Как организовать проект: С чего лучше начать проект или как сделать так, что бы не было потом мучительно больно

Как организовать проект: С чего лучше начать проект или как сделать так, что бы не было потом мучительно больно

С чего лучше начать проект или как сделать так, что бы не было потом мучительно больно

Доброго всем времени суток. Настала очередь поговорить о проектировании проектов. По собственному опыту знаю, что иногда сложнее создать проект с нуля, чем привести в порядок то, что уже есть. Во многом это связано с тем, какое наследие Вы или Вам, оставляют после себя. В этой статье постараюсь рассказать на что стоит обратить особое внимание и предложить краткий план следования.

Понимание проекта

Прежде чем что-то планировать, вам необходимо понять какой проект нужно реализовать. Для себя я выделил несколько категорий проектов, таких как:

• Одноразовая поделка — это проект, нацеленный на создание какого-то графического концепта и его дальнейшей продажи инвесторам. Отличительными особенностями данного типа проектов являются:
  1. Невменяемая документация. Основная идея понятна, но в бизнес-кейсах творится полный хаос, а логических дыр не счесть.
  2. Сжатые сроки. До 3-х месяцев от написания документации до прототипа.
  3. Нет планов развития и не планируется дальнейшая поддержка.
  4. Маленькая команда. Обычно до 5 человек, включая дизайнеров.
  5. Отсутствие бизнес процессов. Всё взаимодействие сумбурное, основанное на межличностном общении, уточнении принципиальных моментов и/или придумывании на ходу.
  6. Роли размыты. Нет четкого разграничения полномочий и зон ответственности.
  7. Нет настоящих данных. Все данные сгенерированы для “красоты” и подогнаны для наилучшего отображения.
  8. Для ускорения разработки во всю используются внешние зависимости.
  
  
• Стартап — это проект, который настроен на реализацию конкретной идеи, с последующим развитием. Обычно, данные проекты развиваются по спиралевидной модели и, по этой причине, имеют почти такие же отличительные особенности, что и первый тип (одноразовая поделка):
  1. Чёткое разбиение на этапы. Минимально: сроки и перечень функционала, который необходимо в заданный период времени реализовать.
  2. Относительно вменяемая документация. Проведена аналитика, выставлены ориентиры по этапам сдачи, уточнения зачастую приходят во время спринта. Чаще всего используют waterfall, несмотря на то, что заявлен Agile.
  3. Средние сроки сдачи основного функционала. В среднем от 6 до 12 месяцев.
  4. На начальных этапах используют внешние зависимости, которые со временем меняются на собственную реализацию.
  5. Маленькая команда. Обычно до 7-10 человек.
  6. Есть разграничение ролей, но ответственность размыта.
  7. Проект может мутировать. На одном из этапов, возможно, изменится концепция или подход к реализации. Обычно это связано с требованиями инвесторов, изначально провальной идеи или ошибках в архитектуре.
  8. Условно живые данные. Происходит обкатка на фокус-группах или парсинг живых данных со сторонних ресурсов. Правда так бывает не всегда…
  
  
• Информационная система — это проект, реализующий идею с планами по интеграции в сторонние сервисы.
  1. Есть план развития.
  2. Четко написанная документация. Минимально: задокументировано описание API.
  3. Возможно, потребуется проводить интеграцию со сторонними сервисами, ставить “костыли” или перестраивать части системы.
  4. Есть промежуточные релизы, хот-фиксы.
  5. Команда средней величины. Обычно от 10 до 20-30 человек.
  6. Чёткое разделение зон ответственности.
  7. Требования безопасности: после проведения аналитики созданы кейсы, которые могут привести к краху системы.
  8. Уделяется время тестированию.
  9. Используется Agile.
  10. Почти всегда есть backlog.
  11. Используются только внешние зависимости, дорогие в реализации собственными силами. Практикуется наравне с проприетарными.
      
  
  
• Замкнутая система — это объемный проект, предназначенный для обслуживания конкретных потребностей Заказчика, с дальнейшей доработкой.
  1. Конкретный заказчик.
  2. Есть план развития.
  3. Проектная документация по разработке. В помощь пользователям написана отдельная документация по требованию Заказчика.
  4. Разграничение прав пользователей.
  5. Почти всегда есть backlog.
  6. Размер команды обычно больше средней. Как правило от 10 человек и до потери пульса.
  7. Используется Agile. Периодически прилетают дополнительные задачи, которые необходимо реализовать во что бы то ни стало.
  8. Неожиданные показательные выступления. По требованию вышестоящего руководства происходят показы, поэтому работоспособный тестовый контур никогда не будет лишним.
     
  
  
• Saas решение — это объемный проект с гибкой настройкой и дальнейшей кастомизацией под конкретного заказчика.
  1. Многомодульная система. Система разбита на несколько частей. Которые можно использования по отдельности, даже за рамками конкретного проекта.
  2. Чёткое планирование. Минимально: осуществляется оценка трудозатрат на реализацию фич. Закладывается время на модернизацию и рефакторинг.
  3. Объемная документация. Описано, как правило, почти всё, включая тест-кэйсы.
  4. Как правило, отсутствуют внешние зависимости и пишутся свои реализации частей системы. Даже если есть сторонние реализации.
  5. Несколько команд разработки. Каждый отвечает за свою часть разработки будь-то бэк или же фронт.
  6. Покрытие тестами всего и вся. Применяются авто-, юнит-, регресионое-, интеграционные тесты.
     

Все градации условны и чаще всего встречаются перетекающие типы. Хочу заметить, что все типы могут мутировать друг в друга, единственный нюанс — в стоимости модернизации. Например, проект изначально был “одноразовая поделка”, а потом эволюционировал в “замкнутая система”. Обычно, подобное приводит к полному или почти полному переписыванию системы или ее рефакторингу. Как вы понимаете, это экономически нецелесообразно. По этой же причине желательно понять какой именно проект вам необходимо создать с нуля, и попытаться определить его дальнейшую судьбу.

Для определения типа проекта, ниже я привел вопросы, получив ответ на которые вам станет понятно, чего от Вас хотят:

• Цель проекта?
• Полный перечень того что надо реализовать?
• Есть ли документация?
• Какие сроки? Желательно точные даты.
• Планируется внешнее взаимодействие со сторонними системами, или будет ли у проекта внешнее API
• Есть ли наработки?
• Размер команды?
• Кто за что отвечает? Кто ставит задачи, кто принимает, кто имеет права вето.
• Есть ли планы на развития и какие они?
• Кто заказчик?
• Есть ли бюджет на покупку готовых решений?
• По какой методологии планируют работать
• Есть ли аналоги?
  

Как вы видите, перечень не такой уж и большой. Правда, по какой-то неведомой причине, мало кто задаётся подобными вопросами до того, как начать что-либо делать. Вы спросите зачем мне понимать тип проекта?! Всегда надо делать так, чтобы проект жил вечность?! По большому счёту, вы правы, но есть нюансы, как в скабрезном анекдоте. Эти нюансы — ресурсы и сроки. Не стоит забывать, что мы трудимся на благо бизнеса и выполняем поставленные задачи. Когда вам известен тип проекта, вы можете без зазрения совести чем-то пожертвовать для достижения поставленных задач.

Выбор технологий

В выборе лучше придерживаться правила: технология не должна быть суперновой, но и устаревшей тоже. Если технология или фреймворк новые, это может обернуться такими проблемами как:

• Поиск квалифицированных кадров
• Перспективы развития: на ранних стадиях может умереть разработка или, наоборот, если технология старая, то баги придется лечить самим.
• Отсутствие готовых решений для новых, и отсутствие обновлений для старых.
  

Данный перечень проблем актуален не только относительно технологий, но и к сторонним зависимостям. Всё вышеперечисленное может похоронить проект на корню.

Перед тем как выбрать что-то конкретное, подумайте несколько раз. Составьте пресловутую таблицу преимуществ с коэффициентами важности для проекта.

Данный пример составлен для вымышленного проекта:

Название  функционала проекта.	Коэффициент важности для проекта
Работа с формами	3
Роутинг	1
Простота написания анимации	0,3

Как видно из таблицы, важными критериями отбора являются “работа с формами” и “роутинг”. Простота создания анимации для данного проекта не существенна. Далее модернизируем таблицу путем добавления новых столбцов-технологий. В нашем случае их будет два.

