Уничтожение документов с выездом к заказчику: Уничтожение документов с выездом по Москве

Уничтожение документов с выездом к заказчику: Уничтожение документов с выездом по Москве

Уничтожение документов с выездом по Москве

* НА МЕСТЕ * 100 КГ ЗА 2 МИНУТЫ * БЕЗ СОРТИРОВКИ * ПАПКИ ЦЕЛИКОМ * ВЫВОЗ ФРАГМЕНТОВ * НА МЕСТЕ * 100 КГ ЗА 2 МИНУТЫ * БЕЗ СОРТИРОВКИ * ПАПКИ ЦЕЛИКОМ * ВЫВОЗ ФРАГМЕНТОВ *

ООО «Шреддер Экспресс» представляет вашему вниманию профессиональное мобильное уничтожение документов и других носителей информации на месте. Мобильный шредер – это оптимальный вариант избавления от ненужной документации без возможности её последующего восстановления. Мы готовы произвести качественное уничтожение бумажных, пластиковых и электронных носителей информации.

Наша компания предлагает услуги шредера всем заинтересованным в ликвидации конфиденциальных данных при помощи профессионального промышленного оборудования на территории Заказчика.

Просто свяжитесь с нами, и мы исполним ваш заказ в кратчайшие сроки. Доверьте уничтожение носителей информации профессионалам – обеспечьте для своей компании предотвращение утечки важных данных.

Мобильное уничтожение документов на месте оправдало себя во всем мире. Современное промышленное шредерное оборудование, установленное в специальных грузовых автомобилях, позволяет нам ликвидировать бумажные, пластиковые и электронные носители информации непосредственно на территории организации без возможности их последующего восстановления. Скрепки, клипсы, папки, а также металлические устройства и т. д. могут не извлекаться.

В любой компании или организации возникает большой документооборот. Со временем множество бумажных и других носителей информации теряют свою актуальность. Однако деловая документация на различных носителях не подлежит простой утилизации т. к. содержит данные определенной степени секретности. Утилизация бумаг в офисе должна производиться на профессиональном оборудовании, исключающем утечку информации.

В такой ситуации первостепенное значение имеет высокий уровень конфиденциальности процесса уничтожения на месте.

Компания «Шреддер Экспресс» предлагает своим клиентам мобильное уничтожение документов шредером с выездом к Заказчику. Весь процесс уничтожения

 происходит в непосредственной близости от места хранения документов и является полностью прозрачным для наших клиентов. В машинах нашей компании установлены видеокамеры, которые позволяют заказчику видеть результаты уничтожения документации. Ни один документ не покидает территорию заказчика, вывозятся только не подлежащие восстановлению фрагменты.

У вас возникла необходимость избавиться от определенного количества утративших актуальность документов?

При возникновении такой необходимости просто позвоните в компанию «Шреддер Экспресс» – услуги по уничтожению документов являются единственным направлением нашей профессиональной деятельности. Мы приедем на грузовике со встроенным спецоборудованием по указанному вами адресу, переработаем носители информации и вывезем фрагменты в пункты утилизации макулатуры в Москве.

В своей работе мы соблюдаем все экологические нормы, поэтому уничтожение бумажных и электронных носителей информации будет безопасным. Оборудование функционирует бесшумно и не пыльно, поэтому вызов авто-шредера нашей компании не причинит никому неудобств.

«Шреддер Экспресс» – это мобильное уничтожение с высокой степенью конфиденциальности:

«Шреддер Экспресс» — это профессиональная работа на современном оборудовании, которая:

• обеспечивает оперативное уничтожение бумажных и электронных носителей информации;
• дает гарантию того, что информация никогда не сможет быть восстановлена;
• обеспечивает гарантированное сохранение коммерческой тайны.

С компанией «Шреддер Экспресс» услуги по утилизации документов в Москве или качественное уничтожение любых типов носителей конфиденциальной информации – это просто, надежно и оперативно.

«Шреддер Экспресс» предлагает самый быстрый вид шредирования (уничтожения документов):

Для конфиденциальных документов (степень безопасности – 3 EN): в грузовиках установлены промышленные шредеры, которые измельчают бумагу и перемешивают фрагменты.

Скорость утилизации – до 3 000 кг в час. Смотреть видео >>>

Более подробная информация доступна по телефонам +7 (495) 767-70-91, +7 (495) 997-28-37.

Мобильное уничтожение документов с выездом

Типичный бизнес создает значительное количество бумажных отходов в течение недели. Но среди кипы информации имеются секретные или конфиденциальные архивы, требующие уничтожения документов по истечению срока хранения.

Как избавиться от ненужных бумаг?

Если дополнительные распечатки, рекламные файлы или другие бумажные продукты не стоит выбрасывать в мусорную корзину – наша компания дорого покупает макулатуру. Порядок уничтожения старых документов сложный и длительный. Неактуальные тайны нельзя сдавать в макулатуру, и они продолжают занимать помещение. Ответственный сотрудник организации должен проинспектировать архивные бумаги, затем составить акт, организовать и контролировать ликвидацию. Чтобы самостоятельно уничтожить просроченные секреты, потребуется несколько дней и привлечение дополнительных работников.

Если в вашей деятельности используются документы с особыми требованиями к утилизации, мы предлагаем профессиональное уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Комплексная услуга начинается с безопасной перевозки из офиса предприятия до места ликвидации. Компания принимает от нескольких десятков килограммов до нескольких десятков тонн документов, благодаря инновационному оборудованию.

• Секретные разработки предприятий, научно-исследовательских институтов.
• Отчетность — кассовые аппараты, счета-фактуры, старые контракты, ценообразование, банковские отчеты.
• Коммерческие предложения.
• Персональная информация и медицинские записи.
• Архивы отделов кадров и личное дело.
•  Бухгалтерские книги.

Как ликвидировать архивы на предприятии?

Мы обладаем опытом утилизации старых документов, специальным оборудованием и богатой практикой обращения с бумажными отходами ограниченного доступа.

Мобильный вывоз обеспечивает клиентов уверенностью, что тайны превратятся в пепел или будут порезаны в тончайшую соломку. Компания гарантирует конфиденциальность архивов при перевозке и ликвидации:

• клиент может доставить архив самостоятельно;
• загруженный автомобиль нашей компании, отправляясь на утилизацию документов в Москве, опечатывается или сопровождается представителем организации-клиента;
• способ ликвидации соответствует классу безопасности и контролируется видеокамерой.

Мы предлагаем недорогой и быстрый способ утилизировать бумажный мусор, если заказчик не доверяет перевозку важных архивов. Это уничтожение документов с выездом. Наш автомобиль снабжен мощным шредером и измельчает на глазах заказчика любой объем информации. Услуга исключает риск огласки за невысокую цену.

Доступной услугой можно воспользоваться частным лицам с объемом материалов свыше полутоны. Мы всегда находим оптимальное и экономичное решение в трудностях предприятий по работе с отходами. Не стоит тратить время — позвоните по указанным на сайте телефонам и специалисты выполнят задание с выгодой для обеих сторон сотрудничества.

заказать уничтожение документов с выездом

Виды шредеров

Существует несколько основных классификаций шредеров: по типу обслуживания, габаритам, назначению. По размерам устройства могут быть: компактные, способные измельчить не более нескольких страниц в час, и большие промышленные, уничтожающие до нескольких миллионов страниц в час.
Основные виды шредеров по типу измельчения:

• Промышленные.
• Резаки.
• Мясорубки.
• Грануляторы.
• Плоскорезы.
• Конфетти.

Практически каждый шредер имеет одинаковое внутреннее устройство, которое состоит из подающего механизма, ножей, двигателя, корпуса и контейнера для сбора макулатуры. Промышленные шредеры имеют высокую пропускную способность, однако их минусами являются вес и габариты. Мобильный шредер позволяет заказать уничтожение архивных документов в офисе.

Сотрудники специализированной компании выполнят все работы на месте.

Этапы работы

Порядок уничтожения деловых бумаг регламентируется законом. Обычно процедура проводится поэтапно и начинается с отбора документации, подлежащей утилизации. Данные работы могут выполняться как силами собственника носителей информации, так и внешней архивной компанией. По результатам отбора ответственный сотрудник подготавливает акт о выделении дел на уничтожение и предоставляет его на рассмотрение экспертной комиссии своей организации.

