В офисе туристической фирмы работают сотрудники каждый из которых знает: В офисе туристической фирмы работают сотрудники, каждый из которых знает хотя бы один иностранный язык….

Содержание

Турагентство TOKIO в Бахмуте. Горящие туры, отзывы, контактная информация

Турагентство TOKIO
Турагентство Бахмут

Наши контакты

Адрес

84511, г.Бахмут, ул.Горбатова, 54

Почта

[email protected]

Телефон

+38 066 0 300 400

Горящие туры и путевки

Бизнес-план: Бизнес-план туристической фирмы

Бизнес-план туристической фирмы

При поверхностном взгляде на этот бизнес может показаться, что отдыхают вообще все. Чтобы начать его, достаточно 10-15 тысяч долларов. Он прост в управлении и не лишен внешнего лоска. Не случайно туризм иногда называют «бизнесом жен и любовниц». А как на самом деле?

Для начала определимся с терминами. На туристическом рынке работают два вида фирм – туроператоры и турагенты. Первые создают продукт: договариваются с отелями, выкупают места в самолетах, организуют клиентам трансфер от аэропорта до отеля, экскурсии и т. д. Турагенты ничем этим не занимаются. Они просто продают продукты разных туроператоров, являясь как бы магазином путевок – в Турцию, Испанию, Египет. Причем предлагают клиенту на выбор туры от разных операторов по каждому конкретному направлению. Это как в супермаркете, где на витрине стоит несколько видов молока или кефира.

Елена Карасева, директор московской компании «Полонез-тур», начинала именно как туроператор.

– В 1993 году у меня появилась возможность съездить в Голландию и какое-то время там пожить. Я полюбила эту страну и решила: почему бы не дать возможность другим совершить сюда путешествие? Договорилась с отелями, организовала перелет. Дальше – больше: Бельгия, Люксембург, Германия… Однако туры по странам Бенилюкса стоили довольно дорого, и я решила начинать завоевывать массового клиента. Вышла на консульство Египта. Мне порекомендовали партнера в этой стране. Мы с ним долго переписывались и наконец заключили договор. В пик сезона мы отправляли 150-200 человек. В те годы это был отличный результат.

– Туроперейтинг – очень капиталоемкий и медленно окупающийся бизнес, – говорит Павел Хмелев, директор турагентства «Аркона» из Зеленограда. – Стартовые вложения начинаются с нескольких сотен тысяч, а то и миллионов долларов. При этом, предлагая свой продукт агентам, придется откровенно демпинговать. Скажем, если вы работаете с несколькими отелями в Турции, придется положить им за лето порядка $300 тыс. на депозит, выкупить блоки мест на два авиарейса и плюс к тому – вложиться в рекламу: масс-медиа, выставки. Более дешевый путь – туроператорствовать по экзотическим направлениям, типа Иордании. Отели в этом случае бронируются через принимающую туристическую компанию в стране, авиабилеты приобретаются на обычные регулярные рейсы.

Но в этом случае требуется знание страны и опыт внешнеторговых операций: все финансовые расчеты будут идти только через валютный счет. Бизнес для любовниц? Нет, тут любовницы не справятся. Да и новички тоже.

Осторожно: «мертвый сезон»

Итак, туроператорство как довольно специфический и капиталоемкий вид бизнеса для малоопытного предпринимателя не подходит. Оценим перспективы туристического агентства.

Поначалу может показаться, что рынок переполнен, количество агентств в крупных городах просто немыслимое. Однако шансы построить стабильно работающий бизнес по-прежнему есть. И в первую очередь у человека, который сам горит страстью к путешествиям и умеет зажечь ей других.