Название  функционала проекта.	Коэффициент важности для проекта	Технология 1	Технология 2
Работа с формами	3	+	±
Роутинг	1	+	±
Простота написания анимации	0,3	+	—

Исходя из данных таблицы, мы понимаем, что у “Технология 2” работа с формами и роутинг хромают, а создание анимации подобно вызову Сатаны. В итоге, удельный вес данной технологии составляет 2. Вы спросите почему 2? Всё просто! Если вы ставите ±, то в данной технологии конкретный функционал реализуем, но с какими-то “костылями”, либо же более трудозатратный. В нашем сравнении выгоднее будет “Технология 1 “, с итогом 4,3. Думаю пояснения по образованию сумм излишни. Данная таблица работает не только с технологиями, но и со всем, что требует сравнения и выбора из списка. Главное — не забывать, что чем больше критериев напишите, тем проще вам будет сделать выбор.

Архитектура

В настоящее время есть возможность выбрать из многообразия различных сервисов, предоставляющих инструменты для проектирования архитектуры. Правда у любого из них есть недостатки, для кого-то критичные, а для кого-то нет. Так как я “oldfag”, то предпочитаю листочек и ручку или доску и маркер.

Для того чтобы понять за что хвататься в первую очередь, вам необходимо обрисовать основные части системы, а затем выбрать способ построения архитектуры. Как правило, на практике используют всего три:

Нисходящий — разработчики отталкиваются от больших узлов системы и идут к более мелким. Смысл архитектуры в том, что первоочередные компоненты — это крупные узлы, содержащие в себе более мелкие.

Восходящий — разработчики отталкиваются от мелких частей и идут к более крупным. Смысл архитектуры в том, что сначала создается много мелких компонентов, а уже из них собираются более крупные.

Монолит — архитектура неделимая на части, зачастую именуемая “legacy”. По факту это жесткая структура, изменение которой, требует решений без “костылей”. Это самый плохой вариант, но, как и всё в нашем мире, имеющий право на существование. Монолит применяют для реализации конкретного функционала и не планируют в дальнейшем его поддерживать. По сравнению с остальными, скорость такого подхода в разы быстрее. Ну просто потому, что можно на многое закрыть глаза.

Выбор вида архитектуры зависит от целей на проекте и скорости разработки. Обычно, первый способ используют, когда сроки не поджимают, а количество крупных модулей малочисленно. Его особенность заключается в том, что можно точно представить связь между конкретными модулями. Из минусов могу отметить долгое время разработки, связанное с последовательностью действий.

Второй способ предпочитают, когда требуется высокая скорость разработки и отсутствует понимание верхнеуровневой архитектуры. Особенностью является множество мелких компонентов, которые порой используются в разных крупных узлах. Стоит отметить, что почти всю разработку можно выполнять параллельно, без оглядки на остальные задачи. Минусами данного подхода будут компоненты, не отвечающие требованиям верхнеуровневой архитектуры и, соответственно, их придется переписывать или же создать возможность кастомизации.

Как показывает практика, все методики разработки сводятся к спиралевидному подходу, характеризующийся постепенным наращиванием функционала. Рассматривать его в рамках этой статьи не считаю целесообразным.

Планирование

Так называемая “Дорожная карта” поможет вам выполнить работу эффективнее. По сути это график, с условными сроками сдачи того или иного функционала. Даты могут переноситься, но, как показывает практика, при грамотном выполнении вышеизложенных пунктов, поправка составит до 30%. На практике это обычно 10-15%. Планирование позволит вам отслеживать прогресс проекта, видеть провисания, вносить коррективы в виде ресурсов или сдвига сроков, и т.д.

За что Вам потом скажут спасибо

Любой проект начинается с документации, и чем её больше, тем лучше! Так что не надо лениться — документируем ВСЁ. Да, это займет время, но впоследствии может спасти Вас от гнева руководства, если что-то пойдет не так, не по Вашей вине. Также не стоит забывать, что после Вас на проекте появятся люди, которым придётся разбираться в том, что вы создали. А без документов сделать это будет не просто.

Выводы

В данной статье описано, как следует действовать и на что обратить внимание при старте проекта. Данные этапы универсальны для фронта, бэка, тестирования или всего вместе. Я нарочно избегал конкретики по технологиям, для того чтобы не вводить в заблуждение.

Когда перед вами встаёт выбор какой использовать стек технологий, архитектуру и необходимо определить временные рамки для реализации проекта, вам может помочь таблица, приведённая ниже:

Типа проекта / признаки	Одноразовая поделка	Стартап	Информационные системы	Замкнутые системы	Saas решения	Какие-то другие проекты
Кол-во людей до 5		X	X	X	X
Кол-во людей  от 7 до 10
Кол-во людей от 10 до 30	X
Кол-во больше 30	X	X
Срок сдачи  до 3х месяцев		X	X	X	X
Срок сдачи  от 6 до 12 месяцев
Срок больше 12 месяцев	X
Документация
Требования интегрирования с  другими системами
Конкретный заказчик известен
Планируется дальнейшая поддержка
Планирование
Роли четко разграничены
Разрешено использовать внешние зависимости
Есть живые данные для тестирования и анализа
Требования  по безопасности
Требуется тестирование
Требуется написание  документации по продукту или инструкция
Требуются модульная реализация
Несколько команд разработки
Всего

Как пользоваться таблицей, думаю все уже догадались, но на всякий случай — ровно также как и с предыдущей, только с небольшим дополнением в виде закрашенных ячеек. Имеется в виду, что значение не может быть использовано для данного проекта. Также прошу заметить что, таблица может быть неполной, добавьте строки, которые сочтёте необходимыми.

С чего начать работу над проектом — памятка проект-менеджеру. Читайте на Cossa.ru

Проект — это всегда сложный процесс с несколькими сторонами и совместной работой. Сложности могут возникнуть разные: недостаток опыта, упрямый клиент или срыв дедлайнов. От всего не уберечься, но если подготовиться, будет попроще. Рассказываем о 7 базовых шагах подготовки к проекту, которые сэкономят силы и время.

Шаг 1. Определите владельца проекта и ответственного

В начале проекта сразу найдите владельца, именно он принимает решение о запуске проекта. Например, это может быть собственник бизнеса или руководитель отдела маркетинга. Помимо владельца определите ЛПР — лиц, принимающих решения. К ним могут относиться сотрудники ниже рангом: маркетинг, PR. Или даже те, кто участвует в задаче только косвенно, но влияет на принятие решения. К таким людям можно отнести, например, финансового директора, который «оплачивает банкет», но не имеет маркетинговых компетенций. Ваша задача — выяснить зоны ответственности всех ЛПР и их вовлечённость в проект.

Хорошо, когда владелец участвует в проекте и общается с вами — тогда обсуждать и вносить изменения можно через него. Если владелец не принимает участие в обсуждениях, говорите только с ЛПР. Иначе может получиться так: вы будете встречаться и принимать решения, а потом придётся всё переделывать, потому что это не устраивает ЛПР.

Пример.

Основатель и генеральный директор.
Владелец проекта.

Операционный директор.
ЛПР.

Директор отдела маркетинга.
Главный ЛПР.

Digital-маркетолог.
ЛПР.

Штатный дизайнер.
ЛПР.

Шаг 2. Определите стейкхолдеров

Стейкхолдеры — это заинтересованные в проекте люди, которые могут повлиять на владельца, руководителя, команду, конечных пользователей или других участников проекта.

Лучше выбрать отдельную тактику работы с каждым из заинтересованных лиц. Тактика зависит влияния и важности стейкхолдера.

Влияние — насколько человек влияет на развитие проекта, может ли он принимать участие в управлении.

Важность — насколько человек влияет на результат.

График влияния стейкхолдера

1. Партнёры — влиятельные и важные для проекта люди. К ним нужно прислушиваться, обсуждать вопросы, учитывать интересы.
2. Консультанты — влиятельные люди с низким уровнем важности. С ними менеджер проекта обсуждает важные вопросы, но не лезет с мелочами.
3. Поддержка — важные, но не влиятельные сотрудники, держите их в курсе новостей. Когда появляются новые идеи и пожелания, идите к ним и рассказывайте.
4. Рядовые сотрудники — люди с низким уровнем влияния и важности. Это дизайнеры, верстальщики, разработчики, над которыми стоят главные — поддержка.

Когда все роли понятны, можно встречаться с заказчиком и собирать требования.

Шаг 3. Сбор и формализация требований

Каждая студия собирает требования клиента по-разному. Менеджер проекта присутствует на всех встречах, чтобы быть в курсе — именно ему предстоит уточнять, собирать дополнительные сведения, перепроверять и доносить мысли от заказчика команде и обратно.

В AIC на первой встрече мы проводим презентацию компании: рассказываем о наших подходах, показываем кейсы на тематику клиента. Объясняем, как работает аналитика и UX-исследования, демонстрируем шоурилы.

Пример шоурила для встречи с клиентом.

