомодернизации здания. Изготовление проектной документации возможно при наличии договора на ее изготовление, учитывающий существенные условия и особенности правоотношений сторон.

Согласно Единому закупочному словарю ДК 021:2015 изготовление проектной документации, в зависимости от характера предстоящих строительных работ, принадлежит к двум видам услуг: «71220000-6 Услуги по архитектурному проектированию» и «71320000-7 Услуги по инженерному проектированию».

По условиям Программы «Энергодом» Фонда энергоэффективности, после одобрения заявки на участие и получения частичного возмещения расходов на энергоаудит, ОСМД самостоятельно заказывают разработку проектной документации и ее экспертизу.

Нормативная база, регулирующая вопросы изготовления проектной документации:

Требования к проектировщикам

Проектировщиком может быть физическое лицо, которое согласно законодательству имеет соответствующий квалификационный сертификат. Также проектировщиком может быть юридическое лицо, в составе которой зарегистрированы сертифицированные исполнители.

Такими исполнителями, в зависимости от характера строительства, является главный архитектор проекта (ГАП) и/или главный инженер проекта (ГИП) — исполнитель, который имеет квалификационный сертификат и выполняет работу по архитектурно-объемного и/или инженерно-строительного проектирования, возглавляет и/или координирует разработку отдельных разделов проектной документации.

При выборе проектировщика заказчик должен убедиться, имеет ли подрядчик в своем составе сертифицированных исполнителей (если это юридическое лицо) или он сам является таковым (если выбран физическое лицо).

Проверить сертификацию проектировщика можно с помощью открытых данных на сайте Аттестационной архитектурно-строительной комиссии.

Стоимость изготовления проектной документации, порядок ее оплаты и сроки выполнения работ

Цена договора на изготовление проектной документации может быть твердой (определенной на основе твердой сметы) или приблизительной (динамичной, определенной на основании приблизительной сметы, подлежащей корректировке с учетом уточнения объемов работ, цен на ресурсы и других оснований, определенных условиями договора). Порядок осуществления оплаты будет зависеть от договоренности сторон договора, вариантами которого могут быть стопроцентная предоплата, оплата по факту выполнения работ, поэтапная оплата частями.

Отдельно в договоре определяются общие сроки выполнения работ, а также их детализируют в графике работ, который является приложением к договору.

Кроме того, в договоре следует предусмотреть условия, при которых возможно изменение сроков выполнения работ, в частности выполнение дополнительных работ, о которых не было известно на момент заключения договора, а также действия сторон в случае внесения изменений в нормативную базу по проектированию, строительству и архитектуре и т.д.

Как регулируется вопрос дополнительных работ?

В ходе выполнения проектных работ может возникнуть необходимость в выполнении дополнительных работ, не учтенных в смете, соответственно увеличится и договорная цена. Тогда проектировщик до начала выполнения дополнительных работ, обязан уведомить заказчика об обстоятельствах, которые приводят к необходимости их выполнения, а также предоставить заказчику предложения расчетов стоимости работ. Это условие надо обязательно учесть при составлении договора подряда: если проектировщик к началу работ не предупредит о необходимости превышения сметы, он будет обязан выполнить договор по уже установленной цене.

После рассмотрения сообщения проектировщика, заказчик соглашается на дополнительные работы и увеличение стоимости работ, или же отклоняет их: в таком случае заказчик вправе отказаться от продолжения дальнейших работ в соответствии с договором, оплатив проектировщику выполненную часть работ.

Условия для начала выполнения проектных работ

Перед началом выполнения проектных работ заказчик должен предоставить техническую документацию и исходные данные для проектирования, а также обеспечить доступ к объекту, для которого будет разрабатываться документация.

Проектировщик предоставляет заказчику проект Задание на выполнение работ: в нем определяются требования заказчика к планировочным, архитектурным, инженерным и технологическим решениям объекта строительства, его основных параметров, стоимости и организации его строительства. Такой проект составляется с учетом технических условий, градостроительных условий и ограничений. Заказчик должен утвердить Задание на выполнение работ, после подписания становится неотъемлемым приложением к договору.

Права и обязанности проектировщика

Особое внимание при заключении договора на изготовление проектной документации следует обратить на права и обязанности проектировщика.

Прежде всего, заказчик должен определиться, предоставляется проектировщику право передоверять выполнение работ другим лицам или привлекать посторонних лиц (субподрядчиков) к их выполнению.

А договор подряда на изготовление проектной документации должен обязать проектировщика заказать экспертизу изготовленного им проекта в экспертной организации (их перечень можно найти на сайте Минрегиона).

Стоимость подачи проектной документации на экспертизу и ее проведение включается в цену договора с проектировщиком: это упрощает прохождение этого этапа для заказчика, поручив все работы проектировщику. После проведения экспертизы, проектировщик должен учесть замечания экспертизы (при наличии), устранить их и получить положительный письменный отчет экспертной организации.

При этом, устранение замечаний экспертизы происходит за счет самого проектировщика, поскольку он исправляет ошибки, допущенные в своей работе.

Для ОСМД заказчиков проектной документации в рамках их участия в Программе поддержки энергомодернизации многоквартирных домов «Энергодом» Фонда энергоэффективности, в договоре нужно дополнительно закрепить такие обязанности проектировщика:

• использовать в проектных решениях оборудование, изделия и материалы, которые имеют сертификаты соответствия и протоколы испытаний, соответствующие Требованиям к оборудованию и материалам, приведенным в Приложении 2 Порядка действий участников Программы;
• при необходимости выполнить корректировку Описания проекта (по форме Приложения 4 к Порядку действий участников Программы), в соответствии с разработанной и утвержденной проектной документации;
• по требованию заказчика в течение определенного периода безвозмездно устранить все замечания и недостатки, обнаруженные им и/или специалистами Фонда энергоэффективности;
• предоставить заказчику электронную версию проектной документации к прохождению ее экспертизы для анализа качества Фондом энергоэффективности.

Последний пункт обусловлен тем, что Фонд энергоэффективности имеет право проводить анализ качества разработки проектной документации до экспертизы проектов строительства.

Обратите внимание, что отдельным условием договора должно стать назначение исполнителя авторского надзора, который будет в дальнейшем осуществлять авторский надзор в соответствии с требованиями законодательства и государственных строительных норм. Исполнителем авторского надзора может быть как сам проектировщик, так и другое уполномоченное им лицо.

Приемки выполненных по договору на изготовление проектной документации работ оформляется соответствующим актом (Акт приемки выполненных строительных работ). Такой акт предоставляется проектировщиком и подписывается обеими сторонами договора.

ОСМД-участники Программы «Энергодом» должны иметь возможность подать в Фонд разработанную проектную документацию в электронном формате в ее экспертизы. В случае, если Фонд предоставит рекомендации или замечания к проектной документации, проектировщик должен учесть их и откорректировать проектную документацию, а уже потом провести ее экспертизу.

Перед тем, как заказчик подпишет акт приемки выполненных работ, проектировщик должен предоставить ему четыре бумажных и один электронный экземпляры проектной документации, где учтены все замечания и рекомендации. Также заказчик должен получить оригинал заключения (отчета) экспертизы без замечаний.

Конечным результатом исполнения договора по изготовлению проектной документации должна стать документация без замечаний и недостатков, а также ее положительная экспертиза (в случае, если такая обязанность возложена на проектировщика).

Важно знать, что проектная документация на строительство объектов не требует согласования (кроме зданий, являющихся памятниками архитектуры) государственными органами, органами местного самоуправления, их должностными лицами, юридическими лицами, созданными такими органами.

Источник: https://eefund.org.ua

Договор на разработку проектной документации

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Договор на разработку проектной документации (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Договор на разработку проектной документации

Судебная практика: Договор на разработку проектной документации Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2018 год: Статья 758 «Договор подряда на выполнение проектных и изыскательских работ» ГК РФ
(ООО юридическая фирма «ЮРИНФОРМ ВМ»)Руководствуясь статьей 758 ГК РФ и указав, что не представлено доказательств наличия недостатков, не позволяющих использовать результат выполненных истцом работ; реконструкция объекта по проекту истца завершена; проведена корректировка проектно-сметной документации с учетом разработанной им документации; отсутствуют доказательства оспаривания ответчиком положительного заключения; результаты работ по предыдущим этапам приняты ответчиком без замечаний, апелляционный суд правомерно взыскал задолженность по оплате выполненных работ по 4 этапу по договору на разработку проектной документации, придя к обоснованному выводу о том, что и разработанная истцом проектная документация, и положительное заключение негосударственной экспертизы проектов имели для ответчика потребительскую ценность и были использованы при реконструкции санатория.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Договор на разработку проектной документации Путеводитель по судебной практике. Подряд. Общие положения1.3. Вывод из судебной практики: Отсутствие проектно-сметной документации, определяющей перечень и объем работ, не свидетельствует о несогласованности условия договора строительного подряда о предмете, если обязанность по разработке такой документации лежит на подрядчике. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по судебной практике. Аренда. Общие положенияПроанализировав представленные обществом «СенЕнерджи-Екатеринбург» в обоснование своей позиции по делу доказательства: новый договор на разработку проектной документации от 01.02.2019, заключенный ответчиком с обществом УЗМК «ТАКУ», в отношении которого суду апелляционной инстанции представлена действующая выписка из реестра членов СРО от 16. 05.2019 N 726, градостроительный план земельного участка от 15.06.2015, с указанием на его представление в Администрацию, письмо Администрации о размещении объекта от 26.08.2015 N 6969 о согласовании эскизного проекта, суды пришли к выводу о том, что ответчиком в установленном порядке ведется освоение земельного участка, в силу чего ответчиком устранено обстоятельство, на которое ссылалась администрация в претензии к ответчику…»

Нормативные акты: Договор на разработку проектной документации «Градостроительный кодекс Российской Федерации» от 29.12.2004 N 190-ФЗ
(ред. от 30.12.2020)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 10.01.2021)5.2. Договором подряда на подготовку проектной документации может быть предусмотрено задание на выполнение инженерных изысканий. В этом случае указанное физическое или юридическое лицо осуществляет также организацию и координацию работ по инженерным изысканиям и несет ответственность за достоверность, качество и полноту выполненных инженерных изысканий. Этим договором также может быть предусмотрено обеспечение получения указанным физическим или юридическим лицом технических условий.

Разработка проектной документации | Спецраздел

Перед началом реализации строительного проекта необходимо создать регламент, определяющий порядок работ; это позволит сократить расходы, получить нормально функционирующий долговечный объект и минимизировать ущерб для окружающей среды. Таковым регламентом выступает проектная документация, которая утверждается заказчиком и согласовывается государственными надзорными органами. Ее структура и порядок разработки определяются российским федеральным законодательством.

 

Когда нужна проектная документация?

 

Если говорить обобщенно, то проект требуется любому объекту, который планируется использовать в качестве жилья, места хранения материалов, производственной базы или расположения различных предприятий (например, офисов). Разработка документации выполняется не только перед строительством, но и в следующих случаях:

• при реконструкции;
• при техническом перевооружении;
• при консервации объекта;
• при частичном демонтаже или полном сносе;
• при капитальном ремонте;
• при изменении назначения строения.

 

Зачем нужна проектная документация?

 

Бытует мнение о том, что проект — это простая формальность, которая призвана сделать процесс застройки подконтрольным государственным органам. Конечно, его нельзя назвать полностью несправедливым. Соблюдение требования законодательства служит гарантией отсутствия ущерба для окружающей среды, а также для проживающих вблизи людей, для транспортной инфраструктуры, действующего бизнеса, коммунальных служб и т. д.

Но разработка проектной документации требуется и владельцу объекта (заказчику). Как уже говорилось выше, она помогает минимизировать расходы и сократить сроки строительства. Этого удается достичь за счет:

• оптимизации поставок материалов;
• своевременного удовлетворения потребности в рабочей силе и материально-техническом оснащении;
• соблюдения правильной последовательности выполнения всех процессов;
• тщательного контроля качества на каждом этапе;
• гарантии правильного понимания задания подрядчиком, заказчиком и другими участниками инвестиционно-строительного проекта.