– Мы с подругой много путешествовали и решили превратить хобби в свою профессию, – рассказывает Марина Кулакова, директор турагентства «Цунами». – Это было в 1997 году: комната в административном здании в центре Москвы, два стола, стеллаж с папками, журнальный столик с каталогами, факс… Даже компьютер появился не сразу. Зарегистрировали юрлицо, получили лицензию. Поехали на ежегодную выставку, где заключили договоры с туроператорами и набрали ворох их каталогов. Поместили рекламу в бесплатных газетах, специализированных изданиях о туризме, и – вперед. Времени на общение с первыми клиентами не жалели: делились с ними собственными впечатлениями от разных стран и отелей, подбирали удобные по вылету и оптимальные по цене туры. Каждый день выкупали у операторов несколько путевок. А потом наступил октябрь…

Сезонность бизнеса – самая большая опасность, которая подстерегает новорожденное агентство. Количество людей, едущих отдыхать летом, несравнимо с зимой. Пики продаж приходятся на вторую половину апреля (люди собираются отдохнуть в майские праздники), июль – начало августа (разгар семейных отпусков), сентябрь (на курорты едут бездетные пары и молодежь), конец ноября – начало декабря (новогодние туры). И есть совершенно провальные месяцы, которые хоронят большинство начинающих турагентств: октябрь и январь-февраль.

В иной месяц у вас может не оказаться вообще ни одного клиента. А оплачивать аренду офиса все равно придется.

Есть, конечно, круглогодичный Египет и горнолыжные туры. Но они достаточного оборота не обеспечивают. Не всегда выживают даже те, кто начал работать в апреле и захватил первый пик продаж. Заработанных к осени денег может не хватить до следующей весны. Так что, начиная бизнес, самым правильным решением будет планировать убытки в течение первых двух лет. Особенно важно это учесть, если проект начинается на заемные деньги. Строить график возврата кредита в расчете на то, что деньги в кассу будут поступать стабильно, – настоящее безрассудство.

– В новом агентстве провальным может оказаться любой месяц, – считает Павел Хмелев. – О постоянных клиентах в первые два сезона работы говорить не приходится. Объем продаж очень сильно зависит от количества и качества рекламы, которая требует высоких затрат.

– У 90% новых агентств в феврале возникнет ситуация, когда денег не будет совсем, – предупреждает Марина Кулакова. – Придется что-то срочно придумывать: предлагать наудачу свои услуги одноклассникам, товарищам по институту. Если повезет, заработаете хотя бы $300 долларов, проплатите аренду за март и выстоите.

На самом деле шансов пережить зиму гораздо больше, если начать полноценно работать в апреле: на ажиотажном спросе на путевки на майские праздники можно неплохо заработать.

Готовь туры зимой

Но для того, чтобы стартовать весной, подготовку к открытию агентства надо начинать еще осенью. Если обратиться в специализированную фирму, то недели за две можно зарегистрировать юридическое лицо. Еще как минимум месяц уйдет на получение лицензии. По ныне действующим правилам лицензирует турфирмы Министерство экономического развития и торговли. У маленьких агентств, не претендующих на серьезную игру на рынке, скорее всего, серьезных проблем с этим не возникнет.

Намного более серьезная процедура, которая потребует большой волокиты, – получение сертификата, подтверждающего, что услуги, которые вы оказываете, соответствуют установленным стандартам качества. Центр по сертификации, куда вам придется обратиться, в обязательном порядке потребует предъявить реальный договор об аренде помещения. Поэтому уже к этому времени вам жизненно необходимо обзавестись офисом. Сотрудник центра обязательно наведается к вам в гости и лично оценит, в каких условиях вы будете принимать клиентов. Кроме того, придется подготовить массу различных документов, и в первую очередь – копию трудовой книжки хотя бы одного сотрудника вашей новорожденной фирмы, имеющего опыт работы в туризме более трех лет. Хотя, в принципе, примерно месяц можно отработать и без сертификата соответствия. Некоторые фирмы работают даже дольше, а проверяющим предоставляют документы, подтверждающие, что он находится в стадии оформления.

Третья обязательная бумага, которая должна висеть в рамке на стене, – гигиенический сертификат. Придется потратить день, чтобы прослушать лекции о заразных болезнях тропических стран. Если вы успеете решить все эти проблемы к февралю, тогда можно начинать переговоры с туроператорами.