После утверждения акта экспертной комиссией он должен быть утвержден руководителем предприятия, а сами документы передаются на уничтожение в соответствующую организацию. Передача в специализированную компанию сопряжена с рядом дополнительных финансовых затрат на транспортировку и обеспечение конфиденциальности информации. В связи с этим у организаций большим спросом пользуется услуга выездной ликвидации документов непосредственно в офисе.

Мобильный шредер Москва – заказать

В процессе деятельности организации неизбежно накапливается различная документация. Специализированный шредер с высокой производительностью – дорогостоящее и массивное оборудование, позволить которое может себе далеко не каждая компания. Если возникла необходимость избавиться от лишних бумаг на предприятии, оптимальное решение – воспользоваться услугой уничтожения документов с выездом. Спрос на шредирование растет не только из-за простоты и доступности метода, но и по причине его экологичности.
После измельчения бумага направляется на вторичную переработку, что является весомым вкладом в сохранение природных ресурсов планеты. Во время работы устройство не выделяет в атмосферу вредных паров и углекислого газа, как это происходит при сжигании или химической утилизации. Заказать услугу можно в компании «Делис Архив».

Преимущества «Делис Архив»

Компания «Делис Архив» оказывает широкий спектр услуг по хранению и уничтожению документов. Уничтожение документации проводится в присутствии заказчика и занимает минимальное количество времени. Процесс проводится строго конфиденциально и на понятных условиях. Мы гарантируем полную сохранность конфиденциальных данных. Уровень секретности соответствует требованиям к измельчению конфиденциальной информации.
Помимо этого, мы обладаем стационарным оборудованием с производительностью измельчения до 2000 килограмм в час. Принимаем на уничтожение документы с файлами, в папках, прошитые, со скрепками. Специалисты компании самостоятельно подготовят дела к измельчению. Возможна видеозапись всего процесса. При уничтожении документов на нашей территории выполним доставку, погрузку дел. Сотрудничая с нами, вы можете быть уверены в том, что все работы будут проведены на высоком уровне и в сжатые сроки.

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

В процессе производственной или коммерческой деятельности образуется достаточно большое количество документов. Некоторые из них, например первичная бухгалтерская отчетность или налоговые декларации, должны в обязательном порядке храниться определенный срок, установленный законодательством, после чего компания может их уничтожить. Многие документы не подлежат обязательному хранению. Такие бумаги желательно утилизировать сразу, чтобы не тратить лишних ресурсов и не допускать захламления архива. Уничтожение документов, не подлежащих хранению, можно выполнить силами своих сотрудников. Но зачастую выгоднее и удобнее обратиться в специализированную компанию. Это позволяет быстро и за разумные деньги избавиться от ненужных бумаг и при этом не отрывать своих сотрудников от их производственных обязанностей.

Как осуществляется уничтожение документов, которые не подлежат хранению

• Этап 1. Экспертная оценка ценности. Необходимо проверить архивные документы, чтобы определить, какие из них подлежат дальнейшему хранению, а какие должны быть утилизированы. Тщательное выполнение экспертной оценки позволяет отобрать на уничтожение только те документы, которые действительно уже не имеют ценности, и оставить нужные бумаги.
• Этап 2. Вывоз документов для уничтожения. При больших объемах бумаг целесообразно вывезти их в точку утилизации. Это может быть пункт приема макулатуры, офис компании, которая уничтожает документы посредством шредирования, сжигания и т. п. Обычно организация, которая занимается экспертной проверкой архивов и ликвидацией ненужных документов, берет на себя и вывоз, если иное не оговорено с заказчиком.
• Этап 3. Уничтожение документов. Для этого чаще всего используются промышленные шредеры, позволяющие измельчить бумаги на множество мелких фрагментов, которые невозможно соединить в один лист. По желанию заказчика при уничтожении документов, не подлежащих хранению, может присутствовать его представитель. Утилизация также может выполняться путем сжигания, закапывания, реже – методом обработки химическими реагентами.
• Этап 4. Завершающие работы. По результатам ликвидации бумаг компания-исполнитель предоставляет заказчику акт уничтожения документов, дальнейшее хранение которых было нецелесообразным. Солидные организации, такие как ООО «Виндали», готовы также выполнить работы по упорядочиванию оставленных бумаг, передаче дел на хранение в Госархив России и др. , что позволяет наладить бумажный документооборот предприятия-заказчика.

Как составляется акт на уничтожение документов, не подлежащих хранению

Акт является официальным подтверждением факта уничтожения документов, которые по каким-либо причинам уже не подлежат хранению. При его составлении соблюдаются следующие правила:

• под общим заголовком указывается, сколько дел отобрано на уничтожение, и приводятся их заголовки. При этом дела группируются по структурным подразделениям, которым принадлежат данные документы;
• в форму акта нужно переносить всю информацию (заголовок, индекс, даты начала и завершения), которая указана на обложках дел с документами для ликвидации. Если какие-либо сведения отсутствуют, данные уточняются в компании заказчика;
• количество позиций в акте должно совпадать с реальным числом дел, отобранных на уничтожение. Иначе формально документы будут числиться на хранении либо окажутся незаконно ликвидированными;
• при отборе документов на уничтожение нужно следить за соблюдением сроков хранения по годам. Например, если дело от 2015 г. должно сохраняться в архиве 5 лет, его можно включить в акт на ликвидацию, датированный 2021 годом, но не раньше.

Чтобы заказать профессиональное уничтожение документов, не подлежащих хранению, позвоните в офис компании «Виндали», пришлите нам заявку на e-mail [email protected] или через онлайн-форму на сайте.

Услуги по уничтожению документов

Практически в любом бизнесе зачастую приходится прибегать к данной процедуре. Она позволяет обеспечить конфиденциальность и безопасность со стороны проверяющих органов. К процессу утилизации документов нельзя относиться легкомысленно.

Порой сотрудники отправляют важную документацию в мусорную корзину, не задумываясь при этом о последствиях. Но такие поступки создают много рисков для предприятия. Документы могут оказаться в руках нежелательных лиц, что негативно повлияет на безопасность и статус компании. Завод «Delica» в Воронеже занимается сбором и уничтожением бухгалтерских и иных документов, обеспечивая уверенность и стабильность компании. При утилизации бумаги составляется особый акт, который должен быть подтвержден руководителем предприятия.

Требуются услуги по уничтожению документов? Обратитесь в воронежскую компанию «Delica»!

Как происходит уничтожение документации в условиях офиса?

На предприятии «Delica» вы можете приобрести специальные приспособления, созданные для обеспечения безопасности при утилизации документов. Их следует разместить в ключевых филиалах вашего предприятия, в частности, в отделении кадров и бухгалтерии. После установки данного устройства ваши сотрудники должны будут помещать туда все подлежащие уничтожению документы через узкое отверстие. С целью недоступности содержимого устанавливается замок или охранная пломба. Контейнеры бывают картонные, деревянные и металлические – вы можете выбрать любой под свои нужды и финансовые возможности.

Каковы последующие этапы переработки бумаги?

Если контейнер заполнен, сотрудники бумажной компании «Delica» вывезут его для уничтожения. Непосредственно утилизация происходит с задействованием промышленных шредеров.  Они представляют собой мощные валики из металла, измельчающие бумагу с третьим и более высокими уровнями секретности.

Конфиденциальное обезвреживание информации

Для улучшения эффективности бизнеса целесообразно установить особые контейнеры, предназначенные для утилизации документов. Их можно оборудовать рядом с принтером в офисе, в бухгалтерии, отделе продаж, департаменте юридическом и финансовом, в административном отделе. Работникам следует указать на необходимость уничтожать все документы, не переданные в архив. Это могут быть черновики, предварительные экземпляры договоров, документы, распечатанные по ошибке и т.д.

Стоит отказаться от мусорных корзин в качестве объектов для утилизации черновых документов и заявлений. Их использование таит в себе вполне определенную опасность – нарушения закона или раскрытия конкурентам секретной информации.

Установление специальных контейнеров поможет избежать всех упомянутых неприятностей. Персоналу следует объяснить важность уничтожения сомнительных бумаг. Выполнение этого простого правила сможет обезопасить бизнес от потери денежных средств и риска нарушения законов.