 

Структура

 

Разработка проектной документации ведется в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 87 от 16.02.2008. В обобщенном виде она состоит из двух частей.

 

Текстовая часть	Графическая часть
Базовая информация об объекте	Чертежи
Подробное описание технических, архитектурных, конструктивных, дизайнерских и других решений	Поэтажные, укрупненные и детализированные планы
Расчеты	Схемы
Пояснения	Прочие материалы
Ссылки на нормативные источники

 

Постановление требует обязательного наличия 12 разделов проектной документации:

• планировки земельного участка, на котором ведется строительство;
• описания особенностей здания;
• подробного изложения принятых архитектурных и объемно-планировочных решений;
• сведений об инженерной инфраструктуре — в том числе водопроводных сетях, отоплении, вентиляции, системах автоматизации, видеонаблюдении, распределении газа и прочем;
• плана организации строительных работ;
• мероприятий, направленных на повышение энергоэффективности объекта;
• способов защиты окружающей среды;
• описание мероприятий, обеспечивающих доступ к объекту для людей с ограниченными возможностями;
• плана демонтажа;
• сметы;
• пояснительной записки;
• прочих документов, определенных отраслевыми нормами или региональным законодательством.

Регламент может разрабатываться как для объекта в целом, так и для его частей (очередей). В этом случае заказчик получает максимально подробный план строительства, который позволяет ему реализовать проект в кратчайшие сроки.

 

Рабочая документация

 

В большинстве случаев проект дополняется рядом разделов, которые детализируют каждый этап возведения объектов. В них включаются чертежи, спецификации и различные документы, которые раскрывают суть задания для непосредственных исполнителей — например, генерального подрядчика.

Создание рабочей документации регламентируется различными отраслевыми нормами. Но всегда стоит помнить, что она не может противоречить проекту, поскольку это приведет к существенным убыткам и задержкам в строительстве. Поэтому создание различных видов документации для объекта рекомендуется поручать одному исполнителю.

 

Технические условия

 

К некоторым сооружениям предъявляются повышенные требования в части надежности и безопасности. Как правило, это касается зданий, расположенных в густонаселенных районах больших городов, производственных комплексов, многоэтажных строений, а также масштабных объектов инженерной инфраструктуры — например, мостов, плотин, систем связи и прочих. При разработке проектной документации необходимо предварительно получать технические условия, которые формируются Министерством строительства и ЖКХ России.

 

Государственная экспертиза

 

Любой проект должен быть согласован соответствующими надзорными органами. Только после получения официального подтверждения можно приступать к его реализации — расчищать площадку, завозить материалы и монтировать первые конструктивные элементы.

Процесс экспертизы часто называют самым сложным этапом подготовки к строительству. Даже незначительные ошибки могут стать причиной возврата документации заказчику с требованием ее доработки. Именно поэтому разработку проекта стоит поручить настоящим профессионалам.

 

Наши услуги

 

Компания «Спецраздел» подготовит проектную документацию, в точности соответствующую требованиям Постановления № 87 и других нормативных актов. Мы гарантируем соблюдение следующих правил:

• полноты изложения информации, позволяющей вести строительство без уточнения каких-либо вопросов;
• простоты — возможности чтения чертежей, схемы и текстовых пояснений инженерами любого уровня квалификации;
• удобства использования рабочей документации;
• возможности архивирования и длительного хранения в соответствии с требованиями законодательства.

Мы выполняем поставленные задачи в кратчайшие сроки. Для того чтобы согласовать конкретную дату предоставления проекта, стоит обратиться к нашим специалистам по телефону +7 495 6460253 или изложить важнейшие особенности проекта в электронном письме, направленном по адресу [email protected]. После тщательной оценки технического задания мы назовем предварительные сроки. Конкретная дата устанавливается при заключении договора.

 

Стоимость наших услуг также зависит от объема работы. Однако мы заранее можем сказать, что готовы сделать конкурентоспособное коммерческое предложение для каждого заказчика. Большой опыт, налаженные связи с государственными органами, современные инструменты и инновационное программное обеспечение позволяют нам быстро и без лишних хлопот справляться с поставленными задачами. Это помогает экономить время и затраты труда наших специалистов, а также сокращает расходы клиентов.

Разработка проектной документации

При проектировании нового объекта капитального строительства, а также проведении реконструкции или капитального ремонта уже существующих в обязательном порядке требуется разработка проектной документации. Выполнить данную работу качественно и в установленные сроки может наша компания «Нефтехиммонтаж». Мы специализируемся на проектировании объектов нефтегазовой, нефтяной и нефтехимической отрасли, делаем проекты котельных, резервуаров и резервуарных парков, трубопроводов, а также зданий и сооружений различного предназначения, как гражданских, так и промышленных.

Высокое качество выполняемой нашими специалистами проектной документации дает возможность:

• изучить потенциальную надежность возводимых конструкций;
• определить рентабельность строительства;
• подобрать оптимальные варианты для обеспечения эффективной работы объекта;
• разработать решения, реализующие требования к будущему производству.

Состав проектной документации

ПД разрабатывается на основе технического задания на проектирование и разрешительных документов. Ее основное назначение – расчет объема работ, количества и спецификации оборудования, изделий и материалов, определение и обоснование основных решений, составление сметной стоимости строительства.

Проектная документация состоит из двух частей:

• текстовой – в ней описывается объект строительства, принятые технические решения и обосновывающие их результаты расчетов, содержатся пояснения и ссылки на нормативные и технические документы;
• графической – выполняется в виде чертежей, схем и планов, на которых визуально отображаются принятые технические решения.

Состав проектной документации регламентируется постановлением правительства РФ №87, в котором определяется количество разделов проекта и детально разъясняется содержание каждой категории. В то же время в зависимости от особенностей проектируемого объекта и требований технического задания состав ПД может изменяться.

Что регламентирует стоимость и сроки разработки проектной документации

Сроки разработки и стоимость ПД зависят от многих факторов. В качестве основных можно назвать:

• сложность технического задания на проектирование;
• состав оборудования;
• функциональное назначение объекта;
• специфику, площадь и особенности его размещения;
• заявленные производственные мощности;
• объем требуемых работ.

Разработка проектной документации дает возможность получить весь необходимый комплект документов для проведения строительно-монтажных работ и сдачи объекта в эксплуатацию. Мы предлагаем вам обратиться в нашу компанию. Высокий профессионализм сотрудников «Нефтехиммонтаж» гарантирует соответствие выполненного проекта нормативным требованиям и обеспечивает успешное прохождение экспертизы.

Информация для Заказчиков

Специалисты ООО «Нефтехиммонтаж-Инжиниринг» выполняют услуги по проектированию объектов нефтегазового комплекса (нефтяных хранилищ, резервуарных парков, газовых котельных, газопроводов, нефтепроводов, АЗС и др.). Имея необходимые допуски СРО на проектирование, т.е. за проектированием мы не обращаемся к сторонним организациям. Всю работу выполняют наши квалифицированные специалисты. Поэтому мы можем предложить Вам выгодные цены и быстрые сроки оказания услуг.

Чтобы узнать стоимость разработки проектной документации от «Нефтехиммонтаж», Вы можете:

• позвонить нам по бесплатному телефону 8-800-555-3797
• отправить нам Запрос цены на расчет стоимости услуг по проектированию различных объектов нефтегазового комплекса на электронную почту info@nhm-i. ru.

 

Важность проектной документации в управлении проектами [Обновлено]

Руководителям управления проектами часто задают общий вопрос: какова важность проектной документации и как я могу убедиться, что выполняю свои функции правильно. Нет сомнений в том, что проектная документация является важной частью обучения управлению проектами. Это подтверждают две основные функции документации: убедиться, что требования проекта выполнены, и установить отслеживаемость того, что было сделано, кто это сделал и когда это было сделано.

Документация должна заложить основу качества, прослеживаемости и истории как отдельного документа, так и всей проектной документации. Также важно, чтобы документация была хорошо организована, удобна для чтения и адекватна.

(БЕСПЛАТНО) Учебный курс PMP

Учитесь у экспертов и сдайте экзамен PMP на первом этапе! Зарегистрируйтесь сейчас

В проектной документации используется

Опытные менеджеры проектов отлично умеют создавать стандартные шаблоны для своих проектных документов и следовать им. Они повторно используют успешные планы проектов, бизнес-кейсы, листы требований и отчеты о состоянии проекта, чтобы помочь им сосредоточиться на своей основной компетенции по управлению проектом, а не на балансировании неуправляемой документации.

Управление проектом обычно следует за основными этапами: инициирование, планирование, контроль и закрытие.

Детали этапов проектной документации

ТЭО

Целью технико-экономического обоснования является исследование и демонстрация требований к задаче, а также определение целесообразности и осуществимости проекта.Осуществимость подтверждается пятью основными факторами — технологией и системой, экономическим, юридическим, операционным и графиком. Вторичные факторы осуществимости включают рыночные, ресурсные, культурные и финансовые факторы.

Устав проекта

Устав проекта иногда также называют обзором проекта. Устав проекта включает компоненты высокоуровневого планирования проекта, закладывающие основу проекта. Он действует как якорь, удерживая вас на пути к целям проекта и направляя вас как навигатора по вехам.Это официальное одобрение проекта.

Спецификация требований

Документ со спецификацией требований — это полное описание разрабатываемой системы. Он содержит все виды взаимодействия пользователей с системой, а также нефункциональные требования.

Сертификационный учебный курс PMP

Для вашей следующей роли менеджера проекта Посмотреть курс

Проектный документ

Проектный документ демонстрирует компоненты проекта верхнего или нижнего уровня системы.Проектный документ, используемый для высокоуровневого проектирования, постепенно развивается, чтобы включать детали низкоуровневого проектирования. В этом документе описываются архитектурные стратегии системы.

Рабочий план / смета

План работы определяет фазы, действия и задачи, необходимые для реализации проекта. Сроки, необходимые для реализации проекта, а также ресурсы и этапы, также показаны в плане работы. На рабочий план постоянно ссылаются на протяжении всего проекта. Фактический прогресс ежедневно проверяется на соответствие заявленному плану и, следовательно, является наиболее важным документом для успешной реализации проектов.

Матрица прослеживаемости

Матрица прослеживаемости — это таблица, в которой прослеживается требование к тестам, которые необходимы для проверки того, что требование выполнено. Полезная матрица прослеживаемости обеспечит прямую и обратную прослеживаемость: требование можно проследить до теста, а от теста — до требования.

Система отслеживания проблем

Средство отслеживания проблем управляет списком проблем и поддерживает его. Он помогает добавлять проблемы, назначать их людям и отслеживать статус и текущие обязанности.Это также помогает создать базу знаний, содержащую информацию о решениях общих проблем.

Вот 200+ шаблонов и документов для управления проектами.

Документ об управлении изменениями

Документ управления изменениями используется для отслеживания прогресса и записи всех изменений, внесенных в систему. Это помогает связать непредвиденные неблагоприятные последствия изменения.

Тестовый документ

Тестовый документ включает план тестирования и тестовые примеры. Тестовый пример — это подробная процедура, которая тщательно тестирует функцию или аспект функции.В то время как план тестирования описывает, что тестировать, тестовый пример описывает, как выполнить конкретный тест.

Заинтересованы ли вы в прохождении сертификационного тренинга по профессиональному управлению проектами? Ознакомьтесь с нашим предварительным обзором сертификационного курса PMP®.

Технический документ

Технический документ включает определение и спецификацию продукта, дизайн, производство / разработку, обеспечение качества, ответственность за продукт / систему, презентацию продукта, описание функций, функций и интерфейсов, безопасное и правильное использование, обслуживание и ремонт технического продукта. как его безопасное удаление.