Кстати, в Москве два раза в год, осенью и весной, как правило, в «Экспоцентре» на Красной Пресне проходит главная туристическая выставка – MITT. Ее обязательно следует посетить. Возможно, именно на ней вы заключите свой первый договор с туроператором. А если нет – то, как минимум, узнаете, кто есть кто на туристическом рынке, наберете каталогов и сувениров, которые в обязательном порядке должны быть в офисе (например, подробная карта турецкого побережья). Нелишним будет взять на выставку всех своих сотрудников. Это будет полезно и для улучшения их информирования о будущей работе, и для формирования корпоративного духа.

Лицо бизнеса – офис

По сути, турагентство – это магазин, точнее бутик. Поэтому и помещение для него выбирается соответствующее – в многолюдном и достаточно престижном месте. Ваш офис должен вызывать у клиентов доверие: еще жива память о тех временах, когда турагентства собирали деньги и исчезали. Поэтому очень важно показать, что вы работаете давно и без рекламаций. Само собой, нужно поместить в красивые рамки и повесить на стены лицензию, сертификаты и прочие документы. Не помешает и самореклама. Один из моих знакомых обклеил одну из стен в офисе курортными фотографиями друзей с надписями типа: «Спасибо за отличный отпуск. 12.07.1997». И у посетителей создавалось впечатление, что это фирма с многолетней историей.

Важно учесть психологию клиентов. У человека, покупающего путевку в пятизвездочный отель на острове Бали, больше доверия вызовет компания, работающая в стильно обставленном офисе. А небогатых клиентов шикарный дизайн подчас, напротив, отталкивает.

– Один из моих коллег, работающих в Подмосковье, сознательно не меняет в офисе старые «совковые» конторские столы и стулья. Хотя это, конечно, крайность, – делится наблюдениями Павел Хмелев.

Турбизнес – один из самых продвинутых в плане информационных технологий. Поэтому рабочее место каждого менеджера необходимо оснастить современным компьютером. Кроме того, следует провести выделенную интернет-линию и подписаться на доступ к системам, дающим оперативную информацию о наличии свободных мест в отелях и авиабилетов. Тогда сотрудники фирмы смогут бронировать путевки в режиме on-line.

Марина Кулакова признается:

– Меня, человека, начинавшего турбизнес даже без компьютера, эти технологии приводят в восторг: раньше мы получали информацию о горящих путевках по факсу и одной бумаги расходовали метров по 15 в день. В принципе, вы и сегодня можете сэкономить и пользоваться факсом. Но в этом случае шансов выжить никаких. Вы не сможете соревноваться с конкурентами ни по качеству обслуживания, ни по ценам: в пик сезона информация обновляется несколько раз в день.

Реклама: дешево не получится

Но найти удачно расположенный и хорошо оборудованный офис – только полдела. Сразу встанет другой вопрос: как заявить о себе?

Самые большие расходы на рекламу у туроператоров. Рассылки проспектов с описанием своих услуг недостаточно. Придется организовывать ознакомительные туры для партнеров. Ни одно агентство не будет работать с начинающим туроператором, пока его менеджеры сами не побывают в отелях, достоинства которых им предстоит описывать клиентам.

У турагентств затраты на рекламу и промоушн, конечно, несравнимо меньше.

По оценкам специалистов, порядка 25% клиентов приводит красивая вывеска. Многие агентства обходятся без нее (вывеску нужно регистрировать и платить за это дополнительные деньги) – а зря.

Но одной только вывески или штендера у входа явно недостаточно. Что предпринять еще?

Павел Хмелев, открывая новый офис, заказал спецвыпуск газеты и распространил его по всем почтовым ящикам окрестного района. Затраты окупились сторицей.

Марина Кулакова на начальном этапе действовала по классической схеме: давала рекламу в бесплатные газеты и специализированные издания, причем как в виде эксклюзивных модулей, так и путем размещения строчки в рекламе крупных операторов. Неплохой результат давали маркетинговые ходы типа «красного телефона»: фирма оплачивала услуги справочной службы, которая включала ее предложения в информационную подборку о наличии путевок и ценах.

Но, по мнению всех наших экспертов, вся реклама в конце концов сводится к включению «сарафанного радио»: агентство постепенно обрастает кругом постоянных клиентов, которые дают рекомендации своим знакомым. Получается, что лучшая реклама – это профессионализм.

Кадровый вопрос

В здании, где работает Елена Карасева, расположились сразу… семь турагентств.