Когда контейнер заполняется, курьер воронежской фабрики «Delica» увозит его в центр уничтожения. Вместо вывезенного контейнера ставят другой, идентичный ему. Достаточно установить постоянный и удобный график вывоза контейнеров и спокойно работать, не переживая за безопасность и правильность следования законодательству.

Бумажная фабрика «Delica» производит уничтожение документов безвозвратно, квалифицированно и оперативно!

Завод «Delica» в Воронеже занимается уничтожением устаревших документов организации с тем расчетом, чтобы их невозможно было восстановить. Наши сотрудники относятся крайне серьезно и ответственно к такой работе.  Безвозвратная утилизация бумажной документации предприятия поможет обезопасить ее от действий мошенников и неправомерного использование реквизитов посторонними лицами.

Если требуется уничтожить старый архив и другие бумаги, организация «Delica» заберет, вывезет и измельчит документы любого вида и объема. Мы осуществляем ликвидацию документов уже довольно продолжительное время. Это позволило приобрести опыт и технические преимущества.  Уничтожение документов и оформление акта их утилизации может происходить как в присутствии заказчика, так и без него – при необходимости.

Необходимы услуги по уничтожению документов? Бумажный завод «Delica» поможет вам!

Техническое оснащение завода «Delica» по производству бумаги

Воронежское предприятие «Delica» занимается изготовлением   бумаги и полотенец для гигиенических нужд, а значит, заинтересовано в поставке на завод сырья с целью ее вторичной переработки.

Завод «Delica» оборудован:

1. Грузовыми автомобилями вместимостью до нескольких тонн — для транспортирования к месту утилизации большого количества документов;
2. Портативным шредером для выезда к месту заказа – при необходимости уничтожить документы на месте;
3. Шредером промышленным стационарным – для обезвреживания значительных объемов привозимой документации;
4. Командой грузчиков-профессионалов;
5. Квалифицированными специалистами, которые смогут подобрать подходящий способ обезвреживания бумаг – быстрый, эффективный и недорогостоящий;

Утилизация офисной бумаги, устаревшего архива, а также книг и журналов происходит бесплатно.

Почему сейчас не обойтись без уничтожения документов?

При утечке информации становится ясно, какова ее настоящая стоимость.  Она может сказываться как на относительно восстановимых объектах – товарах и деньгах, так и на куда более серьезных – репутациях, перспективах, жизнях.  Бумага была и остается главным носителем и источником информации. Хотя сейчас зачастую применяются электронные носители – DVD- и CD-диски, флеш-накопители, жесткие диски, кассеты и пр. Но для бухгалтерских отчетов, актов и договоров, квитанций и справок, персональных анкет, документов профессиональных и юридических, партийных, архивных по-прежнему предусмотрена бумага.  Соответственно, чем крупнее предприятие, тем больше документации образуется.

И вот, срок службы внутренних документов компании завершен, истекло время их хранения, и они вышли из документооборота. И кажется, что все опасности миновали. Однако, используя старый архив, конкуренты и недоброжелатели могут учинить существенный урон компании. В настоящее время повсюду применяется различный шпионаж — промышленный, экономический и интеллектуальный. Поэтому налаживание оборудования для оперативного и секретного уничтожения документов стало вопросом первостепенной важности. Без этой процедуры не обойтись ни одной организации, связанной с политикой, экономикой или промышленностью.

Cпектр услуг по обезвреживанию бумажной информации в компании «Delica» по производству бумаги

Завод «Delica» в Воронеже предлагает следующие услуги своим заказчикам:

1. Ликвидация документов промышленным шредером в присутствии заказчика;
2. Уничтожение документации посредством выездного шредера на территории предприятия;

Отделение фабрики «Delica» по уничтожению документации оборудовано:

• промышленными стационарными шредерами;
• выездными портативными шредерами в составе машин, позволяющими осуществлять на месте ликвидацию бумажных носителей информации;
• отличными профессионалами, которые смогут подобрать оптимальный способ утилизации конфиденциальных документов в максимально короткие сроки.

Своевременное уничтожение просроченной документации —  залог успеха и долгого существования предприятия!

Для малых и средних предприятий бизнеса достаточно портативного офисного шредера.  Если же речь идет о масштабных организациях с солидным объемом бумажных архивов, то тут не обойтись без помощи воронежского завода «Delica» с его промышленным шредером. Производительность его работы – до 3 тонн документов за один час!  Богатый опыт по утилизации бумаги на предприятии «Delica» поможет вам подобрать наиболее оптимальный способ обезвреживания бумажной информации.

Заказать услуги по уничтожению документов можно в воронежской организации «Delica»!

Способы ликвидации бумажных документов

Уничтожение нежелательной документации может происходить двумя основными способами:

1. Стационарный промышленный шредер. Он предусматривает обезвреживание солидного объема документов. Сначала материал подвергается измельчению, затем гидратации и уже после – обработке под прессом. Этот способ оптимально подходит для ликвидации большого количества архивных бумаг с истекшим сроком годности. Метод является оперативным и недорогостоящим. Он способен уничтожать до 30 тонн в сутки нежелательного материала, будь то: отчетность бухгалтерии, документы архива; книги, бланки и журналы; накладные, медкарты и материалы для рекламы. К данному способу будет удобно и целесообразно прибегнуть при ликвидации ООО.
2. Уничтожение посредством портативного шредера с выездом к заказчику. Эта услуга на данный момент крайне актуальна, востребована и популярна. Ликвидация материала происходит прямо на месте. Такому способу уничтожения подлежат документы со 2 по 5 класс секретности. Заказ выездного шредера станет особенно уместным и своевременным при обезвреживании архивов, вышедших из оборота, или при ликвидации предприятия.

В связи с окончанием работ заказчику выдается документ об уничтожении, проведенных работах, и счет для оплаты. Оплата осуществляется по завершении всех процессов, по факту утилизации.

Когда работает центр по уничтожению документов на бумажном предприятии «Delica»?

Центр осуществляет свою деятельность в будние дни с 9 до 17 часов. В праздничные и выходные дни также возможна утилизация. Но происходит она по более дорогостоящему тарифу.

А) При вашей самостоятельной доставке материала к промышленному шредеру, условия следующие:

• Заранее, перед выездом, вы звоните на телефон организации, сообщаете номер и марку автомобиля, на котором привезут документы, подлежащие уничтожению;
• Уточняете пункт, на который транспортируете материал;
• Если необходимо сжигание, следует предупредить заранее;
• При себе необходимо иметь договор с компанией для безналичного расчета. Иной документации с вашей стороны не понадобится.

В) При вывозе машиной фабрики «Delica»:

• При задействовании промышленного шредера следует подать заявку не менее чем за 24 часа. Мы производит погрузку, вывоз и сырья.

С) При утилизации выездным шредером:

• Заявку необходимо подать не менее чем за 48 часов. У заказчика должны быть подписанные им договора, заключенные с нашей компанией.

При необходимости уничтожения документов непременно обратитесь на завод «Delica» по изготовлению бумаги!

Каждый день мы оказываем услуги по уничтожению бумаг предприятиям среднего и малого бизнеса, а также частным лицам в Воронеже.  Большинство наших заказчиков, обратившись к нам однажды, более не отступают от данной традиции. В связи с этим они получают различные скидки и привилегии.

У нас сервис высокого качества. Поэтому при обращении к нам можно не тревожиться о секретности процесса уничтожения ваших документов. Все операции, начиная от погрузки и транспортировки и вплоть до уничтожения вы имеете возможность наблюдать лично. Наши услуги производятся по разумной цене. Поэтому клиенты возвращаются к нам снова и снова и советуют нас другим владельцам бизнеса.

Срочно понадобились услуги по уничтожению документов? Воронежская фабрика «Delica» осуществляет обезвреживание бумажной информации надежно, качественно и оперативно!

Уничтожение документов: порядок, способы, утилизация, хранение

Согласно действующему законодательству РФ в сфере документооборота, документы с истекшим сроком хранения, вышедшие из оборота, подлежат утилизации. Уничтожение документов позволяет освободить часть офисного пространства и упорядочить архив. Это неотъемлемый процесс работы любой организации.