Функциональный документ

Функциональные спецификации определяют внутреннюю работу предлагаемой системы. Они не включают описание того, как будут реализованы системные функции. Вместо этого в этой проектной документации основное внимание уделяется тому, что различные другие агенты (например, люди или компьютер) могут наблюдать при взаимодействии с системой.

Руководство пользователя

User Manual — это стандартная рабочая процедура для системы.

План перехода / развертывания

План развертывания включает подробные инструкции по внедрению системы в организации.Он состоит из схематического планирования этапов и этапов развертывания. Здесь также описывается план обучения системы.

Передаточный документ

Документ о передаче — это краткое изложение системы со списком всех результатов работы системы.

Закрытие контракта

Закрытие контракта относится к процессу выполнения всех задач и условий, которые упоминаются как ожидаемые и невыполненные при первоначальном составлении контракта. Это применимо только в случае проектов, переданных на аутсорсинг.

Полученные уроки

Уроки, извлеченные из проектной документации, используются в середине проекта и по завершении проекта для каталогизации значительных новых знаний, которые были получены в результате проекта. Они используются для создания базы знаний для организации и создания истории лучших и худших практик в реализации проектов и отношениях с клиентами.

Надлежащая проектная документация, несомненно, является обязательным элементом в управлении проектами, но она также чрезвычайно полезна для обеспечения быстрого продвижения проектов, обеспечения максимальной информированности всех заинтересованных сторон и помощи организации в улучшении будущих проектов.Мы надеемся, что эта информация была для вас полезной, и желаем удачи в сертификации PMP.

Вы хотите добиться успеха в области управления проектами? Если да, зарегистрируйтесь в Фундаментальной программе управления проектами сейчас и станьте на шаг ближе к своей карьерной цели!

PMP® и PMI® являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.

Почему важна проектная документация

Введение:

Документация — это титаническая задача для руководителя проекта.Руководители проектов часто участвуют в реализации сложных сложных проектов высокого уровня. Предполагается, что они обеспечат ожидаемые результаты, столкнувшись с тройными ограничениями в проекте. Следовательно, работа менеджера проекта всегда связана с управлением большим количеством операций. При таком плотном графике менеджер проекта редко ценит документацию в управлении проектом. Но даже в этом случае хороший руководитель проекта никогда не отклоняется от документации, управляя проектом до мелочей. Причина в том, что проектная документация одинаково важна для хорошего руководителя проекта.

Документация по проекту:

Что такое документация?

Давайте рассмотрим некоторые стандартные определения документации,

Оксфордский словарь говорит: « Документация — это материал, который предоставляет официальную информацию или доказательства или служит в качестве записи, процесс классификации и аннотирования текста »

Merriam Webster определяет: «Документация — это акт или пример предоставления или удостоверения подлинности документов »

Кембриджский словарь гласит: «Документация в виде официальных бумаг или письменный материал, который предоставляет доказательства чего-либо »

Следовательно, документация — это набор из

Назначение документации

Он может служить для подтверждения прослеживаемости или ссылки на то, что было сделано.

Что такое проектная документация?

Проектная документация включает в себя всю документацию, связанную с проектом.

Получается

• проектных ожиданий и целей без изменений;

• Отслеживание

  задач проекта; и

• помогает решать любые проблемы проекта, среди прочего.

Так или иначе, управление проектами помогает руководителю проекта сохранить работу.Действительно, она несет ответственность за статус и результаты проекта. Менеджер проекта должен быть бдительным профессионалом и следить за ходом проекта.

Проектная документация помогает отслеживать прогресс и производительность проекта и принимать решения.

Иногда проектная документация кажется обузой профессионалу по управлению проектами. Но опытный профессионал может понять важность хорошей документации. Она никогда не препятствует использованию документации на протяжении всего проектного цикла.Скорее она выступает за использование хороших шаблонов документации. Она пытается привить культуру документирования и записи. Несоответствующая документация или ее отсутствие увеличивает вероятность провала проекта. Кроме того, неадекватная документация может привести к проблемам, связанным с неадекватной поддержкой проекта.

Значение документации в управлении проектами:

Источник изображения: https://pxhere.com/en/photo/764428

Почему документация имеет первостепенное значение в управлении проектами?

Неопытным руководителям проектов часто сложно понять, почему важна документация? Документация добавляет беспокойства начинающему менеджеру проекта.Поскольку она должна выполнять несколько проектов в рамках ограничений. Но позвольте мне убедить вас не пропускать часть документации любой ценой, чтобы компенсировать ваши временные трудности. Хороший тайм-менеджмент — необходимый навык для руководителя проекта. Аналогичным образом, документация не менее важна, если вы хотите отточить навыки управления проектами. Хороший набор документов по управлению проектом обязательно окупится. Если вы хорошо управляете проектной документацией, вы увидите успешную карьеру профессионала в области управления проектами.

Чтобы лучше понять важность проектной документации, рассмотрите следующие примеры:

1. Устав проекта — это исходный проектный документ в управлении проектами. Он помогает менеджеру проекта понять контекст и ожидания проекта. Кроме того, это помогает составить план проекта для достижения результатов. Фактически, этот документ устанавливает направление для менеджера проекта и проектной группы по жизненному циклу проекта. Во-первых, без этого документа не будет ясности для начала проекта.

2. Как менеджер проекта, вы можете работать над несколькими проектами одновременно. Ваша задача — реализовать все проекты с желаемыми ожиданиями и выгодами. Чтобы убедиться, что вы идете по правильному пути, вам необходимо сопоставить результаты проекта с планом управления проектом. Следовательно, план управления проектом является важной частью вашей документации на протяжении всего жизненного цикла проекта. Это оперативный документ, который регулярно обновляется в ходе проекта, поэтому он может решать свои задачи в сценарии реального времени.

3. Что касается прогресса проекта, менеджер проекта и команда должны сообщать о статусе соответствующим заинтересованным сторонам. Но с кем общаться; когда общаться; и как — это все бросающиеся в глаза вопросы. Ответ на эти вопросы — хорошо продуманный план коммуникации. Имея этот документ, вы и ваша команда не упустите ни одной части общения по мере необходимости.

4. Планирование проекта — это еще один документ, который поможет вам ориентироваться в проекте, отслеживая его действия.Крайне важно отслеживать прогресс на протяжении всего проекта. И это также помогает при необходимости вносить исправления. Соблюдать график — примитивное требование для руководителя проекта.

5. Основная задача команды проекта — как начать работу над проектом. Некоторые проекты настолько сложны, что для их завершения может потребоваться много работы и усилий. План работы — еще одно важное соображение для руководителя проекта. Он устанавливает полную структуру работы проекта на уровне деятельности.Ресурсы можно легко распределить на более мелкие виды деятельности, вместо того, чтобы сосредотачиваться на работе в целом. Иерархическая структура работ помогает разбить сложную работу на управляемые действия, называемые рабочими пакетами.

6. Понимание требований проекта и отслеживание результатов для обеспечения выполнения требований одинаково важно для менеджера проекта и его команды. Требования и цели продукта / услуги должны быть выполнены, чтобы удостовериться в успехе проекта. Менеджер проекта должен обратиться к плану требований и получить максимальную ясность по нему.Понимание требований имеет первостепенное значение для успеха проекта. Матрица прослеживаемости требований является важным документом для отслеживания требований с помощью результатов.

7. Осуществление проекта в рамках бюджета очень желательно от менеджера проекта. Что делать, если в середине проекта стоимость проекта превысит уровень? Это может быть из-за отсутствия расчетов сметной стоимости на уровне деятельности или отсутствия мониторинга стоимости в течение проектного цикла? Это обязательно отклонит проект. Таким образом, смета становится важной частью документации для оценки стоимости проекта.И если предположения сделаны, правильно запишите их в журнал предположений. Кроме того, убедитесь, что вы отслеживаете и контролируете стоимость проекта в соответствии со сметой, чтобы придерживаться бюджета.

8. Большинству руководителей проектов сложно оценить ресурсы, необходимые для проекта. Даже некоторые из сбоев проекта наблюдаются из-за плохого управления ресурсами. План управления ресурсами помогает определить ресурсы, необходимые для проекта. Он направляет получение ресурсов и определяет роли / обязанности человеческих ресурсов.Он также закладывает основу для обеспечения достаточности ресурсов. Еще один важный аспект — оценка и контроль выполнения работ. Отчеты помогают понять потребности в ресурсах на протяжении всего проекта.

9. Подготовка плана управления рисками и ведение реестра рисков помогает руководителю проекта справляться с потенциальными или предстоящими рисками в ходе проектов. Любой проект имеет низкий или высокий уровень неопределенности. Управление рисками всегда является проблемой для менеджера проекта во время проекта.Документируя это, менеджер проекта может грамотно сформулировать стратегию борьбы с рисками. А значит, увеличивает шанс на успех проекта.

10. Менеджер проекта не может игнорировать важность управления заинтересованными сторонами. Успех проекта зависит как от всех этих заинтересованных сторон, так и от руководителя проекта. Заинтересованные стороны имеют разные уровни заинтересованности и влияния в проекте. Им нужно хорошо управлять, чтобы вытащить из них максимальную поддержку. Следовательно, план управления заинтересованными сторонами должен быть подготовлен для обеспечения того же.

11. В ходе проектного цикла проект претерпевает некоторые изменения. Это очень очевидно, когда требования к проекту часто меняются или объем проекта трудно заморозить на самой начальной стадии проекта. Всегда рекомендуется подавать запросы на изменение, чтобы официально получить одобрение изменений. Этот документ может сохранить ваше доверие и хорошо подготовить вас к успеху. Без этого документа вы можете попасть в затруднительное положение по проекту. Уверенность руководства в вас угаснет.

12. Система отслеживания проблем — это документ для записи всех проблем, поднятых в ходе проекта. Менеджер проекта должен подготовить средство отслеживания проблем и регулярно его обновлять. Он должен распределить соответствующие обязанности с соответствующими лицами с указанием сроков решения этих проблем. Кроме того, отслеживание своевременного решения проблем становится важным для успеха проекта.

13. Хорошему руководителю проекта всегда рекомендуется фиксировать лучшие или худшие моменты в ходе проекта. Он создает историю проекта для обучения и обмена знаниями.Уроки, извлеченные из работы над проектом, помогут вам в аналогичных предстоящих проектах с надежными оценками. Эти извлеченные уроки должны быть сохранены организацией в качестве хранилища.

Области действия проектной документации

Как мы понимаем, проектная документация применима во всех областях в течение проекта. Это часть всех 10 областей знаний, охватывающих все этапы процесса. Менеджер проекта всегда должен уделять должное внимание хорошей документации. Иногда документация не рассматривается как работа над вашим проектом.Успех проекта определяется достижением целей проекта в рамках проектных ограничений. Но чтобы добиться успеха, вам понадобится хорошая проектная документация.

Успех проекта достигается не только за счет одновременной подготовки документации, но и за счет постоянного обновления, посещения и повторного посещения. Обновление документов также является важной частью хорошей документации. Он предоставляет вам информацию в режиме реального времени для принятия верных решений. Он подготавливает вас к любой корректировке курса при обнаружении аномалии.

Преимущества проектной документации

Ниже приводится перечень преимуществ проектной документации:

#	Льготы
1	Позволяет ставить цели проекта
2	Помогает в планировании проекта
3	Позволяет лучше держать статус проекта
4	Облегчает хорошее общение
5	Введение управления
6	Подготавливает вас к любым неясным рискам
7	Помогает улучшить планирование и распределение ресурсов
8	Обеспечивает отслеживаемость проекта
9	Сохраняет фокус
10	Помогает получать поддержку от спонсоров
11	Помогает легко вносить изменения

Хотя я попытался упомянуть, в основном искал преимущества проектной документации. Однако это бесконечный список. Проектная документация дает так много прямых и косвенных преимуществ. Хорошая проектная документация — выбор всех опытных руководителей проектов. Они никогда не забывают записывать свои лучшие и худшие случаи. У них всегда есть склонность учиться на ошибках. А также убедитесь, что не повторяете ошибок. Следовательно, хорошая документация делает их надежным ресурсом.