– Мне кажется, мы друг другу не мешаем, – говорит Елена. – У каждой фирмы свои клиенты. Точнее, у каждого клиента свой доверенный сотрудник турагентства, знающий его потребности и предпочтения. Мы, например, составили о наших постоянных клиентах базу данных, знаем, кто, когда и куда из них ездил отдыхать. Мне лично доставляет необыкновенное удовольствие процесс общения с людьми. Я не хочу возобновлять туроператорскую деятельность. Это фабрика: человек на билетах, человек на бронировании, человек на визах и так далее – четко отлаженная система, и никакого творчества, живого общения с туристом.

В турагентстве все построено на прямых продажах. То есть успех зависит от менеджера, который сидит за столом и разговаривает с посетителем.

По словам Елены Карасевой, больше всего клиенты ценят компетентность (обладание информацией о том, в каком отеле лучше остановиться и почему), четкость в работе (умение найти оставшиеся на всю Москву два места – но именно в желаемый отель) и, конечно же, приятное общение. Все просто и сложно одновременно.

– Мы стремимся не экономить на внедрении технических новинок, – говорит Павел Хмелев. – Когда мои сотрудники, глядя на монитор, говорят: «В отель Papillon Zeugma осталось два места при вылете 22 августа на неделю. Бронируем?», это действует магически. У клиентов не остается никаких сомнений относительно компетенции менеджеров.

– Иногда чувствуешь себя психотерапевтом, – делится Марина Кулакова. – Люди приходят не только помечтать об отпуске, прицениться к путевке, но и по-человечески пообщаться. Чего только не услышишь: «О, в этом отеле есть водные горки, да только мужа туда вообще не затащить! С ребенком вообще не занимается, днями и ночами на работе, весь на нервах…»

Стандартное штатное расписание турагентства, работающего в Москве, состоит из директора, бухгалтера (можно по совместительству), менеджеров и курьера. Последняя должность почему-то считается малозначительной. А между тем это человек, который возит с собой по городу реально большие суммы денег (полученные от десятка клиентов), оплачивая путевки у туроператоров. Который проверяет, все ли документы на месте и правильно оформлены. Он является связующим звеном между агентством и туроператором

в случае возникновения внештатных ситуаций. Мягко говоря, он должен обладать надежностью и квалификацией на порядок выше, чем развозчик пиццы.

– За всю историю своей работы в частном турбизнесе я вырастила более 40 человек, – вспоминает Елена Карасева. – У многих сейчас собственные турфирмы. Курьер – отличная возможность узнать специфику этого дела.

– Казалось бы, это человек, который просто оплачивает путевки и забирает документы, – говорит Марина Кулакова. – Однако он «варится» в этом бизнесе по полной программе, наблюдая внутреннюю жизнь операторов, ликвидирует накладки, которые неизбежно возникают между турагентом и туроператором.

– В моей практике был случай, когда я взял на должность курьера директора несостоявшегося турагентства, – добавляет Павел Хмелев.

Кадровый вопрос стоит на удивление остро: сложно найти подходящих людей. Тетя с жизненными проблемами и потухшим взглядом не подходит. Ветреная студентка тоже, ибо не вызывает доверия. Молодая мама также исключена: в небольшой фирме каждый человек на вес золота, а маленькие дети часто болеют.

Большинство людей отсекаются еще при телефонном собеседовании.

– Я еще по телефону задаю супервопрос: «Какой город является столицей Турции?», – делится Павел Хмелев. – Вы будете смеяться, но 20% отвечают: «Анталия».

– Я установила такой критерий профпригодности: претендент на должность менеджера по продажам должен быть из семьи, которая хотя бы раз в год позволяет себе отдых за границей. Он должен общаться с клиентами на одном языке, – говорит Марина Кулакова.

Есть и такой путь для стартующей фирмы: переманить специалиста из другого агентства. Казалось бы, что может быть проще? Однако, как правило, это не получается. Опытный менеджер знает, в каком положении будет находиться начинающее агентство в «мертвый сезон», а неопытный… Неопытный вам не нужен.