Этапы утилизации

Существуют определенные правила уничтожения документов. Перед процедурой уничтожения все бумаги подвергаются экспертизе, которая включает в себя ряд этапов. На начальном этапе руководство организации должно издать соответствующий приказ. Порядок уничтожения документов такой:

1. Определение научной и практической ценности. Согласно действующему постановлению, для этого собирается экспертная комиссия, подписывается договор хранения. В ее состав входят квалифицированные специалисты из всех структур организации, а также выбирается председатель. Целесообразно включать в состав комиссии представителя администрации, бухгалтера, юриста, делопроизводителя, представителя службы персонала. Комиссия дает экспертную оценку ценности и издает соответствующий приказ.
2. Выделение списка документов к уничтожению. Форма и бланк такого списка составляются произвольно. Его составляет комиссия по утилизации. Список представляет собой подробную опись, которая заверяется подписями председателя и всех членов комиссии.
3. Акт о выделении к уничтожению документов, по которому деловые бумаги подлежат уничтожению. В акте обязательно отражается список бумаг, подлежащих уничтожению, с заголовками, указывается их количество и статьи законодательства, на основании которых будет произведена утилизация документов. Руководитель подписывает приказ и акт об уничтожении документов.
4. Упорядочение списка. Перед тем, как уничтожить отобранные бланки, комиссия по утилизации обязательно сверяет, подвергались ли бумаги ревизии и когда она проводилась в последний раз. После этого проводится окончательная проверка – бланки для списания, признанные ценными, направляются для дальнейшего хранения в архив, остальные – на утилизацию. На этом этапе также должен быть издан приказ.
5. Физическое уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это конфиденциальный процесс.

Существует особый порядок уничтожения секретных документов, он значительно отличается от правил для обычных бумаг. Для секретных бумаг должен пройти определенный период по истечению срока хранения, только потом подписывают акт о выделении документов. Уничтожение секретных документов производится в специальных отделах государственных ведомств, после того, как руководителем ведомства будет подписан соответствующий приказ.

Такой подход к утилизации позволяет минимизировать риск ошибочного уничтожения ценных деловых бумаг и оптимизировать процесс утилизации.

Физическое уничтожение

После составления всех актов, и после того, как будет подписан договор хранения, бумаги собираются и направляются на утилизацию. Для организаций, чей документооборот подлежит хранению в государственных или муниципальных архивах, утилизация документов должна быть обязательно согласована с архивными органами. Уничтожение бухгалтерских документов производится специализированной компанией. Остальные организации могут организовать уничтожение бумаг по собственному усмотрению или привлечь для этого структуру, уполномоченную производить утилизацию с соблюдением всех правил безопасности.

В настоящее время практикуются следующие способы уничтожения документов:

• Шредирование. Уничтожение документов путем шредирования считается самым распространенным и простым методом.
• Сжигание документов, практикуется все реже, так как переработка посредством термического воздействия требует специфического оборудования — нужна печь для сжигания. Методика сжигания документов ранее часто применялась для конфиденциальных бумаг. На данный момент это пример наименее рационального и экологичного способа уничтожения.
• Утилизация архива с выездом в организацию.

На уничтожение (кроме сжигания) направляется образец, с которого предварительно снимаются целлофановые, пластиковые, слюдяные и прочие обложки. Эти материалы непригодны для переработки.

Организации с небольшим документооборотом имеют право самостоятельно уничтожать бумаги путем разрыва вручную или сдать архив в организацию, собирающую макулатуру, заключив при этом договор. Все это при условии, что истечение срока давности подтверждено, а образец не имеет грифа секретности и не несут информации для промышленного шпионажа.

Шредирование бумаг

Наиболее простым решением для утилизации архивных документов является использование специальной техники – шредеров. Это машина для уничтожения офисных и архивных документов. В комплект стандартного шредера входит блок — контейнер, рассчитанный на 13 — 300 литров. Техника позволяет уничтожать листы шириной до 450 мм, одновременно через нее могут проходить от 7 до 85 бумажных листов. Она обеспечивает высокий класс секретности и исключает возможность промышленного шпионажа со стороны конкурирующих фирм.

В зависимости от объема документооборота, специализированные компании используют портативные и промышленные установки с высокой мощностью, способных кроме бумажных носителей, уничтожать дискеты, пластиковые карты, чековые книжки, бумаги в твердых переплетах. Многие компании и организации упрощают для себя процесс утилизации и приобретают стационарные офисные шредеры.

Техника уничтожает документы несколькими способами:

1. Шредер — плоскорез нарезает бумаги тонкими полосками по длине листа и сбрасывает их в контейнер. Уничтожение документации шредером распространено в обычных офисах.
2. Шредер — крошитель измельчает в крошку и применяется для информации особой секретности. Так производится уничтожение архива документов под грифом секретно.
3. Шлифмашина обеспечена специальным экраном, который регулирует ширину порезанной бумаги. Возможна утилизация конфиденциальных, а также неформатных бумаг.
4. Промышленный шредер используется для плотной бумаги.

В зависимости от требований конфиденциальности, шредеры могут нарезать полоски шириной от 3,9 до 6 мм, фрагментировать или перемалывать на частицы менее 0,5 мм в диаметре.

Организация сама решает, каким способом будет проводиться утилизация. Специализированные компании предоставляют услуги, которые включают:

• Сбор в опечатанные контейнеры.
• Транспортировку в переработочный цех.
• Шредирование в присутствии представителя организации.
• Составление акта утилизации.
• Смешивание и опрессовку бумажных отходов под высоким давлением.
• Договор хранения.
• Отправку на комбинаты переработки сырья.

Профессиональное шредирование исключает восстановление бумаг с помощью сканирования и использования компьютерной программы, позволяющей объединить разрозненные фрагменты и полоски в единое целое.

Сжигание бумаг

Такой вид утилизации бухгалтерских документов наиболее приемлем для документации особой секретности. Конечно, сжигать документы на открытом воздухе небезопасно для здоровья сотрудников и окружающей среды, кроме того, при таком способе утилизации возможна утечка ценной информации. Пачки бумаг в кострах могут прогорать не полностью, что недопустимо с позиции конфиденциальности. Кроме того, несанкционированное сжигание карается крупными денежными штрафами. Вот поэтому утилизацией огнем занимаются только специализированные компании, которые используют для процедуры высокотемпературные печи. Помимо бумажных носителей в печи можно утилизировать все виды пластика и магнитофонную ленту.

Представители компании изымают образец в опечатанные контейнеры, подписывают договор хранения и транспортируют их на завод термической переработки отходов. Там их помещают в печь и сжигают до полного уничтожения. Процедура подтверждается специальным актом. Сжигание гарантирует 100% надежность и анонимность. Этот способ уничтожения бумаг закреплен на законодательном уровне.

Выездное уничтожение

Этот метод предполагает выезд в организацию заказчика и уничтожение документов на месте. Выездное уничтожение проводится силами специализированной компании, обладающей собственным оборудованием.

Для процедуры используется выездной промышленный шредер, располагающийся на платформе грузовой машины. Шредер отличается высокой производительностью и способен переработать за час до двух тонн бумажных носителей, это мощная машина для уничтожения документов. Документ, уничтожаемый шредером, подлежит восстановлению, поэтому этот способ не подходит для работы с секретными бумагами.

Основное преимущество этого метода утилизации – отсутствие рисков потери при транспортировке. Уничтожение бумаг производится непосредственно перед входом в учреждение, при этом подписывается договор хранения.

Промышленные шредеры измельчают образец в соответствии с требованиями 4 уровня безопасности и значительно превосходят по мощности традиционные офисные установки. После утилизации отходы прессуются под давлением и направляются на дальнейшую переработку.

Преимущества работы с компаниями по утилизации

Для любой организации процесс утилизации — довольно трудоемкий, требующий временных затрат. Гораздо выгоднее сотрудничать со специализированными компаниями, которые способны быстро разгрузить места для хранения архивов под новые партии. Основное преимущество их работы – уничтожение бумаг, вышедших из оборота на любых носителях. При этом составляется договор.