Как это помогает менеджеру проекта?

Поскольку мы теперь поняли важность документации, она действительно помогает менеджеру проекта во время проектов.Хорошая документация повысит ваш авторитет среди профессионалов по управлению проектами. Если вы хотите стать многообещающим менеджером проекта, переходите к документации. Документация по проекту поможет вам с легкостью справиться с предстоящими ситуациями. Он устанавливает платформу для всестороннего общения и понимания. В новой редакции руководства PMBOK, PMBOK 6th, подчеркивается важность документации. Особенно это способствует сохранению знаний о проекте посредством надлежащей документации. Прежде чем настраивать действия для вашего текущего проекта, вы можете обратиться к репозиторию ресурсов организационного процесса и управления знаниями. Подумайте, если вы не ведете надлежащую документацию во время своих проектов, поможет ли это другим в том, что вы сделали? Можете ли вы повысить ценность своего хранилища организационных знаний? Даже если вы получите аналогичную концепцию проекта, вы не сможете ссылаться на свои предыдущие работы. Документация помогает руководителю проекта принимать обоснованные и обоснованные решения. Таким образом, он действительно открывает путь к успеху вашего проекта.

Также, в зависимости от сценария и организационного контекста, вы можете адаптировать шаблоны проектов. Настройку документации можно выполнить с учетом опыта руководителя проекта. Его также можно настроить на основе истории проекта или историй успеха. Проектная документация имеет важное значение для любого проекта. Однако вы можете настроить их в соответствии с требованиями и контекстом.

Заключение

Короче говоря, руководитель альфа-проекта никогда не недооценивает важность хорошей документации.Документы по управлению проектами хоть и отнимают время, но экономят ваше время — Как? Это сэкономит вам время, когда вы будете бороться с необходимостью выполнять необходимые действия и принимать решения. Все усилия и время, затраченные на документацию, окупаются, если ваши решения основаны на фактах. Хорошая документация увеличивает вероятность успеха вашего проекта.

Повысьте уровень успешности ваших проектов — пройдите сертификацию прямо сейчас!

Полное руководство по управлению документацией проекта

Если создание проектов и управление ими является фундаментальной частью деятельности вашей компании, вы уже знаете, насколько важно установить надежный процесс, который поможет вам повторить успехи и сведет к минимуму неудачи.

Надежный процесс проектной документации — краеугольный камень успешных новых проектов. Он способствует более организованному и систематическому мышлению и предлагает бумажную пробную версию для отслеживания прогресса ваших проектов.

Что такое проектная документация?

Проектная документация — это реализация оптимизированного, эффективного и единообразного процесса для подготовки ключевых документов, необходимых для успешной реализации нового проекта. Например, эти документы могут включать бизнес-кейсы, отчеты о состоянии проекта и листы требований к проекту.

Кроме того, процесс проектной документации описывает четкий подход к организации этих важных проектных документов. Этот единый продуманный подход означает, что эти ключевые документы будет легко использовать (и найти!) Всей вашей команде, что гарантирует беспроблемное создание вашего нового проекта.

Придерживаясь этих рекомендаций, вы сможете обеспечить полную отслеживаемость документов в своем рабочем процессе. Помимо этого, процесс проектной документации также включает в себя определение четкого и доступного макета, формата и уровня письменного содержания.

Обычно стандартизированный процесс проектной документации вводится менеджером проекта (для эффективного управления документацией для их конкретного проекта) или руководителем группы (для охвата любой документации, которая создается для выполнения задачи).

В целом проектная документация — это жизненно важный стандартизированный организационный метод, который должна практиковать вся ваша команда. Это также важный инструмент для обеспечения того, чтобы ваш бизнес постоянно создавал успешные проекты.

Почему проектная документация важна для управления вашим маркетинговым проектом?

Звучит как хорошая организационная практика для рассмотрения, не так ли? Но вам может быть интересно, как документация по проекту действительно приносит пользу вашему проекту, помимо создания хорошо управляемого рабочего процесса.

Мы здесь, чтобы пролить свет на ответ и дать вам представление обо всех ключевых плюсах, которые делают проектную документацию важным инструментом управления проектами.

Внедрение процесса проектной документации для ваших маркетинговых проектов:

Сделайте больше заметности

Этот процесс дает вам полную прослеживаемость всего вашего рабочего процесса, что означает, что вы можете сразу увидеть, какие задачи необходимо выполнить, когда и кем.

Обеспечить выполнение требований проекта

Документация по проекту позволяет вам сразу оценить прогресс вашего проекта. Вы можете легко отследить, идет ли ваш проект в правильном направлении, поскольку документация поможет вам определить (и придерживаться) его требований во время работы над проектом.

Оценить проект после его завершения

После завершения проекта завершающая часть процесса проектной документации направляет менеджеров проекта через оценку того, как группа подошла к этому конкретному проекту. Это также дает участникам возможность поделиться своими отзывами.

Эти элементы документации побуждают вас тщательно обдумать то, что вы узнали из задания. Это подчеркнет ваши сильные и слабые стороны, так что вы сможете развить свой творческий процесс и подготовиться к следующему проекту.

Если вы хотите улучшить управление своей командой, вы можете узнать больше о надежных шаблонах управления проектами в нашем специальном сообщении в блоге.

Каковы преимущества проектной документации?

Для тех, кто более придирчив и трудно угодить менеджерам, которых еще предстоит уговорить, у нас есть еще больше преимуществ в документации по проектам, о которых мы можем вам рассказать. Ниже мы перечислили наиболее важные преимущества, которые дает коллективная работа над документацией по проекту.

Устанавливает и определяет цели вашего проекта

Документация по проекту

направляет вас к постановке и определению четких целей, гарантируя, что все участники (руководитель проекта и заинтересованные стороны) имеют одинаковые ожидания от проекта. Этот процесс требует, чтобы вы подвергали сомнению действительность каждого создаваемого документа.

На этапе инициации проекта вы создаете бизнес-обоснование проекта и документ Устава проекта, которые позволяют вам определить как цели вашего проекта, так и ресурсы, необходимые для его реализации.

Создание этих частей документации с самого начала означает, что у вас будет ясность в отношении основных целей и задач проекта. Это, в свою очередь, означает, что с каждым вашим шагом ваша команда будет уверена, что они активно работают над достижением этих целей проекта, не превышая выделенных для проекта ресурсов.

Поддерживает этап планирования проекта

Каждый документ имеет четкую функцию и свою роль в проектной документации. Руководители проектов используют их для создания очень подробных структур декомпозиции работ, которые, в свою очередь, позволяют им составлять реалистичные и достижимые графики.

Каждый документ, создаваемый менеджером проекта, поддерживает процесс планирования, что ускоряет и оптимизирует выполнение проекта в целом.

Если на этом этапе вам требуется дополнительная помощь, вы можете прочитать о других отличных шаблонах планов проекта в нашем блоге.

Дает четкое представление о проекте

Поскольку все эти документы постоянно обновляются, все заинтересованные стороны, участвующие в процессе создания, всегда осведомлены о текущем статусе проекта.

Этот метод особенно полезен для менеджеров проектов, которые работают с удаленными командами. Умение управлять и организовывать команду — лишь один из ключевых навыков, которым должен обладать менеджер маркетингового проекта. Документация по проекту дает этим менеджерам простой, но эффективный способ получить быстрое обновление статуса проекта, в котором участвует несколько членов команды.

Управляет рисками и проблемами

Менеджер проекта создаст документ RAID как часть процесса проектной документации.. Это подготовит их к любым возможным рискам или проблемам, и поэтому они будут хорошо оснащены, чтобы справиться с ними, если они возникнут.

Например, эффективный процесс проектной документации требует создания технико-экономического обоснования. Это подчеркивает преимущества проекта и его вероятность успеха; тем самым позволяя руководителю проекта снизить любые потенциальные риски, например, в отношении финансового успеха проекта.

Обеспечивает отслеживаемость проекта

Как мы упоминали ранее, процесс проектной документации дает вам полное и полное представление о ролях и сроках, определяющих рабочую нагрузку каждого члена команды.Эта способность составляет ключевую часть реестра извлеченных уроков, делая проект полностью отслеживаемым и прозрачным. В конце проекта менеджер проекта может оценить, что сработало хорошо, а какие аспекты нуждаются в улучшении.

Ключевые проектные документы с примерами проектной документации

Теперь мы переходим к самому мелкому. В этом разделе мы покажем вам, какие документы необходимо создать на каждом этапе процесса проекта.

Эти документы охватывают множество различных тем, которые обеспечивают стабильное развитие проекта на каждом этапе.

Ниже вы найдете список документов по управлению проектами, в котором перечислены все ключевые проектные документы, необходимые для тщательного управления проектом. Таким образом, вы сможете гарантировать, что документация вашей команды всегда актуальна.

1. Начало проекта

Этот этап происходит на организационном уровне, где он отвечает потребностям всей компании. Проект предлагается, намечается, утверждается и получает необходимое финансирование.

Бизнес-пример проекта

Источник: Pingboard

На этом шаге от менеджеров проекта требуется создать серию заранее заданных документов, которые проведут их через процесс проекта в пошаговой последовательности, от начала до конца.Обычно это начинается с документа бизнес-обоснования проекта, который является ключевой частью этапа инициирования проекта.

В бизнес-обосновании должно быть указано, сколько капитала требуется для завершения проекта, и должна быть представлена ​​подробная разбивка того, как он будет потрачен. Это также должно убедительно показать, почему эта идея является сильным проектом, в который стоит инвестировать капитал.

Устав проекта

Источник: Everhour

Еще одним ключевым элементом документации на начальном этапе процесса является устав проекта. Переходя к финансовой стороне этого нового проекта, этот документ должен содержать информацию, которая включает в себя общее описание предлагаемого проекта, а также ключевые роли и обязанности вовлеченных лиц.

По сути, это документ, в котором полностью описаны все аспекты проекта. Это гарантирует, что вся команда имеет полную ясность в отношении целей, требований, элементов, целей и задач проекта.

2. Планирование проекта

Теперь, когда этап инициации завершен, мы можем перейти к планированию проекта.На этом этапе менеджер проекта создаст подробный план наилучшего способа реализации проекта.

Иерархическая структура работ

Чтобы гарантировать, что проект начинается так, как он означает, этап планирования должен быть организован, ясен и тщательно детализирован.

Документ с декомпозиционной структурой работ будет содержать информацию, которая имеет жизненно важное значение для того, чтобы члены группы могли понять, что включает в себя проект, в понятной, доступной и управляемой форме. По сути, он разбивает рабочую нагрузку проекта на составные компоненты и этапы.

Технические условия

Следующий документ, спецификация требований, является ключевым на стадии планирования процесса проекта. Это отличается от структурной декомпозиции работ, поскольку в ней основное внимание уделяется выделению отдельного элемента проекта, но в равной степени необходимого для его успеха.

Этот документ требует, чтобы вы методически детализировали, каким требованиям должен соответствовать проект для успешного достижения поставленных целей.В конце концов, эти цели являются причиной того, что в этот проект вкладывается капитал, поэтому очень важно знать, как вы планируете их достичь.

Журнал рисков и проблем

Журнал рисков и проблем (RAID = риски, действия, проблемы, решения) — это следующий важный шаг, который требуется на этапе планирования проектной документации.

Используйте содержание этого документа, чтобы рассмотреть потенциальные риски проекта и записать лучшие способы их снижения в команде. Применяя эти меры по управлению рисками на этом раннем этапе, вы убедитесь, что ваша команда перенимает передовой опыт. Вы также гарантируете, что их время потрачено не зря, и избегаете любых (потенциально дорогостоящих) ошибок на протяжении всего процесса.

