Что документально подтверждает факт проведения хозяйственной операции: Что документально подтверждает факт проведения хозяйственной операции?

Что документально подтверждает факт проведения хозяйственной операции: Что документально подтверждает факт проведения хозяйственной операции?

график документирования и сроки хранения

Любые хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, должны быть оформлены документально надлежащим образом. Документы выполняют информационную функцию бухгалтерского учета.

Определение 1

Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) – материальный объект, являющийся носителем информации в зафиксированном виде.

Из этого следует, что любая хозяйственная операция на производстве должна быть подкреплена документом, в качестве подтверждающего факта ее осуществления. Подобный механизм позволяет узаконивать любые производственные процессы. Документация и документооборот – это действенный способ актуализировать информацию, определяя точное время, место, объект учета и ответственных за операцию лиц.

Документация и документооборот в бухучете

Документация рассматривается как процесс документального оформления финансово-хозяйственных операций.

Отражение этих механизмов может носить сплошной и непрерывный характер, что подразумевает документирование операций в процессе их совершения, либо сразу после их окончания. Следовательно, документацию можно считать одной из особенностей документооборота, где записи выполняются на основании первичных документов.

Определение 2

Документооборот – это порядок и путь движения документов по инстанциям, с момента их формирования до передачи в архив.

Движение первичных документов регулирует график документооборота. Этот документ составляется бухгалтером и обязательно должен быть подтвержден соответствующей отметкой начальника предприятия. В нем отражается:

• Назначение первичных документов.
• Порядок их оформления.
• Срок передачи в архив.

Оформлять график можно в виде схем, непосредственно графиков или списка работ с обозначением исполнителей и сроков движения документов. В ходящие в график исполнители оповещаются о своих обязанностях посредствам выписки с подробным перечислением документов, которые попадают по сферу его деятельности и временные границы предоставления этих документов. Контролирующую функцию исполнения предписаний по документообороту выполняет главный бухгалтер организации.

Нужна помощь преподавателя?

Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут!

Описать задание

Первичные документы в документообороте

Определение 3

Первичный документ – это бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственных операций и являющийся начальным подтверждением свершившегося факта.

Первичный документ служит подтверждением юридической силы хозяйственной операции и устанавливает ответственность лиц, принимавших участие в ее осуществлении.

Первичные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если соблюден строгий регламент их заполнения. Форма отчетных документов представлена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если форма документа не предусмотрена альбомом, регламент его заполнения должен быть установлен предприятием.

Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны включать в свое содержание следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа.
• Дата создания.
• Наименование организации, составившей документ.
• Содержание произведенной операции.
• Измеритель операции в натуральном и денежном выражении.
• Наименования должностей ответственных лиц.
• Личные подписи должностных лиц.
• Код формы.
• Расшифровки подписей ответственных лиц.

В случае, если первичный учетный документ составлен не по форме, отсутствует какой-либо из реквизитов, к организации могут быть применены санкции, поскольку подобное считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета.

Исправления в первичных бухгалтерских документах допускаются только в том случае, если они не являются банковскими или кассовыми, т.е. не служат подтверждением операций носящих экономический характер. В текстовых и цифровых данных первичных данных не допускаются неоговоренные исправления и подчистки.

Сроки хранения

Еще один важный механизм документооборота – это организованное хранение первичных документов. Установлены регламентированные сроки нахождения документации в архиве, в зависимости от степени важности:

• 3 года – инвентаризационная документация, акты проведения ревизий, бухгалтерские балансы, квартальные балансы.
• 5 лет – первичные и учетные документы.
• 10 лет – годовые балансы.
• 75 лет – лицевые счета рабочих и служащих и т. д.

Первичное наблюдение в документообороте

Первичное наблюдение в документообороте – основа функционирования хозяйственного учета. Данный элемент делопроизводства охватывает следующие сферы бухгалтерии:

• Оценку и критерии отбора фактов хозяйственной деятельности предприятия.
• Однозначное объявление объектов и событий, отражаемых в системе учета.
• Совмещение во времени оформления наблюдения и измерения фактов хозяйственной деятельности.
• Способы контроля наблюдения и передачи фактов хозяйственной жизни для последующей работы над анализом.

Исходя из результатов первичного наблюдения, приступают к составлению документов. Все текущие хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны проходить процедуру документального оформления оправдательно типа, которые являются основой первичной учетной информации, а, следовательно, и ведения бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы в системе бухгалтерского учета Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

С. И. ПОЛЕНОВА,

кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета Финансовой академии при Правительстве РФ

Совокупность первичных учетных документов в бухгалтерском учете представляет основной способ наблюдения, измерения и регистрации хозяйственной деятельности организации.

Каждая хозяйственная операция, возникающая в процессе работы и представляемая в денежной форме независимо от ее содержания и объема, оформляется соответствующим первичным учетным документом. На основании данных, содержащихся в таких документах, появляется возможность реализовать требования к бухгалтерскому учету, выраженные в полноте формирования учетных сведений, их достоверности, своевременности и др. Формирование учетных данных в первичной документации определяет возможность использования других элементов метода бухгалтерского учета.

Первичный учетный документ представляет письменное разрешение на совершение хозяйственной операции и письменное доказательство факта осуществления хозяйственной операции. Он характеризуется тем, что является основанием для последующих записей данных о возникших хозяйственных операциях в системе бухгалтерского учета. Значение первичного учетного документа в бухгалтерском учете представлено нарис. 1.

первичныи учетный документ

■А!

ПРЕДСТАВЛЯЕТ ПИСЬМЕННОЕ РАЗРЕШЕНИЕ НА СОВЕРШЕНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОПЕРАЦИИ

VI

ПРЕДСТАВЛЯЕТ ПИСЬМЕННОЕ ДОКАЗАТЕЛЬСТВО ФАКТА ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОПЕРАЦИИ

ЯВЛЯЕТСЯ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩИХ ЗАПИСЕЙ О ВОЗНИКШИХ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЯХ

Рис. 1. Значение первичного учетного документа в бухгалтерском учете

Значимость первичных учетных документов в бухгалтерском учете трудно переоценить. Первичные документы используются для формирования регистров аналитического и синтетического учетов, отчетных форм. Правильность и своевременность их составления в значительной степени определяет качественное состояние бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности в организации. Последующее формирование точных учетных показателей, их представление в установленные сроки могут быть осуществлены при условии своевременного составления, оформления и контроля за записями в первичной документации. Документы не только подтверждают объективность последующих бухгалтерских данных, но и помогают выявить ошибочные записи в системе учета.

Первичные учетные документы являются средством, при помощи которого осуществляется хозяйственная деятельность организации, поскольку данные первичного учета широко используются для оперативного управления деятельностью организации.

В системе учета формируются информационные сводки за короткие временные периоды (день, сутки, смену, пятидневку и др.), содержание которых позволяет принимать оперативные и своевременные управленческие решения, способствующие повышению эффективности работы как подразделений организации, так и предприятия в целом.

На основании первичных учетных документов ведется повседневное наблюдение и контроль за движением активов, принадлежащих организации, в процессе кругооборота капитала и превращения его из одной формы в другую. Они используются для установления законности и целесообразности хозяйственных операций. Документирование хозяйственных операций позволяет предотвратить нецелесообразное и неэффективное использование ресурсов, соблюдать режим экономии и нормы расходования средств.

В первичных учетных документах проставляются подписи должностных лиц, распорядив-

шихся произвести хозяйственную операцию, а также подписи лиц, ее выполнивших. Подобный порядок оформления документации позволяет установить персональную ответственность должных лиц по всем хозяйственным операциям, использовать эти сведения для оценки эффективности их работы, а также в правоприменительной деятельности.

Первичные учетные документы, составленные с соблюдением установленных требований, используются как доказательная база в разрешении споров, возникающих между организациями, между организациями и физическими лицами. Они признаются документами, имеющими юридическую силу, в арбитражных и гражданских спорах, уголовных делах, используются при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, назначаемой судом при рассмотрении дел.

Данные первичных учетных документов необходимы в процессе контрольно-ревизионной работы, проведения внутреннего и внешнего аудита, в процессе экономического анализа работы организации. По ихданным организуется внешний контроль за деятельностью, подтверждается достоверность учетных и отчетных данных, выявляются резервы улучшения имущественного и финансового состояния организации, разрабатываются мероприятия по оптимизации ее функционирования.

Требования о порядке оформления первичными учетными документами совершаемых хозяйственных операций установлены Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (рис. 2).

Требования, установленные к первичным учетным документам, должны раскрывать содержание и особенности совершенной и оформленной хозяйственной операции, представлять информацию для организации достоверного бухгалтерского учета, экономического анализаде-ятельности, оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами.

требования к первичным учетным документам

составление по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм

наличие обязательных реквизитов

составление в момент совершения операции, в отдельных случаях — после ее совершения

исправления в документах подтвержаются подписями лиц — участников хозяйственных операций

сохранность в течение сроков по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет

Рис. 2. Требования к первичным учетным документам

Первичные учетные документы для регистрации хозяйственных операций должны составлять по формам, которые являются межотраслевыми унифицированными формами, разрабатываемыми централизованно Росстатом (ранее — Госкомстатом России).

Межотраслевыми унифицированными (типовыми) формами называют первичные учетные документы, используемые для оформления определенных, установленных в инструкциях к этим документам, хозяйственных операций, независимо от организационно-правовых форм и отраслевой принадлежности организаций.

Они содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлениями соответствующего органа государственной статистики:

— Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18. 08.1998 № 88;

— Унифицированные формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденные постановлением Госкомстата России от01.08.2001 № 55;

— Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7;

— Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и др.

Первичные учетные документы, по которым не предусмотрены унифицированные формы, должны быть разработаны самими организациями, предусмотрены в приказе руководителя об учетной политике и утверждены им. Они должны содержать обязательные сведения — реквизиты, под которыми понимаются показатели, характеризующие хозяйственную операцию, представленную в первичном учетном документе, придающие ему юридическую силу.

Количество реквизитов и их содержание являются следствием целей составления первичного документа и характера отраженной хозяйственной операции. Несмотря на то, что совокупность хозяйственных операций, различающихся между собой целями, характером, условиями осуществления, довольно многочисленна и разнообразна, отдельные реквизиты

обязательные реквизиты первичных учетных документов

НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

_

ДАТА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ, ОТ ИМЕНИ КОТОРОЙ СОСТАВЛЕН ДОКУМЕНТ

СОДЕРЖАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОПЕРАЦИИ

ИЗМЕРИТЕЛИ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОПЕРАЦИИ В НАТУРАЛЬНОМ И ДЕНЕЖНОМ ВЫРАЖЕНИИ

НАИМЕНОВАНИЕ ДОЛЖНОСТЕЙ ЛИЦ, ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА СОВЕРШЕНИЕ И ПРАВИЛЬНОСТЬ ОФОРМЛЕНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ОПЕРАЦИИ

ЛИЧНЫЕ ПОДПИСИ ДОЛЖНОСТНЫХ лиц

Рис. 3. Обязательные реквизиты первичных учетных документов

документов являются общими. Нормативными документами по бухгалтерскому учету такие реквизиты называются обязательными (рис. 3).

В необходимых случаях в первичных учетных документах должны содержаться номер документа, название и юридических адрес организации, от имени которой составлен документ, указаны стороны, участвующие в совершении операции, печать организации и некоторые другие данные. Если документ не имеет каких-либо обязательных реквизитов, он теряет свою силу, не принимается к исполнению, не может служить основанием для дальнейших записей в регистрах бухгалтерского учета. Остальные реквизиты, присущие для конкретных видов первичных документов, определяются характером операции, регистрируемой в них.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Первичные учетные документы должны составляться своевременно, т.е. в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее совершения. Документы должны быть составлены качественно и содержать достоверные сведения. Ответственность за это несут должностные лица, подписавшие документы.

Первичные учетные документы должны быть заполнены четко и без помарок. Если в текстовой части или в цифровых данных была допущена ошибка, ее следует исправить, зачеркнув неправильное одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и сделать сверху над зачеркнутым правильную запись с указанием даты внесения исправления. Такое исправление должно быть оговорено и подтверждено подписями лиц, составивших документ. Однако в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Первичные учетные документы могут быть изъяты у организации на основании соответствующих постановлений:

— органами дознания;

— органами предварительного следствия;

— органами прокуратуры;

— органами внутреннихдел. В этом случае главный бухгалтер

или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию их хранения несетруководитель организации.

Группировка первичных учетных документов ведется по назначению, способам их составления и месту составления (рис. 4). Она позволяет дать полную и всестороннюю характеристику первичных учетных документов, понять их взаимосвязь с последующими этапами учетного процесса.

По назначению выделяются следующие виды документов:

— распорядительные первичные учетные документы;

— оправдательные (исполнительные) первичные учетные документы;

— документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные первичные учетные документы представляют распоряжение, задание, приказ руководителя организации или других уполномоченных лиц о совершении определенной хозяйственной операции. Такими документами могут быть доверенность на получение материальных ценностей, приказ (распоряжение) руководителя организации о направлении работника в командировку и др. Характерной особенностью распорядительных документов является то, что они не служат документами, в которых описана выполненная хозяйственная операция, и не являются основанием для записи в бухгалтерском учете.

Оправдательные (исполнительные) первичные учетные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат для ее исполнителей оправданием в расходовании средств, получении ценностей и др. Исполнителями зачастую выступают материально ответственные лица.

КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ПО НАЗНАЧЕНИЮ

Т I

т

* Г

ПО СПОСОБАМ СОСТАВЛЕНИЯ

ПО МЕСТУ СОСТАВЛЕНИЯ

Рис. 4. Признаки классификации иервичныхучетныхдокументов

К оправдательным (исполнительным) первичным учетным документам относят приходные ордера, на основании которых приходуют материальные ресурсы, расходные кассовые ордера, используемые для оформления выдачи денежных средств из кассы, и др.

Документами бухгалтерского оформления являются документы, оформляемые работниками бухгалтерской службы для подготовки к выполнению счетных записей. Они составляются на основании распорядительных и оправдательных (исполнительных) первичных учетных документов. Их содержание составляет указание на то, какие должны быть выполнены записи и на какие суммы. Так, по окончании расчета амортизации по объектам основных средств за отчетный месяц составляется бухгалтерская справка для указания сумм амортизации, которые необходимо отнести на соответствующие счета производственных затрат.