Важно подробно уточнить, как клиент видит будущий продукт. Часто клиент приходит и просит переделать сайт, потому что он плохо выглядит. Соберите максимум информации — что не нравится, почему, какие элементы вызывают негатив.

Продумайте все вопросы заранее, чтобы ничего не упустить при обсуждении. Посмотрите схему интервью Виктора Ченга, бывшего консультанта McKinsey & Company, — она поможет структурировать знания и передать их команде.

После того как вы собрали и уточнили требования, их нужно проверить.

Шаг 4. Аналитика

Иногда клиенты сами не понимают, что им нужно. В таком случае поможет предпроектная аналитика.

Владелец банковского сайта обратился к нам с задачей на редизайн. Он сказал, что их клиенты — успешные взрослые женщины и мужчины с зарплатой больше 100 тысяч, которые приходят за автокредитом и ипотекой. Мы проверили, и оказалось, что целевая аудитория — девушки 20–25 лет с зарплатой до 50 тысяч, которые берут потребительский кредит на отдых.

Концепция — визуальный дизайн, CJM, пользовательские сценарии — зависит от аудитории, и для всех она разная. Этот случай показывает, что аналитика помогает улучшить результат ещё до старта.

По итогу этого и предыдущего этапов у нас вырисовывается ряд проблем, которые проект должен решить. Самое время переходить к задачам.

«Иногда приходят клиенты и говорят: „Вот наш сайт, подскажите как эксперты, что хорошо и что плохо“. Мы говорим: „Нет, мы не целевая аудитория“. Например, мы не можем оценить сервис для ипотеки. Мы не подходим к оценке экспертно, а привлекаем реальную аудиторию продукта».

Шага 5. Планирование и декомпозиция задач

Если проект для вашей команды новый и уникальный, начните с конца. Представьте, как должен выглядеть готовый продукт и что нужно сделать для его воплощения в жизнь. Получится список стандартных задач: прототипирование, фронтенд, бэкенд, тестирование и так далее. Поделите задачи на подзадачи и распределите между командой. В AIC мы делим проект на 4 этапа, внутри каждого — свои задачи:

1 этап. Первичная аналитика и данные заказчика. Мы составляем портрет целевой аудитории, проектируем пользовательские сценарии и проводим клиентские воркшопы.

«Клиент понимает, что мы должны работать в одной команде. Внутри рабочей группы есть клиент и исполнитель, у каждого своя зона ответственности. Мы обсуждаем риски, как их устранить, эскалировать ситуацию. Прорабатываем MVP, разбиваем на составляющие, расставляем приоритеты: что делаем вперёд, что потом».

Количество воркшопов зависит от специфики проекта. Когда мы работали над «Азбукой вкуса», провели два. На первом обсуждали мобильное приложение для доставки готовых блюд, на втором — промоактивности на сайте. Условные клиенты были такие:

1. Василий — суперзанятый, некогда сходить на обед. Ему важно успеть заказать обед незаметно для коллег во время совещания, буквально двумя кликами.
2. Василиса — сидит дома с детьми, заботится о здоровье, готова к новому опыту. Может проводить в приложении много времени: изучать состав, калории и так далее.

2 этап. Детальное проектирование: разрабатываем прототипы интерфейса, тестируем их на лояльной аудитории. Для «Азбуки вкуса» приглашали клиентов в офис и тестировали прототипы.

3 этап. Дизайн-концепция: дизайн, интерактив — всё это тоже проверяем на группе и согласуем с заказчиком.

4 этап. Внутренние страницы, ресайзы и так далее.

Чем подробнее расписаны задачи, тем легче их будет оценить.

Шаг 6. Оцените задачи

Чем больше проектов у вас за плечами, тем проще оценить время и стоимость каждого следующего. Менеджер оценивает задачи не в одиночку, он также опирается на опыт команды. Если проект в новинку для всех, разделите задачи на 3 группы:

1. которые вы делали раньше;
2. которые вы не делали, но знаете, как;
3. которые вы не делали и о которых вам нужно узнать больше.

Первую группу вы оцениваете как всегда. Вторую оцениваете на основе своего опыта и интуиции, умножаете на 1,5–2. То же самое с третьей, только умножаете уже на 2–3. Сначала может показаться, что это слишком много, но к концу проекта вы будете думать иначе.

Другой способ оценить неизвестные задачи — спросить у более опытного коллеги, который уже занимался подобными проектами. Согласуйте бюджет и сроки с клиентом, подписывайте документы и переходите к составлению плана.

По поводу согласования документов у нас довольно жёсткая позиция. Если видим в пункте договора потенциальные риски, наши юристы сразу их исключают или делают прозрачные формулировки. Иногда заказчик сопротивляется: «Мы не принимаем правки», — это тревожный звоночек. В таком случае мы можем и отказаться от проекта.

7. Составьте план проекта

В 5 шаге вы получили задачи и подзадачи. Чтобы не выбиться из графика и сдать проект в срок, следите за выполнением задач. Воспользуйтесь программой по управлению проектами, например, Microsoft Project.

Интерфейс MS Project

В MS Project можно выбрать один из встроенных шаблонов и подстроить его под свой проект: поставить задачи, распределить их между командой, определить длительность и установить зависимости между ними. Здесь же можно делать отчёты — стандартные ежеквартальные или в режиме реального времени. Для наглядности можно использовать диаграмму Ганта.

Диаграмма Ганта. Источник: medium

В диаграмме Ганта можно визуализировать задачи на графической шкале времени. Вы можете смотреть, что делает команда: кто когда должен начать и закончить задачу. Для наглядности можно использовать даже таблицы Excel.

Сейчас мы пользуемся таск-трекером Jira + Confluence. До этого был Trello и Basecamp, некоторые сотрудники пользовались другими трекерами — кому что удобно. Из-за работы сразу в нескольких трекерах сложно аккумулировать знания, которые мы получали на проектах, поэтому мы сделали общую систему.

Приготовьтесь к тому, что не все задачи будут завершаться вовремя, однако иногда это не плохо. В процессе работы у команды иногда появляются стоящие идеи, ради них можно немного сдвинуть сроки. Для этого изначально заложите небольшой запас времени.

К старту готовы

Если вы прошли все шаги, подготовку можно считать завершённой. Непредвиденные обстоятельства случаются всегда — невозможно предусмотреть всё, но с помощью грамотной подготовки можно минимизировать потери. Помните, что сложности в проекте — это опыт, который поможет вам подготовиться к следующему проекту ещё лучше.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на [email protected]. А наши требования к ним — вот тут.

С чего начать проект? — Личный опыт на vc.ru

Совсем недавно меня засыпали рядом вопросов:

С чего начать проект?

Какой план должен быть у проекта? Как правильно это делать?

Проработав несколько лет на внутренних и внешних проектах, а также участвовав во многих Startup я поняла одно — очень много проектов умирает на стадии планирования.

Если вы хотите воплотить мечту или реализовать прекрасную идею — не стоит уходит с головой в планирование. Раньше прописывали пятилетний бизнес-план, сейчас это требуется только при реализованном проекте. Если ваш проект не соответствует минимальным требованиям, тогда и бизнес-план вам не нужен.

План по реализации проекта:

1. Опиши свою идею на бумаге/блокноте/редакторе. Все идеи умирают в голове, а могли бы реализоваться. Распиши свой проект, сделай схему, обозначь границы. Подумай кому ты можешь показать свой план.
2. На следующий день перепиши свой проект/продукт/услугу. Часто бывает, под влиянием эмоций, мы пропускаем важные детали.
3. Распиши этапы реализации проекта: Функционал/JTBD/MVP/Объем рынка/Анализ конкурентов/Продвижение. Распиши задачи для каждого этапа.
4. Выбери стратегию.
5. Расставь правильно приоритеты.
6. Дописывай план и пересматривай его каждую неделю. Каждый день рынок меняется и твой проект может быть не актуален. Не стоит создавать идеальный продукт/проект на первых этапах, сделай быстро минимальный рабочих продукт и улучшай его через обратную связь клиентов.
7. Соблюдай сроки и заведи новую привычку — сначала свой продукт, потом работа. Когда-то я попала в собственную ловушку, думая, что сначала необходимо выполнить всю работу, а вечером садиться за свой проект. Итог один — проект начался через два месяца после описания плана, проект мог бы не реализоваться.
8. Набросай график. Скачай удобные приложения для задач — todoist, универсум и многие другие. Они помогут соблюдать приоритеты и сроки на каждый день.
9. Работай над задачей ежедневно, не менее 30 минут и не отвлекайся. Наша продуктивность страдает и становиться слабее, когда мы отвлекаемся. Данный пост я уже публиковала в Instagram (отвлекся!? Считай пропало!).
10. После организационных вопросов, пора переходить к действиям. Каждый день! Каждый день ты обязательно должен выполнять задачу за задачей. Это самый сложный этап, но вполне достижимый. Просто представь, что скоро твой проект/продукт/услугу попробует весь мир.
11. Получай знания и думай, как ты можешь их применить. Уделяй время на технологии в своей ниши, старайся быть в теме.
12. Не теряй фокус. Не пытайся сделать все и сразу, действуй по плану.
13. НЕ сдавайся! И помни: «Лучше иметь заурядную стратегию и воплотить ее в жизнь, чем великолепную, детально продуманную стратегию, которую вы не осуществляете». Ицхака Адизеса

Давайте реализовывать самые заурядные проекты и продукты, как правило именно они достигают успеха. И последнее — не тяните все на себе, попробуйте собрать команду единомышленников, которая готова участвовать в вашем проекте. Всем удачи и встретимся на вашем проекте!