Документ управления запросами на изменение

Источник: pmtips

Последний документ, который вам понадобится на этапе планирования процесса, — это документ управления запросами на изменение. Вы будете использовать этот документ для записи конкретных деталей любых изменений проекта, которые запрашивает ваша группа, чтобы их можно было легко обработать.

Напишите все подробности изменения в этом документе, включая то, что именно должно быть изменено, как это может изменить любые ранее существовавшие планы для вашего проекта (например, его бюджет или его график) и как вы планируете смягчить последствия этого нарушения. изменение может повлиять на процесс создания проекта.

3. Реализация проекта

На этапе выполнения команда, которой было поручено создание проекта, может приступить к выполнению этих требований.

План коммуникаций проекта

Теперь мы действительно входим в самую гущу. На стадии выполнения (а также на протяжении всего проекта) жизненно важно, чтобы ваша команда продолжала эффективно общаться. Здесь на помощь приходит план коммуникации по проекту.

Этот документ устанавливает четкие правила взаимодействия между заинтересованными сторонами проекта. Это будет охватывать множество факторов, таких как то, что, когда и как информация должна распространяться в вашей команде.В нем также будет подробно указано, кому следует предоставлять информацию, и указано, кто несет ответственность за передачу этой информации.

График проекта

Источник: Asana

На следующем этапе фазы выполнения проекта вам потребуется создать четкую и подробную временную шкалу, которая охватывает все важные контрольные точки и этапы для этого проекта. График также должен четко указывать, какой член команды отвечает за какую задачу и крайний срок, когда их работа должна быть представлена.

Документ временной шкалы проекта также позволяет руководителю проекта следить за рабочим процессом, чтобы гарантировать, что ни один человек не задерживает процесс из-за того, что отстает от своего крайнего срока.

Этот документ гарантирует, что сроки установлены для различных компонентов проекта; тем самым обеспечивая стабильное развитие проекта. Излагая эти ключевые результаты в высокоорганизованной манере, вы мотивируете свою команду выполнить эти элементы, соблюдая при этом все ваши сроки.

4. Мониторинг и контроль проекта

На этапе мониторинга и контроля менеджер проекта наблюдает за процессом создания проекта. Они будут использовать документацию, такую ​​как план коммуникации и график проекта, чтобы гарантировать, что работа проекта выполняется в соответствии с планом.

5. Закрытие проекта

На этом заключительном этапе проекта стороны, получившие инвестиции, официально закроют проект. Этот этап включает в себя все шаги, которые необходимо предпринять, прежде чем проект можно будет официально считать завершенным.

Лист закрытия проекта

Источник: Project Manager

После того, как проект был завершен, но до начала празднования, вам необходимо формально завершить работу, перейдя к завершающей фазе процесса проектной документации. На этом этапе необходимо создать лист закрытия проекта.

Этот документ используется в качестве письменного подтверждения того, что все заинтересованные стороны (особенно если, например, вы работаете с внешними компаниями, такими как маркетинговые агентства) одобрили завершенный проект.По сути, они соглашаются с тем, что проект идет по плану и что ожидания всех его заинтересованных сторон оправдались.

Регистр накопленных уроков

Источник: tacticalprojectmanager.com

Чтобы завершить процесс проекта, вам необходимо создать реестр извлеченных уроков. В этом документе излагается то, чему вы научились в ходе проекта как команда. Это дает каждому возможность выдвинуть официальные предложения о том, что вы можете сделать по-другому в следующий раз.

Это ключевая часть процесса документирования, поскольку она гарантирует, что ваша команда использует этот опыт в своих интересах (и положительно отзывается о любых ошибках, которые могли быть сделаны), чтобы обеспечить их непрерывный рост и успех в будущих проектах.

Шаблоны проектной документации

На первый взгляд создание всего этого банка документации с нуля может показаться довольно сложной задачей.

Прежде чем вы нажмете кнопку «Новый документ», мы собрали коллекцию ссылок на шаблоны онлайн-документации по проектам. Они предоставят вам надежные шаблоны для всех ключевых проектных документов, которые вам нужно будет создать. Они помогут вам наладить и запустить процесс документирования нового проекта максимально быстро и беспрепятственно.

Шаблон бизнес-модели проекта

Этот бесплатный шаблон бизнес-кейса проекта от Filestage гарантирует, что вы охватили все ключевые моменты и что они четко изложены в полном объеме.

Шаблон уставного документа проекта

Filestage также имеет бесплатный онлайн-шаблон для шаблона устава проекта. Этот документ можно использовать в процессе создания проекта в качестве ориентира и ориентира, на который регулярно ссылается вся ваша команда.Итак, очень важно, чтобы вы поняли это правильно.

Шаблон документа по декомпозиции работ

Smartsheet создал шаблон документа с разбивкой по работам, который дает вам надежную и удобную отправную точку, из которой вы можете создать документ, точно отвечающий всем уникальным требованиям вашего проекта.

Шаблон спецификации требований

Онлайн-шаблон документа со спецификацией требований

Smartsheet избавит вас от бессонной ночи, так как вы можете быть уверены, что все ключевые требования вашего проекта были соблюдены.

Шаблон журнала рисков и проблем

Project Smart создал шаблон журнала рисков и проблем, который гарантирует, что вы не только охватили все детали, необходимые для любых рисков и проблем, связанных с вашим проектом, но и четко и эффективно изложили их.

Шаблон для документа управления запросами

Filestage предлагает бесплатно загружаемую форму запроса на изменение, а также подробное руководство о том, как эффективно обрабатывать запросы на изменение проекта. Если вам нужна дополнительная информация об этом конкретном документе, вам обязательно стоит прочитать эту статью в блоге.

Шаблон коммуникационного плана

Держите коммуникацию своей команды в нужном русле с помощью этого полезного шаблона коммуникационного плана от Filestage.

Шаблон временной шкалы проекта

Filestage создал бесплатный онлайн-шаблон временной шкалы проекта. В этом шаблоне таблицы Google для руководителей проектов указаны все ключевые сроки выполнения вашего проекта, а также важная информация в организованном, эффективном и удобном для пользователя формате.

Шаблон листа закрытия проекта

Этот онлайн-лист одобрения проекта, созданный Filestage, доступен для бесплатной загрузки. Он имеет отличный формат проектной документации, который гарантирует, что все ваши ключевые моменты подтверждения включены.

Шаблон регистра усвоенных уроков

На веб-сайте аттестации по управлению проектами есть онлайн-шаблон реестра извлеченных уроков. Он действует как удобное руководство по тому, что вы должны включить в этот документ, и как лучший способ отобразить эту информацию.

Как управлять процессом документации проекта

Когда у вас есть все необходимые инструменты, чтобы начать этот процесс и обеспечить его постоянный успех, вам нужно будет управлять внедрением этих документов, чтобы вы могли гарантировать их использование. правильно и последовательно всей вашей командой.

В этом разделе мы более подробно рассмотрим процесс в виде четырех полезных советов, которые помогут вам эффективно управлять каждым этапом процесса документирования проекта.

1. Заранее создайте документы

Следите за документацией на протяжении всего процесса создания проекта. Вам следует внимательно следить за тем, где находится ваш проект в процессе, и заранее позаботиться о том, чтобы соответствующие документы были готовы.

Эти документы могут быть написаны с использованием множества различных инструментов, например Word, Excel, документы или таблицы Google, PowerPoint и т. Д. Выберите наиболее подходящий тип документа для конкретного процесса. Например, журнал рисков и проблем лучше всего представить в виде таблицы, поэтому Excel будет лучшим инструментом для работы.

Подготовив эти документы заранее, вам не придется торопить процесс. На то, чтобы быть организованным здесь, стоит потратить свое время. Оставьте достаточно места для создания документов, чтобы убедиться, что они надежны, полны и соответствуют высоким стандартам.

2. Сделайте ведение документации постоянным процессом

Вести и обновлять документы на протяжении всего проекта. Вы убедитесь, что это происходит последовательно, установив регулярные напоминания об обновлении документов, над которыми вы сейчас работаете.

В противном случае, если вы и ваша команда согласитесь с фундаментальным изменением в проекте, убедитесь, что вся документация, как в прошлом, так и в настоящем и в будущем, обновлена ​​соответствующим образом.

3. Поделиться, просмотреть и утвердить документы

Используйте шаблоны документов, которые вы создали, как гибкие документы, разработанные для удовлетворения конкретных требований этого конкретного проекта. Один из способов сделать это — поделиться, просмотреть и утвердить документы с вашей командой во время и после закрытия проекта.

Убедитесь, что вы учитываете меняющиеся потребности, соглашения и требования вашего развивающегося проекта, и соответствующим образом адаптируйте документацию, чтобы она лучше всего подходила вашей команде и текущему проекту.

Filestage — фантастический инструмент, который поможет вам добиться надежного процесса проверки и утверждения документов. Он обеспечивает эффективную платформу для совместной работы, которую вся ваша команда может использовать для просмотра и обмена отзывами об этих частях документации.

4.Сохраните и заархивируйте документы

После завершения проекта сохраните документы и заархивируйте их, чтобы вы могли использовать их в качестве подробных формальных ориентиров для этого конкретного проекта, если они вам когда-либо понадобятся. Кроме того, вы будете готовы, когда придет ваш следующий проект. Вы можете вернуться и просмотреть документ из этой задачи и, при необходимости, воспроизвести формулировку или макет, которые вы успешно использовали ранее.

Пять инструментов для вашего проекта Документация

Итак, теперь, когда вы все настроены и готовы приступить к работе с документацией по проекту, самое время ознакомиться с широким спектром имеющихся полезных онлайн-инструментов.Мы хорошо разбираемся в лучших доступных инструментах управления проектами, поэтому вы можете быть уверены, что мы порекомендуем инструмент, который позволит выполнить работу быстро и эффективно во всех отношениях.

Независимо от того, какой инструмент вы ищете, мы также можем порекомендовать широкий спектр интеллектуальных программных решений для управления творческими проектами.

Этап файла

Filestage — это программное обеспечение, специализирующееся на эффективном централизованном сотрудничестве. Эта простая в использовании универсальная платформа для просмотра и утверждения позволяет пользователям загружать и обмениваться файлами различных типов, такими как документы Word, презентации, листы Excel или изображения и видео.

Вы можете пригласить различных участников проекта высказать свое мнение о новых или обновленных документах. Такие функции, как сроки выполнения, означают, что вы можете убедиться, что утверждения завершены вовремя и что вы придерживаетесь общего срока выполнения проекта.

Этот инструмент можно использовать в процессе документирования вашего проекта для просмотра и утверждения всех ваших ключевых документов и результатов проекта в одном месте.

Рабочая зона

Workzone делает управление проектами простым процессом.Это интерактивное программное решение для проектной документации представляет собой сложный, но удобный для пользователя вариант, который разработан с учетом требований большинства команд среднего размера.

В дополнение к функциям хранения и совместного использования документов, Workzone позволяет пользователям управлять притоком различных документов, которые поступают от разных отдельных участников в команде, позволяя легко отслеживать ход этого рабочего процесса в соответствии с установленными вами сроками. .

TeamGantt

TeamGantt — это программное решение для проектной документации, которое прекрасно визуализировано.Этот инструмент разработан, чтобы помочь процессам планирования и управления проектами с помощью интуитивно понятной системы на основе диаграмм.

TeamGantt предоставляет надежную форму поддержки для создания множества важных документов, таких как временные рамки для вашего рабочего плана, и хранит эти важные файлы в одном легко доступном централизованном месте.

Smartsheet

Smartsheet предлагает пользователям хорошее динамическое программное решение, которое действует как надежная форма поддержки на протяжении всего процесса документирования вашего проекта.В нем подробно описаны усилия всей вашей команды.