Документы бухгалтерского оформления формируются для отражения сумм резервов на отпуска работающих, резервов по сомнительным долгам, отчислений на социальное страхование и обеспечение (ЕСН и отчислений на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний), налога на имущество организации и др. Они оформляются в виде расчетов, разработочных таблиц, группировочных ведомостей, листков-расшифровок и др.

Для рационализации учетного труда часто применяются первичные учетные документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, оправдательных (исполнительных) документов и документов бухгалтерского оформления. Такие документы квалифицируются как комбинированные первичные учетные документы. Они служат для оформления хозяйственных операций в целях дальнейшего использования в учетном процессе. К комбинированному документу относят расходный кассовый ордер, который содержит распоряжение на выдачу денежных средств (признак распорядительного первичного учетного документа) и в котором удостоверяется факт совершения хозяйственной операции (признак оправдательного (исполнительного) документа).

В зависимости от способа составления первичные учетные документы делятся на две группы:

— разовые первичные учетные документы;

— накопительные первичные учетные документы.

Разовыми считают документы, составляемые единовременно, в один прием для отражения одной или несколькиххозяйс-твенных операций. После составления документов они становятся основанием для записей в регистры бухгалтерского учета. Разовыми являются большая часть первичных учетных документов: платежные поручения, применяемые для перечисления денежных средств с расчетного счета организации на расчетный счет получателя, приходные кассовые ордера, которыми оформляются операции по оприходованию денежных средств в кассу, и др.

Накопительные документы включают бумаги, составляемые постепенно в течение установленного временного периода (сутки, декада, месяц, квартал), для накапливания данных по однородным систематически повторяющимся операциям. К таким документам относятся лимитно-заборные карты, применяемые для оформления отпуска материальных ценностей на производственные нужды в течение декады, месяца, квартала; наряды на сдельную работу, в которых фиксируются данные о выработке рабочих, закрываемые за первую и вторую половины месяца, и др. Они оформляются в течение установленного периода, закрываются по его окончании. После сдачи в бухгалтерию такие документы используются для последующих бухгалтерских записей.

По месту составления первичные учетные документы делятся на внутренние и внешние. Если внешние первичные учетные документы составляются в других организациях и поступают на предприятие для необходимой обработки и использования, то внутренние документы составляются в самой организации.

За правильность оформления внутренних первичных документов несет ответственность организация, составившая его. О фактах неверно оформленных внешних документов организация должна сообщить контрагенту.

В процессе совершения хозяйственных операций, оформляемых первичными учетными документами, бухгалтерия ведет контроль за правильностью, достоверностью и точностью их отражения. Формы контрольных мероприятий, используемых в бухгалтерском учете, представлены нарис. 5.

Рис. 5. Формы контроля за первичными учетными документами

Предварительный контроль осуществляется в процессе совершения хозяйственных операций на стадии оформления как распорядительных, так и оправдательных (исполнительных) первичных учетных документов. Особая значимость предварительного контроля за заполнением первичных учетных документов определяется тем, что большинство документов, не относящихся к документам бухгалтерского оформления, формируется оперативными работниками, материально ответственными лицами. Целью предварительного контроля является обеспечение законности хозяйственных операций, правильности их оформления, недопущения хищений, недостач, приписок и других злоупотреблений со стороны должностных лиц.

Ответственность за организацию предварительного контроля за первичными учетными документами несет главный бухгалтер. В соответствии с нормами ст 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществленных хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имуществаи выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для

его подписи они считаются недействительными. Подпись главного бухгалтера является обязательной также на документах, в соответствии с которыми возникают и погашаются финансовые и кредитные обязательства организации.

После составления все первичные учетные документы представляются в бухгалтерию и служат основанием для записей в регистрах аналитического и синтетического учетов.

Последующий контроль за первичными учетными документами проводится в процессе бухгалтерской обработки и подготовки документации к последующей группировке и обобщению учетной информации.

Бухгалтерская обработка и подготовка первичной учетной документации включает четыре этапа (рис. 6).

Последующий контроль организуется для оправдательных документов как внутреннего, так и внешнего характера. Обычно такой контроль ведется работниками бухгалтерской службы, функциональные обязанности которых состоят в ведении бухгалтерского учета по отдельным участкам. Последующий контроль включает проверку первичных учетных документов по существу, формальную проверку и арифметическую проверку (рис. 7).

Проверка по сществу предполагает установление законности и экономической целесообразности хозяйственной операции и является логическим завершением предварительного контроля за документацией. На стадии проверки по существу организуется контроль за сохранностью активов, устанавливается персональная ответственность лиц, подписавших первичные документы.

всех работников.

Предварительный контроль за документальным оформлением хозяйственных операций проводится путем просмотра и визирования главным бухгалтером всех распорядительных документов (договоров, приказов, распоряжений и др.). Документы, являющиеся основанием для приема и выдачи денежных средств в наличной и безналичной формах, подписываются главным бухгалтером. Без

1 ЭТАП

2 ЭТАП

3 ЭТАП

4 ЭТАП

Рис. 6. Этапы бухгалтерской обработки и подготовки первичной учетной документации

ВИДЫ ПОСЛЕДУЮЩЕГО КОНТРОЛЯ ЗА ПЕРВИЧНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

ПРОВЕРКА ПО

СУЩЕСТВУ

ФОРМАЛЬНАЯ ПРОВЕРКА

АРИФМЕТИЧЕСКАЯ ПРОВЕРКА

Рис. 7. Виды последующего контроля за первичными учетными документами

Формальная проверка первичных учетных документов исходит из необходимости соблюдения формальных требований к оформлению хозяйственной операции и заполнению соответствующего документа. Она состоит в следующем:

— в установлении того, использована унифицированная форма первичного документа или форма документа разработана в организации и утверждена в приказе руководителя об учетной политике;

— в определении полноты и правильности заполнения всех реквизитов первичного документа;

— в выявлении соответствия данных, приведенных в распорядительных документах, данным оправдательных (исполнительных) документов;

— в установлении наличия и подлинности подписей лиц, составивших первичный документ;

— в определении правильности записей в документах;

— в выявлении своевременности оформления первичным документом хозяйственной операции;

— в установлении своевременности представления первичных документов в бухгалтерскую службу в соответствии с графиком документооборота.

Формальная проверка имеет достаточно большое значение для выявления фактов неправомерных действий (хищений, сокрытия недостач и сверхнормативных потерь ценностей) со стороны материально ответственных лиц и других работников организации. Об этом могут свидетельствовать факты неправильного оформления документов, использования первичных документов, составленных с ошибками, не соответствующих междуведомственным унифицированным формам; несвоевременного составления и представления документов в бухгалтерию; подписания документов лицами, не утвержденными в приказе руководителя организации, и другие факты. Такие случаи должны сопровождаться установлением их причин и виновных лиц, принятием мер по повышению ответственности лиц, составляющих документы, и ответственных за хозяйственные операции.

Арифметическая проверка включает проверку правильности приведенных цифровых значений показателей и арифметических расчетов, выпол-

ненных в первичных учетных документах. На основании арифметической проверки устанавливают правильность количественной характеристики отраженных в них хозяйственных операций. Проверке подвергаются не только документы, составленные в самой организации (внутренние документы), но и поступившие от других организаций и физических лиц (внешние документы).

Первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, передаются главному бухгалтеру организации для принятия решений.

Таким образом, проведение разнообразных видов проверок первичных учетных документов позволяет реализовать задачи бухгалтерского учета по обеспечению пользователей достоверной учетной информацией.

Расценка (таксировка) первичных учетных документов, представляющая второй этап бухгалтерской обработки и подготовки документов, выполняется в связи с тем, что в бухгалтерском учете, наравне с обязательным денежным измерителем хозяйственных операций, используются натуральные показатели. Они содержатся в первичных учетных документах, дают возможность всесторонне охарактеризовать хозяйственную операцию, необходимы для ведения аналитического учета. Для получения денежного измерителя хозяйственной операции в первичном документе проставляется цена и рассчитывается сумма, т. е. происходит денежная оценка хозяйственной операции, называемая расценкой или таксировкой первичного документа.

Третьим этапом бухгалтерской обработки и подготовки первичных документов является их группировка и подсчет данных. Данный этап необходим для формирования сводной информации за определенный временной период внутри отчетного месяца по данным первичных документов: смену, день, пятидневку, декаду. Документы группируются по определенным признакам (по содержанию хозяйственной операции, по датам, по материально ответственным лицам и др.). По каждой группе первичных документов подсчитывают итоговые данные.

Подсчитанные данные используют для составления сводных документов: группировочных и накопительных ведомостей, а также ведомостей, содержащих установленную совокупность учетных

Рис. 8. Составление бухгалтерских проводок

показателей, для оперативного контроля и принятия управленческих решений.

По исчисленным данным в сводных и накопительных документах, а также непосредственно в самих первичных документах составляют бухгалтерские проводки (рис. 8).

Для удобства составления бухгалтерских проводок в первичных, сводных и накопительных документах предусматриваются специальные графы для указания дебетуемого и кредитуемого счетов, а также суммы по отдельной хозяйственной операции или их совокупности. Возможно составление бухгалтерских проводок на основании записей в учетные регистры аналитического и синтетического учетов либо в регистры, совмещающие записи в аналитическом и синтетическом разрезах.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, при использовании электронных вычислительных машин — оттиск соответствующего штампа. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, документы для начисления заработной платы подлежат обязательному гашению штампом «Получено», «Оплачено» с указанием даты.

Движение первичных учетных документов, регистрирующих хозяйственные операции, должно быть упорядочено и организовано по определенным правилам. Порядок передачи первичных документов для текущего ведения учета, контроля

СТАДИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

СОЗДАНИЕ ИЛИ ПОЛУЧЕНИЕ ПЕРВИЧНОГО ДОКУМЕНТА ОТ ДРУГОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРОВЕРКА, ИСПОЛНЕНИЕ И ПРИНЯТИЕ К УЧЕТУ ПЕРВИЧНОГО ДОКУМЕНТА

БУХГАЛТЕРСКАЯ ОБРАБОТКА И ПОДГОТОВКА ПЕРВИЧНОГО ДОКУМЕНТА

ПЕРЕДАЧА ПЕРВИЧНОГО ДОКУМЕНТА В АРХИВ

Рис. 9. Стадии документооборота

за хозяйственной деятельностью, составления бухгалтерской отчетности регламентируется в самой организации.

Движение первичных документов в процессе их формирования, оперативного использования, бухгалтерской подготовки и обработки от составления (внутренние документы) или получения от других организаций (внешние документы) до передачи в архив после использования для формирования учетных регистров называется документооборотом. Стадии документооборота в организации представлены нарис. 9.

Порядок документооборота на предприятии определяется главным бухгалтером. Распоряжения главного бухгалтера по своевременному оформлению хозяйственных операций, представлению необходимых документов и сведений обязательны для всех работников. Строгая дисциплина в оформлении хозяйственных операций, порядок документооборота, персональная ответственность каждого работника за составление и использование первичных документов, соблюдение графика прохождения документов являются важной предпосылкой достоверности бухгалтерских данных, полноты информационной учетной совокупности, сохранности имущества организации, эффективности управленческой деятельности.

Рациональная организация бухгалтерского учета включает планирование выполнения учетных работ. План организации учетных работ, составляемый главным бухгалтером, обеспечивает своевременное получение учетных данных, характеризующих результаты работы и позволяющих своевременно составлять и представлять бухгалтерскую и налоговую отчетность внутренним и внешним пользователям, а также внутреннюю отчетность для управленческих нужд.

В составе плана организации учетных работ формируется график документооборота, в котором определяется последовательность движения первичных документов:

— кто и в каком порядке составляетдокументы;

— куда и в какие сроки они передаются;

— какие учетные записи выполняются по данным этихдокументов;

— где и в течение какого срока они должны храниться после использования в соответствии с назначением. 8

о л

щ а а.

|Э

Чо Ь л с В

* 5 о в а щ

и =

и К

I :В

£ I

в в

£ а

о е

о

с

и № Я

л

м

:=

О

К в

а

а

о -&

с

к

Б ^

в

Л

а с а

©

л £

£

2 СЕ

^ л * &

ч 5

о

о

полнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (см. таблицу).

Работники организации составляют и представляют в бухгалтерию документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Первичные учетные документы вместе с регистрами бухгалтерского учета и формами отчетности подлежат обязательной сдаче в архив. До этого они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Лица, ответственные за их хранение, назначаются главным бухгалтером.

Обработанные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке в пачки и оформляются справкой для архива. Приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним первичными документами (платежными поручениями, платежными требованиями и др.) подбираются в хронологическом порядке, переплетаются во избежание их утраты или злоупотреблений. Отдельные виды документов (по начислению заработной платы — наряды на сдельную работу, сменные рапорты, рапорты о выработке и др.) могут храниться непереплетенными. Они подшиваются в папках.

Выдача первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, форм отчетности из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается. В отдельных случаях выдача может производиться по распоряжению главного бухгалтера.

Сроки хранения первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с правилами ведения архивныхдел, но не менее пяти лет.

Литература

1. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 03.11.2006 № 183-ФЭ).

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н (в ред. от 26.03.2007 № 26н).

3. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт — Эльба

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

 

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 бесплатных уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.  

Документы для сделки с клиентом:

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
• Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
• УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

• Предмет договора: какой результат сделки.  
• Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
• Права и обязанности сторон: как происходит работа.
• Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
• Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
• Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. 

Статья: Как обманывают в договорах

Шаблоны распространённых договоров:

Шаблон договора об оказании услуг

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек. 

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. На патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели, а остальные освобождены. Посмотрите список в статье, там же вы найдёте информацию об отсрочке до 2021 года для ИП без сотрудников и полную инструкцию по переходу на онлайн-кассы.

Статья про онлайн-кассы

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам. 

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

Статья: товарная накладная ТОРГ‑12

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру. 

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения). 

Первичные документы — как подтверждение реальности хозяйственных операций между контрагентами

Олег НИКИТИН, адвокат
директор судебно-правового департамента юридического объединения ID Legal Group

---

В этой статье предлагается рассмотреть выводы судов по делу № 826/5263/14, в котором исследования всех имеющихся первичных документов плательщика в их совокупности послужили основанием для выводов судов об опровержении факта «реальности» хозяйственных операций.

Предметом спора по данному делу было НУР, которым плательщику увеличено денежное обязательство по НДС на основании выводов акта проверки, которым было установлено занижение указанного налога в связи с отсутствием документального подтверждения осуществления хозяйственных операций.