Как правильно организовать процесс выполнения проекта

Брэд Сквайрс является ведущим специалистом дизайнерской фирмы Bold Type Design, расположенной в Сан-Франциско. Он управляет проектами для широкого круга клиентов, главным образом для крупного бизнеса. Брэд заметил, что в определенных корпорациях проекты продвигаются очень быстро, проектные команды функционируют в идеальном «поточном» состоянии. Другие корпорации, кажется, всегда выполняют работу за мгновения до наступления критичного срока. В своей работе с Bold Type Design, Брэд Сквайрс и его команда применяют фундаментальные принципы, успешно реализуя основные принципы управления проектами — закончить проект вовремя и в пределах выделенного бюджета.

Это случается слишком часто. Каждый прочитал резюме проекта и поставил под ним свою подпись. Проектная команда была выбрана потому, что у нее самый большой опыт работы в вашей отрасли. График проекта содержит множество вставленных дополнений и уточнений. Но ваш сайт или дизайнерский проект далек от завершения, и сейчас Вы на месяц отстаете от планируемого срока. Каким образом это произошло? Проанализируйте самые распространенные причины задержек, возникающих в дизайнерских проектах, и предложения, которые помогут Вам их избежать.

Проект не имеет конечной цели

Удивительно, как много веб-сайтов, брошюр и маркетинговых кампаний выполняются без предварительного принятия решения о цели проекта. Задайте себе вопрос «Что я хочу, чтобы делала моя аудитория, когда они видят / читают / получают информацию». Не зная ответа на этот вопрос, ваш проект подвергается риску повторных переделок после того, как будет получена обратная связь от тех, кто использует результаты Вашего проекта. Убедитесь, что каждый член проектной команды имеет четкое видение цели и своей работой приближает достижение этой цели. Как говорил Уэйн Гретцки: «Хороший хоккеист играет там, где находится шайба. Великий хоккеист играет там, где будет шайба».

Лица, принимающие решения, были исключены из процесса подготовки решений.

Очень плохо, когда президент компании впервые видит окончательный вариант вашего проекта только тогда, когда он распечатан и представлен ему на подпись. В начале каждого проекта поставьте обязательный пункт: провести анализ заинтересованных сторон. Организуйте встречи со всеми заинтересованными сторонами и выясните, что они ожидают от проекта. Эти люди могут способствовать развитию проекта, предложив свои экспертные знания по проекту или предоставив политическую или коммерческую поддержку.

Экономия на исследованиях

Важным компонентом любого процесса проектирования являются предварительные исследования. В это время генерируется много-много идей и внимательно изучаются достоинства каждой из них. Экономя на этом шаге, чтобы как можно быстрее запустить проект, Вы можете попасть в следующую ситуацию: Вы будете все время двигаться в одном направлении, не зная, что оно неправильное и бесперспективное. Гораздо лучше изучить множество различных вариантов на предварительной стадии до принятия решения о последующем направлении движения по проекту.

Неправильно выбранная политика согласования

Если успешное продвижение Вашего проекта требует, чтобы вы получили согласие 14 менеджеров среднего звена на следующий понедельник, скорее всего, у Вас будут проблемы. Если Ваш проект требует утверждения многих руководителей отдела, что вполне реально, если кампания будет охватывать несколько маркетинговых каналов, крайне важно выделить им достаточно времени в расписании Вашего проекта. Покажите всем заинтересованным сторонам свое уважение, которое они заслуживают, выделяя им достаточно времени для тщательной и хорошо мотивированной обратной связи. Поступая таким образом, вы повышаете свои шансы на успех — и не только для этого, но и для будущих проектов, поскольку у Вас сложатся более прочные отношения с заинтересованными сторонами, к которым вы отнеслись так почтительно.

Бесполезная обратная связь.

Целью итерационного пересмотра дизайнерских решений является узкая сосредоточенность на конкретном решении. Решения, полученные на предыдущем совещании, расширятся, углубляются или уточняются на следующем совещании. Одна из самых распространенных ошибок, которую Дэвид Кронин назвал смертельной спиралью, возникает, когда дизайн неоднократно пересматривается без какого-либо прогресса в достижении согласованного решения. Симптомы этой ошибки легко узнаваемы: визуальный обзор первоначальных дизайнерских направлений, где клиенту не нравится ни один из предлагаемых подходов; последующие совещания, на которых клиент решает, что выбранный в настоящее время путь должен быть пересмотрен в пользу пути, от которого ранее отказались.

Вина в этой ситуации ложится не только на плечи клиента. Хотя клиенты будут говорить вам, что они «знают, что им нужно», в редкой ситуации клиент может четко сформулировать, почему он считает, что те или иные элементы дизайна его не устраивают. Члены проектной группы должны убедиться, что они получают тот тип обратной связи, который им необходим, чтобы позволить им двигать дизайнерские идеи ближе к завершению. Задавайте правильные вопросы, показывайте прогресс в дизайнерских решениях, следите, чтобы обсуждаемые вопросы не были отвлеченными от целей Вашего проекта.

Команда не заинтересована в конечном результате

Ваша команда является самым важным ресурсом, который Вы имеете, и их вклад может успешно завершить либо сделать неудачным Ваш проект. Заботьтесь о них и убедитесь, что команда действует как единица, а не как совокупность отдельных лиц. Роль лидера заключается в создании такой среды, которая позволяет каждому члену команды выполнять свою работу как можно лучше. Без мотивации, четких взаимодействий, доверия и гарантии того, что каждый человек не только понимает свою роль в проекте, но и видит картину успеха, проект будет медленно двигаться к неудачному завершению. Создайте среду, где критика признается ценным для улучшения конечного результата, нужный риск вознаграждается, за ошибки не наказываются, и у Вас будет плодородный климат для инноваций.

Ошибка в оценке времени

Привычка недооценивать время, необходимое для выполнения определенных задач в рамках проекта, может иметь эффект снежного кома в организации. От правильно выполненной оценки времени выполнения задач зависит конечный срок реализации проекта. Если временные требования недооцениваются, Вы не успеваете завершить проект к требуемому сроку. При этом проектные сроки начинают терять смысл, и от этого пострадает оценка Вашей надежности у Ваших партнеров.

Способность делать точные оценки времени приходит с опытом и профессиональной подготовкой. Первым шагом на пути оценки времени с хорошей точностью является полное понимание проблемы, которую предстоит решить. Обратите внимание на сложность каждого проекта и выделите время на внутренние совещания, другие задачи с высоким приоритетом, праздники и болезни и так далее. С улучшением ваших навыков и предоставлением точных временных оценок, сроки, которые Вы устанавливаете, будут более авторитетными. Когда это произойдет, Ваша команда будет готова предоставить результат в действительно решающий момент.

Организовать процесс выполнения Вашего проекта помогает система управления организацией «Простой бизнес». Каждый проект в это системе разбивается на перечень задач, которые назначаются членам проектной команды. Руководитель проекта и заинтересованные лица отслеживают процесс выполнения этих задач и «держат руку на пульсе», чтобы в любой момент принять нужное управляющее решение при возникновении проблем. Встроенные разнообразные средства коммуникаций гарантируют взаимосвязь между всеми участниками проекта.

Комментарии

Как составить план проекта за восемь простых шагов

Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные.

И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать?

Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов.

Как составить план проекта за восемь простых шагов…

Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой

Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.

В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта.

Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками:

• Как согласуется проект с целями компании?
• Чего ожидают участники? Что ожидается от них?
• Каким образом будет измеряться успех?
• Какими ресурсами вы располагаете?
• Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта?

Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план

По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды.

Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях.  

Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту

Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2.

Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам.

Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий.

Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта

Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения:

• Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей.
• Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы.
• Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом.

Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.

Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке.

Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса».

В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку.

Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки

По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.

Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации.

Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану

Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией.

Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы.

Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта!