Компании могут не только уничтожить документы с истекшим сроком, но также предоставляют услуги по утилизации:

• Деловых бумаг с секретной информацией.
• Бумаг любого формата, включающие «водяные» знаки.
• Бухгалтерских отчетов, вышедших из оборота.
• Любых видов бумажной продукции, в том числе и с офсетной печатью.
• Газет и журналов.
• Книг в мягком и твердом переплете.
• Цифровых носителей – дисков, дискет, флешек.
• Пластиковых карт.

Все услуги специализированных компаний регламентированы в соответствии с законодательством России. Когда заключается договор, их представители подписывают соглашение о неразглашении конфиденциальной информации. Многие компании предоставляют услуги профессионального архивариуса.

Организация — заказчик вправе присутствовать при процедуре или затребовать видео или фото отчет, а также можно подписать договор хранения. Компания, которая дорожит своей деловой репутацией, всегда с вниманием относится к вопросам утилизации.

Уничтожение документов в Москве | «Макулатура-Онлайн»

Кадровые, бухгалтерские, архивные документы, утратившие свою актуальность в связи с истекшим сроком могут стать проблемой для любой организации, так как занимают много места. Кроме того, есть требования к хранению и уничтожению документов, в соответствии с которым нельзя просто выбросить на свалку ненужные бумаги. Наша компания готова помочь в процедуре уничтожения документов физическим и юридическим лицам. Для этого вам нужно оставить заявку или связаться с менеджером по телефону: 8 (495) 120-55-29, чтобы согласовать все условия оказания услуги.

Услуга по уничтожению включает в себя:

• погрузку/разгрузку архивов, а также их транспортировку до пункта приема и последующую сортировку;

• уничтожение бумаг одним из трех способов;

• предоставление акта о выполненных работах.

Мы гарантируем соблюдение конфиденциальности, документы после процедуры утилизации не будут подлежать восстановлению, а информация из них не попадет в руки третьих лиц. Клиент может лично присутствовать при уничтожении документов для этого нужно только получить пропуск на территорию. Если нет возможности личного присутствия, то можно наблюдать за уничтожением в процессе онлайн-трансляции, у нас на территории установлены веб-камеры с хорошим углом обзора.

Способы уничтожения документов

Сдавая документы на уничтожение, вы не только следуете букве закона, но и проявляете заботу об экологическом состоянии нашей планеты. Все способы, которые мы применяем в процессе работы, отвечают принципам экологичности и безопасности. Выбрать способ можно самостоятельно из трех возможных:

• Кипование. Все документы при помощи пресса формируются в плотную кипу, которая в неизменном виде передается на завод по переработке.

• Шредирование. Современные промышленные шредеры позволяют за короткое время измельчить бумагу до состояния, которое не подлежит восстановлению. В настоящее время применяется перекрестная резка и одновременное перемешивание отходов. Также стоит отметить, что процесс шредирования соответствует IV уровню секретности и является наиболее эффективным способом уничтожения.

• “Варка”. Способ, итогом которого является однородная суспензия из воды, химического реагента и измельченной бумаги. Также идет на переработку.

Какие законы регулируют уничтожение документов и почему они существуют?

Некоторые не понимают, что необходимость уничтожения документов, помимо обеспечения безопасности, на самом деле предусмотрена законом. Существуют определенные ситуации, когда процесс не только рекомендуется, но и является обязательным, и без предварительного знания этих сценариев ваш бизнес может легко оказаться в затруднительном положении. Таким образом, для любого, кто владеет бизнесом или даже работает в нем, очень важно изучить эти законы, чтобы не оказаться застигнутыми врасплох.Ниже приводится описание каждого из этих законов, по крайней мере, самого главного из них. Ознакомьтесь с этими законами, внимательно изучите их и, когда вы их поймете, примите необходимые меры, чтобы гарантировать, что вы или ваша компания больше никогда не подвергнете опасности какую-либо конфиденциальную информацию. Каждый малый бизнес принимает огромное количество такой информации, которая может быть использована для кражи личных данных или простого старого воровства. С помощью этих правил вы можете предотвратить возникновение такой ситуации.

Закон о социальном обеспечении 1934 года

Закон о социальном обеспечении — это очень простой закон, который разумно запрещает компаниям или любой другой третьей стороне раскрывать номер социального страхования клиента. Ограничивая то, что компании могут и не могут раскрывать о своих клиентах, добровольно или случайно, этот Закон во многих отношениях был первым законом об уничтожении документов (или, по крайней мере, нормативным актом).

Закон о конфиденциальности 1974 года

Этот закон был основан на трех выводах, сделанных Конгрессом.

• Каждый клиент имеет конституционное право на неприкосновенность частной жизни. Таким образом, компания, намеренно или случайно нарушившая это право, нарушает Конституцию.

• Ключевой частью сохранения конфиденциальности клиентов является тщательный мониторинг и ответственное использование их личной информации. Это осложняется использованием компьютеров и других технологий как компаниями, так и злонамеренными третьими сторонами. Тем не менее, компания обязана обеспечивать безопасность данных своих клиентов.

• Если данные, предоставленные клиентами, используются не по назначению, предположительно в незаконных целях, это может серьезно повлиять на благосостояние указанного клиента, включая ограничение их возможностей трудоустройства и страхования.

Кроме того, определение того, что именно считалось частным материалом, было расширено, включая финансовые операции, историю болезни, прошлую работу, медицинские данные и отпечатки пальцев, а также любые фотографии или видео, сделанные клиентом, чтобы назвать просто несколько примеров.

Решение Калифорнии против Гринвуда

Хотя это не закон в самом строгом смысле слова, судебное решение по делу Калифорния против Гринвуда все же сыграло огромную роль в его разработке. дальнейших правил уничтожения документов. Дело касалось инкриминирующей информации, которую обвиняемый, Гринвуд, выбросил в мусорное ведро, чтобы уничтожить улики против него. Когда эти улики были извлечены из мусора и использованы против него для обеспечения его ареста, Гринвуд подал в суд, заявив, что ныряние в мусорный бак, совершенное полицией, было незаконным.Суд вынес решение против него, по сути, заявив, что все, что выбросил Гринвуд или кто-либо еще, стало общественной собственностью. Другими словами, как только вы выбросите что-либо, вы отказываетесь от владения этим предметом.

Мы все видели этот закон в действии. Многие из нас притащили старую кушетку к обочине, чтобы ее выбросить, только для того, чтобы третья сторона забрала ее для использования. Это не кража, потому что бывший владелец, выбросив его, добровольно отказался от всех своих прав на владение указанным диваном.Несмотря на это, предмет теперь принадлежал любому, кто хотел на него претендовать. То же самое и с конфиденциальными записями, выброшенными бизнесом. Помещая их в мусор, компания отказывается от этих документов, а это означает, что они могут быть взяты и использованы кем угодно. Другими словами, если вы выбросите важные данные в мусор, другая компания может использовать их на законных основаниях, если они сами в результате не нарушат никаких преступлений. Если они действительно используют данные для совершения кражи личных данных, они будут нести юридическую ответственность, как и компания, которая изначально предоставила эти данные.

Закон 2003 года о справедливых и точных кредитных операциях (FACTA)

Наконец, в 2003 году был разработан закон, в котором официально изложен пункт, подразумеваемый Калифорнией против Гринвуда: а именно, что у клиента есть право на неприкосновенность частной жизни, компания была обязана обеспечивать эту конфиденциальность, и что, если они нарушат конституционные права своего клиента, ненадлежащим образом распорядившись конфиденциальными документами, они могут и будут нести ответственность. Закон гласит, что когда бизнес готов выбросить данные клиентов, они должны их уничтожить. Это включает измельчение или сжигание бумажных документов до такой степени, что они становятся нечитаемыми, и безвозвратное уничтожение данных, хранящихся в электронном виде. Другими словами, никакие данные не покидают бизнес навсегда, по крайней мере, нетронутыми.

Вместо того, чтобы оставлять это обязательство на усмотрение бизнеса, закон требует, чтобы в большинстве случаев компании нанимали профессиональную фирму по уничтожению документов.Если эта фирма не выполняет свою работу должным образом, вина по-прежнему ложится на бизнес, который изначально предоставил информацию. По этой причине важно тщательно изучить любую компанию по утилизации документов, которую вы можете нанять. Убедитесь, что они соблюдают все соответствующие законы, получите рекомендации и найдите отчеты о достоверности компании и убедитесь, что они сертифицированы. Внимательно следуйте этим шагам и выбирайте с умом, и вы можете быть уверены, что, несмотря ни на что, останетесь на правильной стороне закона.