Но это еще не все. Сотрудника-новичка хорошо бы еще и зажечь будущей работой. Поэтому не стоит жалеть денег на участие в ознакомительных турах по отелям, которые перед началом сезона устраивают компании-операторы. Стоит это удовольствие в районе $250 на человека. Но зато за эти деньги вы получите отдохнувшего в веселой молодежной компании менеджера, знающего, что ответить на вопросы клиентов: где какой пляж, где как кормят, где лучше поселиться семье с детьми, а где – молодой паре.

Зоны риска

Недругов у новичка, начинающего туристический бизнес, будет немного. Для криминальных структур турагентства перестали представлять интерес: не тот калибр. С налоговой инспекцией обычно тоже не возникает проблем: бухгалтерские проводки простые, деятельность примитивная. Основную головную боль доставит налоговая полиция. Не исключено, что в один прекрасный день, вернувшись с обеда, вы увидите непрошеных гостей. Будет организована какая-нибудь выемка документов, пересчет денег в сейфе. Как действовать в таких ситуациях – тема отдельной публикации.

Корень зла – в живых наличных деньгах. Дело в том, что, соблюдая предусмотренный законом документооборот, работать не только нерентабельно, но зачастую и невозможно технически. Так что выведенные из-под налогообложения деньги у вас все равно будут. Сколько – зависит только от вашей совести.

Другие враги менее агрессивны и легко идут на контакт: пожарник, санитарный врач, горкомимущество. Может заехать специалист из центра по сертификации, но и это не страшно.

На самом деле главный враг – недовольный клиент. К сожалению, антиреклама распространяется намного быстрее и лучше, чем положительные отзывы. Говорят, один довольный клиент приводит двух новых, а недовольный – уводит десяток потенциальных.

Чего ждать от будущего?

Если говорить о перспективах, то тут складывается вполне типичная картина: тенденция к укрупнению и глобализации не обошла стороной и турбизнес. Более того, на этом рынке она проявляется очень ярко. Начинать сейчас операторствовать в России по таким направлениям, как Турция, не решаются даже крупные иностранные фирмы. На экзотических направлениях, где в ходу индивидуальные туры, тоже предостаточно фирм. Да и вообще, любители экзотики все чаще предпочитают путешествовать в стиле fly аnd drive: оформил в посольстве визу, купил билет на самолет – и вперед; языковых знаний и опыта вполне хватает, чтобы арендовать машину и свободно путешествовать по стране.

Что касается турагентств, то в этом секторе рынка лидируют несколько сетей, в том числе – франчайзинговых. Настоящий переворот устроила компания «Магазин горящих путевок». Многие клиенты до сих пор не догадываются, что агентства под этой вывеской ничем не отличаются от других. – Сейчас появляется все больше людей, способных организовать себе тур через Интернет, – считает Елена Карасева. – Количество on-line-бронирований растет с каждым днем. А получить всю необходимую информацию можно на туристических сайтах, почитав материалы и пообщавшись на форумах. Так что купить тур уже можно не выходя из дома, расплатившись пластиковой карточкой или по системе webmoney. Думаю, все к этому и идет.

Павел Хмелев хоть и создает на сайте своей фирмы возможность on-line-бронирования, но более консервативен в своих прогнозах:

– Я думаю, в результате люди будут идти в ближайшее к дому турагентство, – считает он. – Конкуренция заставляет всех работать одинаково хорошо. Согласитесь, крайне редко мы едем за продуктами в супермаркет на другом конце города. Да и покупать товары и услуги через Интернет, согласитесь, пока непривычно. Так что работы хватит всем, кто сможет наладить хороший сервис.

Тем более что с ростом благосостояния россиян растет и туристический рынок. По оценкам специалистов, объемы продаж в туризме уже вернулись к докризисному уровню. В крупных городах все больше таких представителей среднего класса, которые выезжают в короткие туры по 2-3 раза в год.

Самые перспективные направления, которыми непременно стоит заняться, – Турция и Испания. Качество отдыха на Средиземном море на порядок выше, чем в Крыму или Сочи, а цены сравнимы. Так было в прошлые годы. Такая картина ожидается и в предстоящий летний сезон.