В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше:

• Определите цели проекта и пользу, которую он принесет.
• Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта.
• Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта.
• Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты.
• Опишите роли и обязанности всех участников.
• Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами.
• Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова.
• И на этом все!

Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта.

Прямиком к счастливому финалу

Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете?

Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

Как вести много проектов сразу и не закопаться в них / Хабр

Успеваете ли вы делать всё, что планируете? Храните ли сотни невыполненных задачек пылящимися на полке, или решаете одну за одной? Чувствуете ли вы в целом удовлетворение в достижении своих желаний (и неважно каких, рабочих или личных)?

Если на какой-либо из вопросов вы ответили негативно — эта статья для вас. В ней я поделюсь опытом, как делать больше и лучше!

Введение

Если бы кто-то сказал мне, что будет учить меня жить. то в первую очередь я бы спросила у него: «А почему я должна тебя слушать?». Сберегу ваше время на подобные вопросы и отвечу, почему я считаю, что мой опыт заслуживает внимания:

• У меня свой вполне успешный бизнес, в рамках которого я веду тренинги, оказываю услуги по консалтингу и аусторсингу, разрабатываю веб-продукты.
• Лично я веду одновременно до 15 проектов по разным направлениям.
• Для чующих подвох: мои клиенты довольны результатом!
• Для чующих подвох-подвох: у меня в году по 2-3 месяца отпуска. С ноутбуком, но 2-3 месяца, в которые я путешествую, катаюсь на кайте или вейке, и ловлю прочие радости от жизни
• О, чуть не забыла: я почти не динамлю спорт, занимаюсь с преподавателями шахматами, языками, плаванием и наверное ещё чем-то.

В общем, я очень надеюсь, что всё вышесказанное было воспринято не как хвастовство, а как обоснованная аргументация, почему есть смысл прислушаться к написанному ниже. Итак, поехали.

Навыки, техники, правила…

По тайм-менеджменту много книг и тренингов. Я бы сказала, МНОГО. Я ходила на многие тренинги, читала многие книги, начинала всё это использовать, и когда что-то не получалось, расстраивалась: «я делаю что-то неправильно». А потом расстраиваться перестала. У каждого своя религия, свои особенности, и учитыать их — значительно важнее, чем следовать каким-то правилам, даже если они исходят от умных дяденек с тётеньками.
Только исследуя себя, можно понять, как именно надо «правильно себя использовать». А критерием правильности я считаю 2 условия: результат достигается, а мне самой от процесса — кайф! Если одно из условий не соблюдено, значит, что-то надо менять!

Учимся ценить своё время

Иногда мне кажется, что многие люди просто не понимают, насколько ограничено их время. Зарабатываются с головой, не уделяют достаточно времени семье, много времени тратят на рутинные мелочи… Я очень боюсь понять, что «жизнь прошла». Что я смогу вспомнить? Чего я достигну?

Чтобы решить эту проблему для себя, я сделала следующее:

1. Честно призналась себе, что жить долго у меня врядли получится. Мы, людишки, вообще живём мало! Никогда об этом не забывайте, время говорит тик-тик… Стать долгожителем — хорошая идея, но 100 лет тоже не очень-то много!
2. Я выписала список из 100 жизненных целей, спасибо за совет книжке «Цельная жизнь». Если вдруг у меня опускаются руки и ничего не хочется делать, я открываю этот список, и энергии сразу хоть отбавляй! А друзья на прошлый ДР сделали мне альбом с фотографиями по каждой цели, и он тоже стал моим источником энергии!
3. Я выписала все свои активности, на что уходит время. Сделала табличку с пометками: насколько мне это нравится, насколько хорошо у меня это получается, и сколько времени я трачу. По всем задачам, где «не очень нравится» и «не очень получается» я стала придумывать стратегию: куда эти задачи деть. Это была целенаправленная работа по делегированию, которая закончилась и новыми людьми в команде, и бухгалтером на аутсорсе, и домработницей. На всё это ушло не очень много денег, зато теперь у меня почти нет ненравящихся задач, в итоге энергии значительно больше, и я делаю именно то, что умею делать хорошо!

Прокрастинация

Есть такое модное слово — «прокрастинация». Это когда вы страдаете фигнёй, только чтобы не браться за работу в целом или какую-то задачу в частности. Есть много статей о том, как с ней бороться, но у меня решение одно — отдаваться прокрастинации!
Как только меня начинает колбасить и «не работается», я перестаю работать. Это может длиться пару часов, а может — пару дней. Главное правило — «выгулять лень» по полной. Да, потом появятся факапы, придётся решать свалившиеся проблемы, дедлайн будет подтсёгивать, а выработанная в отдыхе энергия — помогать. Главное — НЕ ЗАСТАВЛЯТЬ СЕБЯ РАБОТАТЬ. НИКОГДА.

Делать то, что нравится

Это истина от Кэпа, но тем не менее: когда вы делаете то, что вам не нравится, вы теряете энергию, не получаете результат, в целом продуктивность снижается. Но как можно не делать то, что нужно?

Я вижу 2 решения:

• Делегировать — об этом уже было выше
• Сделать так, чтоб нравилось

Я учу испанский по песням, потому что так мне нравится больше всего.

Я долго искала подходящий вид спорта, изнывая от скуки в тренажёрке, в итоге я нашла то, что мне нравится (бассейн-пилатес-вейкборд-батут). Я долго исследовала, я пыталась заставлять себя в нелюбимые секции ради «результата», не без удовольствия от процесса ничего не получалось!

А как же совсем нудные и неинтересные задачи, такие как подготовка документов? Я это терпеть не могу, поэтому никогда не делаю дома. Я езжу с ноутом в любимую кафешку, пью любимый кофе с любимым коктейлем из свежевыжатых соков. Полчаса нелюбимой задачи в неделю пролетают с удовольствием!

Но это — неделегируемые исключения.

Места силы

Я уже рассказала про свою волшебную кафешку, в которой, кстати, сейчас и пишу эту статью. Такие места — кладезь энергии! Важно их сначала найти, а потом не испортить:

• Если у меня есть место для продуктивной работы, то оно служит якорем. Если в нём я буду чатиться, играть, смотреть бигпикчу, то магия пропадёт. Здесь Место Силы, и его нельзя осквернять! Найдите такое место для себя, и обращайтесь к нему для решения сложных задач.
• Не делайте из места силы ежедневную бытовуху, магия работает не всегда. 2 мега-продуктивных часа в день — это здорово! Попытка работать на максимуме 40 часов в неделю ни к чему не приведёт.

Эффективное планирование

Многие умеют планировать в значении «создавать план». Но планирование — это ежедневная активность. Отслеживать статусы, не забывать главное, учитывать приоритеты, реагировать на изменения… Как это делать, если задач — много?

Я веду все задачи в редмайне, но этого мне не хватает, мне нужен более наглядный инструмент. И у меня их есть: это майнд-карта на стене.

Я беру лист ватмана, и фломастерами рисую майнд-карту. В ней есть все проекты, по крупным проектам — большие задачи-подпроекты. Внутри этих проектов я приклеиваю стикеры с конкретными задачами. Когда задача готова — я её перевешиваю в ветку «Сделано!», рядом с которой нарисован салют, полный радости и счастья. Каждую неделю выполненные задачи перемещаются в прозрачный файл, чтобы я видела, как много их было, какой файлик пухленький. Объёмы выполненных задач очень мотивируют!

Что мне это даёт:

• Мотивацию. Я с такой радостью переклеиваю листочки в «сделано!», и так горжусь собой, когда выполнила много задач за неделю, что в итоге следующие задачи решаются с большим позитивом!
• Наглядность. Я вообще люблю всё через майнд-карты представлять, по ним я вижу, что с каким проектом, где что требуется, где попа, где всё отлично.
• Удобство контроля. Не свои задачи я тоже леплю стикерами другого цвета, и знаю, что их надо мониторить.

Он против шерсти живёт

Когда в рабочее время вас всё время дёргают, куча времени тратится на бесполезные общения, отвлечения, вникания. Сложно переключаться между задачами, эффективность падает.

Очень везёт тем, кто может себе позволить работать в сдвинутом графике. У меня стандартный график либо с 6 до 14, либо с 16 до полуночи (либо меньше). Во-первых, это позволяет мне учитывать свои биоритмы, а они у меня всё время меняются. Во-вторых, благодаря этому я могу и решать задачи, связанные с другими людьми (когда нужно взаимодействие с кем-либо), а в другую часть времени я могу кропотливо сидеть и решать свои задачи, чтобы меня никто не дёргал.

В одной компании мне даже удалось убедить руководителя перевести ведущего аналитика, самого загруженного человека, на нестандартную неделю: он стал работать по субботам вместо понедельников. В итоге его результаты резко взлетели вверх, т.к. по субботам его никто не отвлекал!