Судом первой инстанции при рассмотрении этого дела исследовались все первичные документы плательщика, предоставленные им к материалам дела (договоры, счета-фактуры, расходные и налоговые накладные, акты приема-передачи услуг), при этом было установлено, что плательщиком не были предоставлены документы, подтверждающие оплату товара, перевозку товара, качество товара (паспорт оборудования и сертификат соответствия оборудования), составление отчетов о выполнении договора, отсутствие производственных, офисных или складских помещений у контрагента. Кроме того, как указал плательщик, приобретенное им оборудование было сразу продано другому контрагенту и поэтому у него не было подтверждения о фактической поставке оборудования.

Суд принял эти доводы плательщика в качестве отсутствия доказательств фактического осуществления операции, поскольку формальное наличие в деле договоров, акта приема-сдачи работ (услуг), расходных накладных и налоговых накладных не является достаточным и безусловным документальным и фактическим подтверждением выполнения работ и услуг, а поэтому невозможно сделать обоснованный  вывод о фактическом проведении хозяйственных операций, что указывает на отсутствие оснований для формирования налогового кредита и валовых расходов.

Апелляционный суд, рассматривавший дело по жалобе плательщика согласился с выводом суда первой инстанции и оставил решение суда первой  инстанции без изменений; при этом отметил, что плательщиком не предоставлено никаких доказательств фактического осуществления операции на приобретение от контрагента и поставку оборудования от спорного контрагента к дальнейшему покупателю.

Кассационный суд по результатам пересмотра дела по кассационной жалобе плательщика оставил жалобу плательщика без удовлетворения, а решения предыдущих судов — без изменений, аргументируя следующим.

Только фактически осуществляемые хозяйственные операции могут быть следствием отражения в налоговом учете плательщика, а именно: отражающие движение активов плательщика, изменение его обязательств или собственного капитала и соответствующие содержанию хозяйственной операции, предусмотренной в заключенном договоре.

При этом факт реальности осуществления хозяйственной операции следует исследовать с учетом доводов как плательщика, так и налогового органа, а также давать оценку всем имеющимся в материалах дела доказательствам.

Документы и другие данные, связанные с осуществлением хозяйственной операции, отраженной в налоговом учете необходимо оценивать с учетом специфики определенной отдельной хозяйственной операции.

Если плательщиком не подтверждено  фактическое осуществление хозяйственной операции, то первичные документы утрачивают юридическую значимость, в частности в целях формирования налогового кредита даже при наличии надлежащего оформления (по внешним реквизитам и форме).

Таким образом, рекомендуем учитывать вышеизложенные выводы судов и требования законодательства о подтверждении хозяйственных операций и оформлении первичных документов плательщиков с учетом специфики определенной совершаемой сделки и документов, подготовка которых предусмотрена в заключенном договоре, поскольку в дальнейшем это будет залогом формирования надлежащей доказательной базы при общении с налоговыми органами и в дальнейшем при подаче иска по обжалованию НУР в суд, что будет полностью подтверждать факт совершения хозяйственной операции.

Документальное отражение хозяйственных операций и первичный учет

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых в учете, является одним из основополагающих принципов ведения бухгалтерского учета. Поэтому все записи в регистрах бухгалтерского учета ведутся на основе документов. При осуществлении любой производственно-хозяйственной или финансовой операции формируется первичный оправдательный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе учета.  [c.129]
Унификация и стандартизация документов. Для оформления определенных операций разрабатываются унифицированные (единые) документы, применяемые организациями и предприятиями различных отраслей народного хозяйства. Так, унифицированы кассовые, банковские документы, авансовые отчеты и др. Наряду с унификацией проводится стандартизация документов, т. е. устанавливаются одинаковые размеры различных документов. Разработка единых (типовых и стандартных) форм документов осуществляется в СССР в централизованном общегосударственном порядке. Этим обеспечивается единообразие в отражении хозяйственных явлений всеми видами народнохозяйственного учета. Типовые формы первичных документов и порядок их составления устанавливаются ЦСУ СССР. Отдельные формы специализированных первичных документов и порядок документального оформления хозяйственных операций утверждаются соответствующими министерствами и ведомствами.  [c.18]

Полнота отражения в учете всех хозяйственных операций и документальное подтверждение произведенных расходов надлежаще оформленными первичными документами. Следует учитывать, что не могут быть учтены в составе расходов предприятия, расходы, подтвержденные фиктивными или недействительными документами.  [c.156]

Однако хозяйственная деятельность экономических субъектов показывает, что и в условиях четко налаженного контроля за регистрацией хозяйственных операций не представляется возможным в полном объеме решить эту задачу. Ряд хозяйственных операций нельзя документально оформить в момент их совершения. Например, некоторые товарно-материальные ценности в силу своих физико-химических свойств имеют тенденцию к усушке, распы-лу, улетучиванию, бою. Это неизбежная естественная убыль. На такие ценности в установленном порядке утверждаются нормы потерь. В других случаях потери, недостачи возникают из-за небрежности в работе материально ответственных и иных лиц, халатности, наличия преднамеренных и непреднамеренных ошибок, обмана, а иногда и прямого мошенничества. Выявить и оформить такие факты, установить размер отклонений относительно информации, зафиксированной в первичных документах и отраженной в учете, становится возможным только при обнаружении этих фактов в процессе проведения инвентаризации путем проверки средств в натуре, а также состояния расчетов с другими организациями. Одновременно решается задача проверки и документального подтверждения фактического наличия имущества. Следовательно, инвентаризация является продолжением документации. Она дополняет и уточняет достоверность данных текущего бухгалтерского учета и годовой бухгалтерской отчетности. С ее помощью обеспечивается организация более четкого контроля за наличием и движением имущества и источников его формирования, работой материально ответственных лиц.  [c.53]

В процессе настройки задаются элементы учетной политики план счетов, способ амортизации имущества, вариант определения выручки и др. На базе типового плана счетов бухгалтерского учета создается рабочий план, содержащий счета и субсчета для ведения синтетического учета предприятия. Для ведения аналитического учета используются справочники и перечисления 1 Предприятие типовой конфигурации. При этом можно дополнять реквизитный состав справочников, изменять структуру кода, создавать дополнительные справочники, изменять (дополнять) состав значений в перечислениях. Для отражения в учете хозяйственных операций в 1С Предприятие используются типовые проводки, выполняется их настройка на специфику бухгалтерского учета предприятия. 1С Предприятие обеспечивает заполнение типовых форм первичных документов в момент совершения хозяйственной операции. В процессе настройки типовой конфигурации осуществляется адаптация типовых форм учетных документов. С учетом организационной структуры предприятия разрабатывается схема документооборота, определяется состав пользователей и сфера их компетенции. Для контроля документального отражения в учете хозяйственных операций в 1С Предприятие ведутся специальные учетные регистры  [c.115]

Документация — совокупность носителей первичной информации, отражающая хозяйственную деятельность предприятий и организаций. Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны оформляться документально. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет. Вопросы документального отражения и организации документооборота подробно рассматриваются в гл. 6.  [c.26]

Бухгалтерский учет наряду с обобщением в денежном выражении состояния хозяйственных средств и их источников в форме баланса на определенную дату изо дня в день призван документально оформлять все хозяйственные операции, из которых складываются хозяйственные процессы. Составление документов, содержащих описание и количественное выражение каждой операции,, является способом бухгалтерского наблюдения и первичного отражения хозяйственных явлений, подлежащих учету. Все это осуществляется при ведении бухгалтерских счетов.  [c.27]

СИСТЕМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА — совокупность конкретных форм и методов, обеспечивающих возможность для данной организации вести учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в учетных регистрах на основании первичных документов, т.е. осуществлять ведение бухгалтерского учета, а также формировать бухгалтерскую отчетность.  [c.292]

Однако данные, зафиксированные в документах первичного учета, нуждаются в постоянной корректировке, связанной с теми или иными свойствами объектов бухгалтерского учета. Поэтому дая дальнейшего отражения в учете и обобщения документально подтвержденных разнородных хозяйственных операций эти объекты следует оценить. Оценка заключается в денежном измерении имущества, обязательств и хозяйственных операций  [c.82]

Первичные учетные документы являются единственным подтверждением факта совершения той или иной хозяйственной операции, а следовательно, и единственным основанием для отражения этих операций на счетах бухгалтерского учета и для целей налогообложения. Поэтому при отсутствии первичного учетного документа у вас могут возникнуть проблемы с партнерами по бизнесу или собственными работниками, а уж проблемы с налоговыми органами при проведении ими документальной проверки просто гарантированы. Таким образом, утраченные документы (вне зависимости от причин их утраты) все равно придется восстанавливать, а документы, неверно оформленные, — дооформлять в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями (см. с. 9).  [c.42]

Должностные обязанности. Осуществляет в соответствии с действующими инструкциями и положениями плановые и по специальным заданиям документальные ревизии хозяйственно-финансовой деятельности организаций, а также их подразделений, находящихся на самостоятельном балансе. Своевременно оформляет результаты ревизии и представляет их в соответствующие инстанции для принятия необходимых мер. Дает оперативные указания руководителям ревизуемого объекта об устранении выявленных нарушений и недостатков, проведении контрольных проверок выполненных работ. Контролирует достоверность учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных фондов, своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением, правильность расходования материалов, топлива, электроэнергии, денежных средств, соблюдения смет расходов, порядок составления отчетности на основе первичных документов, а также организацию проведения инвентаризации и бухгалтерского учета в подразделениях организаций. Участвует в разработке и осуществлении мер, направленных на повышение эффективности ис-  [c.251]

Документальное оформление материальной (юридической) ответственности по данным, автоматически накопленным в машинных системах, требует организованной защиты информации, поступающей в ЭВМ, путем присвоения каждому материально-ответственному лицу, каждому распорядителю кредитов и ответственному за проведение операций своего ключа, открывающего и завершающего автоматическое отражение массовых операций, подконтрольных данному лицу. Введение такого ключа должно исключать возможность искажения данных автоматизированного первичного учета движения хозяйственных средств, ответственность за которые несет лицо, владеющее данным ключом.  [c.214]

Вместе с тем следует указать на то, что предварительное документирование хозяйственных операций перестает быть обязательным условием их отражения на счетах бухгалтерского учета. Его заменяет автоматизированный первичный учет с непосредственным вводом данных в систему ЭВМ. Происходит процесс вытеснения письменного документа и замена его другими техническими носителями экономической информации. Происходит модификация бухгалтерского приема документирования, замена его документально обоснованной системой первичного учета.  [c.215]

Должностные обязанности. Осуществляет в соответствии с действующими инструкциями и положениями плановые и по специальным заданиям документальные ревизии хозяйственно-финансовой деятельности предприятий, а также их подразделений, находящихся на самостоятельном балансе. Своевременно оформляет результаты ревизии и представляет их в соответствующие инстанции для принятия необходимых мер. Дает оперативные указания руководителям ревизуемого объекта об устранении выявленных нарушений и недостатков, проведении контрольных проверок выполненных работ. Контролирует достоверность учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных фондов, своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением, правильность расходования материалов, топлива, электроэнергии, денежных средств, соблюдения смет расходов, порядок составления отчетности на основе первичных документов, а также организацию проведения инвентаризаций и бухгалтерского учета в подразделениях предприятия. Участвует в разработке и осуществлении мер, направленных на повышение эффективности использования государственных средств, их всемерную экономию, усиление контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью предприятий и организаций, обеспечение сохранности социалистической собственности, правильной организации бухгалтерского учета. Контролирует работников предприятия по вопросам организации ведения бухгалтерского учета и отчетности.  [c.108]

Документация. Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов регламентируется положением о документах и документообороте. t Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.  [c.10]

Основанием для документального отражения хозяйственных операций служат правильно оформленные первичные документы. При применении ПВМ, КВМ и другой вычислительной техники документы должны содержать необходимые реквизиты, расположенные в порядке, отвечающем требованиям механизации учета. Если первичным документом являются непосредственно технические носители информации (дуаль-карта и др.), то они должны иметь все реквизиты установленные для аналогичного первичного документа, составленного ручным способом.  [c.9]

С. И. Бобыр приемы документального контроля подразделяет на технико-экономический анализ сопоставление учетных и отчетных данных с плановыми показателями и установленными нормами проверку полученных данных по разработанным формам логическое исследование хозяйственных операций проверку первичных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности по существу отражения проверку правильности, подлинности и полноты оформления документов и их взаимосвязи проверку правильности и обоснованности составления бухгалтерских проводок по корреспондирующим счетам проверку правильности записей в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных документов, переходящих остатков и расчетов счетную проверку. встречную проверку контрольное сличение [17 с. 51-63].  [c.52]

Должностные обязанности. Осуществляет, исходя из Положения о главных бухгалтерах1, организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью социалистической собственности, Обеспечивает рациональную организацию учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации и механизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля, разработку и осуществление мероприятий, направленных на соблюдение государственной дисциплины и укрепление хозяйственного расчета. Организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с.их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций, контроль за законностью, своевременностью и правильностью их оформления, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ (услуг), расчеты по заработной плате с работниками предприятия, правильное начисление и перечисление платежей в государственный бюджет,. взносов на государственное социальное страхование, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженности банкам по ссудам, отчисление средств в фонды экономического стимулирования и другие фонды и резервы. Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчётов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов, проведением инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных фондов, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непро-  [c.16]

Какие документы подтверждают факт оказания услуг

По договору предоставления услуг одна сторона (исполнитель) обязуется по заданию другой стороны (заказчика) предоставить услугу, которая потребляется в процессе совершения определенного действия или определенной деятельности, а заказчик обязуется оплатить полученную услугу (ст. 901 Гражданского кодекса, далее – ГК).

Все хозяйственные операции, в том числе и оказание услуг, отражаются в бухгалтерском учете методом их сплошного и непрерывного документирования (документации). Основанием для бухучета хозяйственных операций являются первичные документы (ч. 1 ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», далее – Закон № 996). Также для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы.

Напомним, что первичным является документ, содержащий сведения о хозяйственной операции (ст. 1 Закона № 996).

Действующим законодательством не предусмотрены какие-либо типовые документы для оформления операций по оказанию (получению) услуг. Как правило, таким документов является акт оказанных услуг.

Отметим, что на основании первичных документов определяются показатели не только бухгалтерского, но и налогового учета. В частности, согласно п. 44.1 Налогового кодекса (далее – НК), налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Кроме того, налогоплательщикам запрещается формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций из данных, не подтвержденных первичными документами (п. 44.1 НК).

Первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме. Электронный документ должен соответствовать требованиям, предъявляемым к таким документам Законом от 22.05.03 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее – Закон № 851) (п. 2.12 Положения № 88). Электронный документ, составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства и содержащий все необходимые реквизиты, имеет такую же юридическую силу, как и документ, составленный в бумажном виде (письмо ГФС от 04.01.17 г. № 30/6/99-99-15-02-02-15).

Напомним, что электронным является документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты такого документа. Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и превращен электронными средствами в визуальную форму (ст. 5 Закона № 851).

Визуальной формой электронного документа является отражение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком. То есть, по сути, электронный документ – это документ, зафиксированный на специальных носителях (серверах, дисках, USB-флешках и др.), который можно передавать по каналам связи, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи (в том числе в компьютерных сетях) применяют для публикации, хранения и дальнейшей обработки информации.

Электронный документооборот – это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов (ст. 9 Закона № 851).

Для внедрения электронного документооборота предприятие должно самостоятельно разработать порядок такого документооборота, учитывая как особенности ведения бизнеса (например, порядок приема входящей корреспонденции, обработки, проверки электронных документов), так и общие для всех законодательные требования к созданию, получению, обработке и хранению электронных документов.

В законодательстве Украины нет ограничений по использованию на предприятии единой программы, которая позволяет создавать электронные документы. Так, для организации внутреннего электронного документооборота предприятию достаточно приобрести специальное программное обеспечение для генерации электронных подписей, например «M.E.Doc».

Для идентификации автора электронного документа может использоваться электронная подпись. Причем, согласно ст. 6 Закона № 851, наложением электронной подписи завершается создание электронного документа.

Напомним, что отношения, связанные с использованием усовершенствованных и квалифицированных электронных подписей, регулируются Законом от 05.10.17 г. № 2155-VIII «Об электронных доверительных услугах» .

Как мы уже отмечали выше, акт должен содержать обязательные реквизиты. Поэтому рассматривать заполнение этого документа начнем именно с обязательных реквизитов.

Как мы уже отмечали выше, согласно формулировке из ст. 901 ГК, услуги предоставляются. Поэтому логично называть документ, которым подтверждается оказание услуг, актом сдачи-приемки предоставленных услуг. А такое название документа, как акт выполненных работ, больше подходит для оформления подрядных работ.

Также может быть унифицированное название, например «Акт сдачи-приемки работ (оказания услуг)».

Оказание услуг – это хозяйственная операция.

Составить первичный документ, которым подтверждается факт хозяйственной операции, можно во время или после ее осуществления. Но отразить в учете хозоперацию на основании такого документа можно только в том отчетном периоде, в котором такая хозоперация фактически состоялась (ч. 5 ст. 9 Закона № 996).

Отметим, что на практике предприятия нередко получают акты сдачи-приемки предоставленных услуг, в которых указаны две даты: составления документа и приемки заказчиком работ (услуг). Причем такие даты могут приходиться на разные отчетные периоды. Тогда у бухгалтера возникает вопрос:

В каком отчетном периоде в таких ситуациях признавать доход и отражать налоговые обязательства по НДС?

Согласно ч. 5 ст. 9 Закона № 996, хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены. То есть исходя из требований к оформлению первичных документов, определенных Законом № 996, дата составления документа является одновременно и датой оформления акта, и датой приемки-передачи результатов работ (услуг). Однако не всегда есть возможность подписать документ обеим сторонам в один день.

Например, исполнитель оказал услуги заказчику, на дату фактического оказания услуг составил акт от 26.06.19 г. и передал его на подпись заказчику, а тот подписал акт 05.07.19 г. На документе есть две даты, которые к тому же приходятся на разные отчетные периоды (II и III квартал). Если говорить о периоде осуществления операции, то этой датой является 26.06.19 г. и соответственно II квартал.

Еще раз отметим, что электронная подпись предназначена для идентификации автора электронного документа и именно с наложением электронной подписи завершается процесс создания электронного документа. Таким образом, до тех пор, пока на электронном документе нет подписи автора этого документа, процесс его составления нельзя считать завершенным (ст. 6 Закона № 851).

Бухучет. Расходами отчетного периода признается или уменьшение активов, или увеличение обязательств, что приводит к уменьшению собственного капитала предприятия (за исключением уменьшения капитала вследствие его изъятия или распределения между собственниками), если расходы могут быть достоверно оценены (п. 6 П(С)БУ 16).

Расходы признаются расходами определенного периода одновременно с признанием дохода, для получения которого они были понесены. Расходы, которые невозможно прямо связать с доходом определенного периода, отражаются в составе расходов того отчетного периода, в котором они осуществлялись.

Доход в бухучете признается при увеличении актива или уменьшении обязательства, что приводит к увеличению собственного капитала (за исключением увеличения капитала за счет взносов участников предприятия), если оценка дохода может быть достоверно определена (п. 5 П(С)БУ 15).

Следовательно, результат хозяйственных операций (в частности, признание доходов и расходов) отражают в бухучете в отчетных периодах их осуществления – независимо от того, когда оформлены на них первичные документы.

Минфин в письме от 22.04.16 г. № 31-11410-06-5/11705 разъясняет, что надо сделать для признания расходов, по которым на момент составления финансовой отчетности не получены первичные документы от контрагентов. В таком случае ответственное лицо субъекта хозяйствования составляет и передает в бухгалтерскую службу документ, составленный в произвольной форме (например, бухгалтерскую справку) с указанием расчетной суммы расходов. После получения надлежащим образом оформленного акта в учете проводят уточнения (корректировки) – конечно, при необходимости.

Налог на прибыль. Учет в данном случае ведется по правилам бухучета, корректировка финрезультата нормами НК не предусмотрена.

НДС. Согласно п. 187.1 НК датой возникновения налоговых обязательств в случае поставки услуг является дата первого из событий. А первым событием может быть:

• либо получение предоплаты на расчетный счет исполнителя,
• либо оформление документа, подтверждающего факт поставки услуги.

Нормами НК этот момент не уточняется. Но вопрос вполне оправдан. Конечно, логично предположить, что документ считается полностью оформленным только после подписания его сторонами (т. е. исполнителем и заказчиком). Однако у контролирующих органов может быть иное мнение. Ведь искусственно отдаляя дату приемки услуг, можно манипулировать периодом возникновения налоговых обязательств. Мы считаем, что пока этот вопрос не урегулирован.

Отметим, что ранее ГФС разъясняла (письмо ГФС от 20.05.10 г. № 9598/7/16-1517-08, № 5766/5/16-1518): поскольку налоговая отчетность основана на данных бухучета, хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они осуществлены. Поэтому если фактическая перевозка товара состоялась в одном периоде, а подписание акта выполненных услуг по перевозке товара – в другом отчетном периоде, это является нарушением правил ведения бухгалтерского и, соответственно, налогового учета. То есть получается, что, исходя из логики этого разъяснения, начислять налоговые обязательства и составлять НН нужно в периоде, когда услуга фактически была оказана.

Также, согласно ст. 882 ГК, передача работ подрядчиком и приемка их заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами.

Факт отказа фиксируется в самом акте, затем акт подписывается второй стороной. Недействительным такой акт может признать только суд в том случае, если мотивы отказа от подписи будут в судебном порядке признаны обоснованными. То есть плательщик НДС на дату оформления акта, который подписан одной стороной, должен выписать НН. Отметим, что аналогичное разъяснение было изложено ГФС в «Віснику податкової служби України», 2012, № 30, с. 39.

Осторожным плательщикам, у которых периоды оформления и подписания акта не совпадают, рекомендуем получить индивидуальную налоговую консультацию относительно даты оформления НН.

Датой возникновения налогового кредита у заказчика является дата первого из событий (п. 198.2 НК):

• или списания денег в счет оплаты услуг,
• или получения услуги.

Напомним также, что основанием для отражения налогового кредита служит НН, зарегистрированная в ЕРНН поставщиком услуг.

Допустим, услуга предоставляется помесячно, а последним днем месяца является нерабочий день. Можно ли оформить акт этим нерабочим днем?

Отметим, что оформление первичного документа нерабочим днем может вызвать вопросы со стороны органа ГФС. Например, о факте выхода на работу лица, оформившего акт. А если акт фактически был составлен в другой день, но датирован выходным днем, тогда может возникнуть вопрос, почему дата фактического составления документа и дата его составления, указанная в документе, не совпадают?

Как поступить в данной ситуации?

Предлагаем такие варианты:

• оформить акт в последний день месяца, даже если это выходной день. Аргументом в пользу именно этой даты может быть, например, то, что договором предусмотрено оказание услуги за месяц, то есть с первого по последний день включительно;
• оформить акт последним рабочим днем месяца;
• получить индивидуальную налоговую консультацию по этому вопросу.

Наименования сторон надо писать так, как они указаны в Едином государственном реестре (информацию можно проверить по бесплатному запросу на сайте Минюста).

Эта информация должна соответствовать условиям договора. Также проверяющие часто обращают внимание на то, чтобы содержание операции указывало на связь предоставленных исполнителем услуг с хозяйственной деятельностью получателя этих услуг. Поэтому советуем в актах сдачи-приемки предоставленных услуг более подробно описывать суть оказываемых услуг. Особенно это касается консультационных, маркетинговых услуг и т. п., которые всегда вызывают подозрения со стороны ГФС.

Также при составлении НН плательщикам НДС следует учитывать, что номенклатура услуг, указанных в ней, должна совпадать с формулировкой, приведенной в акте (ОИР, категория 101.16).

При заполнении этого реквизита следует помнить, что подписывать первичный документ имеют право только те лица, которые уполномочены (ответственны) за проведение данной операции. Например, при проверке будет считаться нарушением если акт подписан директором в тот день, когда он был в командировке или отпуске. Следует заранее назначать приказом лицо, временно исполняющее обязанности директора в эти дни, которое и подпишет акт.

Подпись должна быть полностью расшифрована. Например, внизу акта возле подписи должны быть указаны Ф. И. О. и должности. Также возможен вариант, когда в акте вверху делается оговорка «Мы, нижеподписавшиеся…», тогда внизу проставляются только Ф. И. О. и подписи.

Если документ формируется в электронном виде, на него налагается электронная цифровая подпись.

Правила исправления ошибок в первичных документах прописаны в п. 4.2, 4.4 Положения № 88. Так, ошибочные записи зачеркиваются, над ними пишется правильный текст, рядом ставится надпись «Исправлено», которая заверяется подписями тех же лиц, которые подписали этот акт, с указанием даты исправления.

Конечно, исправлять ошибки обязательно в том случае, если они существенно искажают данные о проведенной хозяйственной операции. Однако зачастую ошибки в акте могут быть такими, что даже при их наличии этим документом можно подтвердить факт предоставления/получения услуг. Например, в информационном письме ВАСУ от 02.06.11 г. № 742/11/13-11 указано, что допускается дефект формы первичного документа (отдельные нарушения при его заполнении), если хозяйственная операция фактически состоялась, что может быть подтверждено плательщиком. Отметим, что аналогичная норма содержится и в п. 2.4 Положения № 88.

Вместе с тем не исключено, что факт несущественности ошибки в акте сдачи-приемки предоставленных услуг придется доказывать в суде.

Приведем образец заполненного акта сдачи-приемки оказанных услуг.

1 из 1

Зразок.doc

Скачать

Исправление ошибок в ПУД 2019: что важно знать вашему бухгалтеру

Что должно быть в первичном документе?

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (далее — ПУД). Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. ПУД должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Эти правила установлены ч.ч. 1, 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).

Бухгалтерский учет и налоговый учет экономическими субъектами ведется на основании ПУД, которые (включая справку бухгалтера) являются подтверждением их данных. Документы, подтверждающие «налоговые» расходы, произведенные на территории РФ, также должны быть оформлены в соответствии с требованиями бухучета, в том числе, содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (ст. 313, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 13.09.2018 N 03-03-06/1/65618, от 31.05.2018 N 03-07-11/37134, от 14.05.2018 N 03-03-06/1/31933, от 12.01.2018 N 03-03-06/1/797).

К обязательным реквизитам ПУД относятся (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ):

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Если ПУД не отвечает требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ (например, в нем отсутствуют обязательные реквизиты, содержатся недостоверные или неполные сведения) и, тем самым, не подтверждает факты реального совершения хозяйственных операций или не позволяет однозначно и полно их идентифицировать, организации может быть отказано в вычете НДС и учете расходов для целей налогообложения (постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.04.2018 N 20АП-669/18 (оставлено без изменения постановлением Арбитражного суда Центрального округа от 13.08.2018 N Ф10-2834/18 по делу N А09-213/2017, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.09.2017 N 15АП-8584/17).

Кроме того, ошибки в ПУД могут повлечь искажения данных бухгалтерского и налогового учета и налоговые риски.

Какие ошибки можно не исправлять?

При выявлении в ПУД ошибок (недостоверных сведений) стороны обязаны внести в них исправления в целях их достоверности (постановления Десятого арбитражного апелляционного суда от 09.04.2018 N 10АП-20651/17, от 16.01.2015 N 10АП-14763/2014 по делу N А41-53651/14, ФАС Московского округа от 17.06.2013 по делу N А41-13545/12).

Между тем, Минфин России разъясняет (Письмо Минфина РФ от 27.05.2014 N 03-03-10/25243), что в случае, если ошибки в ПУД не связаны с обязательными реквизитами, указанными в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, то такие ошибки можно не исправлять. Финансовое ведомство отмечает (Письмо Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547 направлено ФНС для сведения и использования в работе налоговыми органами, а также для доведения до сведения налогоплательщиков (письмо ФНС России от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@)), что ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Соответственно исправлять такие ошибки не обязательно.

Таким образом, по мнению автора, при обнаружении ошибок в ПУД необходимость их исправления должна устанавливаться самими хозяйствующими субъектами в зависимости от того, насколько грубыми они являются, и исходя из их возможности повлечь неблагоприятные налоговые последствия для сторон сделки.

Ошибки, подлежащие исправлению

К ситуациям, когда ошибки в оформлении ПУД подлежат обязательному исправлению, на наш взгляд, можно отнести следующие случаи:

1. Ошибки в ПУД привели к искажению в бухгалтерском и (или) налоговом учете, и у хозяйствующего субъекта возникает необходимость (обязанность) вносить исправления в учет. В этом случае исправление ошибок в учет должно вносится на основании, в том числе исправленных ПУД.
2. ПУД не содержит обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, или содержит в качестве этих реквизитов некорректные сведения, что не позволяет однозначно и полно установить содержание факта хозяйственной жизни.
3. ПУД не содержит реквизитов (содержит некорректные реквизиты), прямо не предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, но ключевых для определения фактических обстоятельств и реальности хозяйственной операции.