Уничтожение документов — Уничтожение документов и бумаги

Защитите свой бренд и снизьте информационные риски с Iron Mountain

Когда дело доходит до выбора службы уничтожения документов, существует множество вариантов. Вот почему вам следует выбрать Iron Mountain.

Сертификат AAA Национальной ассоциации уничтожения информации (NAID)

NAID — единственный признанный независимый источник стандартов безопасности и этики в индустрии уничтожения документов.AAA-сертификация NAID гарантирует, что Iron Mountain соответствует самым строгим правовым нормам и нормативным требованиям, необходимым для безопасного уничтожения информации.

Услуги, соответствующие вашим потребностям

С помощью бесплатного онлайн-портала Iron Mountain Connect вы сможете:

• Управляйте своими услугами по измельчению, просматривая график посещений и ожидающие заказы на измельчение в удобное время
• Делайте запросы на услуги измельчения по требованию, добавляйте или закрывайте местоположения и изменяйте частоту услуг измельчения

Отчеты по запросу, которые помогут вам контролировать соответствие и снизить стоимость вашей программы уничтожения

Наш отчет об использовании Shred Usage Report — ценный инструмент, обеспечивающий понимание, необходимое для более эффективного управления вашей программой.Изучив этот отчет и определив ключевые тенденции с течением времени, вы сможете исправить потенциальные проблемы с соблюдением нормативных требований до того, как они повлияют на ваш бизнес, и выявить возможности для снижения затрат. Узнать больше

Проверенные рабочие процессы, обеспечивающие высочайший уровень безопасности

Наши операционные процедуры измельчения и безопасные процессы цепочки поставок подтверждены многолетним опытом. Наша технология InControl собирает ключевую информацию во время уничтожения в вашем регионе, включая сканирование штрих-кода, определение объема контейнера для уничтожения, электронную подпись и отметку времени / даты, обеспечивая вам больший контроль и, что более важно, душевное спокойствие, которое исходит от зная, что ваша конфиденциальная информация всегда в безопасности.Узнать больше

Обученный и аттестованный персонал

Персонал

Iron Mountain, занимающийся измельчением, проходит всестороннюю проверку биографических данных и постоянно проходит тщательное обучение по услугам безопасного измельчения. Они являются экспертами в своей области и гордятся тем, что не просто уничтожают документы — они защищают ваш бизнес.

Объекты мирового уровня

Оборудование для измельчения Iron Mountain предоставляет некоторые из наиболее совершенных в отрасли систем для защиты вашей информации, в том числе:

• строгие правила для посетителей
• 24×7, камеры видеонаблюдения
• Системы обнаружения вторжений и контроля окружающей среды

Экологичность

После безопасного измельчения ваших документов мы перерабатываем весь измельченный материал и предоставляем «Экологический отчет», чтобы продемонстрировать ваш вклад в глобальные усилия по обеспечению устойчивости.Узнать больше

законов об уничтожении документов, предоставленных Shred Truck в Сент-Луисе, штат Миссури,

Правительственные постановления и законы приняли законы, которые требуют, чтобы документы, содержащие конфиденциальную информацию о клиентах, были полностью уничтожены, а не просто уничтожены. Автоматическое измельчение позволяет очень просто и доступно соблюдать эти законы, предоставляя вам конфиденциальные услуги безопасного измельчения.

Ниже приводится частичный список законов, в которых излагаются законы, касающиеся надлежащего распоряжения определенными документами.

Закон о переносимости и доступности медицинского страхования (HIPAA) — устанавливает очень строгие правила для отрасли здравоохранения, гарантируя, что медицинские организации несут ответственность за безопасное удаление информации о пациентах. Если застрахованное лицо не применяет политику уничтожения единообразно или если уничтожение противоречит политике, суды могут позволить присяжным сделать вывод по иску о халатности, что, если бы записи были доступны, они показали бы, что медицинское учреждение действовало ненадлежащим образом при лечении пациента.Несоблюдение этого закона может привести к крупным штрафам, а также к потере бизнеса. Автоматическое измельчение обеспечивает соответствующее HIPAA уничтожение медицинских записей, документов пациентов и т. Д. Для получения дополнительной информации о HIPAA посетите http://www.hhs.gov/ocr/hipaa/.

Закон Грэмма-Лича-Блайли (GLBA) — включает положения о защите личной финансовой информации потребителей, хранящейся в финансовых учреждениях, включая не только банки, фирмы по ценным бумагам и страховые компании, но и компании, предоставляющие другие виды финансовых услуг. и продукты для потребителей.GLBA требует от банков разработки уведомлений о конфиденциальности и предоставления клиентам возможности запретить передачу их конфиденциальной информации третьим лицам. 1 июля 2001 г. в GLBA были внесены поправки, согласно которым финансовые учреждения должны иметь всеобъемлющую письменную программу защиты информации, которая включает надлежащее уничтожение документов.

Посетите http://www.ftc.gov/privacy/privacyinitiatives/glbact.html для получения дополнительной информации о Законе Грэмма-Лича-Блайли.

Закон о справедливых и точных кредитных сделках (FACTA) — предписывает предприятиям надлежащим образом распоряжаться документами, содержащими информацию о потребителях. От предприятий требуется принять меры для уничтожения всех отчетов потребителей до такой степени, чтобы их нельзя было реконструировать или перечитывать. Несоблюдение закона FACTA может привести к штрафам, коллективным искам, а также к возбуждению судебных исков со стороны федеральных властей и властей штата за нарушение этого закона.

Дополнительную информацию о FACTA можно найти на сайте http: // www.ftc.gov/

Уничтожение данных

: 4 совета по обеспечению соответствия требованиям

Мы живем в «информационную эпоху», когда беспрецедентные объемы цифровых данных создаются в основе информации, и этот поток не замедляется.

По данным International Data Corporation (IDC), цифровая вселенная растет на 40% в год. Компании несут ответственность за создание, хранение и защиту большого количества созданных данных.Фактически, IDC обнаружила, что сотрудники и потребители компаний создали две трети точек данных.

Data может помочь бизнесу оптимизировать повседневные операции, лучше обслуживать клиентов и прогнозировать будущие тенденции. Но большие данные влекут за собой большую ответственность. Чем больше данных создают компании, тем больше данных они должны должным образом обрабатывать и уничтожать, чтобы защитить конфиденциальность своих сотрудников и потребителей.

Статистика утечки данных продолжает расти, а нормативные требования становятся все более жесткими.Хотя штрафы и судебные издержки, связанные с несоблюдением требований, сильно различаются, компаниям следует готовиться платить больше, поскольку и суды, и юристы по групповым искам сосредоточивают внимание на неправомерном использовании данных.

Сейчас как никогда важна правильная политика утилизации и уничтожения данных.

Что такое уничтожение данных?

Уничтожение данных — это процесс «надлежащего» уничтожения информации, будь то бумажная или цифровая, в соответствии с установленными отраслевыми стандартами и стандартами передовой практики.

При безопасном уничтожении данных конфиденциальная информация заменяется случайными данными, в результате чего исходный материал становится нечитаемым.

Когда люди не могут уничтожить свои данные, они становятся уязвимыми для кражи личных данных. Исследование 2015 года показало, что 48% бывших в употреблении жестких дисков и смартфонов содержат остаточные данные, содержащие конфиденциальную личную информацию, фотографии и видео.

Ставки намного выше для компаний и крупных организаций. Когда Affinity Health Plan, Inc. забыла продезинфицировать арендованное компьютерное оборудование, медицинские карты более 340 000 человек были скомпрометированы. Надзор обошелся компании в 1 доллар.Расчет 2M с Министерством здравоохранения и социальных служб США.

Законы об уничтожении данных

По мере развития информационного ландшафта меняются и правительственные постановления, касающиеся данных. Некоторые законы штата и федеральные законы предписывают компаниям надлежащим образом хранить и уничтожать данные для защиты потребителей и сотрудников.

HIPAA

Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) был принят в 1996 году, когда отрасль здравоохранения начала полагаться на цифровые системы как в клинических, так и в административных условиях.Это федеральное законодательство защищает медицинские записи и предотвращает их разглашение.