Не откладывай на завтра то, что можно отложить на послезавтра

Многие считают, что хорошо всё делать заранее. Кто угодно, только не я!

Вот несколько иллюстраций из жизни:

• Приступаю к работе в 14 с чем-то. В почте за 9:30 письмо: «Наташа, беда! Пожар! На нас подали в суд! Такие-то проблемы». Иду дальше, в 13:45: «Я созвонилась, всё выяснила, узнала у юриста, всё решено, вот что нам надо сделать». А если бы я сразу взялась за решение?
• Решили с коллегой сделать доклад на конференцию. Я сделала поверхностное описание, он — очень детальное. Ему написали через месяц: «к сожалению, такая тема уже есть». Мне написали: «тема принята, но с учётом схожих тем, пожалуйста, сделайте акцент на этом и вот этом». В итоге, переделывал ВСЁ, а я ничего 🙂

В какой-то момент что-то произойдёт и повлияет на результаты вашей работы. Так происходит всегда! Делайте всё в последний момент — и риск что-то переделывать будет значительно ниже!

Фиксация задач

Незафиксированные задачи — самй противный поглотитель энергии. 10 раз в день вспоминать «мне нужно не забыть сделать вот это» — брррр!

ВСЕ ЗАДАЧИ

ДОЛЖНЫ ФИКСИРОВАТЬСЯ

В ОДНОМ МЕСТЕ

и пусть это будет таск-трекер, блокнот или гуглотабличка — неважно!

Прыгать? Выше головы, конечно же!

Самый страшный грех — это недооценивать себя. Планировать мало, откладывать, бояться.

Давно хочу сдать экзамен по ISTQB, но никак не начинаю готовиться? Отлично, сегодня я оплатила экзамен на 13.07, теперь придётся успеть.

Не знаю, как что-то сделать? Сначала надо пообещать/ввязаться, а там смотреть!

У меня ещё ни разу не было опыта, чтобы я (или кто-то ещё) чего-то НЕ СМОГ из-за нехватки времени. Из-за нежелания — да. Потому что годами откладывает — да. А вот если уже подписаться… В общем, попробуйте, ввяжитесь сразу в 5 авантюр, и убедитесь, что у вас всё получится.

Выводы

У каждого своя религия, и вполне вероятно, что для кого-то мои советы окажутся неприменимы. Но прежде чем решать — попробуйте! Создайте мега-список целей,. выделите нелюбимые активности, придумайте как что делегировать, найдите себе место силы, попробуйте сделать в 5 раз больше, чем вы делали раньше…

Если будет желание — то всё получится!

Как организовать свой сетевой проект — Карьера на vc.ru

Элементы многоуровневого маркетинга в той или иной мере используют различные предприятия, которые ориентированы на повышение уровня продаж. Реализацией товара занимаются дистрибьюторы компании, они же рекрутируют новых людей, расширяя сеть.

Сетевой бизнес имеет свою специфику. Партнерские компании отличаются тем, что могут экономить на многих статьях расходов, что не могут себе позволить представители традиционного бизнеса.

Например, отсутствует необходимость содержать физическую торговую площадку и снижается потребность в рекламе, так как положительный образ товара формируют и подкрепляют торговые агенты. Компании использующие такой маркетинг уменьшают непроизводственные затраты, тем самым снижая цену продукции практически до себестоимости. Поставка товара происходит напрямую от производителя, что исключает спекулятивную наценку.

Если Вы загорелись идеей организовать свой сетевой проект и хотите открыть свою компанию, стоит рассмотреть этапы запуска партнерской системы:

Ниша продаж и продукт

Это первое, с чем Вам предстоит определиться. Важным конкурентным преимуществом станет качество, возможность длительного хранения и транспортировки товара, актуальность и уникальность продукта.

Например: лидирующие сетевые компании, которые специализируются на продаже косметики, распространяют товар, обладающий определенной степенью уникальности (органическая или минеральная косметика) и рассчитан на определенного покупателя (антивозрастная или детская косметика). Важно показать себя правильным образом и обратиться к конкретному сегменту целевой аудитории, поняв что ему нужно.

Выбор маркетинг плана

Это основной и самый важный этап организации бизнеса. От него зависит уровень привлекательности для партнеров и того, станет ли участие в Вашей компании успешным для них.

Привлекательная, с точки зрения партнера, компания должна иметь понятно сформулированную бонусную систему, четко работающую систему расчета и прозрачную политику управления структурой. Дистрибьюторы хотят чувствовать надежность, понятные и близкие им ценности, качественную организацию рабочего процесса с привлекательными бонусными схемами.

С точки зрения затрат собственных ресурсов, пытаться “изобрести велосипед” при открытии компании без релевантного опыта не стоит. Выгоднее обратиться к профессиональным разработчикам маркетинг планов, которые организуют Ваш бизнес с нуля.

Практическое внедрение

Это самый ответственный этап. Важно грамотно продумать логистику предприятия, установить договорные отношения со своими партнерами, урегулировать все юридические вопросы и просчитать возможные форс-мажоры. Для качественной реализации и избежания ошибок, пригодится опыт запуска бизнеса с нуля. Работайте с теми, кто уже набил шишки и имеет опыт практического внедрения МЛМ систем. Они, как никто другой, знают плюсы и минусы различных решений и нюансы применения стратегий запуска сетевой компании.

Этап старта очень важен, а дальнейший рост вы сможете обеспечивать реинвестированием средств от проекта. Масштабируйте свой бизнес постепенно, по мере развития компании и увеличения ее финансового оборота.

Презентуйте бизнес партнерам

Главная цель на старте — максимально заинтересовать людей, которые войдут в Вашу команду. Успешность компании, а в частности, уровень ее продаж будет зависеть именно от степени заинтересованности дистрибьюторов. В перспективе, их задачей будет популяризация и распространение продукции.

В отличии от традиционного, сетевой бизнес не нуждается в обширной рекламной кампании. Как показал многолетний опыт работы и организации партнерского бизнеса, раскрутка через интернет презентует Вашу компанию большему количеству людей при меньших затратах. МЛМ и интернет — оптимальная маркетинговая комбинация.

Основной движущей силой вашего бизнеса должны стать лидерские качества и умение мотивировать своих дистрибьюторов.

5 умных шагов к организации проекта

Вас выбрали для организации рабочего проекта.

Или, возможно, вы решили организовать собственный личный проект, например, день рождения, альбом для вырезок из отпуска или показ мод.

Вы можете мысленно увидеть завершенный проект, но не совсем уверены, как организовать промежуточные этапы, чтобы действительно добраться до готового продукта.

В этом посте я предлагаю пять простых шагов, которые помогут вам организовать проект.

Выполните эти пять шагов в следующий раз, когда вы будете перегружены своим планированием.

Эта последовательность поможет вам шаг за шагом составить проект.

Дайте вашему проекту имя.

Вы собираетесь потратить много часов на работу над своим проектом, поэтому имеет смысл дать проекту имя.

Какое хорошее название для вашего проекта?

Будьте как можно более информативными, чтобы случайно не спутать свой проект с аналогичным.

Если вы работаете над проектом вместе с другими, выберите понятное и практичное название, чтобы люди знали, о чем вы говорите, например, «Сюрприз на день рождения для Стива», а не «Операционный торт: Стивен».

Установите срок выполнения вашего проекта.

Проект без установленного срока, вероятно, не будет завершен. Он будет тянуться и продолжаться в течение нескольких недель или месяцев, пока кто-то не устанет от него или не забудет его завершить. Когда нужно завершить ваш проект? Был ли установлен внешний крайний срок? Если нет, выберите конкретную дату (месяц, день и год), к которой ваш проект должен быть завершен.

Перечислите широкие категории.

Следующим шагом является создание широких категорий проектов. Вы можете думать об этом как о больших разделах, составляющих большую единицу вашего проекта. Один из способов думать об этих категориях проектов — думать о них как о школьных предметах.

Если бы мы сказали, что школа — это проект, тогда меньшими категориями или предметами проекта были бы такие вещи, как биология, история, физическое воспитание, английский язык, математика и так далее.

В приведенном выше примере «Сюрприз на день рождения для Стива» может иметь предметы или категории: торт, посуда, украшения, музыка, гости и так далее.

Не волнуйтесь, если вы не придумаете все за один присест. Важная часть состоит в том, что вы начинаете думать обо всех возможных категориях.

Список задач.

Это то, что будет считаться задачами вашего проекта или конкретными задачами, которые необходимо выполнить для каждой категории. Какие задачи необходимо выполнить для каждой из ваших категорий? Идите вперед и запишите эти задачи под соответствующими категориями.