Как исправить ПУД?

Законодательство РФ исходит из того, что в ПУД допускаются исправления, за исключением кассовых и банковских документов. Исправление в ПУД должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 4.7 Указания Банка России 11.03.2014 N 3210-У, п. 10 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359).

Исправлять ПУД можно несколькими способами:

1) Путем внесения исправлений в первоначальный документ.

В этом случае зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления (п.п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105, которое в силу ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ применимо и в настоящее время).

2) Путем составления правильно заполненного (исправленного) документа дополнительно к документу с ошибкой

В этом случае ПУД исправляются в порядке, предусмотренном для исправления счетов-фактур (письма Минфина России от 22.01.2016 N 07-01-09/2235, ФНС России от 23.03.2018 N СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 N СД-4-3/4226@).

Т.е. исправления вносятся путем составления нового экземпляра, в котором указывается номер и дата документа, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления.

Таким образом, применяется порядок, аналогичный пункту 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, а именно: по совокупности в первоначальном документе и документе с исправленными данными имеется в наличии информация о неправильном и верном тексте, дате исправления и подтверждении исправления подписями лиц, подписавших документ.

В частности, такой порядок реализован для внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные в электронном виде (приказы ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@, от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@).

Обратите внимание! Заменить ПУД с ошибками новым документом нельзя (письма Минфина России от 23.10.2017 N 03-03-10/69280, ФНС России от 12.01.2018 N СД-4-3/264), т.е. нельзя выбросить неправильно заполненный документ и вместо него подложить новый.

Порядок внесения исправлений в ПУД стороны сделки вправе определить самостоятельно.

Исправления в ПУД должны быть заверены представителями сторон, участвовавшими в составлении этого документа.

При исправлении ПУД, оформленных в нескольких экземплярах, исправления нужно внести в каждый из них, в том числе в экземпляры, находящиеся у контрагентов Внесение исправлений в ПУД в одностороннем порядке не допускается и нарушение данного правила может привести, в частности, к тому, что такие документы не будут приняты в качестве документального подтверждения расходов (Постановления Десятого арбитражного апелляционного суда от 09.04.2018 N 10АП-20651/17, от 16.01.2015 N 10АП-14763/14, Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2015 N 01АП-3125/15, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 18.02.2015 N 04АП-6483/14, Постановления ФАС Уральского округа от 01.04.2013 N Ф09-1090/13 по делу N А76-283/2012).

Если ошибки в ПУД привели к искажению данных бухгалтерского и налогового учета, то необходимо внести исправления в налоговые и бухгалтерские регистры, а при необходимости представить уточненные налоговые декларации.

Исходные документы для бухгалтерских операций

Каждый раз, когда компания совершает финансовую транзакцию, она создает некий бумажный след. Бухгалтеры называют этот бумажный след исходным документом или документами. Если малый бизнес выписывает чек со своего текущего счета на канцелярские товары, например, чек и квитанция на канцелярские товары становятся исходными документами.

Важность исходных документов

Исходный документ важен для бухгалтерского учета и бухгалтерского учета, поскольку он предоставляет доказательства того, что финансовая операция произошла.В течение отчетного или налогового аудита, исходные документы резервного копирования Счётной журналы и гроссбух как бесспорный след сделки.

Вы будете хранить первичные документы для своего бизнеса точно так же, как вы храните квитанции об объектах, подлежащих вычету из налогооблагаемой базы, для ваших налогов. Если ваши налоги проверяются, исходные документы служат доказательством того, что вы совершили эти покупки. То же самое и с вашим бизнесом, но в бизнесе вы храните оригинальные документы для каждой финансовой операции, а не только для благотворительных пожертвований.

Важные данные и факты

Исходный документ описывает все основные факты транзакции, такие как сумма транзакции, кому была сделана транзакция, цель транзакции и дата транзакции.

Общие исходные документы включают:

• Аннулированные чеки
• Счета-фактуры
• Кассовые чеки
• Компьютерные чеки
• Кредитовое авизо для возврата средств покупателю
• Табель рабочего времени сотрудников
• Депозитные квитанции
• Заказы на покупку

Хранение документов

Информация исходного документа должна быть записана в соответствующий бухгалтерский журнал как можно скорее после операции.После записи все исходные документы должны быть сохранены в какой-либо системе, где их можно будет восстановить, если и когда потребуется. В некоторых случаях может быть даже важно обеспечить цепочку поставок, чтобы можно было определить, что рассматриваемый исходный документ остается под вашим контролем.

Оригиналы и фотокопии

В большинстве случаев юридически приемлемы фотокопии исходных документов. Например, Налоговая служба принимает ксерокопии квитанций с 1997 года, если они разборчивы, содержат всю информацию, имеющуюся в оригинале, и, в рамках процесса сканирования, представляют эту информацию в формате, идентичном оригинал.

Квитанция с материалами, в которой указаны приобретенные объекты и уплаченная цена, но которая была отсканирована без названия поставщика, не будет квалифицирована. Документ, содержащий всю информацию в исходной квитанции, но набранный повторно в формате Word или Excel, также не будет соответствовать требованиям.

Многие предприятия и государственные учреждения также используют стандарт IRS для полного, разборчивого и точного воспроизведения оригиналов документов. Однако другие учреждения могут дополнить эти общие требования.

Вашингтонский университет, например, принимает в качестве замены оригинального документа только фотокопии, отсканированные с минимальной плотностью 300 точек на дюйм (dpi) и представленные в форматах PDF или TIFF; фотокопии в формате JPEG не принимаются.

Если вы планируете сканировать бухгалтерские или юридические документы для облегчения хранения, обратитесь в соответствующее учреждение, чтобы убедиться, что они примут документы в том формате, который вы планируете использовать.

Определение исходных документов — AccountingTools

Что такое исходные документы?

Исходные документы — это физическая основа, на которой регистрируются бизнес-операции.Исходные документы обычно сохраняются для использования в качестве доказательства, когда аудиторы позже проверят финансовую отчетность компании и должны подтвердить, что операции действительно имели место. Обычно они содержат следующую информацию:

• Описание бизнес-операции

• Дата операции

• Определенная денежная сумма

• Разрешающая подпись

Многие исходные документы являются также проштампован для обозначения утверждения или для записи текущей даты или счетов, которые будут использоваться для записи базовой транзакции.

Исходный документ не обязательно должен быть бумажным. Он также может быть электронным, например, электронная запись часов, отработанных сотрудником, которая вводится в систему хронометража компании через смартфон.

Примеры исходных документов

Примерами исходных документов и связанных с ними бизнес-операций, которые появляются в финансовых записях, являются:

• Выписка по счету . Он содержит ряд корректировок балансового остатка денежных средств компании, на которые компания должна ссылаться, чтобы привести свои записи в соответствие с данными банка.

• Кассовая лента . Это может быть использовано как свидетельство продаж за наличные, которое поддерживает запись сделки купли-продажи.

• Квитанция по кредитной карте . Это может быть использовано в качестве доказательства выплаты денежных средств из мелкой наличности.

• Сейф чековые изображения . Эти изображения поддерживают регистрацию денежных поступлений от клиентов.

• Отборочная накладная . Он описывает товары, отправленные покупателю, и, таким образом, поддерживает запись транзакции продажи.

• Заказ на продажу . Этот документ, вместе с транспортной накладной и / или упаковочным листом, может использоваться для выставления счета покупателю, который, в свою очередь, генерирует транзакцию продажи.

• Счет-фактура поставщика . Это исходный документ, подтверждающий выдачу поставщику наличных, чеков или электронных платежей. Счет-фактура поставщика также поддерживает запись расхода, товарно-материальных ценностей или основных средств.

• Временная карта .Это поддерживает выдачу сотруднику зарплаты или электронного платежа. Если клиенту выставляются счета за часы работы, он также поддерживает создание счетов-фактур клиентов.

Например, компания занимается консалтинговым бизнесом. он накапливает информацию об отработанном времени из расписаний сотрудников, которая затем включается в счета-фактуры клиентов, что, в свою очередь, приводит к созданию транзакции продажи и дебиторской задолженности. Таким образом, в этой ситуации расписание является исходным документом для транзакции продажи.

Средства контроля исходных документов

Существует ряд возможных средств контроля, которые можно использовать для снижения риска того, что исходные документы не будут должным образом зарегистрированы в системе бухгалтерского учета. Одним из наиболее распространенных элементов управления является предварительная нумерация документов, чтобы упростить отслеживание отсутствующих документов. Другой элемент контроля заключается в согласовании остатков на счетах с подтверждающими первичными документами, чтобы увидеть, не были ли какие-то документы зарегистрированы, или если некоторые транзакции, зарегистрированные в счетах, не имеют никаких подтверждающих первичных документов.

Как долго хранить исходные документы

Согласно различным нормативным актам, некоторые исходные документы должны храниться в течение нескольких лет. Также может быть разумным сохранить эти документы независимо от правил, хотя бы для предоставления доказательств в случае судебного процесса или для улучшения обслуживания клиентов. По этим причинам компания должна принять политику уничтожения документов, которая строго контролирует уничтожение или другие формы уничтожения исходных документов до тех пор, пока не пройдет определенное количество лет.

Сопутствующие курсы

Руководство для бухгалтеров
Пакет обучения бухгалтеров
Руководство по бухгалтерскому учету
Как проводить аудит
Управление записями

Типы исходных бухгалтерских документов в бухгалтерском учете

Оба предприятия (или люди) участвующие в сделке получат копию первичного бухгалтерского документа произведено.

Документы бывают разных форм, размеров, цветов и типов.

Они могут быть на бумажных носителях или в электронных файлах, например в формате PDF.

Каждый документ имеет несколько общих черт: —

• Дата транзакции
• Сумма
• Название обоих предприятий / людей
• Номер ссылки
• Описание транзакции
  

Виды исходных бухгалтерских документов

Есть много разных типов исходных документов.

Ниже приводится список из десяти, которые регулярно используются большинством предприятий.

1. Котировки
   Покупатель может требовать от разных продавцов расценки на товары, которые он хочет купить.
   Котировки будут изучены, обсуждены и будет принято решение о том, какие продавец, у которого можно купить товар, обычно в зависимости от того, у кого самый дешевый.
   После этого будет размещен заказ, и поставщик-победитель обратится предложение в счет-фактуру продажи.


2. Заказы
   Когда бизнесу необходимо купить товар он заполнит форму заказа.
   Форма заказа может быть такой же простой, как A5 лист из дубликата книги, или это может быть бланк, предоставленный продавцом через его он-лайн веб-сайт или каталог.
   Бланки заказов не всегда показать стоимость, потому что покупатель может не знать стоимость при размещении порядок.
3. Квитанции о доставке
   Во многих случаях поставщик предоставляет накладную о доставке с товарами, которые отправляются, отправляются или доставляются.
   Часто они содержат описание доставляемых товаров, чтобы покупатель мог сверить их со своим заказом сразу по прибытии.
4. Счета-фактуры купли-продажи
   Когда продавец оформит документ, содержащий все детали продажи.
   Если продавец не ожидает предоплаты наличными раньше отправляя товар, они укажут в счете свои условия оплаты т. е. время, которое у покупателя есть до момента оплаты.
   Один пример — платеж должен быть получен не позднее 30 числа месяца после даты выставления счета.
   Продавец вводит документ в свою систему как счет-фактуру продажи. Покупатель вводит его в свою систему как счет-фактуру покупки.
5. Кредитовые и дебетовые ноты
   Если покупатель решает не оставлять товар у себя, а вернуть его продавцу, Продавец выдаст специальную записку, в которой будет указана сумма, подлежащая возврату.
   В системе бухгалтерского учета поставщика это называется кредитным авизо, поскольку оно уменьшает сумму задолженности покупателя.
   В системе бухгалтерского учета покупателя это называется дебетовым авизо, поскольку оно уменьшает сумму его задолженности продавцу.
6. Уведомления об оплате / переводе
   Когда клиент оплачивает свой счет, они отправят поставщику денежный перевод совет, в котором подробно описывается сумма и номера оплачиваемых счетов.
   Это будет отправлено либо вместе с чеком, либо отдельно, если оплата произведена Интернет-банкинг.
   Денежные переводы часто можно найти уже распечатанными как небольшой вырез внизу или справа сторона, счет-фактура продажи / покупки.
7. Чеки (чеки)
   Чек (чек) — это специальная банкнота, которая представляет собой наличные деньги, выплачиваемые клиентом.

   Для проверки требуется подпись лица, имеющего право подписи банковского счета, с которого выписан чек. Каждый чек имеет специальный номер на нем, который нужно записать в бухгалтерию система.

   Имя получателя должно быть написано на чеке. Если он оставлен пустым, любой может заполнить его своим именем и внести депозит чек, таким образом украшая деньги.

   Чеки должны быть перечеркнуты сверху надписью «не подлежит обсуждению» и напечатанными словами «Или на предъявителя» вычеркнуто (не на всех чеках), поэтому чек должен быть депонирован на банковский счет получателя, а не обналичен, таким образом предотвращение кражи.

8. Квитанции
   Один раз заказчик оплатил счет, поставщик может выдать квитанцию.
   А квитанция является доказательством того, что оплата произведена, что является хорошей идеей при оплате наличными.
   Квитанции обычно выдаются автоматически, когда покупать что-то в магазине.
9. Депозитный лист
   Когда покупатель платит чеком или наличными, продавец выпишет банковский депозит бланк, который отнесут в банк и предъявят вместе с чеки и наличные.
   В квитанции о депозите будет указана общая сумма депонирован плюс разбивка сумм чеков и наличных денег.
   The банк сделает запись платежа, чтобы он отображался на выписка с банковского счета плательщика в качестве полученного платежа и на банк клиента выписка о произведенной оплате.
10. Прочие
    Исходные бухгалтерские документы могут включать в себя договоры аренды или займа с прилагаемые платежные ведомости, в которых указана общая сумма к оплате плюс проценты и административные сборы.
    

Оформление документов

Жизненно важно, чтобы все бухгалтерские первичные документы подаются таким образом, чтобы их было легко для получения позже в случае возникновения каких-либо запросов.