Программное обеспечение также интегрируется с множеством различных корпоративных инструментов и приложений, обеспечивая полную гибкость вашей команды и предоставляя идеальный вариант для плавного перехода на платформу.

ActiveCollab

Программное обеспечение, предоставляемое ActiveCollab, создает рабочее пространство, которое держит пользователей в курсе основных сроков, требований и незавершенных задач для проекта, над которым они работают.Он отдает приоритет ясности и простоте использования, гарантируя, что все участники проекта точно знают, что будет дальше в повестке дня.

Эти возможности делают ActiveCollab идеальным программным обеспечением для создания контрольных точек и этапов. Таким образом, вы можете обеспечить соблюдение сроков и ключевых показателей прогресса, а также успешно мотивировать команду — сплотить людей для сплоченных командных усилий, сохраняя при этом все вовремя.

Заключение

Итак, если вы стремитесь достичь уровня организации своих маркетинговых проектов, которому будут позавидовать команды вашей компании, мы надеемся, что показали вам, насколько вы можете получить, установив четкий процесс документации проекта.

Эта изящная система упорядоченной, отслеживаемой и эффективной документации гарантирует, что управление каждым из ваших проектов будет успешным. Установите все флажки, соблюдайте все сроки, следите за усилиями своей команды и создавайте неизменно первоклассный контент — все это в организации.

Мюриэль любит создавать любой контент и является большим поклонником графики, которая визуально привлекает внимание и представляет ценность для читателя.

Управление проектной документацией: практики и методы

Можно ли измерить ценность проекта и успех его весом? а объем подготовленных документов? Конечно нет, но документация имеет значение.По замыслу проекты производятся и зависят от несколько результатов, все из которых становятся частью «проекта» запись «. Этой записью нужно управлять — как для текущий проект и для использования в будущем. Прочтите, чтобы узнать, как готово.

Проектная документация предоставляет средства, с помощью которых информация и идеи создаются и распространяются, и это основа, на которой принимаются решения сделаны и утверждены. Можно сказать, что «если это реально, то это задокументировано», и фактически все ключевые элементы проекта задокументированы как минимум в одном или более важные документы, начиная от технического задания и заканчивая к еженедельному отчету о состоянии. Таким образом, управление проектной документацией может не быть особенно гламурным, но это ключевой фактор успеха проекта.

Управление проектной документацией на практике

Управление проектной документацией («doc-man») определяется практиками и процедурами. используется для создания, распространения и хранения различной проектной документации.На глобальном уровне практика управления документами предназначена для выполнить следующие цели и задачи:

• Обеспечить механизм производства и контроля документов без добавление существенных накладных расходов на процесс.
• Предоставлять стандартизированные форматы и шаблоны для производства документов.
• Для содействия сотрудничеству и консенсусу посредством структурированной процесс проверки и утверждения документов.
• Для облегчения поиска документов и доступности.
• Чтобы свести к минимуму ошибки документации за счет контроля версий и безопасный доступ.
• Для обеспечения актуальности всех документов и распространения своевременно.

В конечном итоге, возможность быстро и легко обработать и управлять всеми типами проектной документации необходим для обеспечения последовательный поток информации для всех участников проекта. Документы проекта представляют собой совокупность фактов, анализа, выводов. и решения, принимаемые на протяжении всего жизненного цикла проекта, включая проект Бизнес Дело, Заявление Работа, планы управления, Отчеты о состоянии, Профили проектов, и множество тематических документов (уникальных для данной проект). С этими документами нужно обращаться с уважением, управляется с помощью стандартов, касающихся производства, распространения и потребности в удержании.

Относитесь к проектной документации с уважением и осторожностью

Следующий список дает быстрый обзор простых руководящих принципов, которые необходимо установить для последовательной, стандартизированный подход к управлению проектной документацией.

• Создайте соответствующую организационную структуру для вашего документа папки / каталоги. (используя проект, команду, тип документа, версию, статус [черновой или окончательный] для формирования структуры).
• Установите значимые соглашения об именах с учетом проекта имя, тип документа, версия, автор и любые другие допустимые организационные критерии.Соглашения об именах должны обеспечивать легкий доступ и сортировка хранимых документов (т.е.для быстрой идентификации).
• Используйте права рабочей группы / папки / каталога, чтобы назначить реалистичный доступ правила, определяющие, кто может создавать, читать, обновлять и удалять документы хранится в репозитории.
• Создайте правила для хранения документов, очистки и резервного копирования, чтобы сохранить документы текущие и удалить ненужные документы из репозитория (я.е. промежуточные версии, не предлагающие контрольный журнал или справочную ценность).
• Соблюдайте стандарты подготовки документов охват форматов, сбор данных, черновик, обзор, редакция, утверждения и контроль версий.

Анализ потребностей и возможностей Doc-Man

Первый шаг к реализации всех преимуществ экономии времени стандартизированное управление документами проекта призвано обеспечить принятые практики надлежащим образом «определены, согласованы и утверждены «в соответствии с потребностями и возможностями индивидуальные проекты. Это вопросы, которые необходимо учитывать в рамках этого планирования:

1. Какие типы документов требуются для ваших проектов? (учитывая документы бизнес-кейсов, документы для инициирования проектов, планы проектов, контракты, программные документы, рабочие спецификации, технические документы, формы и отчеты).
2. Какой цели будет служить каждый документ в рамках проекта и процесс управления проектом?
3. Как и когда эти различные документы используются в проектный процесс?
4. Кто внесет вклад в эти документы?
5. Кому понадобится доступ к этим документам?
6. Как эти потребности и требования применяются к проектам различных размеры, сложность и наглядность? (Также читайте: Общие сведения о размере проекта)

---

Научитесь ускоряться

Когда дело доходит до управления, вам нужен более чем один подход быть неизменно успешным. То, как вы справляетесь, когда окружающие условия хороши, не как вы справляетесь, когда время уходит, ресурсы ограничены, а люди не работать вместе. Для этого и нужно быстрое отслеживание — и мы можем научить вас, как это делать. Узнать больше

---

---

ПРОВЕРЬТЕ НАБОР ПРОЕКТОВ FAST TRACK.

Если вы ищете быстрый и простой способ добиться успеха в планировании проекта, вы найдете его внутри набор инструментов Fast Track Project Toolkit . Этот уникальный информативный онлайн-курс дает вам все необходимое, чтобы стать руководитель проекта и эксперт по быстрому отслеживанию. Вот что вы узнаете:

• Как планировать и управлять проектами с помощью быстрого отслеживания стратегических проектов.

• Как использовать быстрое отслеживание стратегических проектов, чтобы сэкономить время и максимально использовать доступные ресурсы.

• Как использовать стратегическое быстрое отслеживание для преодоления ограничений и ограничений проекта.

• Как использовать стратегическое быстрое отслеживание для ведения переговоров с заинтересованными сторонами и формирования общих ожиданий.

• Как использовать стратегическое быстрое отслеживание, чтобы стать более продуктивным менеджером проекта и членом команды.

Источник: Если не указано иное, весь контент создается ITtoolkit и / или для него.com

18. Завершение проекта — Управление проектом

Каждый проект должен завершиться, и именно в этом заключается завершение проекта на последней стадии его жизненного цикла. Весь смысл проекта — выполнить то, что вы обещали. Предоставляя все, что вы обещали, вы убедитесь, что все заинтересованные стороны удовлетворены и все критерии приемлемости соблюдены. Как только это произойдет, ваш проект может закончиться.

Завершение проекта часто является наиболее игнорируемым этапом жизненного цикла проекта.Когда проект завершен, легко упаковать вещи, бросить несколько файлов в ящик и сразу перейти к этапу запуска следующего проекта. Подожди. Вы еще не закончили.

Ключевыми действиями при завершении проекта являются сбор документации по проекту; распространение информации для формализации принятия продукта, услуги или проекта; и выполнение закрытия проекта. Вам, как руководителю проекта, необходимо проверять проектную документацию, чтобы убедиться, что она актуальна. Например, возможно, были реализованы некоторые запросы на изменение объема, которые изменили некоторые характеристики конечного продукта.Информация о проекте, которую вы собираете на этом этапе, должна отражать характеристики и спецификации конечного продукта. Не забудьте также обновить назначения ресурсов. Некоторые члены команды будут приходить и уходить в ходе проекта. Вам необходимо перепроверить, что все ресурсы, их роли и обязанности указаны.

После того, как результаты проекта будут задокументированы, вы запросите официальное одобрение у заинтересованных сторон или клиента. Им интересно знать, соответствует ли продукт или услуга проекта целям, которые он поставил перед собой.Если ваша документация актуальна, вы будете иметь под рукой результаты проекта, чтобы поделиться с ними.

Контракты завершаются так же, как завершаются проекты. Закрытие контракта связано с завершением и согласованием условий контрактов по проекту. Он поддерживает процесс завершения проекта, поскольку процесс закрытия контракта определяет, была ли работа, описанная в контрактах, завершена точно и удовлетворительно. Имейте в виду, что не все проекты выполняются по контракту, поэтому не для всех проектов требуется процесс закрытия контракта.Очевидно, что этот процесс применяется только к тем фазам, результатам или частям проекта, которые были выполнены по контракту.

Закрытие контракта обновляет записи проекта, детализируя окончательные результаты работы над проектом. Контракты могут иметь определенные условия для выполнения. Вы должны знать об этих условиях, чтобы завершение проекта не было отложено из-за того, что вы упустили важную деталь. Если вы администрируете контракт самостоятельно, обязательно спросите свой отдел закупок, есть ли какие-либо особые условия, о которых вам следует знать, чтобы ваша проектная группа случайно не задержала закрытие контрактного проекта.

Одна из целей процесса закрытия контракта — предоставить продавцу официальное уведомление, обычно в письменной форме, о том, что результаты являются приемлемыми и удовлетворительными или были отклонены. Если продукт или услуга не соответствуют ожиданиям, поставщику необходимо исправить проблемы, прежде чем вы отправите официальное уведомление о принятии. Перед закрытием контракта любые незначительные элементы, которые необходимо отремонтировать или завершить, помещаются в перфоратор , который представляет собой список всех элементов, найденных клиентом, командой или менеджером, которые еще предстоит выполнить. Будем надеяться, что в ходе проекта были проведены аудиты качества, и поставщику была предоставлена ​​возможность внести исправления раньше, чем на этапе закрытия. Не стоит ждать до самого конца проекта, а затем сразу переложить все проблемы и проблемы на поставщика. Гораздо эффективнее обсуждать проблемы с вашим поставщиком по мере продвижения проекта, потому что это дает возможность исправить возникшие проблемы.

Затем команда проекта будет работать над всеми пунктами в списке работ, составляя небольшой график для завершения оставшейся работы.Если количество элементов в перфорированном списке слишком велико или объем работы значительный, команда проекта продолжает работу над проектом. Как только перфок-лист становится меньше, менеджер проекта начинает закрывать проект, сохраняя только достаточное количество персонала и оборудования для поддержки команды, которая работает над перфорированным списком.

Если продукт или услуга действительно соответствуют ожиданиям проекта и являются приемлемыми, требуется официальное письменное уведомление продавца о том, что контракт выполнен. Это формальное принятие и закрытие контракта. Вы как руководитель проекта обязаны задокументировать официальное принятие контракта. Часто условия оформления акцепта и закрытия контракта прописаны в самом контракте.

Если у вас есть отдел закупок, который занимается администрированием контракта, он будет ожидать, что вы проинформируете его о завершении контракта, и, в свою очередь, будет следовать формальным процедурам, чтобы сообщить продавцу о завершении контракта.Однако вы все равно будете отмечать завершение контракта в своей копии записей проекта.