Протоколы уничтожения данных

HIPAA строги и включают следующее:

• Бумажные записи должны быть измельчены, измельчены, сожжены или измельчены до тех пор, пока информация о пациенте не станет нечитаемой и не может быть восстановлена ​​
• Этикетированные флаконы с рецептурными препаратами должны храниться в непрозрачных пакетах до тех пор, пока не будут уничтожены подрядчиком по утилизации.
• Электронная информация должна быть очищена с помощью программного обеспечения перезаписи или магнитных методов
  

Закон о компьютерном мошенничестве и злоупотреблении

Закон о компьютерном мошенничестве и злоупотреблениях, принятый в 1984 году, обновлялся шесть раз, чтобы отразить изменения в сборе данных и технологиях.По сути, закон запрещает доступ к компьютеру без разрешения и был разработан для наказания хакеров. Наказания могут быть суровыми и повлечь за собой уголовное наказание.

Закон Грамма-Лича-Блайли

Закон Грэмма-Лича-Блайли обязывает финансовые учреждения, такие как банки, ипотечные кредиторы и кредитные союзы, разъяснять потребителям свою политику обмена информацией и защищать конфиденциальную информацию. Уничтожение данных должно соответствовать строгим правилам утилизации Федеральной торговой комиссии.

Закон Сарбейнса-Оксли 2002 года

Закон Сарбейнса-Оксли 2002 года (SOX), принятый в ответ на корпоративные финансовые скандалы, включая Enron и WorldCom, защищает инвесторов от корпоративного мошенничества. Управление записями является центральным элементом SOX, который устанавливает особые правила хранения, аудита и уничтожения финансовых данных.

Закон о справедливых и точных кредитных операциях

Закон о справедливых и точных кредитных операциях (FACTA) — это поправка к более известному Закону о честной кредитной отчетности.Закон FACTA, принятый в 2003 году, защищает потребителей от кражи личных данных и предусматривает, что все предприятия — независимо от размера и отрасли — должны защищать данные клиентов. В 2005 году были добавлены специальные инструкции по удалению данных.

Посетите AccessCorp.com/records-management/regulatory-compliance/, чтобы узнать, как Access работает напрямую с клиентами, чтобы обеспечить соответствие широкому спектру отраслевых стандартов.

Советы по обеспечению соответствия уничтожению данных

Данные — это палка о двух концах.Каким бы ценным он ни был для компаний в понимании потребительских тенденций, он также может быть дорогостоящим при неправильном управлении. Несоблюдение требований по уничтожению данных может привести к крупным штрафам и судебным искам, а также к разрушительному ущербу для репутации.

К счастью, есть четкие шаги, которые компании могут предпринять, чтобы соответствовать требованиям.

1: Разработать политику удаления и уничтожения данных

Политика уничтожения данных регулирует процесс очистки и уничтожения данных в организации и охватывает все данные, будь то печатные или цифровые.При разработке этой политики организации должны убедиться, что она соответствует всем отраслевым, государственным и федеральным нормам.

Обеспечение соответствия начинается с создания формализованных политик в отношении процесса уничтожения данных.

Во-первых, компания должна четко определить данные, которые она хочет защитить. Не все данные одинаковы, и важно определить, какие документы будут включены в процедуры уничтожения. При разработке политики компании должны привлекать представителей различных отделов, обеспечивая учет всех слабых мест и возможностей для улучшения.

И помните: применение политик так же важно, как и создание политик. Аудиты политик уничтожения данных следует проводить периодически, чтобы гарантировать выполнение всех требований.

2: Оцифровать записи

По закону некоторые компании должны хранить бумажные копии определенных записей в течение определенного времени. В этих случаях существуют методы и графики хранения для безопасного уничтожения бумажных документов.

Однако в большинстве случаев бумага — ненужное обязательство.Невозможно определить, кто читал лист бумаги или делал ксерокопию. Даже самая тщательная система регистрации не может предупредить менеджера о пропаже документов или о том, что аудит не был проведен.

Оцифровывая записи и используя программное обеспечение для интеллектуального уничтожения данных, такое как CartaHR, которое может быть настроено на автоматическое удаление документов по графикам хранения, компании могут сделать важный шаг в обеспечении надлежащего хранения и окончательного уничтожения конфиденциальных данных.

3: Используйте программное обеспечение для управления записями Программное обеспечение для управления записями

— это универсальное средство защиты данных на протяжении всего их жизненного цикла.За счет автоматизации процессов и выполнения автономных аудитов эти системы могут предупреждать пользователей, когда срок действия документов истек и их следует уничтожить. Хранение определенных документов, таких как формы I-9, дольше, чем требуется по закону, может привести к штрафам, поэтому важно не только уничтожить документы, но и сделать это своевременно.

4: Работа с консультантом по ведению документации

Законы о хранении и уничтожении данных различаются в зависимости от отрасли и штата. Чтобы убедиться, что ваша компания соблюдает нормативные требования, рассмотрите возможность работы с консультантом по управлению записями.Эти эксперты могут определить, правильно ли ваша организация хранит и уничтожает данные, защищая вас от дорогостоящих судебных исков и штрафов.

На что обращать внимание на поставщиках уничтожения данных

Уничтожаете ли вы бумажные документы или цифровые файлы, поставщик данных может гарантировать, что ваша информация исчезнет навсегда. Прежде чем нанимать поставщика, изучите его, чтобы убедиться, что он соответствует индивидуальным потребностям вашей компании в данных и обладает квалификацией для защиты ваших сотрудников и клиентов.

При поиске компании, занимающейся безопасным уничтожением данных, спросите следующее:

1: Ваш поставщик сертифицирован NAID ? Национальная ассоциация по уничтожению информации (NAID) устанавливает отраслевые стандарты безопасной утилизации конфиденциальных документов.

2: Предоставляют ли они сертификаты об уничтожении? Эти подробные документы описывают, как ваши данные были уничтожены и уничтожены, чтобы защитить вас в случае аудита или судебного процесса.

3: Соблюдают ли они федеральные, государственные и отраслевые стандарты? Важно, чтобы ваш поставщик разбирался в правилах уничтожения данных, а не только в технологиях.

4: Обеспечивают ли они цепочку поставок? При уничтожении бумажных документов и жестких дисков необходимо знать, у кого и когда был доступ. Ваш поставщик должен иметь возможность предоставить подробную цепочку поставок, которая защитит вашу компанию в случае нарушения.

По мере того, как становится доступным все больше и больше данных, у компаний появляется уникальная возможность улучшить операции, лучше обслуживать клиентов и улучшить чистую прибыль.Однако крайне важно, чтобы компании понимали, как защитить себя от дорогостоящих утечек данных и неправильного управления информацией. Создавая политики уничтожения данных и работая с сертифицированными поставщиками услуг по уничтожению данных, компании могут соблюдать требования, извлекая выгоду из информационной эпохи.

Брайан Куинн — эксперт в области управления записями и информацией, операций и систем сканирования, цифровой трансформации и безопасного уничтожения информации.Брайан является вице-президентом по стратегическому развитию бизнеса в Access, сертифицированным менеджером по документации (CRM), сертифицированным специалистом в области информации (CIP) и имеет степень магистра делового администрирования в Колледже бизнеса Уильямса при университете Ксавьера.

налоговый сезон: безопасное уничтожение документов | Монета | Платное финансовое планирование | Консультанты по инвестициям

Налоговый сезон — прекрасное время года, чтобы навести порядок в картотеке; вы сортируете файлы, копаетесь в документах и ​​решаете, что сохранить, а что выбросить.

Вот некоторые предметы, которые следует рассмотреть при утилизации:

• Банковские и брокерские отчеты (поскольку отчеты за 10 лет и торговые подтверждения доступны на веб-сайтах Schwab и Fidelity)
• Уведомления о взаимных фондах
• Счета за коммунальные услуги
• Выписки по кредитной карте
• Старая налоговая декларация *

* Посетите веб-сайт IRS, чтобы ознакомиться с подробными инструкциями относительно рекомендуемого периода удержания налоговых деклараций за предыдущий год.

После того, как старые документы будут отсортированы, важно безопасно уничтожить их, поскольку документы могут содержать личную информацию, такую ​​как номера счетов или номера социального страхования.