Самый распространенный метод — записать все в порядке дат, а затем Алфавитный порядок.

Большинство налоговых департаментов потребуют от вас наличия хорошая система делопроизводства в офисе минимум 5-7 лет.

Общие термины / слова

• Получатель платежа — физическое или юридическое лицо, которому платят или получают платеж
• Плательщик — лицо, производящее платеж или выплачивающее средства другому предприятию или лицу
• Продавец — поставщик ( получатель)
• Покупатель — покупатель; покупатель (плательщик)

Бухгалтерский учет по исходным документам Тест

Что это такое и зачем они нужны вашему бухгалтеру

Исходные документы — это любые оригинальные финансовые записи, которые служат бумажным документом для поддержки ваших бухгалтерских операций.Эти документы могут включать, помимо прочего, заказы компании на поставку, упаковочные листы и счета-фактуры поставщиков, аннулированные чеки, кассовые чеки и табели учета рабочего времени сотрудников.

Подобные записи позволяют вашему бухгалтеру или бухгалтеру доказать законность записей в журнале и главной книге. И хотя на самом деле не имеет значения, существуют ли ваши исходные документы в виде бумажных копий на бумаге или в электронном формате (обратите внимание, что многие предприятия до сих пор регулярно распечатывают и хранят резервные копии электронных документов на бумажных носителях), Дело в том:

• вы предприняли шаги для создания безопасной и организованной системы для хранения и хранения ваших документов,
• все соответствующие бухгалтерские записи сделаны своевременно и точно, а
• одним из определяющих факторов любой файловой системы, которую вы используете, является легкий поиск четких, полных, разборчивых копий всех ваших оригинальных документов.

Да, сканированные и фотокопированные квитанции обычно приемлемы с точки зрения налоговой проверки.

Управление исходными документами для налоговых целей

Согласно IRS, все ваши деловые записи (означающие любые документы, подтверждающие «статью дохода, вычета или кредита, указанные в вашей налоговой декларации») должны храниться как минимум два года, вплоть до «неопределенного срока» — в зависимости от о деятельности, которую они поддерживают. Фактически, вероятность того, что ваша компания может быть выбрана для налоговой проверки в любой конкретный год, также является одной из наиболее важных причин для обеспечения легкого доступа к этим записям.

Во время проверки государственные налоговые следователи несут ответственность за проверку точности доходов и вычетов, указанных в налоговых декларациях вашей компании. Поскольку это обычно достигается путем изучения репрезентативной части ваших бухгалтерских операций, часть аудиторского расследования также будет включать в себя изучение соответствующих исходных документов.

По возможности, ваши исходные документы должны включать:

• долларовая сумма вовлеченной операции,
• дата, когда это произошло,
• участвовавших в сделке, и
• почему была совершена сделка

Однако периоды времени, установленные IRS для хранения документов, не только помогают им рассчитывать дополнительные налоги в будущем.Правильное хранение файлов также позволяет вашему бизнесу вносить поправки в предыдущие налоговые декларации, чтобы требовать возмещения или компенсации, которые могли быть пропущены.

Больше преимуществ хорошего учета

Сохранение исходных документов, бухгалтерских записей и других финансовых документов для использования в будущем выходит за рамки ваших налоговых обязательств. Это также является частью разумной бизнес-стратегии. Проверка документации вашей компании играет ключевую роль в любом бизнес-аудите, в том числе в ходе аудита, который обычно сопровождает приобретение, слияние или продажу.

Важно рассматривать свою бухгалтерскую деятельность как часть гораздо более крупной инфраструктуры. Каждая бухгалтерская операция, в которой участвует ваша компания, и каждый соответствующий исходный документ помогает заложить основу для точной финансовой отчетности.

Если вы когда-нибудь дойдете до точки, когда будет иметь смысл объединить усилия с другой организацией — или вообще оставить свою компанию — у вас гораздо больше шансов достичь своих целей, если ваши записи не повреждены, актуальны и доступны. .

Допустим, ваша долгосрочная стратегия включает план выхода, который вращается вокруг продажи вашего бизнеса. Имеет смысл только то, что потенциальные покупатели захотят узнать как можно больше о финансах вашей компании. Фактически, большая часть процесса коммерческих продаж включает открытие ваших книг для заинтересованных сторон, чтобы они могли изучить историю вашей прибыли и спрогнозировать будущую выручку.

Среди прочего, этот процесс может включать проверку вашей компании:

• прошлые налоговые декларации,
• активы (как материальные, так и нематериальные) и обязательства,
• прогнозов движения денежных средств и
• Отчет о прибылях и убытках

И неотъемлемая ценность этих типов деловой документации проистекает непосредственно из ваших бухгалтерских привычек.Чем строже стандарты бухгалтерского учета вашей компании с годами, тем полезнее становятся эти записи.

Меньше всего вам как владельцу бизнеса нужно упустить реальную возможность — запланированную или незапланированную — из-за того, что вы не смогли обеспечить порядок в финансовом хозяйстве. Исходные документы — и записи, частью которых они являются — играют важную роль в создании финансовых отчетов и отчетов, которые позволяют вам лучше управлять бизнес-целями и управлять ими.

Так что вместо того, чтобы чувствовать разочарование или нетерпение в следующий раз, когда бухгалтер поймает вас за недостающей квитанцией, помните, что помощь вашему бухгалтеру лучше выполнять свою работу — это надежное вложение в будущее вашей компании.

12 типов бизнес-документов, необходимых каждому бизнесу

Документы и бизнес — синонимы друг друга. Вам нужны документы, чтобы начать, вести и расширять бизнес.

Короче говоря, их невозможно обойти. Фактически, вам нужна система для надлежащего ведения всех деловых документов, которые вы накапливаете за эти годы.

Если вы начинаете бизнес и хотите знать, какие типы бизнес-документов потребуются вашей компании, то это руководство для вас.

Давайте сделаем быстрый обзор.

1. Уставная документация

Будьте готовы копаться во всевозможных юридических документах, пока вы являетесь владельцем бизнеса. Один из этих деловых документов, который вам необходимо иметь под рукой, — это письменный отчет о внутреннем законодательстве.

Нет необходимости регистрировать это в вашем штате, однако необходимо иметь это под рукой. Что такое подзаконные акты?

Это правила, которые компания устанавливает для самоуправления. В некоторых штатах не требуется, чтобы у компаний были уставы, но их создание — хорошая практика.Он предоставит вашей компании рекомендации по решению определенных проблем.

В этом документе подробно описывается структура вашей компании, проблемы управления и отдельные роли. В случае, если ваша компания окажется в споре, ваши директора будут знать, что делать. Он также определяет, требуется ли собрание совета директоров для предварительного утверждения решения.

2. Операционное соглашение (LLC)

Если вы являетесь корпорацией с ограниченной ответственностью (LLC), то неплохо иметь операционное соглашение под рукой.Это особенно необходимо, когда участников несколько.

Целью данного бизнес-документа является описание функциональных и финансовых решений. Например, при наличии нескольких партнеров будет подробно описано, как следует принимать бизнес-решения и как будет происходить распределение прибылей и убытков.

Хорошо охватить все аспекты, например, что произойдет, если один из партнеров решит уйти из бизнеса.

Все члены компании должны подписать этот документ, и он становится юридически обязывающим контрактом.Вы можете сделать это с помощью онлайн-инструмента для электронной подписи, такого как eversign.

Во-первых, сядьте со своими партнерами, чтобы определить, что включить в документ операционного соглашения.

3. Соглашение о неразглашении

На протяжении всей своей деловой карьеры вы будете работать с подрядчиками, фрилансерами, сотрудниками и деловыми партнерами. И во время этих отношений вам придется делиться информацией, которая важна для вашей компании.

Важно защитить свой бизнес, потребовав от этих лиц подписать соглашение о неразглашении информации (NDA).

Некоторые из важных данных, которыми вы можете поделиться, включают:

• Списки клиентов
• Детали проекта
• Финансовые отчеты
• Ценовые планы
• Идеи дизайна
• И так далее

Любая информация, которую ваши конкуренты хотели бы получить их руки должны храниться в тайне. И один из способов обеспечить это — составить NDA и использовать его для каждого нового сотрудника или делового сотрудничества.

4. Протокол деловых встреч

Большинство штатов требует, чтобы корпорации вели протоколы заседаний, но только для крупных собраний.Что касается официальных встреч, все, что вам нужно, — это официальный отчет о том, что обсуждалось и какие решения были приняты (или предприняты действия).

Смысл протоколов встречи заключается в том, что они могут помочь в разрешении споров относительно того, что произошло во время конкретной встречи. Обязательно подробно изложите все, что вы можете, в протоколе собрания, включая список участников и голосов.

5. Трудовой договор

Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, вам необходимо, чтобы он подписал трудовой договор.Это покрывает ожидания компании от работника и обязательства работодателя.

Этот документ также предназначен для разрешения споров в случае, если компания или сотрудник пытается скрыть ожидания от своих рабочих отношений.

Трудовой договор также может помочь удержать новых сотрудников, включая штрафы за слишком ранний уход или разрыв контракта.

Вы также можете установить ограничение по времени, в течение которого сотруднику разрешается работать у конкурента, например, два года после увольнения из вашей компании.Это помогает гарантировать, что секреты вашего бизнеса не будут переданы вашим конкурентам.

Убедитесь, что адвокат по трудоустройству ознакомится с документом перед его использованием.

6. Ваш бизнес-план

Это бизнес-документ, необходимый вам для открытия бизнеса, получения ссуд и грантов, а также установления деловых партнерских отношений. Это то, что определяет цели компании и средства их достижения.

Требуется тщательное исследование, чтобы убедиться, что вы участвуете в A-игре, прежде чем открывать магазин.Это включает в себя анализ ваших конкурентов, целевых клиентов и того, как вы планируете выделиться на своем рынке.

Ваш бизнес-план не должен быть длинным. Это может быть одна страница или целых 200 страниц. Все зависит от того, сколько информации у вас есть, чтобы продемонстрировать дорожную карту будущего успеха вашего бизнеса.

7. Бизнес-отчеты

Приятно знать, насколько хорошо работает ваш бизнес. С помощью бизнес-отчетов вы можете узнать все о своей компании, ее командах и сотрудниках.

Они длиннее обычного письма и состоят из разных форм данных. Например, он может отображать данные о продажах, маркетинговые планы, соответствие требованиям безопасности, технико-экономические обоснования, изображения, графики, тематические исследования и многое другое.

Бизнес-отчеты помогают вам и вашим руководителям принимать более обоснованные бизнес-решения. Они также могут пригодиться, если вы хотите привлечь новых инвесторов. Вы можете легко создать шаблон, чтобы упростить составление отчетов по прихоти.

8.Финансовые документы

Ключ к определению вашего успеха — это знание того, в рамках ли вы бюджета или приближаетесь к долгу. В ваших финансовых документах будет указано, перерасходовали ли вы бюджет или не выполнили его.

Эти записи также могут помочь вам в процессе составления бюджетных предложений и подачи налоговых деклараций. Некоторые примеры финансовой документации включают:

• Отчеты о прибылях и убытках
• Балансы
• Банковские выписки
• Заработные платы
• Квитанционные записи

С помощью финансового отчета вы должны быть в состоянии определить, является ли отдел продуктивным или нет.Обычно финансовые отчеты составляются ежегодно, чтобы дать вам широкий обзор успехов и неудач за этот год.

9. Транзакционные документы

Ключевым моментом является отслеживание поступающих и исходящих денег из вашего бизнеса. Как и финансовые документы, транзакционные документы помогают упорядочить финансы.

Транзакции, которыми вы хотите управлять, включают квитанции, счета-фактуры, формы заказов и страницы передачи.

Вы можете составить отчет на основе собранных вами транзакционных документов.Это поможет упорядочить все в один аккуратный документ вместо множества бумажных документов.

Некоторые компании даже нанимают юриста для составления документа.

10. Деловые документы для создания

Никогда не знаешь, когда придется доказывать законность своего бизнеса. К счастью, это так же просто, как показать три ключевых документа.

Один — это ваш учредительный договор или учредительный договор. Это когда ваша компания регистрируется как корпорация, например LLC, индивидуальный предприниматель или другое юридическое лицо.

В эти документы могут входить протоколы собраний, имена старших должностных лиц и сертификаты акционеров.

Тогда есть документ для вашего идентификационного номера работодателя, предоставленный IRS. Это число, которое вы используете для разделения личных и деловых финансов. Вы также можете использовать его для открытия отдельного банковского счета, кредитных карт и займов.

Подать заявку на EIN онлайн просто. После утверждения и получения EIN сохраните его в своей деловой документации.

И, наконец, вам необходимо иметь под рукой документы о разрешении и номере государственного налогоплательщика. Существуют разные требования в зависимости от штата, в котором вы живете, и отрасли, в которой вы работаете.

Вы можете посетить местный налоговый совет штата или веб-сайт диспетчерского офиса, чтобы узнать больше о правилах для идентификационных номеров налогоплательщиков, разрешений и налога на франшизу. постановка на учет.

Все эти документы необходимы для основания вашей компании и должны регистрироваться, пока вы не закроете магазин.

11.Соответствие и нормативные документы

От вашего штата, отрасли бизнеса и вашей деятельности будет зависеть, какие документы вы должны хранить, чтобы соответствовать требованиям и нормативным требованиям.

Например, если у вас есть сотрудники, вам нужно будет хранить данные о заработной плате, формы подтверждения налогового идентификатора и налоговые документы под рукой в ​​течение определенного количества лет.

Любые документы, касающиеся соблюдения требований по обучению информации по безопасности и обучению разнообразию, должны быть подписаны сотрудниками и храниться в вашем отделе кадров.

12. Документы по страхованию бизнеса

Надеюсь, вы решили инвестировать в страхование бизнеса, чтобы предотвратить потерю вашей компании в случае бедствия. Важно хранить документацию по вашей страховке, включая номер полиса и детали покрытия.

Вы обнаружите, что некоторые страховщики не предлагают страхование от наводнений и землетрясений, но они покрывают вандализм, кражи, пожары и ущерб от ветра.

Если вам нужны все виды страхования, вам нужно будет приобрести отдельную страховку от наводнений и землетрясений.

Защита деловых документов

Это не исчерпывающий список деловых документов, которые вы должны иметь в наличии. Вы обнаружите, что есть некоторые документы, уникальные для вашего бизнеса, которые требуют ведения учета.

Хорошо организовать свои файлы на тот случай, если вам понадобятся доказательства во время спора.