Освобождение команды проекта

Освобождение членов команды проекта не является официальным процессом. Однако следует отметить, что по завершении проекта вы освободите членов своей проектной группы, и они вернутся к своим функциональным менеджерам или будут назначены для нового проекта. Вам нужно будет держать их менеджеров или других руководителей проектов в курсе по мере приближения к завершению проекта, чтобы у них было время адекватно спланировать возвращение своих сотрудников. Сообщите им за несколько месяцев до срока, как выглядит график и как скоро они смогут спланировать использование своих сотрудников в новых проектах. Это дает другим менеджерам возможность приступить к планированию действий и составлению графика работ.

Окончательные выплаты

Последний платеж обычно больше, чем простой процент от работы, которую еще предстоит выполнить. Завершение проекта может включать в себя решение наиболее сложных проблем, решение которых непропорционально дорого, поэтому окончательный платеж должен быть достаточно большим, чтобы мотивировать поставщика уделять проекту высокий приоритет, чтобы проект мог быть завершен вовремя.

Если поставщик выполнил все договорные обязательства, включая устранение проблем и выполнение ремонта, как указано в перечне работ, команда проекта подписывает договор и передает его в бухгалтерию для окончательного платежа. Поставщик уведомляется о том, что последний платеж является окончательным, и завершает договорное соглашение с проектом.

Послепроектная оценка

Перед тем, как команда распущена и сосредоточится на следующем проекте, проводится обзор, чтобы зафиксировать уроки, которые можно извлечь из этого проекта, часто называемый собранием извлеченных уроков или документом.Команда исследует, что прошло хорошо, и фиксирует процессы, чтобы понять, почему они прошли успешно. Команда спрашивает, можно ли перенести этот процесс на другие проекты. Команда также исследует, что пошло не так, и что люди узнали из этого опыта. Процесс заключается не в том, чтобы найти вину, а в том, чтобы научиться.

Управление качеством — это процесс постоянного улучшения, который включает извлечение уроков из прошлых проектов и внесение изменений для улучшения следующего проекта. Этот процесс документируется как свидетельство того, что методы управления качеством используются.В некоторых организациях есть формальные процессы для изменения рабочих процессов и интеграции уроков, извлеченных из проекта, чтобы другие проекты могли получить выгоду. Некоторые организации придерживаются менее формального подхода и ожидают, что люди извлекут уроки из этого опыта и воспользуются им в своем следующем проекте, а также поделятся полученным опытом с другими в неформальной форме. Какой бы тип подхода ни использовался, следует оценить следующие элементы, а результаты обобщить в отчетах для внешнего и внутреннего использования.

Эффективность доверия и согласованности

Руководство проекта анализирует влияние доверия — или его недостатка — на проект и эффективность согласованных встреч для построения доверия. Команда определяет, какие проблемы можно было предвидеть и смягчить, а какие нельзя было разумно предсказать. Какие сигналы, которые упустила команда, указывали на возникновение проблемы? Что могла бы сделать команда, чтобы лучше прогнозировать и предотвращать проблемы с доверием?

Управление расписанием и бюджетом

Исходный график мероприятий и схема сети сравниваются с действительным графиком мероприятий. События, которые привели к изменениям в расписании, анализируются, чтобы увидеть, как использование резервов на случай непредвиденных обстоятельств и плавающих средств смягчило сбои, вызванные этими событиями. Первоначальные оценки сроков непредвиденных обстоятельств проверяются, чтобы определить, были ли они адекватными, а также были ли точными оценки продолжительности и плавучести. Эти действия необходимы команде проекта для накопления опыта в оценке элементов графика будущих проектов — они не используются для обвинения.

Обзор бюджетной сметы стоимости запланированных работ сравнивается с фактическими затратами.Если оценки часто отличаются от фактических затрат, выбор метода оценки пересматривается.

Снижение рисков

После завершения проекта оценки риска можно просмотреть и сравнить с фактически имевшими место событиями. Произошли ли непредвиденные события? Какие подсказки могли позволить команде предсказать эти события? Достаточно ли непредвиденных расходов по проекту для покрытия непредвиденных рисков? Даже если в этом проекте ничего не пошло не так, это не является доказательством того, что снижение рисков было пустой тратой денег, но полезно сравнить стоимость предотвращения риска со стоимостью непредвиденных событий, чтобы понять, сколько стоит избежать риска.

Контракты на закупку

Эффективность поставщиков и продавцов проверяется, чтобы определить, следует ли их по-прежнему включать в список квалифицированных поставщиков или продавцов. Выбор контракта для каждого из них рассматривается, чтобы определить, было ли решение разделить риск оправданным и сработал ли выбор стимулов.

Удовлетворенность клиентов

Отношения с клиентом проверяются, и обсуждаются решения о включении клиента в проектные решения и согласовательные встречи.Клиенту предоставляется возможность выразить удовлетворение и определить области, в которых можно улучшить коммуникацию по проекту и другие факторы. Часто старший менеджер организации беседует с клиентом, чтобы получить обратную связь о работе проектной группы.

Общий отчет, содержащий обзор проекта, создается, чтобы предоставить заинтересованным сторонам краткое изложение проекта. Отчет включает исходные цели и задачи, а также утверждения, которые показывают, как проект достиг этих целей и задач. Подведены итоги выполнения графика и бюджета и дана оценка удовлетворенности клиентов. Версия этого отчета может быть предоставлена ​​клиенту как заинтересованной стороне и как еще одно средство для получения обратной связи.

Высшее руководство

Отчет для высшего руководства содержит всю информацию, предоставленную заинтересованным сторонам, в виде краткого резюме. В отчете указаны методы и процессы, которые можно улучшить, или извлеченные уроки, которые могут быть полезны в будущих проектах.

Архивирование документа

Документы, связанные с проектом, должны храниться в безопасном месте, где их можно будет найти для использования в будущем. Подписанные контракты или другие документы, которые могут быть использованы в налоговых проверках или судебных процессах, должны храниться. Организации будут иметь юридические политики хранения и поиска документов, которые применяются к проектным документам и должны соблюдаться. Некоторые проектные документы можно хранить в электронном виде.

Следует проявлять осторожность, чтобы хранить документы в форме, которую можно легко восстановить.Если документы хранятся в электронном виде, следует использовать стандартные соглашения об именах, чтобы документы можно было отсортировать и сгруппировать по имени. Если документы хранятся в бумажной форме, следует определить срок годности документов, чтобы их можно было уничтожить в какой-то момент в будущем. Следующие документы обычно архивируются:

• Уставные документы
• Описание объема работ
• Первоначальный бюджет
• Документы изменений
• Рейтинги DPCI
• Резюме менеджера — извлеченные уроки
• Окончательный рейтинг DPCI

Текстовые ссылки

Эта глава Управление проектами является производным от следующих текстов:

17.Обзор реализации проекта — Управление проектом

После того, как вы тщательно спланировали свой проект, вы будете готовы начать фазу реализации проекта, третью фазу жизненного цикла управления проектом. Этап реализации включает в себя приведение в действие плана проекта. Именно здесь менеджер проекта будет координировать и направлять ресурсы проекта для достижения целей плана проекта. По мере развития проекта работа менеджера проекта состоит в том, чтобы направлять и управлять каждым действием, на каждом этапе его пути.Вот что происходит на этапе реализации жизненного цикла проекта: вы следуете составленному вами плану и решаете любые возникающие проблемы.

На этапе реализации вы и ваша проектная группа фактически выполняете проектную работу для получения результатов. Слово «результат» означает все, что дает ваш проект. Результаты вашего проекта включают в себя все продукты или услуги, которые вы и ваша команда выполняете для клиента, заказчика или спонсора, включая все документы по управлению проектом, которые вы составили.

Шаги, предпринятые для создания каждого результата, будут различаться в зависимости от типа проекта, который вы выполняете, и поэтому не могут быть описаны здесь в каких-либо подробностях. Например, инженерные и телекоммуникационные проекты будут сосредоточены на использовании оборудования, ресурсов и материалов для создания каждого результата проекта, тогда как проекты компьютерного программного обеспечения могут потребовать разработки и внедрения программ программного кода для получения каждого результата проекта. Действия, необходимые для создания каждого результата, будут четко определены в документе с требованиями к проекту и плане проекта.

Ваша работа как менеджера проекта — руководить работой, но вам нужно делать больше, чем просто добиваться результатов. Вам также необходимо следить за тем, насколько хорошо работает ваша команда. На этапе реализации план проекта отслеживается с помощью процессов тщательного мониторинга и контроля, чтобы конечный результат соответствовал критериям приемки, установленным заказчиком. На этом этапе обычно внедряются утвержденные изменения.

Чаще всего изменения обнаруживаются на основе данных о производительности и контроле качества. Регулярные измерения производительности и контроля качества должны оцениваться на регулярной основе на протяжении всего этапа внедрения. Сбор отчетов по этим измерениям поможет вам определить, в чем проблема, и порекомендовать изменения для ее устранения.

Когда вы обнаружите проблему, вы не можете просто внести изменения, потому что это может быть слишком дорого или занять слишком много времени. Вам нужно будет посмотреть, как это влияет на тройное ограничение (время, стоимость, объем) и как это влияет на качество проекта. Затем вам нужно будет выяснить, стоит ли вносить изменения.Если вы оцените влияние изменения и обнаружите, что оно не повлияет на тройное ограничение проекта, вы можете внести изменение, не проходя контроль изменений. Контроль изменений — это набор процедур, которые позволяют вносить изменения организованным образом.

Каждый раз, когда вам нужно внести изменения в свой план, вы должны начать с запроса на изменение. Это документ, который вы или лицо, отправляющее запрос, должны заполнить. Любые изменения в вашем проекте должны быть задокументированы, чтобы вы могли понять, что нужно сделать, когда и кем.

После того, как запрос на изменение задокументирован, он передается на панель управления изменениями. Совет по управлению изменениями — это группа людей, которые рассматривают изменения на предмет утверждения. Не в каждой системе управления изменениями есть доска, но в большинстве она есть. Запрос на изменение также может быть отправлен спонсору проекта или руководству для рассмотрения и утверждения. Внесение рекомендованных изменений в систему управления изменениями поможет вам оценить влияние и обновить все необходимые документы. Не все изменения одобрены, но если изменения одобрены, вы отправляете их обратно в команду, чтобы они вступили в силу.

На этапе реализации проекта используется больше всего времени и ресурсов, и в результате затраты на этом этапе обычно самые высокие. Руководители проектов также сталкиваются с наибольшими конфликтами из-за расписания на этом этапе. Наблюдая за своим проектом, вы можете обнаружить, что фактическое время, необходимое для выполнения запланированной работы, больше, чем запланированное количество времени.

Когда вам абсолютно необходимо уложиться в срок, а вы отстаете, иногда можно найти способы ускорить выполнение действий, добавив больше ресурсов к задачам критического пути.Это называется сбой . Нарушение расписания означает добавление ресурсов или их перемещение для приведения проекта в соответствие с расписанием. Сбой всегда стоит дороже и не всегда работает. Невозможно нарушить график, не увеличив общую стоимость проекта. Итак, если бюджет фиксированный и у вас нет лишних денег, вы не можете использовать этот метод.

Иногда у вас есть два запланированных действия, которые нужно выполнить последовательно, но на самом деле вы можете выполнять их одновременно.Это называется fast tracking project. Например, в программном проекте вы можете проводить как пользовательское приемочное тестирование (UAT), так и функциональное тестирование одновременно. Это довольно рискованно. Вполне вероятно, что вам может потребоваться переделать часть работы, которую вы делали одновременно. Сбои и быстрое отслеживание — это инструменты сжатия расписания. Управление изменением расписания означает поддержание всех ваших плановых документов в актуальном состоянии. Таким образом, вы всегда будете сравнивать свои результаты с правильным планом.

После того, как результаты поставки были физически построены и приняты заказчиком, выполняется фазовый обзор, чтобы определить, завершен ли проект и готов ли он к закрытию.