В приведенном выше примере категория украшений может включать: украшения для стен, сувениры для вечеринок, украшения для потолка и т. Д.

Опять же, не волнуйтесь, если вы не придумаете все за один присест. У вас будет возможность все пересмотреть за минуту.

Измените и добавьте сроки выполнения.

Пришло время просмотреть ваши категории и задачи, чтобы убедиться, что все готово. У вас есть все необходимые категории для вашего проекта? Ваши задачи перечислены в нужных категориях? Вам нужно добавить еще какие-то задачи в свой проект? Не стесняйтесь редактировать, перемещать и корректировать свои заметки по мере необходимости.

Когда вас все устраивает, добавьте конкретные сроки выполнения для категорий и задач. Начните с определения сроков выполнения для определенных категорий, а затем постепенно переходите к срокам выполнения для отдельных задач (это имеет смысл, поскольку именно ваши задачи фактически продвинут проект вперед).

Просмотрите свою работу еще раз и внесите окончательные правки. Поздравляем, вы успешно организовали проект!

Как насчет вас? Как вы подходите к организации проекта? Вам нравится планировать проект поэтапно или вы устраиваете мозговой штурм, а потом все организуете? Присоединяйтесь к разговору и оставьте комментарий ниже!

.

Советы и примеры по составлению плана проекта

Ваша команда ждет от вас четкого пути к успеху. Если ваш план проекта представляет собой беспорядочный беспорядок без реальной рифмы или причины, это может создать путаницу, потерять время и оставить меньше впечатлений вашим заинтересованным сторонам.

Вот почему так важно создать аккуратный и аккуратный план проекта.

Попробуйте эти простые советы по организации проекта и приготовьтесь к успешной победе над проектом. 🏆

1. Разделите проект на фазы

Организация проекта по этапам работы — простой и понятный способ организации проекта.И есть много способов сделать это. Например, вот пример того, как вы можете применить гибкий подход к своему плану проекта, организовав свои задачи в спринты.

Совет TeamGantt: Использование подгрупп для вложения задач

В TeamGantt вы можете использовать подгруппы для разделения работы на фазы. Это делает вашу диаграмму Ганта супер-сканируемой и позволяет сворачивать завершенные этапы для лучшего вида. Не стесняйтесь получать столько детализации, сколько хотите!

2.Организация задач по командам

Здесь мы использовали вложенные группы задач, чтобы организовать задачи по ответственным командам, разбив задачи каждой команды на категории работы.

Вы также можете пометить задачи, чтобы сообщить о владении задачей высокого уровня. Это может быть особенно полезно, если вы работаете менеджером проекта агентства, который курирует проекты клиентов. В этом примере проекта теги в начале имени каждой задачи четко указывают, кто несет ответственность: Музей Ганта (GM) или команда проекта (PT).

Совет TeamGantt: Цветовое кодирование задач членами команды

Назначение цветов задач по умолчанию каждому члену команды проекта — большая экономия времени, которая дает вашему проекту более наглядную организацию. Это потому, что выбранный вами цвет по умолчанию будет автоматически применяться к любой задаче, которую вы назначаете этому человеку в дальнейшем. Скажи sayonara скуке! 👋

3. Создайте календарь

У вас есть текущий проект с регулярными результатами? Рассмотрите возможность структурирования своей работы в формате календаря, организовав группы задач по месяцам и датам.Этот подход может быть особенно полезен для создания плана маркетинга в социальных сетях или календаря контента для вашего блога, как в примере ниже.

Совет TeamGantt: Добавление повторяющихся задач

Если каждая группа задач в вашем проекте повторяет один и тот же набор задач, ускорите настройку проекта, дублируя группы задач и просто переименовав и изменив расписание новой группы задач.

4. Сообщайте приоритеты

Хотите, чтобы ваша команда могла легко расставить приоритеты в своей работе, не обращаясь к вам за помощью? Панели задач с цветовым кодом, чтобы ваша команда сразу узнала, какие задачи наиболее важны.Это экономит время и позволяет каждому следить за призом проекта.

Совет TeamGantt: установка фильтров приоритета

Иногда может потребоваться вывести список задач с высоким приоритетом. В TeamGantt это сделать быстро и легко. Просто назначьте приоритеты задачам как ресурсам, чтобы они отображались в качестве параметров в фильтре Люди .

Организуйте проекты быстро и легко

С TeamGantt организация проектов совсем несложная! И вы можете быть уверены, что план вашего проекта всегда впечатляет.

Узнайте, почему тысячи клиентов в более чем 120 странах используют TeamGantt, чтобы их проекты сияли. Попробуйте TeamGantt бесплатно сегодня!

.

Как организовать любой проект с иерархической структурой работ

Руководители проектов используют так называемую иерархическую структуру работ для организации проектов. От этапа инициации до окончательного закрытия этот ценный инструмент может привести к успешному проекту.

Структурная декомпозиция работ может иметь разные макеты; от схемы или списка до табличного представления и древовидной структуры.Для визуальных людей древовидная структура имеет наибольший смысл, потому что это, по сути, визуальная диаграмма, позволяющая быстро увидеть элементы. Но некоторые люди предпочитают списки изображениям, и в этом случае схема является наиболее полезным макетом.

Основы декомпозиции работ

Традиционно структура декомпозиции работ была инструментом, используемым менеджерами проектов, чтобы делать именно то, что следует из названия, — разбивать проект на рабочие части.Его иерархическая структура делит объем проекта на компоненты с точки зрения размера, продолжительности и ответственности. Этот план помогает составить график проекта, определяя конечные результаты, распределение ресурсов и даже стоимость.

Эта структура разбивает ваш проект на небольшие фрагменты для упрощения реализации и может использоваться по-разному, в зависимости от проекта или конечного продукта.В руководящем документе от ProjectConnections.com хорошо показаны различные подходы к определению основных компонентов структурной декомпозиции вашей работы.

С учетом всего вышесказанного, структура декомпозиции работ не должна быть сложной и действительно может помочь с большинством проектов любого типа. Следующие примеры могут не соответствовать традиционному подходу к использованию этого полезного инструмента. Однако для простоты, для тех, кто заинтересован в использовании этой структуры, а также для разрушения и упрощения сложного проекта, они весьма полезны.

Запуск процесса

После определения всего объема вашего проекта вы определите компоненты проекта самого высокого уровня.Эти компоненты могут быть этапами, местоположениями или даже действиями, как показано выше, в зависимости от вашего проекта. Выбрав эти элементы, вы перейдете на следующий уровень для каждого компонента и продолжите максимально разбивать проект. Это не только поможет вам определить все, что необходимо для вашего проекта, но и будет держать вас в курсе, ничего не забывая.

Для события

Один из замечательных проектов, в котором может быть полезна иерархическая структура работ, — это планирование мероприятий.В этом примере мы используем проект свадебного душа с древовидной структурой, разбитой по фазам. Это может быть очень полезным способом детализации до того, что нужно сделать, от начала до середины и до конца всего события.

Теперь, конечно, у вас может быть намного больше элементов для создания события, поэтому это просто иллюстрирует некоторые основные компоненты в качестве примера.Представьте, что вы сидите с друзьями, которые участвуют в фазе инициации, и вместе обсуждаете каждый компонент. Затем на этапе планирования, возможно, каждый человек отвечает за свою работу. Как бы вы ни распределяли работу или даже делали, решать вам. Но эта древовидная структура, основанная на фазах, — один из простых способов.

Другой вариант использования удобной древовидной структуры — основывать ее на объектах в качестве основных компонентов.Это полезный способ организовать проект, когда у вас есть несколько человек, планирующих мероприятие. Каждый может взять компонент и все составляющие его части. Упорядочивание этих компонентов в том порядке, в котором они должны быть выполнены, еще больше упрощает задачу.

для дома

Еще один потрясающий проект, которым можно управлять с иерархической структурой работ, — это домашний проект.Собираетесь ли вы переоборудовать кухню или благоустроить двор, это может быть очень полезным инструментом. В этом примере мы покажем разбивку в формате списка с основными компонентами в качестве действий.

Как видите, разбивка по-прежнему легко читается, и в ней хорошо перечислены все части проекта.С каждым действием в качестве основного компонента вы можете легко отслеживать, что необходимо выполнить. Опять же, у вас, вероятно, будет много дополнительных или различных компонентов для вашего проекта, но это просто показывает базовую структуру.

Другой вариант использования макета списка — использовать местоположения в качестве основных компонентов, что хорошо работает, когда требуются различные физические области вашего проекта.Как видите, структура разбивки по расположению дворов позволяет организовать ее таким образом, чтобы работа могла быть разделена по сотрудникам или просто чтобы четко определить, какие действия необходимо выполнить.