С помощью системы управления цифровыми документами вы можете легко систематизировать все свои документы. С eversign вы можете отправлять, подписывать и получать документы на 100% онлайн.

Управлять бизнес-документами в облаке намного проще, чем работать с кучей бумажной работы.

Если вы профессионал в управлении всеми своими бизнес-документами, сообщите нам в комментариях, какие системы и инструменты вы используете!

Анализ бизнес-операций — AccountingVerse

Система бухгалтерского учета должна регистрировать все бизнес-операции, чтобы обеспечить полную и надежную информацию при подготовке финансовой отчетности.

Что такое бизнес-операция? Бизнес-операция — это деятельность или событие, которые можно измерить в деньгах и которые влияют на финансовое положение или операции хозяйствующего субъекта.

Бизнес-операция влияет на любой из элементов бухгалтерского учета — активы, обязательства, капитал, доходы и расходы.

Сделки можно разделить на биржевые и необменные. Обменные операции включают физический обмен, такой как покупка, продажа, взыскание дебиторской задолженности и оплата счетов.

Необменные операции — это события, которые не связаны с физическим обменом, но при которых изменения денежной стоимости поддаются определению, e.грамм. Износ оборудования, потери от пожаров, тайфунов и т. Д.

Чтобы квалифицироваться как подотчетная / регистрируемая бизнес-операция, действие или событие должны:

1. Быть операцией с участием хозяйствующего субъекта

Концепция отдельной организации или допущение учетной организации четко устанавливает различие между операциями бизнеса и операциями его владельца / владельцев.

Если г-н Брайт, владелец Bright Productions, купит автомобиль для личного пользования на свои деньги, это не отразится в бухгалтерских книгах компании.Почему? Потому что это не имеет отношения к бизнесу. Теперь, если компания покупает грузовик для доставки, это будет бизнес-операцией компании.

Если г-н Грим вложит в компанию 20 000 долларов, будет ли это записано в бухгалтерские книги компании? Задайте вопрос: имеет ли это какое-либо отношение к компании? Да. Тогда это будет записываемая бизнес-операция.

В любом случае всегда помните, что бизнес рассматривается как отдельное лицо, отдельное и отличное от его владельцев.

2. Иметь финансовый характер (в определенной сумме денег)

Транзакции должны включать денежные значения, то есть определенная сумма денег должна быть назначена элементам или счетам, на которые они влияют.

Например, Bright Productions предоставляет услуги видеонаблюдения и рассчитывает собрать 10 000 долларов через 10 дней. В данном случае это явно. Прибыль и дебиторская задолженность можно надежно оценить на уровне 10 000 долларов.

Пожар, тайфун и другие убытки могут быть оценены и оценены в денежном эквиваленте.

Простой запрос (заказ) покупателя — это , а не — записываемая бизнес-операция. Сначала должна быть фактическая продажа или оказание услуги, чтобы дать компании право на получение дохода или дохода.

3. Оказывают двойное или «двойное» влияние на элементы учета

Каждая транзакция имеет двойной или двойной эффект. Для каждого полученного значения указывается значение; или для каждого дебета есть кредит. Это концепция бухгалтерского учета по двойной записи.

Например, Bright Productions приобрела столы и стулья за 6000 долларов. Компания получила столы и стулья, тем самым увеличив свои активы (увеличение офисного оборудования). Взамен компания заплатила наличными; таким образом, происходит такое же уменьшение активов (уменьшение денежных средств). Для получения дополнительных иллюстраций и примеров ознакомьтесь с уроком о уравнении бухгалтерского учета здесь.

4. Поддерживаться исходным документом

В рамках надлежащей практики бухгалтерского учета и внутреннего контроля хозяйственные операции должны подтверждаться первичными документами.Исходные документы служат основой для записи операций в журнале.

Примеры исходных документов: Официальная квитанция, выдаваемая при получении наличных, Счет-фактура по продажам, кассовый чек для оплаты наличными, Выписка со счета от поставщиков, Счет-фактура поставщика, Простые векселя и другие деловые документы.

Первым шагом в бухгалтерском процессе фактически является подготовка исходного документа и определение влияния бизнес-операции на счета компании.После этого бухгалтер записывает транзакцию в журнале.

Примеры бизнес-операций будут даны и подробно объяснены по мере того, как вы будете проходить уроки в этой главе. Чтобы увидеть, как на самом деле анализируются бизнес-операции, вы можете перейти к Уравнению бухгалтерского учета, записям журнала и другим примерам записей журнала. На следующих уроках сначала будут обсуждаться правила дебета и кредита, а также план счетов.

Система бухгалтерского учета и основы бухгалтерского учета

Учет результатов вашей коммерческой деятельности требует систематического и последовательного ведения ваших записей.Хотя компании сильно различаются, основы бухгалтерского учета, имеющие решающее значение для ведения любого бизнеса, остаются неизменными.

Прежде чем вы сможете:

• Настройте бухгалтерский учет
• Погрузитесь в повседневные транзакции
• Подготовьте книги для отчетности на конец месяца или на конец года

Вы должны понять основные концепции бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет, если просто определить его, — это метод сбора, обработки и обобщения финансовой информации в финансовых отчетах и ​​отчетах.Система бухгалтерского учета может быть представлена ​​на следующем рисунке, который поясняется ниже.

1. Каждая бухгалтерская запись основана на бизнес-операции, которая обычно подтверждается бизнес-документом, например чеком или счетом-фактурой.
2. Журнал — это место для записи транзакций бизнеса. Типичными журналами, используемыми для записи хронологических повседневных операций, являются журналы продаж и денежных поступлений и журнал денежных выплат. Общий журнал используется для записи специальных записей в конце отчетного периода.
3. В то время как журнал записывает транзакции по мере их возникновения, в бухгалтерской книге транзакции группируются по их типу на основе счетов, на которые они влияют. Главная книга функционирует как собрание всех балансовых отчетов, счетов доходов и расходов, используемых для ведения бухгалтерского учета предприятия. В конце отчетного периода все записи журнала суммируются и переносятся на счета главной книги. Эта процедура называется «проводкой».
4. Пробный баланс готовится в конце отчетного периода путем сложения всех остатков на счетах в вашей главной книге.Сумма дебетовых остатков должна равняться сумме кредитовых остатков. Если общие дебеты не равны общим кредитам, вы должны отслеживать ошибки.
5. Наконец, финансовые отчеты готовятся на основе информации вашего пробного баланса.

Ваши бухгалтерские записи жизненно важны, потому что итоговые финансовые отчеты и отчеты помогают вам планировать и принимать решения. Эти заявления и отчеты могут использоваться некоторыми третьими сторонами, такими как банкиры, инвесторы или кредиторы, и необходимы для предоставления информации государственным органам, таким как IRS.

Для более подробного объяснения системы бухгалтерского учета взгляните на основные категории.

Ознакомление с основами бухгалтерского учета

Если вы понимаете определение и цели системы бухгалтерского учета, вы готовы изучить следующие концепции и определения бухгалтерского учета.

• Активы : Ценные вещи, которыми владеет ваш бизнес. Активы представляют собой балансовые счета. Примерами активов являются денежные средства, дебиторская задолженность, мебель и оборудование.
• Обязательства : Что ваш бизнес должен кредиторам. Обязательства представляют собой балансовые счета. Примерами являются кредиторская задолженность, задолженность по налогам на заработную плату и кредиторская задолженность.
• Капитал : чистая стоимость вашей компании. Также называется собственным капиталом или капиталом. Акционерный капитал формируется за счет инвестиций в бизнес владельцев, плюс накопленная чистая прибыль бизнеса, которая не была выплачена владельцам. По сути, он представляет собой суммы, причитающиеся владельцам.Счета собственного капитала представляют собой балансовые счета.
• Уравнение бухгалтерского учета : Активы = обязательства + собственный капитал. Финансовый отчет, называемый балансом, основан на «бухгалтерском уравнении». Обратите внимание, что активы находятся в левой части уравнения, а обязательства и акции — в правой части уравнения. Точно так же некоторые балансы представлены таким образом, что активы находятся слева, а обязательства и собственный капитал — справа.
• Балансовый отчет : Баланс, также называемый отчетом о финансовом положении, представляет собой финансовый «снимок» вашего бизнеса на заданную дату во времени.В нем перечислены ваши активы, ваши обязательства и разница между ними, которая составляет ваш капитал или чистую стоимость. Балансовый отчет — это реальный пример бухгалтерского уравнения, поскольку он показывает, что активы = обязательства + собственный капитал.

Вышеупомянутое представляет собой всеобъемлющую концепцию бухгалтерского учета. Освоив их, вы будете готовы заниматься повседневным бухгалтерским учетом.

• Дебет : По крайней мере, один компонент каждой бухгалтерской операции (запись журнала) является дебетовой суммой.Дебет увеличивает активы и уменьшает обязательства и капитал. По этой причине вы иногда будете видеть дебеты, введенные в левой части (активная сторона уравнения бухгалтерского учета) двухколоночного журнала или главной книги.
• Кредиты : По крайней мере, один компонент каждой бухгалтерской операции (журнальная запись) представляет собой сумму кредита. Кредиты увеличивают обязательства и капитал и уменьшают активы. По этой причине вы иногда будете видеть кредиты, введенные с правой стороны (стороны пассивов и капитала уравнения бухгалтерского учета) двухколоночного журнала или главной книги.

В бухгалтерских текстах, примерах и бухгалтерских книгах слова «Дебет» и «Кредит» могут быть сокращены. Dr. — дебетовый; Кр. означает кредит.

Рассмотрение системы бухгалтерского учета с двойной записью

В бухгалтерском учете с двойной записью каждая транзакция имеет две записи журнала: дебетовую и кредитную. Дебет всегда должен равняться кредитам. Подумайте о третьем законе движения Ньютона: на каждое действие (дебет) существует равная и противоположная реакция (кредит).

Так как дебетуются равные кредиты, учет с двойной записью предотвращает некоторые типичные бухгалтерские ошибки. Возникающие ошибки легче найти. По этой и множеству других причин двойная запись служит основой настоящей системы бухгалтерского учета.

Каждая транзакция в системе бухгалтерского учета с двойной записью влияет как минимум на два счета, потому что по крайней мере один дебет и один кредит для каждой транзакции. Обычно по крайней мере один из счетов является балансовым. Записи, которые не делаются на балансовом счете, делаются на счете доходов или расходов.Доходы и расходы влияют на чистую прибыль бизнеса, что в конечном итоге влияет на собственный капитал. Каждая транзакция (запись в журнале) представляет собой реальный пример уравнения бухгалтерского учета (активы = обязательства + собственный капитал).

Некоторые простые системы бухгалтерского учета не используют систему двойной записи. Вам придется выбирать между двойной и однократной бухгалтерией. Из-за преимуществ, описанных выше, мы рекомендуем бухгалтерский учет с двойной записью. Многие бухгалтерские программы для компьютера основаны на системе двойной записи, но спроектированы таким образом, что вы вводите каждую транзакцию один раз, а компьютер делает за вас соответствующую вторую запись.Двойная часть проходит, так сказать, «за кадром».

Вам также необходимо решить, будете ли вы использовать метод учета по кассовому или начислению. Мы рекомендуем метод начисления, поскольку он дает более точное представление о вашем финансовом положении.

Определения общих терминов бухгалтерского учета

Когда вы погрузитесь в бухгалтерский учет, вы столкнетесь с терминами, которые используют бухгалтеры, в бухгалтерском программном обеспечении и, фактически, на всем нашем веб-сайте, с которыми вы, возможно, никогда не сталкивались.Чтобы помочь вам познакомиться с этим новым миром чисел и цифр, мы собрали наиболее распространенные термины бухгалтерского учета в одной статье.