Есть одно перспективное направление, не затронутое в этой статье, – внутренний туризм. Но это тема отдельного разговора. Привлечь деньги платежеспособных соотечественников и иностранцев, желающих путешествовать по России, намного сложнее, чем продавать зарубежные туры. Это требует создания продукта на уровне мировых стандартов, что очень трудно: хороших гостиниц в нашей стране не хватает, нужны навыки внешнеэкономической деятельности. Да и лицензию с сертификатом на внутренний туризм получить ой как не просто.

Этапы создания турагентства

– Поиск офиса.

– Регистрация юридического лица. Получение лицензии, гигиенического сертификата.

– Сертификация услуги «выездной туризм».

– Регистрация вывески или наружной рекламы.

– Оборудование офиса, обучение сотрудников.

– Ознакомительный тур по отелям.

– Посещение туристических выставок.

– Заключение договоров с туроператорами.

– Размещение рекламы в прессе.

– Отправка в тур первых клиентов.

Самые популярные страны среди российских туристов

По итогам летнего сезона 2006 года

Турция – 27,2%
Испания – 11,2%
Кипр – 8,4%
Хорватия – 7,6%
Египет – 5,8%
Россия – 5,6%
Прочие страны (в т. ч. Украина – 1,5%) – 34,2%

Рейтинг подготовлен информационной службой «БАНКО» на основе опроса более 600 туристических фирм Москвы.

Сколько можно заработать?

Валовая выручка 3500$
Расходы 3000$

В том числе:

— на аренду помещения (50 кв. м) 1000$
— на зарплату персонала (4 чел.) 1200$
— на связь 200$
— на рекламу 500$
— прочие расходы 100$

Прибыль (до уплаты налогов) 500$

На такой финансовый результат в первый год-два работы может рассчитывать московское туристическое агентство, продающие в среднем 50 туров в месяц по средней цене около $700 (наценка обычно составляет 10%). Предполагается, что оно снимает недорогой офис за пределами центра и специализируется на поездках в Турцию, Испанию и другие популярные страны. Более высокая прибыль (до $1500 в месяц) появляется примерно через два года работы, когда формируется круг постоянных клиентов.

Расчет сделан на основе опроса экспертов и предпринимателей.

Источник: UP2GO — идеи бизнеса
Ссылка на источник: http://www.up2go.ru

| More

Полное руководство по управлению корпоративными поездками

Деловые поездки могут быть адскими в управлении. Поскольку сотрудники летают по всему миру, необходимо забронировать авиабилеты, организовать проживание и бесконечный список различных расходов и задач, которые необходимо контролировать.

В большинстве случаев это чистая рутина.

Какой позор. Потому что командировки могут быть как высокопродуктивными, так и приятными для сотрудников . Они должны быть способом расширить вашу сеть, повысить известность вашей компании и создать прочный опыт.

Итак, почему управление путешествиями такое рутинное дело ? И что вы можете сделать, чтобы это исправить?

В этом посте мы подробно расскажем о самых больших неприятностях, связанных с корпоративными поездками. (Они на самом деле довольно просты, как и лекарство). Мы также рассмотрим некоторые инструменты, которые могут помочь, и обсудим, как взаимосвязаны управление командировками и расходами.

Итак, начнем.

Пропустить вперед для:

Проблемы корпоративных поездок
Пояснения к системам управления командировками
Инструменты управления командировками
Командировки и управление расходами

Что такое управление корпоративными поездками?

Проще говоря, управление командировками — это структура, созданная компанией для контроля и облегчения деловых поездок. Сюда входят процессы планирования поездки для бронирования и оплаты всего необходимого, а также согласования и документы, необходимые для обеспечения соответствия.

Некоторые компании передают это на аутсорсинг специализированным туристическим агентствам. Другие привлекают специальных менеджеров по путешествиям. В этой статье мы больше сосредоточимся на влиянии, которое может оказать программное обеспечение, и как лучше автоматизировать управление командировками для всех в компании.

Давайте начнем с определения того, что делает управление деловыми поездками таким сложным.

Самые большие проблемы для корпоративных поездок

Корпоративные поездки по-прежнему остаются проблемой для большинства предприятий. Даже если вы считаете, что у вас все под контролем, вы все равно можете потратить много времени и усилий только на то, чтобы справиться с тем, что должно быть простыми задачами.