Текстовые ссылки

Эта глава Управление проектами является производным от следующего текста:

Определение «объема работ» по отношению к программному проекту

Что такое документ «объем работ»?

Если вы нанимаете кого-то для выполнения проекта для вашего бизнеса (например, создания приложения или редизайна вашего веб-сайта, чтобы назвать несколько примеров), вам необходимо составить рабочий документ. Документ об объеме работ — это соглашение между вами и подрядчиком (или поставщиком или агентством), в котором подробно описывается, что такое проект и что подрядчик должен выполнить.

Зачем это нужно?

Рабочий документ — это соглашение между обеими сторонами относительно того, что будет сделано по проекту. Чем более подробным он является, тем меньше риск потенциального недопонимания между сторонами относительно любого аспекта проекта, такого как то, что предполагается сделать, цена услуги, ожидаемая дата завершения и график этапов проекта, которые должны быть выполнены. встретились.Следует также указать критерии успеха. Хорошо составленный документ об объеме работ будет полезен для согласования фактического контракта, поиска подрядчика, способного оправдать ваши ожидания, и поможет предотвратить недопонимание.

Основные компоненты

Документ об объеме работ не обязательно должен быть подробным, но чем он более подробным, тем лучше для вас. Основные элементы, которые необходимо рассмотреть в рамках вашего рабочего документа, перечислены здесь:

Творческий бриф

Творческое резюме вашего рабочего документа должно установить цели вашего проекта и связать их с творческими стратегиями.В этом разделе следует четко согласовать ожидания обеих сторон и достичь консенсуса в команде, обозначив ожидаемый результат. Это проясняет критерии успеха и определяет ясные и измеримые цели.

Задачи проекта

После того, как вы составили творческое задание, наметьте задачи проекта. Эти задачи должны включать настройку проекта, то, что вы создаете, запуск проекта и задачи, которые необходимо выполнить после запуска проекта.

Настройка проекта

Если вы создаете или изменяете веб-сайт или приложение, в настройке проекта должны быть учтены все следующие аспекты:

• Этапы планирования создания вашего сайта или приложения
• Надлежащее распространение всей необходимой информации о проекте среди команды
• Настройка сервера, хоста и DNS
• Настройка репозитория кода для вашего проекта
• Планирование SEO (поисковой оптимизации) вашего проекта
• Разработка концептуального дизайна (если вы работаете над проектом, который требует этого, например, проект веб-сайта на основе темы).

Информационная архитектура

Информационная архитектура определяет общую функциональность сайта или приложения, а также всех его страниц, разделов и подразделов. Это включает в себя все, от постраничных целей до планирования структуры и навигации. Раздел информационной архитектуры вашего творческого брифинга работает как план, определяющий, за что несет ответственность подрядчик и сколько это будет стоить. Это, в свою очередь, помогает установить ожидания между вами (и вашими заинтересованными сторонами) и вашим подрядчиком.Чем больше подробностей вы включите в этот раздел, тем лучше. Без этого раздела будет больше риск недопонимания и неверных ожиданий.

Запуск проекта

Запуск вашего проекта никогда не бывает таким простым, как может показаться. Запуск нового веб-сайта или приложения может быть очень сложной задачей. Чтобы обеспечить бесперебойный запуск, необходимо выполнить множество задач, включая настройку DNS, планирование управления электронной почтой, обучение администраторов, отправку файлов, информирование пользователей, а также выявление и устранение любых ошибок в вашем программном обеспечении. Эти задачи требуют времени, и вам нужно будет их спланировать, чтобы дата запуска не была отложена.

Задачи после запуска

Запуск вашего веб-сайта или приложения — это не конец процесса — это только начало. Убедитесь, что вы можете сделать клиентов счастливыми и обеспечить долгосрочный успех после запуска. В зависимости от того, с кем вы работаете, вы можете добавить к задачам вашего проекта процесс тестирования и проверки, процесс утверждения, процесс подписания, SLA (соглашение об уровне обслуживания) и многое другое.Если вы планируете работать с агентством над редизайном своего сайта, вы также можете захотеть, чтобы оно отвечало за поддержку ваших маркетинговых усилий, таких как SEO и контент-маркетинг, после запуска вашего сайта. Все это необходимо учитывать при определении задач после запуска.

Управление проектами

Управление проектами относится к основным функциям администрирования вашего проекта, то есть к бюджету и затратам, календарному плану, этапам и юридическим аспектам вашего проекта.

Бюджет и затраты

Это должно включать обзор вашего общего бюджета, а также подробное описание затрат на проект. Включите подробные условия выдачи платежей, например, будут ли платежи производиться при достижении контрольных показателей, после завершения конечного результата или просто на почасовой основе. При таких условиях от вас не ожидается, что вы будете платить за незавершенную работу — если в проекте возникнут какие-либо задержки, вам не придется платить, пока результат не будет завершен или пока не будет достигнут рубеж.Временные и материальные обязательства — наиболее распространенный вид взаимодействия для большинства фирм.

Есть два других типа моделей оплаты для проектов, связанных с разработкой программного обеспечения. К ним относятся фиксированная ставка и фиксатор. Модели фиксированных ставок остаются неизменными и требуют, чтобы подрядчик или агентство использовали свои ресурсы, чтобы оставаться в пределах затрат и нормы прибыли. В такой модели вам не придется беспокоиться о том, как используются деньги, потому что подрядчик будет нести ответственность за соблюдение всех сроков поставки или этапов проекта. Одно предостережение в отношении проектов с фиксированными ставками заключается в том, что для определения всех результатов требуется много времени и усилий. Фирмам, занимающимся разработкой программного обеспечения, вероятно, придется увеличить свои фиксированные ставки, чтобы учесть неизвестные факторы и риски. И любая работа, которая не входила в первоначальный объем, потребует заказа на изменение с новыми результатами и соответствующими затратами. При использовании модели фиксирования вы будете платить за персонал вместе со всеми другими ресурсами, связанными с проектом, и будете продолжать производить платежи на регулярной основе, чтобы сохранить эти ресурсы, пока проект не будет завершен.

Как правило, по всем проектам вы также захотите выделить часть своего бюджета на управление изменениями. Изменения могут повлиять на масштаб вашего проекта, что, в свою очередь, может повлиять на ваш бюджет. Чтобы гарантировать, что вы не превысите бюджет и ваш проект не будет отложен, вам нужно создать ориентировочный запланированный бюджет для прогнозируемых запросов на изменение.

График

График проекта должен быть четко обозначен. Только указание даты запуска может привести к всевозможным проблемам, таким как окончательный проект, в котором отсутствуют определенные функции, или который не работает должным образом, или который отложен после даты запуска.Чтобы этого не произошло, вам нужно не только указать ожидаемую продолжительность проекта и дату запуска, но также установить временные ограничения для конкретно названных результатов и задач.

Четко определенные ключевые вехи

Чтобы ваш проект шел в правильном направлении в ходе его развития, важно определить ключевые этапы. Вехи — это даты завершения определенных задач. Достигнув этих этапов, вы можете быть уверены, что подрядчик или агентство, с которым вы работаете, завершат ваш проект вовремя.Методология Agile в настоящее время является наиболее распространенным способом разработки программного обеспечения в короткие 1-3-недельные «спринты», чтобы гарантировать выполнение определенного набора работ по графику.

Особые условия контракта, юридические требования

Наконец, ваш документ по управлению проектом должен включать все юридические аспекты, связанные с проектом, включая эти условия контракта и юридические требования:

• Потребуется ли кому-либо разрешение на доступ к определенному программному или аппаратному обеспечению
• Существуют ли ограничения или требования к оборудованию или программному обеспечению (например, время простоя системы и техническое обслуживание)
• Существуют ли требования к поездкам (и кто будет нести расходы по поездке)
• Любые исключения или предположения, которые не были рассмотрены (например, сведения о том, какая сторона будет владеть кодом в проектах разработки программного обеспечения).

Что следует помнить при создании документа об объеме работ

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам в создании полного рабочего документа:

1. Сначала сделайте заметки — Перед тем, как вы начнете писать свой документ с объемом работ, перечислите все свои требования, включая желания и потребности. Скорее всего, вам нужно будет провести некоторое исследование и поговорить со своей командой, чтобы точно определить, чего вы хотите от редизайна своего веб-сайта или разработки приложения.
2. Напишите это заранее — Начните писать, прежде чем вы начнете интервьюировать подрядчиков или агентства. Таким образом, вы можете использовать его при получении разных заявок, и они будут точно знать, на какой проект они подписываются, если вы согласитесь работать вместе. Написание объема работ, поскольку ваш проект все еще находится на ранней стадии разработки, может помочь вам определить и развить сам проект.
3. Четко определяйте успех и неудачу — Не делайте ошибки, предполагая, что подрядчик точно знает, как выглядит успешный проект в его законченной форме.Отсутствие конкретного языка в вашем объеме работы может быть использовано для оправдания плохо выполненной работы. Например, если вы наняли кого-то для создания веб-сайта, вы, вероятно, ожидаете, что он будет высокого качества. Если они запускают ваш сайт к установленному сроку, но страницы загружаются невероятно медленно, а функциональность нужных вам функций оставляет желать лучшего, то это не следует считать успехом.
4. Кратко опишите функциональные возможности и процессы — Будьте как можно более краткими при описании необходимых функций и процессов, которые вы хотите реализовать, чтобы ваш подрядчик был на одной странице.
5. Ничего не предполагайте — Четко сформулируйте все предположения, которые у вас могут быть относительно проекта и подрядчика. Невыполнение этого требования увеличит риск недопонимания, что может вызвать всевозможные проблемы в ходе проекта.
6. Установите цели SMART — При постановке целей используйте подход SMART (конкретный, измеримый, достижимый, реалистичный и своевременный).
7. Установите реалистичные сроки — Нереалистичные сроки часто приводят к нереалистичному бюджету.Вашему подрядчику будет сложно не только уложиться в нереалистичные сроки, но и ваш проект наверняка будет отложен и превысит бюджет. Если они соблюдают эти сроки, есть большая вероятность, что качество будет нарушено, чтобы их уложить.
8. Включите условия гарантии и соглашение о техническом обслуживании. — Качество проекта необходимо поддерживать после запуска. Чтобы обеспечить постоянный успех вашего веб-сайта или приложения на основе качества работы, проделанной при их разработке, включите условия гарантии, уровни обслуживания и соглашение об обслуживании.
9. Используйте простой язык — Избегайте сложных сокращений и отраслевого жаргона. Хотя такие термины могут быть очевидны для любого в вашей отрасли, это не означает, что разработчик программного обеспечения их понимает. Использование таких терминов может привести к путанице и недопониманию.

Проблемы, возникающие при создании

Составить рабочий документ непросто. Это не просто краткий обзор предлагаемого вами проекта. Ниже приведены некоторые из проблем, с которыми вы, вероятно, столкнетесь при составлении документа об объеме работ:

• Объем рабочих документов сложен — Поскольку они охватывают все аспекты проекта, объем рабочих документов по своей природе сложен. Это требует тщательного внимания к деталям при написании, а также тщательного понимания требований проекта и работы, которая должна быть сделана для обеспечения эффективного контракта.
• Есть потенциальные риски — Есть потенциальные последствия для написания плохого объема рабочего документа. Эти последствия могут включать нарушения соглашения, потенциальный ущерб репутации вашей организации, финансовые последствия, штрафы и даже юридические риски.
• Его должен написать специалист. — Из-за сопутствующих рисков важно, чтобы тот, кто его пишет, имел глубокие знания о процессах, операциях и финансовых требованиях проекта. Если вы уверены в фирме, которую собираетесь использовать, рассмотрите возможность использования одного из ее бизнес-аналитиков или менеджеров проектов, которые помогут определить объем работ. Они помогут обеспечить попадание необходимой информации в документ.
• Составление черновика может занять время — учитывая все, что охватывает и учитывается хороший объем рабочего документа, его написание может занять некоторое время.