Moneta с гордостью спонсирует ежегодное мероприятие по уничтожению документов, на котором клиенты, их друзья и родственники могут принести стопки и коробки с документами в офис компании Moneta в Сент-Луисе в Клейтоне (100 S. Brentwood Blvd., 63105) для безопасного уничтожения. В этом году мы предварительно планируем провести «День уничтожения» 5 июня. Эта дата может быть изменена в свете последних рекомендаций и правил COVID. Более подробная информация будет позже.

Помимо бумажной работы, у многих из нас в ящиках и шкафах валяется старая электроника.Устаревшие гаджеты часто можно утилизировать бесплатно. Местные розничные продавцы электроники, такие как Best Buy или Office Depot, принимают перерабатываемую электронику. Посетите их веб-сайт или позвоните в магазин, чтобы узнать, какие товары они принимают.

Обратите внимание, что если вы утилизируете предмет, содержащий личные данные, например смартфон, рекомендуется удалить данные, удалив или сбросив настройки до заводских значений по умолчанию. Для старых компьютеров сделайте еще один шаг и уничтожьте жесткий диск.

Хотя измельчение жестких дисков не будет доступно на мероприятии Moneta’s Shred Day, наша компания по измельчению — American Document Destruction — уничтожит их для вас по адресу: 1201 Research Blvd, Creve Coeur, MO 63132. Жесткие диски необходимо удалить заранее и разрушение обойдется в 2 доллара.

© 2021 Moneta Group Investment Advisors, LLC. Все права защищены. Moneta Group Investment Advisors, LLC является инвестиционным консультантом, зарегистрированным в Комиссии по ценным бумагам и биржам, и 100% дочерней компанией Moneta Group, LLC.Регистрация в качестве инвестиционного консультанта не предполагает определенного уровня навыков или обучения. Moneta — знак обслуживания, принадлежащий Moneta Group, LLC.

Уничтожение документов

При подписке на наши услуги по уничтожению документов на месте, сертификат AAA N.A.I.D. Техник по безопасности придет прямо к вам домой или на работу. После предъявления удостоверения личности с фотографией специалист по безопасности перенесет материал из вашего защищенного контейнера (ов) в мобильный грузовик для уничтожения документов, ожидающий у вашей двери.Затем материал помещается в измельчитель большого объема, где он быстро разрушается.

Каждый мобильный грузовик для уничтожения документов оснащен системой видеонаблюдения, позволяющей наблюдать за уничтожением ваших материалов через экран бортового видеонаблюдения. Для дополнительного душевного спокойствия вы можете наблюдать за процессом каждый раз, когда выполняется служба. После того, как все материалы будут уничтожены, специалист по безопасности предоставит вам Сертификат об уничтожении для ваших записей.

Услуга уничтожения документов на месте доступна как для регулярных запланированных маршрутных визитов, так и для договоренностей «по вызову». Мы также можем организовать обслуживание на месте для одноразового массового измельчения в результате очистки файла или генеральной очистки. Для отдела уничтожения документов Randy’s Environmental Services нет ни одной слишком маленькой или слишком большой работы.

Безопасная цепочка поставок — это термин, широко используемый в индустрии уничтожения документов. Однако мы выводим это на совершенно другой уровень.С того момента, как вы поместите документ в один из наших защищенных контейнеров, до момента, когда измельченная бумага будет упакована в тюки для вторичной переработки, цепочка поставок никогда не нарушается. В отличие от конкурентов, мы не используем сторонние средства передачи для пакетирования бумаги. От начала до конца все объекты и оборудование, используемые в процессе, принадлежат и эксплуатируются Randy’s Environmental Services.

Уничтожение документов за пределами площадки осуществляется таким же безопасным способом, как и услуги на месте. Однако измельчение происходит на нашем предприятии, а не на вашем.Вот несколько распространенных примеров, в которых удаление документов вне офиса является хорошей альтернативой:

Потребности в очистке файлов / массовом уничтожении — Часто предприятия хранят большие количества старых записей на отдельном складе или хранилище. В этой ситуации мы можем организовать встречу с заказчиком и предоставить услугу «загрузка и работа», доставив материал обратно на наш объект для безопасного измельчения. Для клиента, время которого ограничено, эта опция позволяет быстро выполнить работу.

Электронные носители — Такие предметы, как кассеты, кассеты VHS, компакт-диски, DVD, гибкие диски, микрофиши и жесткие диски, как правило, уничтожаются вне офиса. Благодаря пластику и металлам, содержащимся в электронных носителях, удаленное измельчение гарантирует, что вся измельченная бумага пригодна для вторичной переработки. Примечание: обслуживание на месте доступно для большинства электронных носителей, когда объемы значительно большие.

Small Amounts — У Randy’s есть 3 публичных места размещения для тех, у кого есть небольшое количество материалов, которые нужно уничтожить.Это очень экономичная альтернатива для домовладельцев и малых предприятий с минимальными одноразовыми потребностями в измельчении. Свяжитесь с нами, чтобы получить более подробную информацию об этом популярном варианте услуги.

Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше о том, как отдел по уничтожению документов Randy’s Environmental Services может защитить ваш дом или бизнес.

Уничтожение документов — точное уничтожение документов

Чикаго Уничтожение документов

Регулярное обслуживание

Accurate Document Destruction предоставляет безопасные контейнеры для хранения на вашем предприятии, будь то под столами, типографиями или по всему офису.У нас есть надежный контейнер для удовлетворения ваших потребностей.

Наша команда разрабатывает график с частотой и количеством контейнеров безопасности и местоположениями в соответствии с вашими потребностями.

Наш обученный персонал посетит ваше предприятие и вместе с вами разработает график сбора и уровень обслуживания, отвечающий вашим потребностям.

Предоставляет ценную информацию о требуемой продолжительности хранения определенных документов и наиболее эффективном месте для размещения защитных контейнеров для вашего персонала.

Когда мы прибудем для обслуживания, наши водители в униформе приедут к вам на объект и соберут материал из различных пунктов сбора на вашем предприятии и объединят их в более крупный контейнер, чтобы доставить в наш мобильный измельчитель , надежно уничтожив все ваши конфиденциальные документы в вашем месте.

После того, как ваши документы будут уничтожены и переработаны, наш офис с радостью предоставит вам свидетельство об уничтожении , обеспечивающее важный учет того, что ваши документы были уничтожены в соответствии с некоторыми из самых строгих требований по уничтожению данных.

Просто разовая чистка? Мы тоже так делаем!

Мы предлагаем измельчение навалом как по расписанию, так и по запросу. Будь то разовая работа или постоянная потребность, у нас есть решение, которое удовлетворит ваши потребности. Мы предоставляем услуги по измельчению как на месте, так и за его пределами. В зависимости от количества материала мы предоставим один или несколько мобильных измельчителей, чтобы уничтожить ваши документы или ленты на месте.

Наша профессиональная команда будет присутствовать на протяжении всего процесса, собирая весь материал и уничтожая его на наших современных мобильных измельчителях .Это позволяет нашим клиентам быть уверенными в том, что их материалы уничтожаются, не покидая их контроля.

Эта услуга доступна для частных, коммерческих и промышленных клиентов, которым необходимо уничтожить свои документы.

Уничтожение на месте

Для более крупных работ многие клиенты предпочитают использовать наши внешние услуги. Это означает, что мы приезжаем на ваш объект, собираем все материалы для уничтожения и доставляем их на наш безопасный завод по измельчению, где мы уничтожаем ваши конфиденциальные материалы.

Постоянное соблюдение строгих политик цепочки поставок и предоставление сертификатов об уничтожении после завершения работы. Заказчики по запросу могут прибыть на удаленный объект и засвидетельствовать уничтожение материала .

Все наши удаленные объекты по уничтожению имеют

• 24/7/365 видеонаблюдение
• Объект с сигнализацией
• Безопасный объект требует доступа к бейджу и частой проверки биографических данных всех сотрудников
• Обеспечивает уничтожение бумаги и продукции
• Мы приветствуем работу любого размера
• Видеозапись — получение видеозаписи разрушения
• Строгие процедуры цепочки поставок
• Объект с тревогой
• Услуги по пакетированию и переработке

.