Это нормально, но не идеально. Считаете ли вы следующие проблемы, влияющие на вашу повседневную жизнь?

1. Обработка большого количества запросов

В большинстве компаний есть кто-то, кто в конечном итоге отвечает за отслеживание командировок. В крупных компаниях будет специальный менеджер по путешествиям. Но в небольших и растущих компаниях эта роль часто ложится на кого-то из административного или финансового отдела. И это всего лишь на их рабочих мест.

Когда корпоративные командировки являются обычным явлением, это становится настоящим бременем. У вас есть запросы, поступающие со всего бизнеса, и они не всегда следуют надлежащим процедурам .

Один член команды отправляет вам электронное письмо, а другой отправляет сообщение в Slack. Что еще хуже, к вам приходят сотрудники, которые отвлекают вас от того, что вы должны делать .

Несопоставимая и непоследовательная природа этих взаимодействий делает их проблемой. Это одно из ключевых преимуществ автоматизации, которое мы вскоре рассмотрим.

2. Отслеживание разрешений

Точно так же, как администратору или финансовому специалисту необходимо отслеживать запросы, им также необходимо убедиться, что поездка была разрешена нужными людьми . Обычно это руководитель группы или менеджер, но в некоторых компаниях также требуется подпись генерального директора.

Это больше точек соприкосновения — больше шагов — в уже затянувшемся процессе. Но поскольку они обязательны, от них никуда не деться.

Вот где ваша система управления поездками может действительно помочь. Процесс утверждения можно запечь, так что каждый менеджер получает уведомление и может дать свое согласие без необходимости покидать свое рабочее место .

3. Контроль над расходами

Путешествия являются частью ведения бизнеса и необходимы для роста. Но счет, который приходит с ним, может быть трудно переварить.

Возобновление внимания к рабочим поездкам. Сотрудники хотят иметь возможность, и компании часто стремятся им угодить.

Но этот может быстро привести к увеличению бюджета на поездку . И тогда менеджеры должны начать отклонять разумные запросы.

По мнению экспертов TravelPerk, одной из основных причин этого является то, что компании не предоставляют себе доступ к недорогим ресурсам . Они полагаются на «бизнес-отели» и бронируют через турагентов, и все они могут быть платными.

В личной жизни мы тщательно ищем выгодные предложения на таких сайтах, как AirBnb, Booking.com и Kayak. Но из-за удобства или потому, что им нужны более «профессиональные» варианты, компании обычно их игнорируют.

4. Предоставление персоналу возможности обслуживать себя

Это начинается как испытание. Для многих компаний самый простой способ соблюдать требования и управлять расходами — это бронировать поездки для членов команды.

Но на самом деле, чем больше вы позволяете сотрудникам организовывать свои поездки, тем легче становится бремя для вашего административного и финансового персонала .

И сотрудники действительно хотят управлять своими маршрутами. Для некоторых деловые поездки — это развлечение и возможность посетить что-то новое. Если они чувствуют себя вынужденными выбрать определенные варианты, это лишает их очарования.

То же самое часто бывает и с более опытными путешественниками. В конце концов, они знают, что работает для них.

Цель состоит в том, чтобы иметь возможность предложить эту возможность, не тратя деньги на бизнес . Хорошие системы управления поездками делают это вполне возможным, и даже скорее .

5. Быть гибким

Как и в большинстве политик компании, вам необходимо сохранять контроль, не чувствуя себя придирчивым родителем . Правила и ограничения необходимы, но сотрудники счастливее всего, когда у них есть немного свободы.

Для того, чтобы сэкономить деньги и сделать членов команды счастливыми, вы хотите иметь широкий дорожный инвентарь. Старайтесь не ограничивать себя лишь горсткой поставщиков или маршрутов путешествий.

Дополнительным преимуществом этого варианта является то, что во многих случаях он дешевле. Но что еще более важно, это дает сотрудникам выбор, которого они хотят.

Потому что вам не нужно постоянно говорить «нет», чтобы получить наилучшие результаты.