шаблоны

Если вы не хотите самостоятельно создавать иерархическую структуру работы, есть несколько замечательных веб-сайтов, которые предлагают шаблоны.В Project Management Doc есть шаблон с использованием документа Word, в Project Management Advisor есть шаблон с использованием Excel, а Tidy Forms предлагает оба этих формата вместе с PDF. Когда все остальное терпит неудачу, использование простой бумаги и карандаша для наброска древовидной структуры или формата списка работает так же хорошо для некоторых.

Сохраняя простоту

Как видите, иерархическая структура работ не должна пугать.И при этом не обязательно соблюдать какие-либо строгие правила. Это просто лучший способ управлять вашим личным или домашним проектом. В зависимости от вашего стиля, визуального или письменного, или вашего проекта, большого или маленького, использование этой техники помогает гарантировать, что ваш проект хорошо организован, что поможет вам не сбиться с пути.

Когда дело доходит до проектов, над которыми вам нужно работать, будь то мероприятие, домашний проект или что-то совершенно другое, как вы их организуете? Вы пробовали использовать этот инструмент, и у вас все получилось? Или, может быть, вы знали и даже не осознавали этого.Более того, возможно, вы используете онлайн-инструмент. Не стесняйтесь делиться с нами своими мыслями ниже!

Изображение предоставлено: baranq через Shutterstock.com

Узнайте, как сегодня программировать платы Arduino с помощью этих команд

Вот все команды, которые вам нужно знать, чтобы начать программировать платы Arduino прямо сейчас.

Об авторе Sandy Writtenhouse (Опубликовано 462 статей)

Имея степень бакалавра информационных технологий, Сэнди много лет проработала в ИТ-индустрии в качестве менеджера проекта, руководителя отдела и руководителя PMO.Затем она решила следовать своей мечте и теперь постоянно пишет о технологиях.

Ещё от Sandy Writtenhouse

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Подтвердите свой адрес электронной почты в только что отправленном вам электронном письме.

.

10 способов оставаться организованными менеджерами проектов The Work Smarter Guide — Redbooth

Как руководитель проекта, вы несете полную ответственность за то, чтобы проект шел в нужном направлении, особенно когда давление продолжается.

Чтобы быть успешным менеджером проекта, вам нужно уметь сбалансировать сроки, бюджет и качество работы. Это может быть очень напряженным даже для самых простых проектов, и именно здесь в игру вступают организационные навыки.Отсутствие организации пагубно сказывается на любом проекте, но есть много способов добиться того, что вы намеревались сделать.

Вот десять советов, которые помогут вам организовать работу с самого начала.

1. Раннее определение ожиданий

С самого начала вы должны сообщить своей команде или сотрудникам, что вы ожидаете от проекта. Они должны включать качество работы, на которую вы рассчитываете, кто за какие задачи отвечает и как ваша команда должна общаться друг с другом.Чем раньше вы объясните членам своей команды, чего от них ждут, тем легче будет убедиться, что все работают для достижения общей цели, и с самого начала искоренить любую путаницу и предположения.

2. Определить область действия

Как руководитель проекта, первым шагом в процессе планирования проекта является определение его объема. Нажмите, чтобы твитнуть

Как руководитель проекта, первым шагом в процессе планирования проекта является определение его объема. Чтобы сделать это эффективно, вы должны понимать:

• Результаты: Каковы ожидаемые результаты и результаты?
• Стоимость: Есть ли установленный бюджет?
• Срок: Сколько времени у вас есть на реализацию проекта?
• Доступные ресурсы: Какие физические, человеческие и финансовые ресурсы есть в вашем распоряжении?
• Заинтересованные стороны: Кто участвует в проекте? Кто такие влиятельные лица, лица, принимающие решения, и получатели?

3.Следуйте шаблону

При управлении проектом не нужно изобретать велосипед. Нажмите, чтобы твитнуть

При управлении проектом не нужно изобретать велосипед. Если это ваш первый проект, шаблоны исходных документов можно использовать в качестве надежной отправной точки. Это значительно упростит вашу работу и означает, что у вас будет набор рабочих шаблонов для использования в будущем. Также неплохо иметь журнал или дневник своей работы и вести подробные записи о том, как вы справлялись с определенными проблемами.Если тогда возникнет аналогичная проблема, вам будет на что сослаться.

4. Проверка хода выполнения плана проекта

План проекта — это, по сути, дорожная карта для вашего проекта, и он должен содержать подробную информацию об утвержденном объеме, стоимости и графике проекта. Чтобы проверить свой прогресс, задайте следующие вопросы:

• Эффективно ли выполняются задачи?
• По-прежнему ли реалистичны исходные сроки по сравнению с тем, как быстро продвигается работа? Если нет, то есть ли задачи, которым следует уделять больше внимания?
• У вас все еще есть ресурсы, необходимые для завершения проекта?

Важно регулярно проверять прогресс, используя обновления и отзывы вашей команды.Сделайте это приоритетом во время встреч команды, чтобы вы могли решать проблемы по мере их возникновения и при необходимости корректировать план.

5. Установить временные рамки

Нет лучшего способа убедиться, что что-то будет сделано вовремя, чем установить достижимые сроки для конкретных задач проекта. Исследование Массачусетского технологического института показало, что студенты действительно будут работать более эффективно, когда большая часть работы будет разбита на более мелкие задачи с установленными вехами. Вы должны убедиться, что у того, кому вы поручаете каждую задачу, есть набор навыков и возможности, чтобы выполнить ее вовремя.Установка нереалистичных сроков может вызвать чрезмерную нагрузку на ресурсы проекта, что приведет к низкому качеству работы и выгоранию членов команды.

6. Встречайтесь часто

Как менеджеру проекта, очень важно регулярно встречаться со своей командой, чтобы контактировать с базой и сообщать обновления проекта, включая успехи и проблемы.

Исследование более 500 000 собраний показало, что люди наиболее приветливы на собраниях по вторникам в 14:30. Если вы работаете в виртуальной проектной группе, найдите время, которое лучше всего подходит для большинства членов команды.Работа в нескольких часовых поясах может оказаться сложной задачей, но чтобы одни и те же люди не участвовали в ночной конференц-связи, меняйте время встреч.

7. Разработайте эффективную файловую систему

Управление проектом может означать массу бумажной работы с несколькими созданными и измененными документами. Это может стать кошмаром, и вы можете потратить драгоценное время на поиск последней версии документа.

Надлежащая файловая система с четко определенными соглашениями об именах документов обеспечит согласованный подход к хранению артефактов проекта.Сначала проверьте, используются ли в вашей организации установленные соглашения об именах. Если нет, есть примеры передового опыта, которым вы можете следовать. Просто убедитесь, что вы придерживаетесь любого подхода.

8. Эффективно делегируйте задачи

Возможность делегировать задачи — один из важнейших навыков руководителя проекта. Эффективное делегирование — это искусство, но как только вы овладеете им, вы снимете с себя давление и дадите членам своей команды чувство ответственности и достижений.Вместо того, чтобы давать каждому человеку выполнить большой кусок работы, разбейте все на более мелкие задачи.

Не будьте расплывчаты, давая указания, и убедитесь, что каждый член команды точно знает, что он делает и когда нужно закончить. Вы также должны убедиться, что человек, которому вы даете задание, имеет правильную информацию и способен его выполнить.

9. Предвидеть проблемы

Мы все надеемся, что проблем не возникнет, особенно когда есть строгие сроки, которых необходимо придерживаться.

К сожалению, на проектных землях такое бывает редко. Создание и поддержание в актуальном состоянии реестров рисков и проблем, а также скорейшее решение проблем помогут предотвратить сбой в плане вашего проекта. Если есть серьезная проблема, которая угрожает остановить ваш проект, заранее определенный процесс уменьшит беспокойство и значительно упростит объективный подход к проблеме и поиск подходящего решения. Регулярное двустороннее общение с ключевыми заинтересованными сторонами также жизненно важно для предотвращения неожиданностей.

10. Используйте программное обеспечение для управления проектами

И последнее, но не менее важное: эффективное программное обеспечение для управления проектами неоценимо для руководителей проектов в современном мире, в котором преобладает Интернет. Вы не сможете превзойти сетевые программные решения, если ищете способ хранить все ключевые документы в одном месте, обмениваться информацией со своей командой и управлять задачами в одном центре. Ознакомьтесь с программным обеспечением Redbooth для управления проектами в Интернете и забудьте о необходимости обновлять сложные электронные таблицы и списки дел.

Если вы хотите лучше организовать свои проекты, подпишитесь на бесплатную пробную версию и начните работать умнее, а не усерднее.

.