• Уравнение бухгалтерского учета : Активы = обязательства + собственный капитал. Уравнение бухгалтерского учета является основой финансового отчета, называемого балансом.
• Счета к оплате : Кредиторская задолженность, также называемая A / P, — это счета, которые ваша компания должна поставщикам.
• Дебиторская задолженность : Дебиторская задолженность, также называемая A / R, — это суммы, которые должны вам ваши клиенты.
• Метод начисления в учете: При использовании метода начисления вы регистрируете доход, когда происходит продажа, а не обязательно, когда вы получаете платеж. Вы регистрируете расходы при получении товаров или услуг, даже если вы можете оплатить их позже.
• Корректирующие записи : специальные бухгалтерские записи, которые необходимо делать при закрытии книг в конце отчетного периода. Корректирующие записи необходимы для обновления ваших счетов для позиций, которые не регистрируются в ваших ежедневных транзакциях.
• Отчет о сроках погашения: В отчете о сроках погашения указываются суммы дебиторской задолженности клиентов и сроки их погашения. Он предупреждает вас о любых медленно платящих клиентах. Вы также можете подготовить отчет о сроках погашения своей кредиторской задолженности, который поможет вам управлять непогашенными счетами.
• Резерв на безнадежные долги : Также называемый резервом на безнадежные долги, это оценка безнадежных счетов клиентов. Часто называемый «контра» счетом, потому что он указан вместе с активами, он будет иметь кредитовый баланс вместо дебетового.Для целей баланса это уменьшение дебиторской задолженности.
• Активы : Ценные вещи, находящиеся в собственности компании. Активы представляют собой балансовые счета. Примеры активов включают наличные деньги, дебиторскую задолженность, мебель и оборудование.
• Балансовый отчет : этот отчет о финансовом положении, также называемый отчетом о финансовом положении, обеспечивает финансовый «снимок» вашего бизнеса на заданную дату во времени. В нем перечислены ваши активы, ваши обязательства и разница между ними, которая составляет ваш капитал (или чистую стоимость).
• Капитал : деньги, вложенные в бизнес собственниками. Также называется эквити.
• Кассовый метод учета : Если вы используете кассовый метод, вы регистрируете доход только тогда, когда вы получаете наличные от клиентов. Вы регистрируете расходы только тогда, когда выписываете чек поставщику.
• План счетов : список названий счетов, которые вы используете для ведения бухгалтерского учета.
• Закрытие : Закрытие бухгалтерских книг относится к процедурам, которые выполняются в конце отчетного периода.Вносятся корректировочные записи, а затем счета доходов и расходов «закрываются». Чистая прибыль, полученная в результате закрытия счетов доходов и расходов, переводится на счет капитала, например, нераспределенная прибыль.
• Корпорация : Юридическое лицо, образованное путем выдачи устава от государства. Корпорация принадлежит одному или нескольким акционерам.
• Стоимость проданных товаров : Стоимость товаров, проданных вашим клиентам. Он может состоять из нескольких стоимостных компонентов, таких как затраты на закупку товаров, фрахт и производственные затраты.
• Кредитовое авизо : процесс списания всего или части остатка на счете клиента. Кредитовое авизо может потребоваться, например, когда клиент, который купил товары на счету, вернул некоторые товары или переплатил со своего счета.
• Кредиты : По крайней мере, один компонент каждой бухгалтерской операции (записи журнала) является кредитом. Кредиты увеличивают обязательства и капитал и уменьшают активы.
• Оборотные активы : Активы в форме денежных средств, как правило, будут конвертированы в денежные средства или использованы в течение одного года.Примеры включают дебиторскую задолженность и товарно-материальные запасы.
• Краткосрочные обязательства : Обязательства, подлежащие погашению в течение одного года. Примерами являются кредиторская задолженность и задолженность по налогам на заработную плату.
• Дебетовое авизо : используется при повторном выставлении счета клиенту. Дебетовое авизо может потребоваться, например, когда покупатель произвел платеж по своему счету чеком, но чек отклонен.
• Дебет : По крайней мере, один компонент каждой бухгалтерской операции (запись журнала) является дебетом.Дебет увеличивает активы и уменьшает обязательства и капитал.
• Амортизация : Годовое списание части стоимости основных средств, таких как транспортные средства и оборудование. Амортизация указана среди расходов в отчете о прибылях и убытках.
• Бухгалтерский учет с двойной записью : В бухгалтерском учете с двойной записью каждая транзакция имеет две записи журнала: дебетовую и кредитную. Дебет всегда должен равняться кредитам. Бухгалтерский учет с двойной записью служит основой настоящей системы бухгалтерского учета.
• Счет для рисования : Счет главной бухгалтерской книги, используемый некоторыми индивидуальными предпринимателями и товариществами для отслеживания сумм, выведенных из бизнеса владельцем.
• Капитал : чистая стоимость вашей компании. Также называется собственным капиталом или капиталом. Акционерный капитал формируется за счет инвестиций в бизнес владельцев, плюс накопленная чистая прибыль бизнеса, которая не была выплачена владельцам. Счета собственного капитала представляют собой балансовые счета.
• Счета расходов : Счета, которые вы используете для отслеживания затрат на ведение бизнеса.Примерами являются реклама, налоги на заработную плату и счета расходов на заработную плату. Расходы — это счета отчета о прибылях и убытках.
• Основные средства : Активы, как правило, не конвертируемые в денежные средства в течение одного года, такие как оборудование и транспортные средства.
• Foot : для суммирования сумм в столбце, таком как столбец в журнале или бухгалтерской книге.
• Главная книга : Главная книга — это совокупность всех счетов баланса, доходов и расходов, используемых для ведения бухгалтерского учета бизнеса.
• Счета доходов : Счета, которые вы используете для отслеживания источников дохода. Примерами являются продажа товаров, доход от консультаций и процентный доход.
• Отчет о прибылях и убытках : Также называется отчетом о прибылях и убытках или «отчетом о прибылях и убытках». В нем перечислены ваши доходы, расходы и чистая прибыль (или убыток). Чистая прибыль (или убыток) равна вашему доходу за вычетом ваших расходов.
• Запас : Товары, которые вы держите для продажи покупателям. Запасы могут быть товарами, которые вы покупаете для перепродажи, или товарами, которые вы производите или обрабатываете, продавая конечный продукт покупателю.
• Журнал : Хронологические, повседневные операции бизнеса регистрируются в журналах продаж, кассовых чеков и денежных выплат. Общий журнал используется для ввода корректировочных и закрывающих записей на конец периода и других специальных операций, не введенных в другие журналы. В традиционной системе учета вручную каждый из этих журналов представляет собой набор многоколоночных электронных таблиц, обычно содержащихся в папке с твердым переплетом.
• Обязательства : Что ваш бизнес должен кредиторам.Обязательства представляют собой балансовые счета. Примерами являются кредиторская задолженность, задолженность по налогам на заработную плату и кредиторская задолженность.
• Долгосрочные обязательства : Обязательства, срок погашения которых не превышает одного года. Примером может быть ипотека.
• Товарная инвентаризация : Товары, предназначенные для продажи покупателям.
• Чистая прибыль : Также называется прибылью или чистой прибылью, она равна доходу за вычетом расходов. Чистая прибыль — это нижняя строка отчета о прибылях и убытках (также называемого отчетом о прибылях и убытках).
• Партнерство : Некорпоративный бизнес с двумя или более собственниками.
• Публикация : для суммирования всех записей журнала и их переноса на счета главной книги в конце отчетного периода.
• Предоплаченные расходы : Суммы, которые вы заранее уплатили поставщику или кредитору за товары или услуги. Предоплаченные расходы на самом деле являются активом вашего бизнеса, потому что ваш продавец или поставщик должен вам товары или услуги.Примером может служить неистекшая часть годовой страховой премии.
• Предоплаченный доход : Также называется незаработанным доходом, он представляет собой деньги, которые вы получили до оказания услуги своему клиенту. Предоплаченный доход на самом деле является обязательством вашего бизнеса, потому что вы все еще должны предоставить услугу клиенту. Примером может служить предоплата вам за некоторые консультационные услуги, которые вы будете оказывать в будущем.
• Отчет о прибылях и убытках : Также называется отчетом о прибылях и убытках или «Прибыли и убытки.»В нем перечислены ваши доходы, расходы и чистая прибыль (или убыток). Чистая прибыль (или убыток) будет равна вашему доходу за вычетом ваших расходов.
• Собственность : Некорпоративный бизнес только с одним владельцем.
• Резерв по безнадежным долгам : Также называется резервом по безнадежным долгам, эта оценка безнадежных счетов клиентов также называется «контрольным» счетом, потому что он указан вместе с активами, но у него будет кредитовый баланс вместо дебетового. баланс.Для целей баланса это уменьшение дебиторской задолженности.
• Нераспределенная прибыль : Прибыль бизнеса, которая не была выплачена владельцам и была «удержана» в бизнесе. Нераспределенная прибыль хранится на счете собственного капитала, который представлен в балансе и в отчете об изменениях в собственном капитале.
• Индивидуальное предприятие : Некорпоративный бизнес только с одним владельцем.
• Пробный баланс : подготавливается в конце отчетного периода путем сложения всех остатков на счетах в вашей главной книге.Дебетовые остатки должны равняться кредитовым остаткам.
• Незаработанный доход : Также называемый предоплаченным доходом, он представляет собой деньги, которые вы получили до оказания услуги своему клиенту. Хотя это может звучать как актив, на самом деле незаработанный доход является пассивом вашего бизнеса, потому что вы по-прежнему обязаны предоставить услуги клиенту. Примером может служить предоплата вам за некоторые консультационные услуги, которые вы будете оказывать в будущем.

Сравнение кассового метода и метода начисления

Как владелец бизнеса, вам придется принять решение о том, о чем вы, вероятно, никогда не задумывались: будете ли вы использовать кассовый учет или систему начисления.В некоторых случаях вас могут заставить использовать один или другой.

Вы захотите рассмотреть оба метода и то, как они применимы к вашему бизнесу, прежде чем выбирать один из них.

Денежный метод

Если вы используете кассовый метод учета, вы регистрируете доход только тогда, когда получаете наличные от клиентов. Вы регистрируете расходы только тогда, когда выписываете чек поставщику.

Большинство людей используют кассовый метод для личных финансов, потому что он проще и требует меньше времени.Однако этот метод может исказить ваши доходы и расходы, особенно если вы предоставляете кредит своим клиентам, если вы покупаете в кредит у своих поставщиков или ведете инвентаризацию продаваемых вами продуктов.

Метод начисления

При использовании метода начисления вы регистрируете доход, когда происходит продажа, будь то доставка продукта или оказание услуги с вашей стороны, независимо от того, когда вам заплатили.

Вы регистрируете расходы при получении товаров или услуг, даже если вы можете оплатить их позже.Метод начисления дает вам более точное представление о вашем финансовом положении, чем кассовый метод, потому что вы регистрируете доход в бухгалтерских книгах, когда он действительно заработан, и вы записываете расходы, когда они понесены. Доход, полученный за один период, точно сопоставляется с расходами, которые соответствуют этому периоду, поэтому вы видите более четкую картину своей чистой прибыли за каждый период.

Взвешивание плюсов и минусов

Кассовый метод легче поддерживать, потому что вы не регистрируете доход до тех пор, пока не получите наличные, и вы не регистрируете расходы до тех пор, пока наличные деньги не будут выплачены.При использовании метода начисления вы обычно регистрируете больше транзакций. Например, если вы совершаете продажу в счет (или в кредит), вы должны записать транзакцию во время продажи с записью на счет дебиторской задолженности. Затем, когда клиент оплачивает счет, вы регистрируете квитанцию ​​на счете как другую транзакцию. При кассовом методе регистрируется только транзакция, когда покупатель оплачивает счет. Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета, программа автоматизирует большую часть дополнительных усилий, необходимых для метода начисления.

Конечно, всегда есть налоги. Для вашего собственного здравомыслия вы, вероятно, захотите использовать для своей внутренней отчетности тот же метод, который вы используете для налоговых целей. Однако IRS разрешает вам использовать другой метод для налоговых целей. Некоторые предприятия могут использовать кассовый метод для налоговых целей. Если вы ведете запасы, вам придется использовать метод начисления, по крайней мере, для продаж и покупок запасов для перепродажи.

Мы рекомендуем метод начисления для всех предприятий , даже если IRS разрешает кассовый метод, потому что начисление дает вам более четкое представление о финансовом состоянии вашего бизнеса.Вам, вероятно, в любом случае потребуется вести учет дебиторской и кредиторской задолженности, поэтому вы уже отслеживаете всю информацию, необходимую для ведения бухгалтерских книг по методу начисления. Если вы используете программную систему, использование метода начисления не требует особых усилий.

Кто может использовать денежный метод?

Хотя IRS позволяет всем предприятиям использовать метод начисления для учета, большинство малых предприятий могут вместо этого использовать кассовый метод для целей налогообложения.Кассовый метод может предложить большую гибкость в налоговом планировании, потому что иногда вы можете рассчитать время получения доходов или выплат по расходам, чтобы перенести эти статьи из одного налогового года в другой.

Однако некоторые, которые не являются S-корпорациями и партнерствами, у которых есть хотя бы одна корпорация (кроме S-корпорации) , должны использовать метод начисления. Некоторые исключения сделаны для сельскохозяйственных предприятий и организаций (включая корпорации) со средним годовым валовым доходом менее пяти миллионов долларов за все предыдущие годы.

Налоговые убежища не могут никогда использовать кассовый метод. Если у вашего бизнеса есть запасы, вы должны использовать метод начисления, по крайней мере, для продаж и покупок товаров.

Если вы думаете об использовании кассового метода учета для целей налогообложения, вам следует обсудить эти правила со своим бухгалтером.

Выбор системы с одним или двумя входами

После того, как вы выбрали учет по кассовому методу или по методу начисления, необходимо рассмотреть еще один важный шаг: систему с однократной или двукратной записью.

Система двойного входа

Система двойной записи обеспечивает проверки и противовесы, чтобы гарантировать, что ваши бухгалтерские книги всегда находятся в равновесии. Каждая транзакция имеет две записи в журнале: дебетовую и кредитную. Дебет всегда должен равняться кредитам. Поскольку дебетуются равные кредиты, учет с двойной записью предотвращает некоторые типичные бухгалтерские ошибки. Ошибки, которые невозможно предотвратить, легче найти. Вероятно, вы понимаете, почему большинство бухгалтеров считают учет по двойной записи основой настоящей системы бухгалтерского учета.

При ведении бухгалтерского учета по двойной записи каждая операция включает как минимум один дебет и один кредит. Обычно один из счетов — это балансовый счет. Записи, которые не делаются на балансовом счете, делаются на счет доходов или расходов. Доходы и расходы влияют на чистую прибыль бизнеса, что в конечном итоге влияет на ваш капитал. Каждая транзакция (запись в журнале) представляет собой реальный пример уравнения бухгалтерского учета (активы = обязательства + собственный капитал).

Допустим, вы предоставляете консультационные услуги по счету одному из ваших постоянных клиентов, Бетти Фрай, за 1500 долларов.Когда вы выписываете счет-фактуру, вы должны сделать следующую бухгалтерскую запись в своем журнале продаж:

	Дебет	Кредит
Дебиторская задолженность (Fry)	1,500
Выручка от консультационных услуг		1,500

Эти записи показывают, что ваша дебиторская задолженность (балансовый счет) увеличилась на 1500 долларов, а ваш доход от консультаций (счет отчета о прибылях и убытках) также увеличился на 1500 долларов.

После получения счета ваш клиент отправляет вам чек на 1500 долларов в счет оплаты своего счета. Когда вы получите чек, сделайте следующую запись в журнале кассовых чеков:

	Дебет	Кредит
Наличные	1,500
Дебиторская задолженность (Fry)		1,500

Эти записи показывают, что ваши денежные средства (балансовый счет) увеличились на 1500 долларов, а ваша дебиторская задолженность уменьшилась на 1500 долларов.

Система с одним входом

Вместо того, чтобы иметь дело с дебетами и кредитами, некоторые предприятия просто регистрируют одну сторону транзакции, отсюда и термин «однократная система бухгалтерского учета». В приведенном выше примере вы просто записываете сумму дохода в размере 1500 долларов в свой журнал продаж. Однако вы также можете сделать отдельную запись в бухгалтерской книге дебиторской задолженности, чтобы отслеживать всех клиентов, которые должны вам деньги.

Мы рекомендуем систему бухгалтерского учета с двойной записью, так как она позволяет вести более точную финансовую отчетность.Поскольку дебеты всегда должны равняться кредитам, система двойной записи поможет вам найти типичные бухгалтерские ошибки, в том числе:

• Сумма введена неверно
• Невозможно записать транзакцию
• Неправильное копирование суммы с одной страницы на другую
• Ошибки транспозиции

Если на ваших счетах нет баланса — общие дебеты не равны общим кредитам — вы знаете, что допустили ошибку, которую необходимо расследовать.

Это может показаться большим объемом работы по сравнению с однократной записью, но ваше бухгалтерское программное обеспечение позволит вам сделать однократную запись для транзакции, а затем автоматически сделать вторую запись от вашего имени.