6. Сокращение ошибок

Ошибки могут дорого обойтись. Каждый раз, когда вашей финансовой команде приходится исправлять работу какого-либо сотрудника, это время потрачено впустую. И , который предполагает, что ошибки действительно могут быть исправлены .

Не можете понять, кто одобрил конкретный расход? Это происходит постоянно, и это проблема. То же самое относится и к утерянным квитанциям, неполным заявлениям о расходах и неверным видам расходов .

Взаимная перебранка, возникающая в результате всего этого, раздражает и отвлекает вашу команду от ее реальной работы.

Все это действительно может лишить путешествия удовольствия.

Делаем корпоративные поездки менее болезненными

Лучший способ гарантировать, что члены команды не не соблюдают правила, — это сделать правила невыносимыми. Для большинства сотрудников бронирование поездок не является основной частью их должностных обязанностей. И они действительно пытаются найти самый простой способ пройти через это, чтобы они могли продолжать делать то, что они должны делать.

Итак, если процесс вашего путешествия утомительный, ваши команды найдут способ обойти его .

Чего следует избегать:

Слишком много правил (особенно если они сбивают с толку)
Большое количество касаний (включая дополнительные электронные письма менеджерам для утверждения)
Множество ручных действий (например, подача распечатанных документов и квитанций)
Непонятные процессы

В идеале вам нужен процесс или система бронирования поездок, которая сопровождает сотрудников на каждом этапе. Где правила встроены, так что им не надо их расшифровывать самостоятельно .

Вскоре мы рассмотрим несколько хороших примеров. Но как вообще будет выглядеть такая система?

Что такое система управления поездками?

Как следует из названия, эти системы помогают компаниям управлять поездками. Это могут быть специально созданные сторонние инструменты (см. ниже), а некоторые крупные компании даже создают свои собственные.

Во времена, когда еще не было SaaS (программное обеспечение как услуга), последний вариант имел смысл. Но сейчас инструменты управления деловыми поездками доступны «из коробки», за относительно небольшую стоимость, и создавать что-то с нуля просто не имеет смысла.

См. ниже рекомендации по инструментам.

Эти системы предназначены для «контроля, регулирования и координации командировок и расходов сотрудников компании». Это в основном ручные задачи, которые обычно выполняются офисными администраторами или, возможно, специальным менеджером по командировкам в компании.

С помощью системы управления командировками эту работу можно упростить или полностью автоматизировать. Цель состоит в том, чтобы высвободить персонал для более важной работы, чем контроль за чужими планами поездок.

Почему автоматизация имеет решающее значение

Многие из рассмотренных выше вопросов касаются двух тем: времени и усилий. Каждое дополнительное прикосновение, которое вы просите членов команды выполнить, требует времени. И часто самый большой тайм-киллер происходит в самом начале, когда сотрудников должны выяснить, что такое политика командировок в первую очередь .

Каждый вопрос съедает время (руководителей и сотрудников), а каждая ошибка умножает его.

Вот что вредит усилиям. Чем больше времени и утомительнее эти задачи, тем меньше вероятность того, что члены команды действительно захотят их выполнять. Они пропускают шаги, игнорируют определенные правила, и теперь ваша блестящая туристическая политика — это просто воспоминание.

Если вы не автоматизируете это. Вы можете встроить свою тревел-политику в систему управления тревел-менеджментом, и тогда никому не придется ее запоминать или задавать вопросы. Они просто следуют процессу от шага к шагу, все время делая то, что от них требуется.

Это как в видеоигре — вы не можете перейти на следующий уровень, пока не пройдете этот.

Результатом является бронирование поездок с меньшим количеством ошибок (если таковые имеются) и административная команда, которая может выполнять более важную работу . Кроме того, если сотрудники могут сами бронировать поездки, они могут спланировать поездку, которая им больше всего подходит.

Вы по-прежнему можете включать любые правила или ограничения по своему усмотрению. Вы можете ограничить бюджеты до соответствующих сумм (автоматически) и даже ограничить доступных поставщиков , если это действительно важно.

По сути, он настолько гибкий и удобный, насколько вам нужно.

Итак, если вы не хотите создавать все это с нуля, какие у вас есть варианты?